Einreichungssaison Formular 1099-NEC 2026: 2.000 $-Grenze, IRIS E-Filing und Vermeidung kumulierter Strafen

Wenn Sie auch nur einen Freelancer, Anwalt oder unabhängigen Auftragnehmer bezahlen, haben sich die Regeln für das 1099-Verfahren gerade grundlegend geändert. Für das Steuerjahr 2026 treten zwei große Veränderungen gleichzeitig in Kraft: Der langjährige Schwellenwert von 600 für die Meldung von Vergütungen für Nicht-Angestellte (Nonemployee Compensation) steigt auf 2.000 \, und der IRS stellt das jahrzehntealte FIRE-System zugunsten des neuen Information Returns Intake System (IRIS) ein. Machen Sie hierbei Fehler, können Strafen von 60 $, 130 $, 340 $oder sogar 680$ pro Formular anfallen – ohne Obergrenze, wenn der IRS entscheidet, dass Sie „vorsätzlich“ nachlässig gehandelt haben.

Die gute Nachricht ist, dass die Einreichung der Form 1099-NEC meist ein Problem der administrativen Disziplin und kein steuerliches Problem ist. Wenn Sie von jedem Anbieter ein korrektes Formular W-9 einfordern, bevor die erste Zahlung erfolgt, unter dem Jahr einen Prozess zur Nachverfolgung etablieren und das neue E-File-Portal verstehen, wird der Stress bei der Einreichung im Januar zur Routineangelegenheit.

Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Lebenszyklus der 1099-NEC für kleine Unternehmen: wer ein Formular benötigt, was sich für 2026 geändert hat, wie man W-9-Formulare sammelt, wie man über IRIS elektronisch einreicht, wann das Backup-Withholding (Quellensteuer-Einbehalt) greift und wie man die sich schnell summierenden Strafstaffeln vermeidet.

Was die 1099-NEC meldet – und wer sie einreichen muss​

Die Form 1099-NEC („Nonemployee Compensation“) ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen dem IRS – und dem Auftragnehmer – mitteilt, dass es im Laufe des Jahres einen nicht im Handelsregister eingetragenen Dienstleister bezahlt hat. Das Formular wurde 2020 aus der alten 1099-MISC ausgegliedert, um der Vergütung für Nicht-Angestellte einen eigenen Meldeweg und eine eigene Frist zum 31. Januar zu geben.

Generell müssen Sie eine 1099-NEC einreichen, wenn alle vier der folgenden Punkte auf eine Zahlung zutreffen, die Sie im Rahmen Ihrer gewerblichen oder geschäftlichen Tätigkeit geleistet haben:

1. Sie haben jemanden bezahlt, der nicht Ihr Angestellter ist.
2. Die Zahlung erfolgte für Dienstleistungen (nicht für Waren, Miete oder Merchandising).
3. Die Zahlung erfolgte an eine Einzelperson, eine Personengesellschaft, einen Nachlass oder eine LLC, die als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft besteuert wird – nicht an eine Kapitalgesellschaft (Corporation).
4. Der Gesamtbetrag, den Sie diesem Anbieter im Laufe des Jahres gezahlt haben, hat den Meldeschwellenwert erreicht.

Der vierte Punkt ist derjenige, an dem sich 2026 alles ändert.

Der Schwellenwert von 2.000 $ tritt für 2026 in Kraft​

Über Jahrzehnte hinweg war die magische Zahl 600 $. Unter dem 2025 unterzeichneten One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) steigt der Schwellenwert für die 1099-NEC (und 1099-MISC) Berichterstattung auf **2.000$ Gesamtzahlung pro Anbieter pro Kalenderjahr**, beginnend mit dem Steuerjahr 2026 (die Formulare, die Sie Anfang 2027 einreichen werden).

Ab 2027 wird der Schwellenwert anhand der VPI-Lebenshaltungskostenanpassung inflationsindexiert und auf die nächsten 100 $ gerundet. Der IRS wird die neue Zahl jeweils im Herbst bekannt geben.

