USCIS-Formular I-9 Frist 31. Juli 2026: Was jeder Arbeitgeber aktualisieren muss, bevor die neue Ausgabe übernimmt

Sie haben letzten Monat jemanden eingestellt. Sie haben den Führerschein und die Sozialversicherungskarte geprüft, Abschnitt 2 innerhalb von drei Arbeitstagen ausgefüllt und das Formular I-9 genau so eingereicht, wie Sie es immer tun. Es fühlte sich routiniert an – bis Sie erfahren, dass das Formular in Ihrem elektronischen Onboarding-System am 31. Juli 2026 abläuft und jedes neue I-9, das nach diesem Datum mit dem alten Ablaufdatum erstellt wird, als wesentlicher Verstoß behandelt werden kann. Kein Tippfehler, den man später behebt. Eine Geldstrafe pro Formular.

Das ist die Realität für jeden US-amerikanischen Arbeitgeber derzeit. U.S. Citizenship and Immigration Services hat das Formular I-9 aktualisiert, um das Ablaufdatum auf den 31. Mai 2027 zu verlängern, und Arbeitgebern, die elektronische Systeme nutzen, eine harte Frist gesetzt: Aktualisieren Sie auf das neue Ablaufdatum spätestens bis zum 31. Juli 2026. Papiernutzer haben etwas mehr Flexibilität, aber die zugrunde liegende Botschaft ist dieselbe: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Ausgabe, das richtige Ablaufdatum und den richtigen Prozess verwenden, oder zahlen Sie bei der nächsten Prüfung dafür.

Dieser Leitfaden erläutert, was sich geändert hat, wer handeln muss und wie Sie Ihren I-9-Prozess prüfungsbereit machen, ohne das Onboarding in einen Compliance-Albtraum zu verwandeln.

Warum sich das I-9 erneut geändert hat​

Formular I-9, Employment Eligibility Verification, ist das eine Formular, das jeder Arbeitgeber für jeden nach dem 6. November 1986 eingestellten Mitarbeiter ausfüllen muss, unabhängig von Größe oder Branche. Sie reichen es nicht bei USCIS ein. Sie bewahren es auf, legen es auf Verlangen vor, wenn Immigration and Customs Enforcement oder das Department of Homeland Security es sehen möchte, und bewahren es Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auf.

Die derzeitige Unruhe betrifft Ablauf- und Ausgabedaten, nicht eine grundlegende Neufassung.

Zwei gültige Ausgaben, ein Übergangsfenster​

USCIS hat das Ablaufdatum des Formulars I-9 mit Ausgabedatum 08/01/23 vom 31. Juli 2026 auf den 31. Mai 2027 verlängert und separat ein überarbeitetes Formular I-9 mit Ausgabedatum 01/20/25 herausgegeben, das ebenfalls am 31. Mai 2027 abläuft. Derzeit sind alle drei bis zu ihren jeweiligen Ablaufdaten technisch gültig:

• Ausgabe 08/01/23 mit Ablauf 07/31/2026 – nur bis zum 31. Juli 2026 gültig. Wenn Ihre HR-Software diese Version generiert, müssen Sie bis zu diesem Datum auf eine Version mit 05/31/2027 aktualisieren.
• Ausgabe 08/01/23 mit Ablauf 05/31/2027 – bis zum 31. Mai 2027 gültig. Dies ist dieselbe Ausgabe, aktualisiertes Ablaufdatum.
• Ausgabe 01/20/25 mit Ablauf 05/31/2027 – der neueste Download von USCIS, gültig bis zum 31. Mai 2027.

Ab dem 1. August 2026 sollte jeder ein Formular mit dem Ablaufdatum 05/31/2027 verwenden. Downloads von der offiziellen Formular-I-9-Seite tragen jetzt nur noch dieses Datum, sodass jedes System, das das Formular frisch zieht, bereits konform ist. Das Risiko liegt bei Systemen, die das alte PDF zwischengespeichert oder das alte Ablaufdatum fest in die Vorlage codiert haben.

