Wenn Ihr Unternehmen 1099er einreicht, wird das System, das Sie dafür nutzen, endgültig abgeschaltet. Der 31. Dezember 2026 ist der letzte Tag, an dem das IRS FIRE System eine Einreichung akzeptiert. Am 1. Januar 2027 wird es dauerhaft eingestellt – keine Schonfrist, keine schrittweise Einführung, keine Ausnahmen für Nachzügler, die es sich vorgenommen hatten.
Für viele kleine Unternehmen und die Buchhalter, die die Einreichungen in ihrem Namen vornehmen, ist dies leicht zu übersehen. FIRE hat seit den 1980er Jahren stillschweigend Informationserklärungen verarbeitet, und die meisten Einreicher denken nur einmal im Jahr daran, im Januar, wenn die Fristen für 1099-NEC und W-2 näher rücken. Genau das ist das Problem: Wenn Sie bis Januar 2027 warten, um das Ersatzsystem zu verstehen, werden Sie bereits zu spät sein.
Was sich tatsächlich ändert
FIRE (Filing Information Returns Electronically) ist das jahrzehntealte System, das Unternehmen und Übermittler genutzt haben, um 1099er, W-2er und andere Informationserklärungen direkt beim IRS elektronisch einzureichen. Es funktioniert, aber es zeigt sein Alter – Dateigrößenbeschränkungen sind restriktiv, und wenn ein einzelner Datensatz in einem Stapel einen Fehler aufweist, müssen Sie oft die gesamte Datei korrigieren und erneut einreichen, anstatt nur den fehlerhaften Datensatz.
IRIS (das Information Returns Intake System) ist der moderne Ersatz des IRS, der bereits live ist und die gesamte 1099-Reihe verarbeitet. Es ist webbasiert, verwendet XML-formatierte Daten, validiert Einreichungen in Echtzeit bei der Übermittlung, unterstützt Dateien bis zu 250 MB und ermöglicht – entscheidend – die Korrektur einzelner Datensätze anstatt der erneuten Einreichung eines ganzen Stapels.
Der Zeitplan, in einfachen Worten:
- Steuererklärungen für das Steuerjahr 2025 (eingereicht Anfang 2026): die letzten Erklärungen, die FIRE verarbeiten wird.
- 31. Dezember 2026: FIRE wird dauerhaft stillgelegt.
- Steuererklärungen für das Steuerjahr 2026 (fällig im Januar 2027): müssen über IRIS erfolgen. Es gibt keine Alternative.
Warum dies kleine Unternehmen überrascht
Die Mechanik der Umstellung ist disruptiver als „sich auf einer anderen Website anmelden“. Einige Besonderheiten, die Schwierigkeiten bereiten können:
Ihre FIRE-Zugangsdaten werden nicht übernommen. Sie benötigen einen neuen, IRIS-spezifischen Übermittler-Kontrollcode (TCC) – der alte FIRE-TCC ist im neuen System nicht gültig. Dies bedeutet, ein IRS e-Services-Konto zu erstellen, Ihre Identität über ID.me zu verifizieren und einen TCC-Antrag einzureichen. Die Eignungsprüfung des IRS selbst dauert mindestens 45 Tage, und wenn man die Identitätsprüfung und die Kontoeinrichtung hinzurechnet, kann sich der gesamte Prozess auf zwei oder drei Monate erstrecken.
Rechnen Sie das gegen den Kalender: Wenn Sie bis Oktober oder November 2026 warten, um zu beginnen, haben Sie möglicherweise keinen genehmigten TCC bis zum 31. Januar 2027 – der Frist für 1099-NEC und W-2. Zu diesem Zeitpunkt wählen Sie nicht zwischen FIRE und IRIS; Sie wählen zwischen einer verspäteten Einreichung und einer Einreichung in Papierform, beides zieht eigene Strafen nach sich.
Namensfelder müssen getrennt werden. IRIS verlangt Vor- und Nachnamen in separaten Feldern statt in einer einzigen kombinierten Namenszeichenfolge. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware oder Tabellenvorlage immer „John Smith“ als ein Feld exportiert hat, kann diese Diskrepanz zu abgelehnten Einreichungen oder Strafbescheiden führen – nicht weil die Daten falsch sind, sondern weil sie nicht die Form haben, die das neue System erwartet.
Bundesstaaten sind ein separates Problem. Viele Bundesstaaten verlassen sich weiterhin auf das FIRE-Format für ihre eigenen Programme zur Einreichung von Informationserklärungen. Wenn Sie sowohl beim Bundesstaat als auch beim IRS einreichen, müssen Sie möglicherweise für eine Weile zwei verschiedene Prozesse parallel ausführen – IRIS auf Bundesebene, FIRE-Format auf Landesebene – bis die Bundesstaaten zu dem aufschließen, was auf ihrer Seite als Nächstes kommt.