Einige wichtige Nuancen:

• **Für das Steuerjahr 2025 gilt weiterhin die 600-$-Grenze.** Die Formulare für das Steuerjahr 2025 sind bis zum 2. Februar 2026 fällig (da der 31. Januar auf einen Samstag fällt). Ändern Sie Ihren Prozess nicht vorzeitig – nutzen Sie für die Einreichungen 2025 weiterhin den Wert von 600$.
• Alle Einkünfte sind weiterhin steuerpflichtig. Ein höherer Meldeschwellenwert macht das zugrunde liegende Einkommen nicht steuerfrei. Auftragnehmer, die keine 1099 erhalten, schulden dennoch Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge für Selbstständige auf das, was ihnen gezahlt wurde.
• Bewährte Praxis: Fordern Sie weiterhin von jedem Anbieter ein W-9 an. Ein Anbieter, dem Sie im November 1.800 $gezahlt haben, könnte im Dezember den neuen Schwellenwert von 2.000$ überschreiten, und Sie möchten am Jahresende nicht hinter Steuer-IDs herlaufen. Mehr dazu unten.

Die Anwalts-Ausnahme, über die jeder stolpert​

Die Ausnahme für Kapitalgesellschaften klingt eindeutig: Zahlungen an C-Corporations und S-Corporations sind in der Regel nicht auf einer 1099-NEC meldepflichtig. Doch dann kommt die Falle: Anwälte sind meldepflichtig, auch wenn sie als Kapitalgesellschaft organisiert sind. Wenn Sie 600 $(ab 2026 2.000$) oder mehr an Anwaltsgebühren für Dienstleistungen in Ihrem Gewerbe oder Geschäft zahlen, reichen Sie eine 1099-NEC in Box 1 ein – punktum. Dass die Kanzlei eine PC, LLP oder PLLC ist, spielt keine Rolle.

Bruttoerlöse, die im Rahmen eines Vergleichs an einen Anwalt gezahlt werden, gehören auf die Form 1099-MISC in Box 10, ohne Schwellenwert und ohne Ausnahme für Kapitalgesellschaften. Das ist ein anderes Formular, aber erwähnenswert, da sich die Regeln konzeptionell überschneiden.

Gängige Zahlungen, die nicht auf einer 1099-NEC stehen​

• Zahlungen für Waren, Inventar, Telefon, Fracht oder Lagerung
• An Angestellte gezahlte Löhne (diese gehören auf die W-2)
• Zahlungen an die meisten Kapitalgesellschaften (außer Anwälte und einige medizinische Anbieter)
• An einen Vermieter gezahlte Miete – diese gehört in Box 1 der 1099-MISC
• Zahlungen, die über eine Zahlungskarte oder ein Drittanbieternetzwerk wie Stripe, PayPal „Waren & Dienstleistungen“, Square oder Venmo Business abgewickelt werden – diese werden vom Zahlungsabwickler auf der Form 1099-K gemeldet

Letzterer Punkt ist entscheidend. Wenn Sie Ihren Buchhalter per Kreditkarte oder PayPal-Transaktion „Waren & Dienstleistungen“ bezahlen, stellen Sie keine 1099-NEC für diese Zahlungen aus – der Abwickler meldet sie auf der Form 1099-K. Aber wenn Sie Zelle nutzen, einen Scheck schicken oder eine ACH-Überweisung veranlassen, liegt die Meldepflicht bei Ihnen. Gemischte Zahlungskanäle verursachen Kopfschmerzen bei der Abstimmung; entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für einen festen Zahlungsweg pro Anbieter.

Das Jahr richtig beginnen: Fordern Sie ein W-9 vor der ersten Zahlung an​

Die effektivste Maßnahme, die Sie in Ihrer Kreditorenbuchhaltung ergreifen können, besteht darin, von jedem neuen Kreditor ein ausgefülltes und unterzeichnetes Formular W-9 zu verlangen, bevor Sie den ersten Scheck ausstellen. Dies ist die sauberste Verteidigung gegen Quellensteuer-Einbehalte (Backup Withholding), fehlende Steueridentifikationsnummern (TINs) und die verschiedenen Stufen von Strafzahlungen.

Ein Formular W-9 erfasst vier kritische Angaben:

1. Rechtlicher Name, wie er in der Steuererklärung des Kreditors erscheint
2. Geschäftsname, falls es sich um eine Firmierung unter anderem Namen (DBA) handelt
3. Steuerliche Einstufung auf Bundesebene (Einzelunternehmer, Ein-Personen-LLC, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation usw.)
4. Steueridentifikationsnummer (SSN, EIN oder ITIN), zertifiziert unter Androhung von Strafe bei Meineid

Diese Zeile zur steuerlichen Einstufung sagt Ihnen, ob Sie am Jahresende eine Meldung einreichen müssen. Ein Kreditor, der das Kästchen „C Corporation“ oder „S Corporation“ ankreuzt, erhält im Allgemeinen kein 1099-Formular (mit der oben genannten Ausnahme für Anwälte). Ein Kreditor, der „Individual/sole proprietor or single-member LLC“ (Einzelperson/Einzelunternehmer oder Ein-Personen-LLC) oder „Partnership“ (Personengesellschaft) ankreuzt, wird fast sicher eines erhalten, wenn er den Schwellenwert überschreitet.