Was sich in der Ausgabe 01/20/25 tatsächlich geändert hat​

Die Aktualisierungen sind geringfügig, aber bedeutsam:

• Angleichung an den Gesetzestext. USCIS hat den Text an das aktuelle Einwanderungsgesetz angepasst, einschließlich aktualisierter Verweise auf Dokumenttitel und Quittungsregeln.
• Aktualisierung des DHS-Datenschutzhinweises. Der Datenschutzhinweis wurde an die aktuellen DHS-Praktiken angepasst.
• E-Verify-Koordination. Klarstellungen für Arbeitgeber, die das von der DHS autorisierte Alternativverfahren für die Fernprüfung von Dokumenten nutzen, sowie Aktualisierungen der Leitlinien zu automatischen Verlängerungen der Arbeitserlaubnis.
• Vereinfachung der Anweisungen. Die frühere Neugestaltung hatte die Anweisungen bereits von 15 auf 8 Seiten reduziert, ein Kontrollkästchen für die Fernprüfung unter einem DHS-autorisierten Alternativverfahren hinzugefügt und Supplement B zum Ort für Nachprüfungen und Wiedereinstellungen gemacht.

Nichts davon ändert die Kernverpflichtung – Abschnitt 1 bis zum Ende des ersten Arbeitstags, Abschnitt 2 innerhalb von drei Arbeitstagen – aber es ändert, was Ihr System anzeigen muss und was ein Prüfer erwartet.

Wer muss bis zum 31. Juli 2026 handeln​

Die Frist trifft nicht jeden gleichermaßen.

Wenn Sie Papierformulare verwenden​

Sie können jede gültige Ausgabe bis zu ihrem gedruckten Ablaufdatum weiterverwenden. Wenn Sie einen Stapel 08/01/23-Formulare mit Ablauf 07/31/2026 haben, verwenden Sie diese vor dem 31. Juli. Danach wechseln Sie zur Ausgabe 01/20/25 oder zur aktualisierten 08/01/23 mit dem Datum 05/31/2027. Eine frische Bestellung oder ein Ausdruck im Juli ist eine günstige Versicherung.

Wenn Sie elektronische I-9-Software, ein HRIS oder ein ATS mit integriertem I-9 verwenden​

Hier liegt die verpflichtende Aktualisierung. USCIS ist eindeutig: Arbeitgeber, die eine elektronische Version des Formulars I-9 verwenden, müssen ihr System spätestens bis zum 31. Juli 2026 auf die Version mit dem Ablaufdatum 05/31/2027 aktualisieren.

Das bedeutet:

• Bestätigen Sie mit Ihrem Anbieter, dass er das Update bereitgestellt hat. Gehen Sie nicht davon aus. Einige Plattformen erfordern, dass Sie einen Patch akzeptieren oder eine Einstellung umschalten.
• Prüfen Sie, dass sowohl das Bildschirmformular als auch die gedruckte oder als PDF generierte Kopie das korrekte Ablaufdatum im Kopf und das korrekte Ausgabedatum im Fuß anzeigen.
• Stellen Sie sicher, dass die elektronische Signatur, das Prüfprotokoll und die Aufbewahrungskontrollen weiterhin den Standards in 8 C.F.R. § 274a.2(e)-(h) entsprechen. Ein Anbieter-Update, das das Datum korrigiert, aber die Erfassung der elektronischen Signatur bricht, erzeugt einen anderen wesentlichen Verstoß.

Wenn Sie E-Verify oder das alternative Fernverfahren verwenden​

Sie müssen bei E-Verify registriert sein, um das Alternativverfahren zu nutzen, das eine Live-Videoprüfung von Dokumenten anstelle einer physischen Inspektion erlaubt. Im Jahr 2026 behandelt ICE die Fernprüfung durch einen Arbeitgeber, der kein aktiver E-Verify-Teilnehmer ist – oder, wo zutreffend, nicht im spezifischen DHS-Nicht-E-Verify-Fernprogramm registriert ist – als wesentlichen Verstoß. Sie müssen auch das Kontrollkästchen für das Alternativverfahren in Supplement B ankreuzen, wenn Sie es verwenden. Wenn Sie eine Fernprüfung durchgeführt haben, aber das Kästchen nicht angekreuzt haben, ist dies allein bereits strafbar.

Eine Compliance-Checkliste für kleine Arbeitgeber​

Sie benötigen keine Anwaltskanzlei auf Abruf, um das richtig zu machen. Sie benötigen einen Vormittag, eine Checkliste und eine Kalendererinnerung.

