Gemeinkosten: Was sie sind, wie man sie berechnet und reduziert

Jedes Unternehmen hat Ausgaben, die den Betrieb aufrechterhalten, aber nicht direkt ein Produkt herstellen oder einen Kunden bedienen. Dies sind Ihre Gemeinkosten (Overhead Costs) – und wenn Sie diese nicht sorgfältig überwachen, können sie unbemerkt Ihre Gewinne aufzehren.

Das Verständnis der Gemeinkosten ist entscheidend für die korrekte Preisgestaltung Ihrer Produkte, die Erstellung realistischer Budgets und die Identifizierung von Bereichen, in denen Sie mehr ausgeben als nötig. In diesem Leitfaden erklären wir, was Gemeinkosten sind, welche verschiedenen Arten es gibt, wie Sie Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz berechnen und welche praktischen Strategien es gibt, um diese Kosten zu senken.

Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten sind die laufenden Ausgaben, die für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind, aber nicht direkt mit der Herstellung eines bestimmten Produkts oder der Erbringung einer bestimmten Dienstleistung verbunden sind. Betrachten Sie sie als die Kosten für die Aufrechterhaltung Ihres Geschäftsbetriebs – Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Büromaterial und Gehälter in der Verwaltung fallen alle in diese Kategorie.

Die wichtigste Unterscheidung besteht zwischen Einzelkosten (direkte Kosten) und Gemeinkosten (indirekte Kosten):

• Einzelkosten sind an ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gebunden. Rohstoffe, Fertigungslöhne und Versandkosten für einen bestimmten Auftrag sind Einzelkosten.
• Gemeinkosten unterstützen das Unternehmen als Ganzes. Ihr Mietvertrag für das Büro ändert sich nicht, egal ob Sie 100 oder 1.000 Einheiten produzieren.

Beispiel: Bei einer Bäckerei sind Mehl und Zucker Einzelkosten – sie gehen direkt in das Produkt ein. Aber die Miete der Bäckerei, der Strom für die Öfen außerhalb der Betriebszeiten und das Gehalt des Buchhalters sind Gemeinkosten.

Arten von Gemeinkosten

Nicht alle Gemeinkosten verhalten sich gleich. Das Verständnis der drei Kategorien hilft Ihnen, genauer zu prognostizieren und Bereiche zu identifizieren, in denen Sie flexibel kürzen können.

Fixe Gemeinkosten

Fixe Gemeinkosten bleiben konstant, unabhängig davon, wie viel Geschäft Sie machen. Diese Beträge schulden Sie, egal ob Sie einen Rekordmonat oder eine Flaute haben.

Häufige Beispiele sind:

• Miet- oder Hypothekenzahlungen
• Versicherungsprämien für Unternehmen
• Gehälter für Verwaltungspersonal
• Darlehensraten
• Grundsteuern
• Webhosting- und Domaingebühren

Fixe Gemeinkosten bieten Stabilität in Ihrem Budget, da sie vorhersehbar sind. Der Nachteil ist, dass diese Kosten nicht sinken, wenn der Umsatz zurückgeht.

Variable Gemeinkosten

Variable Gemeinkosten schwanken mit dem Grad Ihrer Geschäftstätigkeit. Wenn Sie mehr produzieren oder mehr Kunden bedienen, steigen diese Kosten; wenn es langsamer zugeht, sinken sie.

Beispiele sind:

• Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas)
• Büromaterial und Verbrauchsgüter
• Versand- und Verpackungsmaterialien
• Wartung und Reparatur von Geräten
• Saisonales oder temporäres Personal
• Verkaufsprovisionen

Variable Gemeinkosten bieten Ihnen mehr Flexibilität, da sie sich natürlich an Ihr Geschäftsvolumen anpassen.

Semivariable Gemeinkosten (Mischkosten)

Semivariable Gemeinkosten haben sowohl feste als auch variable Komponenten. Sie zahlen einen Basisbetrag unabhängig von der Aktivität, zuzüglich zusätzlicher Kosten, die mit der Nutzung skalieren.

