Costos indirectes: Què són, com calcular-los i reduir-los
Tota empresa té despeses que mantenen l'activitat en funcionament però que no produeixen directament un producte ni serveixen a un client. Aquestes són les vostres despeses generals (overhead) i, si no les controleu acuradament, poden erosionar silenciosament els vostres beneficis.
Entendre les despeses generals és essencial per fixar correctament els preus dels productes, establir pressupostos reals i identificar on esteu gastant més del que caldria. En aquesta guia, analitzarem què són les despeses generals, els diferents tipus, com calcular la vostra taxa de despeses generals i estratègies pràctiques per reduir aquests costos.
Què són les despeses generals?
Les despeses generals són les despeses corrents necessàries per al funcionament d'un negoci que no estan directament vinculades a la producció d'un producte o a la prestació d'un servei específic. Penseu-hi com el cost de mantenir el negoci a flota: el lloguer, els subministraments, les assegurances, el material d'oficina i els salaris administratius entren en aquesta categoria.
La distinció clau és entre costos directes i costos indirectes:
- Costos directes estan vinculats a un producte o servei específic. Les matèries primeres, la mà d'obra de producció i els costos d'enviament d'una comanda concreta són costos directes.
- Costos indirectes (despeses generals) donen suport a l'empresa en el seu conjunt. El lloguer de la vostra oficina no canvia tant si produïu 100 unitats com 1.000.
Per exemple, la farina i el sucre d'una fleca són costos directes: van directament al producte. Però el lloguer de la fleca, l'electricitat que alimenta els forns fora de l'horari comercial i el sou del comptable són despeses generals.
Tipus de despeses generals
No totes les despeses generals es comporten de la mateixa manera. Entendre les tres categories us ajuda a fer previsions més precises i a identificar on teniu flexibilitat per retallar.
Despeses generals fixes
Les despeses generals fixes es mantenen constants independentment del volum de negoci que tingueu. Haureu de pagar aquests imports tant si teniu un mes rècord com si és fluix.
Exemples comuns inclouen:
- Pagaments de lloguer o hipoteca
- Primes d'assegurances d'empresa
- Personal administratiu assalariat
- Pagaments de préstecs
- Impostos sobre la propietat
- Quotes d'allotjament web i dominis
Les despeses generals fixes aporten estabilitat al pressupost perquè són previsibles. L'inconvenient és que aquests costos no disminueixen quan baixen els ingressos.
Despeses generals variables
Les despeses generals variables fluctuen segons el nivell d'activitat comercial. Quan produïu més o ateneu més clients, aquests costos pugen; quan les coses s'alenteixen, disminueixen.
Exemples inclouen:
- Subministraments (electricitat, aigua, gas)
- Material d'oficina i consumibles
- Materials d'enviament i embalatge
- Manteniment i reparació d'equips
- Personal estacional o temporal
- Comissions de vendes
Les despeses generals variables us donen més flexibilitat perquè s'ajusten naturalment al vostre volum de negoci.
Despeses generals semivariables
Les despeses generals semivariables tenen tant components fixos com variables. Pagueu un import base independentment de l'activitat, més costos addicionals que escalen amb l'ús.
Exemples inclouen:
- Plans de telèfon i internet amb tarifes base més càrrecs per excés
- Costos de vehicles (quota de lloguer fix més combustible i manteniment variable)
- Compensació dels empleats amb sou base més bons per rendiment
- Lloguer d'equips amb recàrrecs basats en l'ús
Els costos semivariables poden ser difícils de pressupostar perquè són parcialment previsibles i parcialment dependents de les condicions del negoci.
Categories habituals de despeses generals
Més enllà de la classificació fix/variable, les despeses generals sovint s'agrupen per funció empresarial:
Despeses d'administració — Comptabilitat, serveis de nòmines, costos de RRHH, despeses legals, subscripcions a programari de comptabilitat i gestió d'oficina.
Despeses de vendes — Campanyes de màrqueting, inversió en publicitat, programari CRM, assistència a fires comercials i materials promocionals.
Despeses de recerca — Honoraris de consultoria, prototipat de productes, investigació de mercat i serveis de proves.
Despeses de transport — Viatges d'empleats, manteniment de la flota, assistència a conferències i reemborsaments per desplaçaments.