1. Inventarisieren Sie, was Sie haben​

• Ziehen Sie eine Liste aller aktiven Mitarbeiter und ausgeschiedenen Mitarbeiter, deren I-9-Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
• Bestätigen Sie für jede Person, dass Sie ein vollständiges I-9 haben. Achten Sie auf fehlende Unterschriften, fehlende Daten und leere Felder. Ein nicht unterschriebener Abschnitt 1 oder eine fehlende Arbeitgeberunterschrift in Abschnitt 2 ist nach der neuen ICE-Leitlinie ein wesentlicher Verstoß.
• Notieren Sie, welche Ausgabe und welches Ablaufdatum auf jedem Formular erscheint. Wenn Sie komplett auf Papier sind und alles 05/31/2027 zeigt, sind Sie voraus.
• Wenn Sie elektronisch sind, melden Sie sich als Neueinstellung an und starten Sie ein Test-I-9. Machen Sie Screenshots von Kopf- und Fußzeile. Das ist, was ein Prüfer für jede Einstellung nach Ihrem Systemupdate sehen würde.

2. Aktualisieren Sie elektronische Systeme​

• Kontaktieren Sie Ihren Anbieter schriftlich und fragen Sie: "Wurde unsere Formular-I-9-Vorlage auf das Ablaufdatum 05/31/2027 aktualisiert, und werden alle neuen Formulare, die am oder nach dem 1. August 2026 initiiert werden, dieses Datum tragen?" Bewahren Sie die Antwort auf.
• Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular erstellt haben oder ein ausfüllbares PDF verwenden, ersetzen Sie die Datei aus der offiziellen USCIS-Quelle. Bearbeiten Sie das alte PDF nicht, um die Datumszeile zu ändern.
• Testen Sie die E-Verify-Integration. Erstellen Sie einen Testfall, wenn Ihr Anbieter dies zulässt, und bestätigen Sie, dass die Listen der akzeptablen Dokumente, die Quittungsleitlinien und die Sprache zur automatischen Verlängerung den aktuellen Anweisungen entsprechen.

3. Beheben Sie Verteilung und Schulung​

• Schulen Sie jeden, der mit I-9 zu tun hat: Manager, die Abschnitt 2 ausfüllen, den Büroleiter, der sie ablegt, die Person, die Nachprüfungen in Supplement B bearbeitet. Das M-274-Handbuch für Arbeitgeber bleibt die verständliche Referenz und ist kostenlos von USCIS erhältlich.
• Klären Sie, wer als autorisierter Vertreter fungieren darf, wenn ein Remote-Mitarbeiter nicht persönlich erscheinen kann und Sie das Alternativverfahren nicht nutzen. Diese Person muss Dokumente physisch prüfen und Abschnitt 2 unterschreiben. Ein Freund oder Nachbar kann dies tun, aber sie müssen verstehen, dass sie unter Strafandrohung wegen Meineids unterschreiben.
• Hängen Sie die aktuellen Listen der akzeptablen Dokumente dort auf, wo Abschnitt 2 ausgefüllt wird, und entfernen Sie alte Ausdrucke. Mitarbeiter wählen, welche Dokumente sie vorlegen. Sie können keine bestimmten vorschreiben.

4. Erstellen Sie einen Aufbewahrungskalender​

• Aufbewahrungsregel: Bewahren Sie jedes I-9 drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses auf, je nachdem, was später liegt. Dies hat sich nicht geändert.
• Beispiel: Sie stellen jemanden am 1. Juni 2024 ein und er geht am 1. Juni 2025. Sie bewahren das I-9 bis zum 1. Juni 2027 (drei Jahre nach Einstellung) auf, nicht bis zum 1. Juni 2026 (ein Jahr nach Beendigung).
• Ein kurzfristig Beschäftigter, der am 10. Januar 2023 eingestellt wurde und am 10. März 2023 geht, wird bis zum 10. Januar 2026 aufbewahrt.
• Löschen Sie niemals aufgrund einer alten "sieben Jahre für alles"-Gewohnheit. Das zerstört Beweise, die Sie aufbewahren müssen, oder hält Ballast, den Sie hätten löschen sollen – beides verursacht Prüfungsschmerzen.
• Bewahren Sie I-9 getrennt von Personalakten auf, damit Sie sie innerhalb von drei Arbeitstagen vorlegen können, wenn ICE eine Prüfungsmitteilung ausstellt. Ein geordnetes, indexiertes Repository – Papier oder elektronisch – ist der Unterschied zwischen ruhiger Compliance und hektischer Aktensuche.