Beispiele sind:

• Telefon- und Internettarife mit Basisraten plus nutzungsabhängigen Gebühren
• Fahrzeugkosten (feste Leasingrate plus variable Kosten für Kraftstoff und Wartung)
• Mitarbeitervergütung mit Basisgehalt plus Leistungsprämien
• Leasing von Geräten mit nutzungsabhängigen Zuschlägen

Semivariable Kosten können bei der Budgetierung schwierig sein, da sie teilweise vorhersehbar und teilweise von den Geschäftsbedingungen abhängig sind.

Gängige Gemeinkostenkategorien

Über die Einteilung in fix/variabel hinaus werden Gemeinkosten oft nach Unternehmensfunktionen gruppiert:

Verwaltungsgemeinkosten – Buchhaltung, Lohnabrechnungsdienste, Personalwesen, Rechtsanwaltskosten, Abonnements für Buchhaltungssoftware und Büromanagement.

Vertriebsgemeinkosten – Marketingkampagnen, Werbeausgaben, CRM-Software, Messeteilnahmen und Werbematerialien.

Forschungsgemeinkosten – Beraterhonorare, Produkt-Prototyping, Marktforschung und Testdienstleistungen.

Transportgemeinkosten – Dienstreisen von Mitarbeitern, Fuhrparkwartung, Konferenzbesuche und Pendlererstattungen.

Fertigungsgemeinkosten – Gebäudemiete, Abschreibung von Anlagen, Qualitätskontrolle und Fabrikwartung (dies sind indirekte Produktionskosten, nicht die Rohstoffe selbst).

So berechnen Sie Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz

Ihr Gemeinkostenzuschlagssatz (Overhead Rate) sagt Ihnen, wie viel Gemeinkosten Sie im Verhältnis zu Ihrem Umsatz oder Ihren Einzelkosten ausgeben. Dies ist eine der wichtigsten Kennzahlen für Preisentscheidungen und Rentabilitätsanalysen.

Gemeinkostensatz basierend auf dem Umsatz

Dies ist die einfachste und am häufigsten verwendete Methode:

Gemeinkostensatz = (Gesamte monatliche Gemeinkosten / Gesamter monatlicher Umsatz) × 100

Beispiel: Ihre Gemeinkosten belaufen sich auf insgesamt 8.000 € pro Monat, und Ihr monatlicher Umsatz beträgt 40.000 €.

8.000 € ÷ 40.000 € × 100 = 20 % Gemeinkostensatz

Das bedeutet, dass von jedem verdienten Euro 20 Cent in die Gemeinkosten fließen.

Gemeinkostensatz basierend auf Einzelarbeitsstunden

Diese Methode ist nützlich für Dienstleistungsunternehmen und Hersteller, die Gemeinkosten bestimmten Projekten oder Produkten zuordnen möchten:

Gemeinkostensatz = Gesamte monatliche Gemeinkosten / Gesamte Einzelarbeitsstunden

Beispiel: Ihre monatlichen Gemeinkosten betragen 15.000 € und Ihr Team hat 600 abrechenbare Stunden gearbeitet.

15.000 € ÷ 600 = 25 € pro Arbeitsstunde

Wenn ein Projekt 20 Stunden in Anspruch nimmt, würden Sie diesem Projekt 500 € an Gemeinkosten zurechnen.

Gemeinkostensatz auf Basis der Einzelpersonalkosten

Diese Methode vergleicht die Gemeinkosten mit den Ausgaben für die Personen, die die umsatzgenerierende Arbeit leisten:

Gemeinkostensatz = (Gesamtgemeinkosten / Gesamteinzelpersonalkosten) × 100

Beispiel: Ihre Gemeinkosten belaufen sich auf 12.000 $pro Monat und Ihre Einzelpersonalkosten auf 30.000$.

12.000 $÷ 30.000$ × 100 = 40 % Gemeinkostensatz

Für jeden Dollar, den Sie für direkte Arbeit ausgeben, geben Sie 40 Cent für Gemeinkosten aus.