Despeses de fabricació — Lloguer d'instal·lacions, amortització d'equips, control de qualitat i manteniment de la fàbrica (són costos de producció indirectes, no les matèries primeres en si mateixes).
Com calcular la vostra taxa de despeses generals
La vostra taxa de despeses generals us indica quant esteu gastant en despeses generals en relació amb els vostres ingressos o costos directes. És una de les xifres més importants per a les decisions de fixació de preus i l'anàlisi de rendibilitat.
Taxa de despeses generals basada en els ingressos
Aquest és el mètode més senzill i més utilitzat:
Taxa de despeses generals = (Total despeses generals mensuals / Total ingressos mensuals) × 100
Exemple: Les vostres despeses generals sumen 8.000 .
8.000 ÷ 40.000 × 100 = 20 % de taxa de despeses generals
Això vol dir que per cada dòlar que guanyeu, 20 cèntims es destinen a despeses generals.
Taxa de despeses generals basada en les hores de mà d'obra directa
Aquest mètode és útil per a empreses de serveis i fabricants que volen assignar despeses generals a projectes o productes específics:
Taxa de despeses generals = Total despeses generals mensuals / Total hores de mà d'obra directa
Exemple: Les vostres despeses generals mensuals són de 15.000 $ i el vostre equip ha treballat 600 hores facturables.
15.000 ÷ 600 = 25 $ per hora de mà d'obra
Si un projecte triga 20 hores, li assignaríeu 500 $ en despeses generals.
Taxa de despeses generals basada en els costos de mà d'obra directa
Aquest mètode compara les despeses generals amb el que gasteu en les persones que fan la feina que genera els ingressos:
Taxa de despeses generals = (Total de despeses generals / Total de costos de mà d'obra directa) × 100
Exemple: Les vostres despeses generals són de 12.000 .
12.000 × 100 = 40% de taxa de despeses generals
Per cada dòlar gastat en mà d'obra directa, esteu gastant 40 cèntims en despeses generals.
Cost de despeses generals per unitat
Per als negocis basats en productes, conèixer el cost de les despeses generals integrat en cada unitat ajuda a fixar els preus:
Despeses generals per unitat = Total de despeses generals / Total d'unitats produïdes
Exemple: Despeses generals anuals de 60.000 $ amb 12.000 unitats produïdes.
60.000 de despeses generals per unitat**
Què és una bona taxa de despeses generals?
No hi ha una resposta universal, però aquí teniu algunes referències:
- Menys del 25% es considera generalment eficient per a la majoria de petites empreses
- 25–35% és típic i gestionable
- Més del 35% indica que les despeses generals podrien estar reduint els vostres marges i mereixen atenció
El sector importa significativament. Una empresa de consultoria amb una infraestructura física mínima podria funcionar amb un 15% de despeses generals, mentre que un negoci de fabricació amb espai de fàbrica i equipament podria estar naturalment més a prop del 30–40%.
La comparació més útil és fer un seguiment de la vostra pròpia taxa de despeses generals al llarg del temps. Si tendeix a l'alça sense un augment corresponent dels ingressos, és un senyal d'alerta.
En què es diferencien les despeses generals de les despeses d'explotació
Sovint la gent confon les despeses generals amb les despeses d'explotació, però no són la mateixa cosa.
Les despeses d'explotació inclouen tot el que costa fer funcionar el vostre negoci: tant els costos directes (com les matèries primeres i la mà d'obra de producció) com els costos indirectes (despeses generals).
Les despeses generals són un subconjunt de les despeses d'explotació. Inclouen només els costos indirectes que no estan vinculats a productes o serveis específics.
En termes de fórmula:
Despeses d'explotació = Costos directes + Despeses generals
Entendre la diferència és important perquè la vostra taxa de despeses generals us indica l'eficiència de la infraestructura del vostre negoci, mentre que les vostres despeses d'explotació totals us indiquen el cost global de fer negocis.
8 estratègies per reduir els costos de les despeses generals
Retallar les despeses generals no significa escatimar en qualitat. L'objectiu és eliminar el malbaratament mantenint (o fins i tot millorant) la qualitat de les vostres operacions.