5. Behandeln Sie Nachprüfungen und Wiedereinstellungen korrekt​

• Verwenden Sie Supplement B. Für die Nachprüfung geben Sie den neuen Dokumenttitel, die Nummer und das Ablaufdatum ein, bevor die vorherige Autorisierung abläuft, und drucken, unterschreiben und datieren Sie das Supplement.
• Wenn eine Wiedereinstellung innerhalb von drei Jahren nach dem ursprünglichen I-9-Datum erfolgt, können Sie Supplement B anstelle eines neuen Formulars ausfüllen. Nach drei Jahren ist ein neues I-9 erforderlich.
• Wenn die Arbeitserlaubnis automatisch verlängert wurde – ein häufiges Szenario bei bestimmten Beschäftigungsdokumenten – befolgen Sie die Quittungs- und Verlängerungsleitlinien in den aktuellen Anweisungen und auf der USCIS-Seite zur automatischen Verlängerung. Die korrekte Erfassung der Verlängerung verhindert einen unnötigen Nachprüfungsfehler.

Die Kosten, wenn Sie es 2026 falsch machen​

ICE hat seine Behandlung von technischen versus wesentlichen Verstößen überarbeitet, und die Auswirkungen sind deutlich.

Bisher erlaubte ICE oft eine Korrektur ohne Geldstrafe oder behandelte das Problem als technisch, wenn Sie Kopien der vorgelegten Dokumente aufbewahrten und bestimmte Papierfehler machten. Diese Nachsicht hat sich drastisch verengt.

Was nun wesentlich ist – also strafbar ohne Heilungsfrist – umfasst:

• Verspätetes Ausfüllen oder Nichtunterschreiben von Abschnitt 1, Abschnitt 2 oder Supplement B, einschließlich fehlender Mitarbeiter- oder Arbeitgeberunterschriften und -daten.
• Nicht ordnungsgemäße Erfassung von Dokumenttitel, -nummer und -ablaufdatum bei der Erstprüfung oder Nachprüfung.
• Nichtankreuzen des Kontrollkästchens für das Alternativverfahren bei Nutzung der DHS-autorisierten Fernprüfung oder Nutzung der Fernprüfung ohne aktive E-Verify-Registrierung.
• Nichteinhaltung der Standards für elektronische Ausfüllung, Aufbewahrung, Dokumentation, Sicherheit, Reproduktion oder elektronische Signatur gemäß 8 C.F.R. § 274a.2. Wenn Ihre Software bei Prüfprotokollen oder Signaturzuordnung Abstriche macht, ist das erzeugte Formular wesentlich fehlerhaft, selbst wenn die Daten korrekt aussehen.
• Nichtaufbewahrung von Dokumentkopien bei Nutzung des alternativen Fernverfahrens. Dieses Verfahren erfordert, dass Sie Kopien der ferngeprüften Dokumente aufbewahren.

Geldstrafen werden pro Formular verhängt und summieren sich. Veröffentlichte Analysen zeigen, wie schnell sich das zusammensetzt: Ein Arbeitgeber mit 200 I-9, die Fehler enthalten, die zuvor als technisch galten, könnte nun mit Papiergeldstrafen allein in einer Größenordnung von etwa 57.000 bis über 570.000 US-Dollar rechnen, bevor Strafen für wissentliche Einstellungen hinzukommen. Verstöße wegen wissentlicher Einstellung und Weiterbeschäftigung tragen, falls geltend gemacht, separate und erheblich höhere Geldstrafen.

Der Punkt ist nicht, in Panik zu geraten. Es geht darum zu verstehen, dass der Spielraum für "wir beheben das, wenn sie es bemerken" verschwunden ist. Eine interne Prüfung jetzt ist dramatisch günstiger als eine staatliche Prüfung später.