Ein praktischer W-9-Workflow​

• In das Onboarding einbetten. Machen Sie das W-9 zu einem obligatorischen Anhang bei jeder Anfrage für neue Kreditoren, genau wie Sie einen entwerteten Scheck für die ACH-Einrichtung verlangen würden. Kein W-9, keine Zahlung.
• Speichern Sie das PDF, nicht nur die Daten. Sie benötigen die unterzeichnete Bescheinigung in Ihren Unterlagen, falls das IRS jemals eine „B-Notice“ sendet (mehr dazu unten).
• Überprüfen Sie die TIN mit dem Namen. Das IRS bietet über das e-Services-Portal einen kostenlosen TIN-Matching-Service an, mit dem Sie vor der Einreichung bestätigen können, dass eine Name/TIN-Kombination mit den IRS-Aufzeichnungen übereinstimmt. Dieser einzige Schritt verhindert den Großteil aller „B-Notice“-Probleme.
• Erneuern Sie das W-9 alle drei Jahre oder immer dann, wenn sich Name, Einstufung oder TIN eines Kreditors ändern. Fusionen, Scheidungen, Namensänderungen und Umwandlungen von Rechtsträgern machen ein altes W-9 ungültig.

Was passiert, wenn ein Kreditor die Herausgabe eines W-9 verweigert?​

Zwei Dinge passieren, beide sind schlecht für den Kreditor:

1. Sie müssen sofort mit dem Quellensteuer-Einbehalt (Backup Withholding) zum aktuellen Satz von 24 % auf jede meldepflichtige Zahlung beginnen, bis Sie eine gültige TIN erhalten.
2. Sie hinterlegen diese einbehaltene Steuer beim IRS über das Formular 945 und weisen sie in Box 4 des Formulars 1099-NEC aus.

Ein Quellensteuer-Einbehalt wird auch ausgelöst, wenn die Ihnen vorliegende TIN „offensichtlich falsch“ ist – weniger als neun Ziffern, mehr als neun Ziffern oder ein Buchstabe – oder wenn das IRS Sie darüber informiert, dass Name und TIN nicht übereinstimmen (eine „CP2100“- oder „CP2100A“-Mitteilung, auch „B-Notice“ genannt).

Für die meisten kleinen Unternehmen ist der Quellensteuer-Einbehalt eine bloße Drohung: Kreditoren füllen das W-9 aus, um ihn zu vermeiden. Aber Sie müssen wissen, dass die Regel existiert, und bereit sein, danach zu handeln, denn das IRS wird Sie und nicht den Kreditor für die nicht einbehaltene Steuer verantwortlich machen.

Zahlungen unterjährig ordnungsgemäß nachverfolgen​

Die größte Ursache für 1099-Chaos in letzter Minute ist, dass man erst im Januar weiß, was man jedem Kreditor tatsächlich gezahlt hat. Bauen Sie stattdessen einen ganzjährigen Prozess auf:

• Erstellen Sie ein separates Konto für „Fremdleistungen“ oder „Professionelle Dienstleistungen“ in Ihrem Kontenrahmen, getrennt von Mitarbeiterlöhnen und Warenkäufen. Dies isoliert die Gruppe, die potenziell ein 1099-Formular benötigt.
• Kennzeichnen Sie jeden Kreditor als 1099-pflichtig oder nicht, sobald Sie ihn aufnehmen, basierend auf seiner W-9-Einstufung. Die meisten Buchhaltungsplattformen haben ein Kontrollkästchen „Track for 1099“ im Kreditorenstammsatz.
• Schließen Sie Karten- und Zahlungsdienstleister-Zahlungen von Ihren 1099-Summen aus. Wenn ein Kreditor teilweise per Scheck (800 $) und teilweise per Kreditkarte (1.500$) bezahlt wurde, zählen nur die 800 $ der Scheckzahlungen für Ihren 1099-Schwellenwert. Der Kartenteil ist das Problem des Zahlungsabwicklers.
• Erstellen Sie vierteljährlich einen 1099-Vorschaubericht. Die meisten Buchhaltungssysteme können jederzeit eine „Vendor 1099 Summary“ generieren. Wenn Sie diese im Oktober abrufen, bemerken Sie fehlende W-9-Formulare, solange noch Zeit zur Korrektur ist – und Sie erhalten einen Hinweis darauf, welche Kreditoren den Schwellenwert überschreiten werden.

