Wenn Sie im letzten Jahr jemanden eingestellt haben, haben Sie ein Formular I-9 ausgefüllt – Dokumente prüfen, unterschreiben, ablegen. In immer mehr Bundesstaaten reicht das nicht mehr aus. Sie müssen den neuen Mitarbeiter auch über E-Verify, das bundesstaatliche elektronische Verifikationssystem, prüfen – und das innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung. Im Jahr 2026 erweitern zwei Bundesstaaten im Mittleren Westen und im Süden diese Anforderung von großen Arbeitgebern auf alle.
In Florida haben Gesetzgeber den Gesetzentwurf HB 197 vorangetrieben, um E-Verify von privaten Arbeitgebern mit 25 oder mehr Mitarbeitern auf jeden privaten Arbeitgeber im Bundesstaat auszuweiten. Indianas FAIRNESS Act tritt am 1. Juli 2026 in Kraft und gilt für jeden Arbeitgeber unabhängig von der Größe, mit Geldstrafen von bis zu 10.000 US-Dollar und möglichen Konsequenzen für die Gewerbelizenz bei wiederholten Verstößen. Für ein kleines Unternehmen, das sich noch nie angemeldet hat, ist die Lernkurve kurz, aber die Strafe für das Versäumnis ist es nicht.
Hier ist die Karte für 2026 und der Arbeitsablauf für Tag eins.
Die Karte der expandierenden Pflichten
Das Bundesrecht verlangt für jede Einstellung ein Formular I-9, schreibt aber privaten Arbeitgebern die Nutzung von E-Verify nicht vor – auf Bundesebene ist die Anmeldung freiwillig, es sei denn, Sie sind Bundesauftragnehmer. Die Bundesstaaten füllen diese Lücke.
Ab 2026 verlangen neun Bundesstaaten von allen oder fast allen Arbeitgebern die Nutzung von E-Verify (Alabama, Arizona, Florida für 25+ und öffentliche Arbeitgeber, Georgia 10+, Mississippi, North Carolina 25+, South Carolina alle Arbeitgeber und andere), während eine zweite Welle die Anforderungen ausweitet:
- Florida: Seit 2023 müssen private Arbeitgeber mit 25+ Mitarbeitern E-Verify innerhalb von drei Arbeitstagen nach der Einstellung nutzen und Verifikationsunterlagen drei Jahre lang aufbewahren. Öffentliche Arbeitgeber und Auftragnehmer jeder Größe sind seit 2021 abgedeckt. HB 197, der Anfang 2026 im Ausschuss vorangetrieben wurde, würde die 25-Mitarbeiter-Schwelle aufheben und jeden privaten Arbeitgeber zur Anmeldung verpflichten – ein Übergang von einem gemischten freiwilligen/nur-I-9-Rahmenwerk zu einer einheitlichen Pflicht, um wahrgenommene Schlupflöcher zu schließen. Frühere Versionen aus dem Jahr 2025, die am 1. Juli 2025 in Kraft treten sollten, scheiterten im Senate Rules Committee nach Kritik von Unternehmen an Schulung und Kosten; der Vorstoß von 2026 ist der erneute Versuch.
- Indiana FAIRNESS Act: Ab dem 1. Juli 2026 ist jeder Arbeitgeber abgedeckt – keine Ausnahme für kleine Unternehmen. Das Gesetz verlangt E-Verify nach Prüfung akzeptabler Aufenthalts- und Identifikationsdokumente, mit Geldstrafen von bis zu 10.000 US-Dollar pro Verstoß und, auf dem Tisch, Betriebsschließungen bei wiederholter Nichteinhaltung. Das Gesetz ist Teil eines breiteren staatlichen Musters von 2025–2026, zu dem auch Ohios Workforce Integrity Act gehört (19. März 2026, für nicht Wohnbau, bis zu 25.000 US-Dollar pro Verstoß), sowie Gesetzentwürfe in Idaho, Montana und Texas, die eine Abdeckung aller Arbeitgeber vorschlagen.
Der Trend geht weg von Schwellenwerten. Wo Bundesstaaten zuvor Grenzen von 10, 25 oder 100 Mitarbeitern festlegten, spiegeln die neuen Vorschläge die Logik von Floridas HB 197 wider: Eine einheitliche Anwendung ist einfacher durchzusetzen und beseitigt den Anreiz, knapp unter der Schwelle zu bleiben.
Was Sie für jeden neuen Mitarbeiter tun müssen
Die Anmeldung ist ein Schritt; der Arbeitsablauf pro Einstellung entscheidet über Erfolg oder Scheitern der Compliance:
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Formular I-9 korrekt und rechtzeitig ausfüllen. E-Verify ersetzt I-9 nicht. Sie müssen die Dokumente weiterhin physisch prüfen (oder über einen autorisierten Vertreter im Rahmen der Remote-Alternative), sie auf I-9 festhalten und unterschreiben. Häufige Fehler – Annahme abgelaufener Dokumente, fehlendes Datum der Arbeitnehmerbestätigung oder Verwendung der falschen I-9-Version – führen zu vorläufigen Nichtbestätigungen, die die Verifizierung verzögern.