Aufbewahrung, Lagerung und Prüfungsbereitschaft: Wo Buchhaltungsdisziplin sich auszahlt​

Wenn I-9-Compliance für jeden, der eine Umsatzsteuer- oder Lohnabrechnungsprüfung überlebt hat, vertraut klingt, dann weil es dieselbe Muskulatur ist: vollständige Aufzeichnungen, konsistente Prozesse, schneller Abruf.

Bewahren Sie I-9 wie Ihre Bücher auf​

Kleinunternehmen, die I-9 als HR-Nachsorge behandeln – ein loses Blatt Papier in einem Aktenschrank, Originale gemischt mit Personalbeurteilungen, ohne Index – sind diejenigen, die hektisch werden, wenn eine Prüfungsmitteilung mit einer dreitägigen Produktionsfrist eintrifft.

Nutzen Sie die Disziplin, die Sie bereits für Finanzunterlagen haben:

• Ein autoritativer Ort. Ob ein verschlossener Aktenschrank mit einem einzigen Indexblatt oder ein sicherer Ordner in Ihrem elektronischen I-9-System – jedes I-9 lebt an einem Ort, durchsuchbar nach Einstellungs- und Beendigungsdatum.
• Versionskontrolle. So wie Sie nicht zwei konkurrierende Hauptbücher führen würden, führen Sie nicht zwei Wahrheitsquellen für I-9. Wenn Sie von Papier auf elektronisch migriert sind, notieren Sie, welche Formulare Altdaten auf Papier sind und wo sie aufbewahrt werden.
• Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle. Elektronische Systeme müssen protokollieren, wer jedes Formular erstellt, eingesehen und geändert hat und wann. Das ist keine bürokratische Extras. Es ist der regulatorische Standard für elektronische I-9, und ICE zitiert jetzt ausdrücklich das Scheitern an diesem Standard als wesentlich.
• Geplante Löschung. Führen Sie vierteljährlich einen Aufbewahrungsbericht durch. Identifizieren Sie Formulare, die das spätere von drei Jahren nach Einstellung und einem Jahr nach Beendigung überschritten haben, bestätigen Sie, dass kein zugehöriges Verfahren eine längere Aufbewahrung erfordert, und löschen Sie dann sicher gemäß Ihrer Dokumentvernichtungsrichtlinie. Dies hält den Speicher schlank und zeigt gute Unternehmensführung.

Gleichen Sie I-9 mit der Lohnabrechnung ab​

Ihr Lohnabrechnungsregister und Ihre I-9-Datei sollten dieselbe Geschichte erzählen. Jeder aktive Mitarbeiter in der Lohnabrechnung sollte ein I-9 haben. Jedes I-9 sollte zu einer in der Lohnabrechnung erfassten Einstellung führen. Ein vierteljährlicher Abgleich – Lohnabrechnungskopfzahl versus I-9-Anzahl – fängt den Auftragnehmer, der als Mitarbeiter ohne I-9 fehlklassifiziert wurde, oder die Saisonkraft, deren I-9 in einer hektischen Woche nie ausgefüllt wurde. Es dauert 20 Minuten und verhindert den klassischen Prüfungsbefund: "Mitarbeiter in der Lohnabrechnung, kein I-9 in der Akte."

Dokumentieren Sie Ihren Prozess​

Prüfer bewerten nicht nur Formulare, sondern auch guten Glauben. Ein einseitiges Standardverfahren, das festlegt, wer welchen Abschnitt ausfüllt, wann, wie Remote-Einstellungen behandelt werden, wie Nachprüfungen kalendiert werden und wie lange Formulare aufbewahrt werden, ist ein Beweis dafür, dass Fehler isoliert und nicht systemisch waren. Bewahren Sie das SOP mit Ihren I-9 auf und aktualisieren Sie es, wenn Sie Ihr System für die Frist zum 31. Juli aktualisieren.

Häufige Fehler, die nun als wesentlich gelten​

Dies sind die Fehler, die ICE ausdrücklich hervorgehoben hat und die kleine Arbeitgeber am häufigsten wiederholen:

1. Abschnitt 1 nicht bis zum Ende des ersten Tages ausgefüllt. Der Mitarbeiter muss Abschnitt 1 spätestens am ersten Arbeitstag gegen Bezahlung ausfüllen und unterschreiben. Einen Neueinstieg beginnen zu lassen und "die Papiere zu machen, wenn wir einen ruhigen Nachmittag haben" ist bereits zu spät.