Plain-Text-Buchhaltungssysteme machen dies besonders einfach, da jede Transaktion Kreditoren-Metadaten als Tag enthalten kann und eine einzeilige Abfrage Zahlungen nach Methode oder Kreditoreneinstufung filtern kann, ohne die Bücher zu verzerren.

Die große Änderung 2026: FIRE geht, IRIS kommt​

Fast dreißig Jahre lang war das FIRE-System (Filing Information Returns Electronically) des IRS der Weg, auf dem Großanmelder 1099-Formulare übermittelten. FIRE wird eingestellt, und das Information Returns Intake System (IRIS) ist der Ersatz.

Der Zeitplan ist wichtig:

• Steuerjahr 2025 (eingereicht Anfang 2026): Sie können FIRE weiterhin für Übermittlungen bis zum 31. Dezember 2026 nutzen.
• Steuerjahr 2026 (eingereicht Anfang 2027): IRIS wird das einzige Aufnahmesystem. FIRE wird keine Einreichungen mehr annehmen.
• 1099-Formulare in Papierform bleiben technisch gesehen nur für Einreicher unterhalb des Schwellenwerts für die elektronische Einreichung zulässig, und das IRS hat signalisiert, dass die Akzeptanz von Papierformularen weiter schrittweise reduziert wird.

Wann Sie elektronisch einreichen müssen​

Wenn Sie in einem Kalenderjahr insgesamt 10 oder mehr Informationserklärungen über alle Formulartypen hinweg einreichen, müssen Sie dies elektronisch tun. Diese Zählung von 10 Erklärungen kombiniert 1099s, W-2s, 1095s, 1098s – einfach alles. Ein Vermieter mit drei Mietobjekten könnte vier 1099-MISC, sechs 1099-NEC und zwölf W-2s für das Personal eines Hausverwalters ausstellen und würde den Schwellenwert damit leicht überschreiten.

Für die meisten kleinen Unternehmen mit weniger als zehn Auftragnehmern haben Sie die Wahl zwischen Papier und elektronischer Form, aber die E-Einreichung über IRIS ist schneller, kostenlos und weitaus weniger fehleranfällig.

Zwei Wege zur Nutzung von IRIS​

Der IRS bietet zwei Kanäle für die Einreichung an:

1. IRIS-Steuerzahlerportal — eine kostenlose, browserbasierte Benutzeroberfläche, in der Sie manuell Daten eingeben oder eine CSV-Datei für bis zu 100 Erklärungen hochladen können. Dies ist der richtige Weg für das durchschnittliche Kleinunternehmen.
2. IRIS Application-to-Application (A2A) — XML-basierte Masseneinreichung für Großversender und Softwareanbieter, die direkt mit dem IRS integriert sind.

Um einen der beiden Wege nutzen zu können, benötigen Sie einen IRIS Transmitter Control Code (TCC). Ihr bestehender FIRE-TCC wird nicht übernommen. Der Antragsprozess für den IRIS-TCC kann 45 Tage oder länger dauern; warten Sie also nicht bis Januar. Wenn Sie noch nie elektronisch eingereicht haben, beantragen Sie einen IRIS-TCC bis Ende Oktober, um sich einen Puffer zu verschaffen.

Die meisten Kleinunternehmen umgehen den TCC-Antrag vollständig, indem sie einen Drittanbieter-E-File-Dienst (TaxBandits, Tax1099, efile4Biz usw.) nutzen. Diese berechnen ein paar Dollar pro Formular, reichen in Ihrem Namen unter Verwendung ihres eigenen TCC ein, versenden die Kopien für den Empfänger per Post oder elektronisch und archivieren alles für den Fall einer Betriebsprüfung. Bei 5 bis 50 Formularen pro Jahr ist die Zeitersparnis fast immer den Preis wert.