Gemeinkosten pro Einheit

Für produktbasierte Unternehmen hilft die Kenntnis der in jeder Einheit enthaltenen Gemeinkosten bei der Preisgestaltung:

Gemeinkosten pro Einheit = Gesamtgemeinkosten / Produzierte Einheiten insgesamt

Beispiel: Jährliche Gemeinkosten von 60.000 $ bei 12.000 produzierten Einheiten.

60.000 $÷ 12.000 = **5$ Gemeinkosten pro Einheit**

Was ist ein guter Gemeinkostensatz?

Es gibt keine universelle Antwort, aber hier sind einige Richtwerte:

• Unter 25 % gilt für die meisten kleinen Unternehmen im Allgemeinen als effizient.
• 25–35 % ist typisch und beherrschbar.
• Über 35 % signalisiert, dass die Gemeinkosten Ihre Margen auffressen könnten und Aufmerksamkeit erfordern.

Die Branche spielt eine erhebliche Rolle. Ein Beratungsunternehmen mit minimaler physischer Infrastruktur könnte mit 15 % Gemeinkosten arbeiten, während ein Produktionsunternehmen mit Fabrikflächen und Ausrüstung natürlicherweise eher bei 30–40 % liegen könnte.

Der nützlichste Vergleich ist die Verfolgung Ihres eigenen Gemeinkostensatzes im Zeitverlauf. Wenn er nach oben tendiert, ohne dass der Umsatz entsprechend steigt, ist das ein Warnsignal.

Unterschied zwischen Gemeinkosten und Betriebsausgaben

Oft werden Gemeinkosten mit Betriebsausgaben verwechselt, aber es handelt sich nicht um dasselbe.

Betriebsausgaben umfassen alles, was der Betrieb Ihres Unternehmens kostet – sowohl direkte Kosten (wie Rohstoffe und Fertigungslöhne) als auch indirekte Kosten (Gemeinkosten).

Gemeinkosten sind eine Teilmenge der Betriebsausgaben. Sie umfassen nur die indirekten Kosten, die nicht an bestimmte Produkte oder Dienstleistungen gebunden sind.

In Formeln ausgedrückt:

Betriebsausgaben = Einzelkosten + Gemeinkosten

Den Unterschied zu verstehen ist wichtig, da Ihr Gemeinkostensatz Ihnen Auskunft über die Effizienz Ihrer Unternehmensinfrastruktur gibt, während Ihre gesamten Betriebsausgaben Aufschluss über die Gesamtkosten der Geschäftstätigkeit geben.

8 Strategien zur Reduzierung der Gemeinkosten

Gemeinkosten zu senken bedeutet nicht, an der falschen Stelle zu sparen. Das Ziel ist es, Verschwendung zu eliminieren und gleichzeitig die Qualität Ihrer Abläufe beizubehalten (oder sogar zu verbessern).

1. Jede Ausgabe prüfen

Drucken Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung der letzten 12 Monate aus und gehen Sie sie Zeile für Zeile durch. Sie werden mit Sicherheit Abonnements finden, die Sie vergessen haben, Dienstleistungen, für die Sie zu viel bezahlen, oder Ausgaben, die keinen Sinn mehr ergeben. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie für Software-Tools bezahlen, deren Funktionen sich überschneiden, oder für Dienste, aus denen sie herausgewachsen sind.

2. Verträge mit Lieferanten neu verhandeln

Wenn Sie seit Jahren bei denselben Lieferanten, Vermietern oder Dienstleistern sind, fragen Sie nach besseren Konditionen. Anbieter gewähren Ihnen lieber einen Rabatt, als Ihr Geschäft ganz zu verlieren. Holen Sie Konkurrenzangebote ein und nutzen Sie diese als Druckmittel in Verhandlungen.