2. Arbeitgeber füllt Abschnitt 2 aus, bevor er Dokumente gesehen hat. Sie müssen die tatsächlichen Dokumente physisch prüfen – oder, falls autorisiert, fern per Live-Video. Ein später gesendetes Foto, eine mündliche Zusicherung oder eine nächste Woche per Post geschickte Fotokopie erfüllt nicht die Anforderung der persönlichen Prüfung oder des Alternativverfahrens.

3. Akzeptieren der falschen Dokumente oder zu vieler Dokumente. Ein Mitarbeiter, der ein Dokument aus Liste A (wie einen US-Reisepass) vorlegt, benötigt nur eines. Ein Mitarbeiter, der aus Liste B und Liste C vorlegt, benötigt eines aus jeder. Sie dürfen kein bestimmtes Dokument verlangen und nicht mehr als die erforderliche Anzahl fordern. "Bringen Sie Ihren Reisepass und Ihre Sozialversicherungskarte, um sicher zu sein" ist Überdokumentation und kann ein Diskriminierungsrisiko darstellen.

4. Fehlende Nachprüfung. Wenn ein Dokument aus Liste A oder Liste C mit einem zukünftigen Ablaufdatum vorgelegt wurde, wird das Ablaufdatum kalendert und Supplement B am oder vor diesem Datum mit den neuen Dokumentinformationen ausgefüllt. Bis zur Woche danach zu warten ist zu spät.

5. Supplement B ohne Name, Unterschrift oder Datum. Die Dokumentinformationen auszudrucken, aber zu vergessen, den Namen des autorisierten Vertreters zu drucken, zu unterschreiben und zu datieren, lässt die Nachprüfung unvollständig.

6. Fehlendes Kontrollkästchen für Remote. Sie haben die Fernprüfung korrekt durchgeführt – Live-Video, aufbewahrte Kopien, E-Verify registriert – aber das Kästchen für das Alternativverfahren nicht angekreuzt. Nach aktueller Leitlinie ist allein diese Auslassung wesentlich.

7. Elektronische Signatur ohne Zuordnung. Ein elektronisches System, das einem Manager erlaubt, "signieren" zu klicken, ohne die Signatur eindeutig dieser Person zuzuordnen und ohne Datum und Uhrzeit zu erfassen, erfüllt den Standard für elektronische Signaturen nicht.

Jeder dieser Fehler ist mit einer kurzen Checkliste am Ort der Ausfüllung vermeidbar. Bauen Sie diese Checkliste in das Formular oder den Arbeitsablauf ein, anstatt sich während einer hektischen Schicht auf das Gedächtnis zu verlassen.

E-Verify und I-9: Was kleine Unternehmen verwechseln​

E-Verify ersetzt nicht das I-9. Es ergänzt es.

• Das I-9 verifiziert Identität und Arbeitsberechtigung anhand von Dokumenten, die Sie prüfen. Sie bewahren es auf.
• E-Verify ist ein kostenloses, internetbasiertes System, das Informationen aus dem I-9 mit Aufzeichnungen vergleicht, die der DHS und der Social Security Administration zugänglich sind. Die Registrierung ist auf Bundesebene für die meisten privaten Arbeitgeber freiwillig, obwohl einige Bundesstaaten, Bundesauftragnehmer oder bestimmte Branchen sie verlangen.

Wenn Sie registriert sind, denken Sie daran:

• Geben Sie E-Verify-Fälle zeitnah nach Abschluss von Abschnitt 2 innerhalb des veröffentlichten Zeitrahmens ein.
• Verwenden Sie E-Verify nicht zur Vorabprüfung von Bewerbern. Führen Sie Fälle nur nach Annahme eines Angebots und Abschluss des I-9 durch.
• Befolgen Sie den Prozess der vorläufigen Nichtbestätigung genau, einschließlich der Benachrichtigung des Mitarbeiters, der Bereitstellung der Mitteilung über weitere Maßnahmen und der Unterlassung nachteiliger Maßnahmen, während der Fall anhängig ist.
• Das alternative Fernverfahren steht nur E-Verify-Arbeitgebern in gutem Ansehen zur Verfügung. Wenn Ihre E-Verify-Registrierung abläuft, erlischt auch Ihre Berechtigung zur Fernprüfung.