Der Einreichungskalender 2026​

Markieren Sie sich diese Daten und betrachten Sie sie als unverrückbar:

• 31. Januar 2026: Versenden der Kopien des Formulars 1099-NEC für 2025 an Auftragnehmer. (Speziell für 2025er Formulare betrachtet der IRS Montag, den 2. Februar 2026, als effektive Frist, da der 31. Januar ein Samstag ist.)
• 31. Januar 2026: Einreichung des Formulars 1099-NEC für 2025 beim IRS, elektronisch über FIRE oder IRIS oder in Papierform, falls berechtigt.
• 28. Februar 2026 / 31. März 2026: Fristen für die Einreichung von 1099-MISC in Papierform / elektronisch (beachten Sie, dass 1099-MISC ein längeres Zeitfenster für die Einreichung erhält als 1099-NEC — dies wird leicht verwechselt).
• Ende Oktober 2026: Beantragung des IRIS-TCC, falls Sie die Einreichung für das Steuerjahr 2026 selbst vornehmen möchten.
• 31. Dezember 2026: Letzter Betriebstag des FIRE-Systems.
• 1. Februar 2027: Erste Einreichungsfrist unter der obligatorischen IRIS-Regelung (für Formulare des Steuerjahrs 2026).

Im Gegensatz zu vielen anderen Erklärungen kann die Frist für 1099-NEC nicht einfach verlängert werden. Anträge auf Fristverlängerung mit Formular 8809 für 1099-NEC werden nur unter engen Voraussetzungen gewährt (Katastrophen, Todesfall, Brand). Für alle praktischen Zwecke ist der 31. Januar ein harter Termin.

Strafen summieren sich schnell​

Die Strafstruktur ist der Grund, warum man die 1099-Compliance ernst nehmen sollte. Jedes fehlende, verspätete oder fehlerhafte Formular zieht eine Strafe pro Erklärung nach sich, und derselbe Dollarbetrag gilt separat gemäß §6721 (Nichtabgabe beim IRS) und §6722 (Nichtaushändigung der Empfängerkopie) — was bedeutet, dass für ein einziges vergessenes Formular die Strafe doppelt anfallen kann.

Für Informationserklärungen, die im Jahr 2026 eingereicht werden müssen, gelten folgende Strafstaffelungen pro Formular:

Ein „Kleinunternehmen“ bedeutet in diesem Zusammenhang durchschnittliche Bruttoeinnahmen von 5 Millionen US-Dollar oder weniger in den vorangegangenen drei Steuerjahren.

Drei Faktoren verschärfen die Situation:

1. Ein einzelnes versäumtes Formular wird doppelt bestraft — einmal für die fehlende Einreichung beim IRS und einmal für die fehlende Zusendung der Empfängerkopie.
2. Die Strafbeträge steigen, wenn Sie die Korrektur hinauszögern. Ein Formular, das eine Woche zu spät kommt, kostet weniger als eines, das sechs Monate zu spät kommt.
3. Für vorsätzliche Missachtung gibt es keine Obergrenze. Wenn der IRS glaubt, dass Sie die Anforderung kannten und sie ignoriert haben (wenn Sie beispielsweise für einige Auftragnehmer 1099-Formulare ausgestellt haben, für andere in identischen Situationen jedoch nicht), drohen Ihnen mehr als 680 $ pro Formular ohne jährliche Höchstgrenze.

Eine Entlastung aus wichtigem Grund (Reasonable Cause Relief) ist möglich, wenn Sie dokumentieren können, dass Sie in gutem Glauben gehandelt haben — zum Beispiel, wenn Sie ein W-9 von einem Anbieter angefordert haben, der eine falsche TIN angegeben hat, Sie den IRS TIN Matching-Dienst genutzt haben und nach Erhalt eines CP2100 umgehend eine B-Mitteilung versendet haben. Dokumentieren Sie alles.

Ein praktischer 1099-Kalender für das Jahr​

Um alles zusammenzuführen, finden Sie hier einen monatlichen Rhythmus, der den Januar entspannt hält:

• Januar–Februar (aktuelles Jahr): Versenden oder elektronische Zustellung der 1099-NEC-Formulare des Vorjahres bis zum 31. Januar. Einreichung beim IRS bis zum gleichen Datum.
• März: Abgleich der 1099-Gesamtsummen des Vorjahres mit Ihrem Hauptbuch. Überprüfen Sie alle Anbieter, die ein 1099 hätten erhalten sollen, aber keines bekommen haben, und reichen Sie eine korrigierte Erklärung ein (mit Dokumentation des wichtigen Grundes), um die Strafen zu begrenzen.
• April–Juni: Überprüfen Sie Ihre Liste der aktiven Anbieter. Jeder, der im laufenden Jahr mehr als 500 $ erhalten hat, ohne dass ein W-9 vorliegt, erhält eine Erinnerungs-E-Mail.
• Juli–September: Erstellen Sie eine 1099-Vorschau zur Jahresmitte. Überprüfen Sie alle TINs über den IRS TIN Matching-Dienst.
• Oktober: Falls Sie selbst über IRIS einreichen, beantragen Sie Ihren IRIS-TCC. Aktualisieren Sie W-9-Formulare, die älter als drei Jahre sind.
• November–Dezember: Senden Sie eine W-9-Bestätigungs-E-Mail zum Jahresende an alle 1099-berechtigten Anbieter. Sperren Sie den Kontenplan, damit keine Klassifizierungsfehler im Dezember passieren können.
• Anfang Januar (nächstes Jahr): Erstellen Sie die 1099-Zusammenfassung, prüfen Sie sie auf Anomalien, übermitteln Sie sie über IRIS und versenden Sie die Kopien an die Empfänger.

Wenn Sie den Prozess auf diese Weise systematisieren, ist die eigentliche Einreichung im Januar nur noch ein Knopfdruck — und kein Feuerwehreinsatz.

1099-Einreichungen auf Bundesstaatsebene: Ein Kapitel für sich​

Die Einreichung des 1099-NEC auf Bundesebene erfüllt nicht automatisch Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Bundesstaat. Einige Bundesstaaten nehmen am Combined Federal/State Filing-Programm (CF/SF) des IRS teil, was bedeutet, dass bei der Einreichung beim IRS die Daten automatisch an die teilnehmenden Finanzbehörden der Bundesstaaten weitergegeben werden. Andere Bundesstaaten verlangen eine separate direkte Einreichung, oft mit bundesstaatsspezifischen Feldern für den Quellensteuereinbehalt.

Wichtige Details:

• Kalifornien, New York, Pennsylvania, Massachusetts und Oregon haben in der Vergangenheit separate 1099-NEC-Einreichungen auf Staatsebene verlangt, selbst wenn der IRS Daten teilt, da das Bundesformular den staatlichen Steuereinbehalt nicht ausreichend erfasst.
• Florida, Texas, Tennessee, Washington, Nevada, Wyoming, South Dakota und Alaska haben keine Einkommensteuer und verlangen in der Regel überhaupt keine 1099-Einreichung.
• Die Einreichungsfrist des Bundesstaates entspricht oft der Bundesfrist, aber einige wenige Staaten geben Ihnen Zeit bis zum 31. März oder sogar 30. April.

Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind oder Auftragnehmer bezahlen, die in anderen Bundesstaaten als Ihr Unternehmen ansässig sind, erstellen Sie als Teil Ihrer Checkliste zum Jahresende eine einseitige 1099-Matrix für die Bundesstaaten.

Buchführung: Den Belegpfad sichern​

Die IRS erwartet, dass Sie 1099-Unterlagen für mindestens vier Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der Erklärung aufbewahren – drei Jahre ab dem Datum, an dem die zugehörige Einkommensteuererklärung fällig war oder eingereicht wurde (je nachdem, was später eintritt), plus ein Pufferjahr. In der Praxis sollten Sie die zugrunde liegenden Dokumente unbefristet aufbewahren, sofern die Speicherung kostengünstig ist:

• Unterzeichnete W-9-Formulare für jeden Kreditor
• Die von Ihnen eingereichten (Kopie A) und bereitgestellten (Kopie B) 1099-NEC-Kopien
• TIN-Matching-Bestätigungen
• Korrespondenz und Abhilfemaßnahmen zu „B Notices“
• Aufzeichnungen über Einzahlungen der Quellensteuer (Formular 945)
• Das Kreditoren-Zahlungsjournal, das jede 1099-Gesamtsumme belegt

Digitale Speicherung ist zulässig – die IRS akzeptiert elektronische Aufzeichnungen, sofern diese vollständig, korrekt, indexiert und auf Anfrage zugänglich sind.

Halten Sie Ihre Kreditorenunterlagen ordentlich und prüfungsbereit​

Der Unterschied zwischen einer reibungslosen 1099-Steuersaison und einem Strafbescheid liegt meist darin, ob Ihre Bücher das ganze Jahr über die richtigen Daten auf die richtige Weise erfassen. Das Erstellen einer 1099-Zusammenfassung für einen Kreditor aus einem sauberen Hauptbuch sollte nur Minuten dauern; dies aus einem Durcheinander von Kreditkartenabrechnungen, Papierbelegen und fehlenden W-9-Formularen zu tun, kostet Tage.

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