Der Schwellenwert für die elektronische Einreichung ist bereits niedrig. Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der Schwellenwert für die obligatorische elektronische Einreichung nur 10 Informationserklärungen pro Jahr, gezählt als Aggregat über alle Formulartypen – 1099er, W-2er und andere zusammen, nicht pro Formular. Viele kleine Unternehmen, die davon ausgingen, dass die elektronische Einreichung optional sei, weil sie nur „ein paar 1099er“ ausstellen, liegen tatsächlich weit über dem Schwellenwert, sobald alle Erklärungsarten zusammengezählt werden. Wenn Sie zur elektronischen Einreichung verpflichtet sind und stattdessen in Papierform ohne genehmigte Ausnahmegenehmigung einreichen, beträgt die Strafe für die Nichteinhaltung der elektronischen Einreichung bis zu 340 US-Dollar pro Erklärung, angewendet auf die Anzahl der Erklärungen über dem Schwellenwert von 10 Erklärungen.
Was tatsächlich zu tun ist und wann
Sie haben noch etwa sechs Monate, bevor dies dringend wird. Hier ist eine sinnvolle Vorgehensweise:
- Bestätigen Sie, ob Sie zur elektronischen Einreichung verpflichtet sind. Zählen Sie jede Informationserklärung zusammen, die Ihr Unternehmen in einem Jahr ausstellt – 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2s, alles. Wenn der Gesamtwert 10 oder mehr beträgt, ist die elektronische Einreichung nicht optional, und IRIS ist der Ort, an dem diese Einreichung erfolgen muss, sobald FIRE abgeschaltet wird.
- Beginnen Sie jetzt mit dem TCC-Antrag, nicht im Herbst. Angesichts des Mindestprüfungszeitraums von 45 Tagen (und realistisch 2–3 Monaten, wenn die ID.me-Verifizierung berücksichtigt wird) ist der Beginn im dritten Quartal 2026 das späteste sichere Zeitfenster, wenn Sie lange vor der Frist im Januar 2027 einreichungsbereit sein möchten.
- Prüfen Sie, wie Ihre Buchhaltungs- oder Lohnbuchhaltungssoftware Namen und Daten exportiert. Wenn Sie Buchhaltungssoftware, Lohnbuchhaltungsanbieter oder einen Einreichungsdienst nutzen, fragen Sie direkt, ob sie IRIS-Unterstützung integriert haben und ob Ihre Datensätze Vor- und Nachnamen bereits sauber trennen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Lieferanten- und Mitarbeiterdatensätze allgemein zu bereinigen – inkonsistente Namensformatierungen sind auch außerhalb dieses Übergangs eine häufige Ursache für abgelehnte Einreichungen.
- Wenn Sie in einem Bundesstaat einreichen, der noch ein FIRE-basiertes Format verwendet, planen Sie für eine doppelte Einreichung während der Übergangszeit, anstatt davon auszugehen, dass ein System sowohl bundesstaatliche als auch einzelstaatliche Anforderungen erfüllt.
- Wenn Sie einen externen Einreichungsdienst nutzen oder Ihr Buchhalter dies erledigt, gehen Sie nicht davon aus, dass es automatisch behandelt wird – bestätigen Sie ausdrücklich, dass sie über die Abschaltung informiert sind und einen Plan für Ihr Konto haben.
Warum saubere Datensätze dies erleichtern
Welches System der IRS auch immer verwendet, die Einreichung von Informationserklärungen ist nur so schmerzfrei wie Ihre zugrunde liegende Buchhaltung. Wenn Lieferanten- und Auftragnehmerdaten über Rechnungen, Tabellen und E-Mail-Korrespondenz verstreut sind, wird das Aufteilen eines Namensfeldes oder der Abgleich einer Zahlungssumme mit einer 1099 jedes Jahr im Januar zu einem mühsamen Unterfangen. Wenn sie jedoch das ganze Jahr über konsistent verfolgt werden – Lieferantennamen, Steueridentifikationsnummern und Gesamtbeträge der Zahlungen, die bei Transaktionen erfasst werden –, ist die Erstellung genauer Informationserklärungen für jede vom IRS geforderte Plattform größtenteils eine Frage des Exports dessen, was Sie bereits haben.
Halten Sie Ihre Datensätze bereit für die nächsten Änderungen des IRS
Überarbeitungen von Einreichungssystemen wie FIRE-zu-IRIS sind genau die Art von Änderungen, die Unternehmen mit unsauberen Büchern bestrafen und Unternehmen mit sauberen belohnen. Beancount.io bietet Ihnen eine Klartext-Buchhaltung mit Versionskontrolle, sodass jede Lieferantenzahlung und jeder Auftragnehmerdatensatz lange vor der Einreichungssaison strukturiert und prüfbar ist – kein hektisches Umformatieren von Daten, wenn der IRS die Regeln ändert. Kostenlos starten und Ihre Datensätze für alles bereithalten, was als Nächstes kommt.