Wenn Sie nicht registriert sind, können Sie I-9 weiterhin vollständig auf Papier mit physischer Prüfung ausfüllen. Das bleibt vollständig konform. Versuchen Sie nicht, ein Remote-Verfahren zu improvisieren, weil es bequemer ist.

Was tun, wenn Sie Fehler finden​

Fehler bei einer Selbstprüfung zu finden, ist eine gute Nachricht. Sie richtig zu korrigieren, schützt Sie.

• Datieren Sie nicht zurück. Geben Sie das tatsächliche Datum der Korrektur ein, mit Initialen und einer kurzen Notiz, was korrigiert wurde.
• Verbergen Sie den ursprünglichen Fehler nicht. Streichen Sie falsche Informationen mit einer einzelnen Linie durch, damit das Original lesbar bleibt, geben Sie die korrekten Informationen ein und initialisieren und datieren Sie.
• Wenn ein Formular so fehlerhaft ist, dass es nicht korrigiert werden kann – zum Beispiel keine Mitarbeiterunterschrift und der Mitarbeiter ist lange weg – erstellen Sie ein neues I-9, heften Sie es an das Original und bewahren Sie beide für die volle Aufbewahrungsfrist auf. Fügen Sie eine Notiz hinzu, die die Umstände erklärt.
• Bitten Sie Mitarbeiter nicht, bereits korrekt vorgelegte Dokumente erneut vorzulegen nur um ein neues Formular sauberer aussehen zu lassen. Das kann einen neuen Fehler erzeugen.
• Priorisieren Sie Formulare mit offener Aufbewahrungsfrist. Formulare, die Sie nach der Aufbewahrungsregel bereits löschen durften, müssen nicht korrigiert werden.

Wenn Sie ein Muster entdecken – zum Beispiel, dass Ihr System in den letzten drei Monaten das Ablaufdatum 07/31/2026 generiert hat und Sie 40 betroffene Formulare haben – dokumentieren Sie die Ursache, das Datum der Systemaktualisierung und die Anzahl der betroffenen Formulare. Diese zeitnahe Aufzeichnung ist wichtig, wenn diese Formulare jemals geprüft werden.

Bleiben Sie einfach, bleiben Sie aktuell​

Die Frist zum 31. Juli 2026 ist keine politische Debatte. Es ist eine Systemaktualisierung mit einem Kalenderdatum. Egal ob Sie ein Café mit acht Mitarbeitern oder ein Bauunternehmen mit 80 führen, die Schritte sind identisch: Bestätigen Sie, welche Ausgabe Sie verwenden, aktualisieren Sie elektronische Systeme auf das Ablaufdatum 05/31/2027, schulen Sie die Personen, die Abschnitt 2 und Supplement B ausfüllen, und organisieren Sie Ihre Aufbewahrung, sodass jede Prüfung ein Dateiexport und kein Feuerwehrübung ist.

Der breitere Wandel – ICE behandelt mehr Papierfehler als wesentlich – ist eine Erinnerung daran, dass die Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung sich von einer Verwaltungsformalität im Hinterzimmer zu einer Durchsetzungspriorität entwickelt hat. Gutgläubige Bemühungen zählen immer noch, aber sie entschuldigen keine Formulare, die die formalen Anforderungen nicht erfüllen.

Sie verwalten bereits Lohnsteuern, Umsatzsteuerzertifikate und Versicherungseinreichungen mit Fristen. Fügen Sie diese derselben Liste hinzu. Zehn Minuten heute, um Ihre Vorlage zu überprüfen, erspart einen Datei-für-Datei-Strafkampf morgen.

Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung​

So wie Sie organisierte I-9-Aufbewahrung benötigen, um eine Prüfung zu überstehen, benötigen Sie klare Finanzunterlagen, um das Unternehmen zu führen, das diese Mitarbeiter möglich machen. I-9, Lohnabrechnungsregister und Hauptbucheinträge hängen alle von derselben Gewohnheit ab: konsistente, durchsuchbare, versionskontrollierte Aufzeichnungen, die Sie auf Abruf vorlegen können.

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