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E-Verify-Fall innerhalb von drei Arbeitstagen nach der Einstellung anlegen. Die Uhr startet am ersten Tag der Arbeit gegen Bezahlung, nicht am Angebotsdatum. Eine verspätete Fallerstellung ist selbst ein Verstoß, selbst wenn der Mitarbeiter letztendlich bestätigt wird.
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Vorläufige Nichtbestätigungen (TNC) zeitnah auflösen. Ein TNC bedeutet nicht, dass der Mitarbeiter nicht autorisiert ist – es spiegelt oft eine Namensabweichung wider (Geburtsname vs. Ehename, Bindestriche) oder eine Datenbankverzögerung bei DHS/SSA. Informieren Sie den Mitarbeiter, geben Sie die Mitteilung über weitere Schritte (Further Action Notice) und ermöglichen Sie ihm, Einspruch zu erheben. Kündigen, suspendieren oder versetzen Sie nicht allein aufgrund eines TNC.
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E-Verify nicht vor der Einstellung oder zur erneuten Verifizierung verwenden. Die Vorabprüfung von Bewerbern über E-Verify und die erneute Verifizierung eines bestehenden Mitarbeiters ohne qualifizierendes Ereignis (z. B. ablaufende Arbeitserlaubnis) verstoßen gegen Programmregeln und können Diskriminierungsuntersuchungen auslösen.
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Unterlagen aufbewahren. Floridas 25+-Regel verlangt bereits eine Aufbewahrung von drei Jahren; der FAIRNESS Act und die meisten anderen Pflichten sehen ähnliche Dreijahresfristen vor. Bewahren Sie I-9, E-Verify-Fallergebnis und Kopien der Dokumente (falls Sie Kopien anfertigen) zusammen auf, aber getrennt von der Personalakte, um den Zugriff zu beschränken.
Die Kosten des Versäumnisses
Staatliche Strafen übertreffen jetzt die administrativen Kosten der Anmeldung bei weitem:
- Indiana: Bis zu 10.000 US-Dollar pro Verstoß, mit Konsequenzen für den Geschäftsbetrieb bei Mustern von Verstößen
- Ohio (Baugewerbe): Bis zu 25.000 US-Dollar pro Verstoß
- Florida (nach geltendem 25+-Gesetz): Ausschluss von staatlichen Verträgen und Durchsetzung durch Zufallsprüfungen des Handelsministeriums; HB 197 würde diese Gefährdung auf jeden Arbeitgeber ausweiten
Über Geldstrafen hinaus besteht das operative Risiko in einer Einstellungspause. Ein Arbeitgeber, bei dem ein Verstoß festgestellt wurde, kann verpflichtet werden, sich anzumelden und alle bestehenden Mitarbeiter zu überprüfen, die nach einem bestimmten Datum eingestellt wurden, was während einer Untersuchung eine rückwirkende Arbeitsbelastung schafft.
Auch das Diskriminierungsrisiko auf Bundesebene steigt bei schlampiger E-Verify-Nutzung. Die selektive Überprüfung aufgrund von Name, Akzent oder Aussehen oder die Nutzung von E-Verify zur Vorabprüfung verstößt gegen Antidiskriminierungsbestimmungen, die von der Abteilung für Einwanderer- und Arbeitnehmerrechte des Justizministeriums durchgesetzt werden.
Ein Fünf-Minuten-Compliance-Setup
Wenn Sie sich noch nicht angemeldet haben, tun Sie es vor der nächsten Einstellung, nicht danach:
- Anmelden bei e-verify.gov – wählen Sie die Zugangsmethode für Arbeitgeber (direkt oder über einen E-Verify-Arbeitgeberagenten, wenn Sie möchten, dass ein Anbieter die Fälle bearbeitet)
- Ein oder zwei Benutzer benennen und schulen – das Tutorial und der Wissenstest dauern unter einer Stunde
- Ihr Angebotsschreiben und Ihre Onboarding-Checkliste aktualisieren, um I-9 + E-Verify-Fall innerhalb von drei Arbeitstagen aufzunehmen
- Kalendertermin für drei Jahre Aufbewahrung und Erinnerungen zur erneuten Verifizierung bei befristeten Arbeitserlaubnissen einrichten
- Einen Hinweis zur Nichtdiskriminierung in die Einstellungspolitik aufnehmen: E-Verify für jede Neueinstellung, keine Ausnahmen, keine Vorabprüfung
Dieses Setup ist dasselbe, ob Sie zwei Mitarbeiter oder zweihundert haben – genau deshalb bewegen sich die Bundesstaaten in Richtung universeller Abdeckung. Die kleinsten Arbeitgeber sind nicht länger von der Erwartung ausgenommen.
Halten Sie Ihre Einstellungsunterlagen prüffähig
E-Verify-Compliance ist keine einmalige Anmeldung – es ist eine Disziplin pro Einstellung, die nachvollziehbar sein muss: Wer hat I-9 ausgefüllt, wann wurde der Fall angelegt, was war das Ergebnis und wo werden die Unterlagen aufbewahrt? Eine Einstellungscheckliste, die die Erstellung des Falls innerhalb von drei Tagen erzwingt, und eine vierteljährliche Selbstprüfung der I-9- und E-Verify-Fallprotokolle fangen verspätete Einreichungen und Namensabweichungen auf, bevor ein Prüfer es tut.
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