3. Remote- oder Hybrid-Arbeit einführen

Die Büromiete ist oft der größte Posten bei den Gemeinkosten. Wenn Ihr Team aus der Ferne arbeiten kann – auch nur zeitweise –, können Sie Ihre Räumlichkeiten verkleinern oder ganz darauf verzichten. Unternehmen, die auf Hybridmodelle umgestellt haben, berichten von Kostensenkungen bei den Einrichtungen um 20–30 %.

4. Administrative Aufgaben automatisieren

Manuelle Buchhaltung, Rechnungsstellung, Lohnabrechnung und Datenerfassung verbrauchen Stunden, die direkt in Gemeinkosten einfließen. Automatisierungstools können diese Aufgaben schneller und mit weniger Fehlern erledigen. KI-gestützte Tools machen dies noch zugänglicher, wobei Unternehmen durch Automatisierung Reduzierungen der administrativen Gemeinkosten um 20–50 % vermelden.

5. Den Software-Stack überprüfen

Technologische Aufblähung ist ein wachsendes Problem für kleine Unternehmen. Überprüfen Sie jedes Abonnement und fragen Sie sich: Nutzen wir das aktiv? Könnte ein einziges Tool mehrere Abonnements ersetzen? Gibt es einen günstigeren Tarif, der unsere Anforderungen erfüllt? Selbst 50 $pro Monat für unnötige Abonnements summieren sich auf 600$ pro Jahr.

6. Nachhaltigkeit zahlt sich aus

Energieeffiziente Beleuchtung, intelligente Thermostate und papierlose Arbeitsläufe senken die Nebenkosten und schonen gleichzeitig die Umwelt. Einige Energieversorgungsunternehmen bieten kostenlose Energieberatungen an, mit denen sich schnell Einsparungen identifizieren lassen.

7. Freelancer und Auftragnehmer strategisch einsetzen

Anstatt Vollzeitmitarbeiter für spezialisierte Aufgaben einzustellen, sollten Sie den Aufbau eines gemischten Teams in Betracht ziehen. Freelancer und Auftragnehmer verursachen keine Gemeinkosten für Sozialleistungen, Büroräume und Ausrüstung. Dies ist besonders effektiv bei saisonaler Arbeitsbelastung oder für spezielle Fähigkeiten, die Sie nur gelegentlich benötigen.

8. Gemeinkosten monatlich erfassen

Man kann nicht reduzieren, was man nicht misst. Machen Sie die Erfassung der Gemeinkosten zu einer monatlichen Gewohnheit. Vergleichen Sie Ihren Gemeinkostensatz von Monat zu Monat und untersuchen Sie alle Steigerungen. Kleine Änderungen summieren sich – eine Reduzierung des Gemeinkostensatzes um 2 % kann sich in jährlichen Einsparungen von Tausenden von Dollar niederschlagen.

Gemeinkosten und Steuern: Verschenken Sie keine Abzüge

Viele Gemeinkosten gelten als steuerlich absetzbar, was deren tatsächliche Kosten für Ihr Unternehmen effektiv senkt. Zu den üblichen abzugsfähigen Gemeinkosten gehören:

• Miet- und Leasingzahlungen
• Betriebliche Versicherungsprämien
• Bürobedarf und Ausstattung
• Nebenkosten
• Professionelle Dienstleistungen (Buchhaltung, Recht)
• Software-Abonnements
• Geschäftliche Fahrzeugkosten

Detaillierte und organisierte Aufzeichnungen über Ihre Gemeinkosten stellen sicher, dass Sie jeden Abzug geltend machen, der Ihnen zusteht. Hier macht sich eine gute Buchhaltung bezahlt – und zwar buchstäblich.

Vereinfachen Sie die Verfolgung Ihrer Gemeinkosten

Das Verständnis und die Verwaltung Ihrer Gemeinkosten sind entscheidend für den Aufbau eines profitablen Unternehmens. Doch die Verfolgung jeder einzelnen Ausgabe über mehrere Kategorien hinweg kann überwältigend werden – besonders wenn Ihr Unternehmen wächst.

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