1. Auditeu cada despesa
Imprimiu el vostre compte de pèrdues i guanys dels darrers 12 mesos i reviseu-lo línia per línia. Gairebé segur que trobareu subscripcions que havíeu oblidat, serveis pels quals esteu pagant massa o despeses que ja no tenen sentit. Moltes empreses descobreixen que paguen per eines de programari amb funcionalitats duplicades o serveis que s'han quedat obsolets.
2. Renegocieu els contractes amb proveïdors
Si heu estat amb els mateixos proveïdors, propietaris o prestadors de serveis durant anys, pregunteu per millors tarifes. Els proveïdors prefereixen fer-vos un descompte que perdre el vostre negoci del tot. Obtingueu pressupostos de la competència i utilitzeu-los com a palanca en les negociacions.
3. Adopteu el treball remot o híbrid
El lloguer de l'oficina és sovint la partida més gran de les despeses generals. Si el vostre equip pot treballar a distància —encara que sigui part del temps— podeu reduir l'espai o eliminar-lo completament. Les empreses que han passat a models híbrids han informat de reduccions del 20–30% en els costos relacionats amb les instal·lacions.
4. Automatitzeu les tasques administratives
La comptabilitat manual, la facturació, el processament de les nòmines i l'entrada de dades consumeixen hores que es tradueixen directament en costos de despeses generals. Les eines d'automatització poden gestionar aquestes tasques més ràpidament i amb menys errors. Les eines basades en IA estan fent que això sigui encara més accessible, amb empreses que informen de reduccions del 20–50% en les despeses administratives mitjançant l'automatització.
5. Reviseu el vostre conjunt de programari
L'excés de tecnologia és un problema creixent per a les petites empreses. Auditeu cada subscripció i pregunteu: fem servir això activament? Podria una única eina substituir diverses subscripcions? Hi ha un pla de nivell inferior que s'ajusti a les nostres necessitats? Fins i tot 50 a l'any.
6. Sigueu ecològics per estalviar diners
La il·luminació eficient energèticament, els termòstats intel·ligents i els fluxos de treball sense paper redueixen els costos dels serveis públics alhora que són millors per al medi ambient. Algunes companyies de serveis ofereixen auditories energètiques gratuïtes que poden identificar estalvis ràpids.
7. Utilitzeu autònoms i contractistes de manera estratègica
En lloc de contractar empleats a temps complet per a tasques especialitzades, considereu crear un equip mixt. Els autònoms i els contractistes no comporten les despeses generals de beneficis socials, espai d'oficina i equipament. Això és especialment efectiu per a càrregues de treball estacionals o habilitats especialitzades que només necessiteu ocasionalment.
8. Feu un seguiment mensual de les despeses generals
No podeu reduir el que no mesureu. Convertiu el seguiment de les despeses generals en un hàbit mensual. Compareu la vostra taxa de despeses generals mes a mes i investigueu qualsevol augment. Els petits canvis s'acumulen: una reducció del 2% en la taxa de despeses generals es pot traduir en milers de dòlars d'estalvi anual.
Despeses generals i impostos: no deixeu passar les deduccions
Moltes despeses generals es poden considerar deduccions fiscals, cosa que redueix efectivament el seu cost real per al vostre negoci. Les despeses generals deduïbles habituals inclouen:
- Pagaments de lloguer i arrendament
- Primes d'assegurança empresarial
- Subministraments i equipament d'oficina
- Serveis públics (llum, aigua, gas)
- Serveis professionals (comptabilitat, legal)
- Subscripcions de programari
- Despeses de vehicles d'empresa
Mantenir registres detallats i organitzats de les vostres despeses generals us assegura que reclamareu cada deducció a la qual teniu dret. Aquí és on una bona comptabilitat es paga per si sola, literalment.
Simplifiqueu el seguiment de les despeses generals
Entendre i gestionar les despeses generals és fonamental per construir un negoci rendible. Però fer el seguiment de cada despesa en múltiples categories pot arribar a ser aclaparador, especialment a mesura que el vostre negoci creix.
Beancount.io fa que el seguiment financer sigui transparent i sense complicacions mitjançant la comptabilitat en text pla. Cada transacció és llegible, està controlada per versions i està preparada per a l'anàlisi, sense formats propietaris ni caixes negres. Comenceu de franc i preneu el control de les vostres despeses generals amb un sistema que creix amb el vostre negoci.
