El teu paquet de renovació arriba en unes setmanes, el teu corredor vol decisions a l'octubre, i els números han canviat aquest any més que en una dècada. El llindar d'assequibilitat de la Llei d'Assistència Sanitària Assequible (ACA) acaba de pujar al seu nivell més alt de la història, tots els límits de HSA i FSA s'han mogut, i com a mínim cinc avisos federals han d'arribar a mans dels empleats en calendaris específics — un d'ells abans del 15 d'octubre. Si patrocines un pla de salut col·lectiu, aquest és l'any de gestionar la inscripció oberta com un projecte de compliment normatiu, no com un ritual de paperassa.
Aquesta llista de verificació repassa què ha canviat per als anys de pla que comencen l'1 de gener de 2026, quins avisos has de distribuir i quan, i el calendari de renovació que manté una petita empresa fora de problemes.
Què ha canviat per al disseny del pla 2026
Abans de tocar els materials d'inscripció, confirma que el teu pla reflecteix els nous límits ajustats per la inflació. Equivocar-te en això significa deduccions de nòmina, contribucions a HSA o càlculs d'assequibilitat basats en els números de l'any passat.
L'assequibilitat de l'ACA arriba a un rècord del 9,96%
Si ets un gran empleador aplicable (ALE) — generalment 50 o més empleats a temps complet, incloent-hi equivalents a temps complet, l'any natural anterior — has d'oferir cobertura assequible i de valor mínim als empleats a temps complet i als seus dependents o afrontar possibles penalitzacions. La cobertura compta com a assequible quan la contribució requerida de l'empleat per al pla de valor mínim d'auto-cobertura de cost més baix no supera el 9,5 per cent de la renda familiar, ajustat cada any per la inflació.
Per als anys de pla que comencen el 2026, l'IRS va fixar aquest percentatge en el 9,96 per cent, una pujada acusada respecte al 9,02 per cent de 2025 i el més alt que ha estat mai. A la pràctica, això dona més marge als ALE: és possible que puguis demanar als empleats que contribueixin més a les primes el 2026 i encara superar la prova d'assequibilitat. Com que poques vegades coneixes la renda familiar real d'un empleat, l'IRS ofereix tres ports segurs — els salaris del Formulari W-2, la tarifa salarial i el llindar federal de pobresa — per provar l'assequibilitat amb dades que realment tens.
Els màxims de despeses de butxaca pugen — i el límit integrat encara s'aplica
Per al 2026, l'ACA limita el cost compartit total de l'inscrit per a beneficis de salut essencials a 10.600 $ per a cobertura d'auto-cobertura i 21.200 $ per a cobertura familiar. El límit d'auto-cobertura s'aplica a cada individu cobert, fins i tot algú inscrit en un pla familiar — així que si el teu màxim de despeses de butxaca familiar supera els 10.600 $, el pla ha d'integrar un límit individual de no més de 10.600 $ dins del tram familiar.
Els plans de salut de deduïble alt que preserven l'elegibilitat per a HSA afronten límits més estrictes: 8.500 $ d'auto-cobertura i 17.000 $ familiars per al 2026.
Els límits de HSA, HDHP i FSA de salut augmenten tots
Les xifres de 2026, confirmades en la guia de l'IRS:
- Contribucions a HSA: 4.400 $ d'auto-cobertura (100 $ més) i 8.750 $ familiars (200 $ més). La contribució addicional de 1.000 $ per als titulars de comptes de 55 anys o més està fixada per llei i no canvia.
- Deduïbles mínims de HDHP: 1.700 $ d'auto-cobertura i 3.400 $ familiars.
- Reduccions salarials de FSA de salut: 3.400 $, per sobre dels 3.300 $. El teu pla pot establir un límit inferior però no pot superar aquest.
La telesalut sota HDHP és permanentment segura per a les HSA
Una regla de l'època de la pandèmia que permetia als plans de deduïble alt cobrir la telesalut abans del deduïble sense matar l'elegibilitat per a HSA va expirar, però després va rebre un rescat permanent: la One Big Beautiful Bill Act ara permet als HDHP eximir el deduïble per a la telesalut i altres atencions remotes indefinidament, començant amb els anys de pla que comencen el 2025. L'alleujament és opcional — encara pots gestionar la telesalut a través del deduïble — però si el teu pla l'adopta, informa els participants mitjançant una Descripció Resumida del Pla (SPD) actualitzada o un Resum de Modificacions Materials (SMM).
Límit de HRA de benefici exceptuat: 2.200 $
Els empleadors de qualsevol mida poden oferir una HRA de benefici exceptuat (EBHRA) per reemborsar costos mèdics de butxaca juntament amb una oferta de pla tradicional. L'import màxim nou disponible puja a 2.200 $ per als anys de pla 2026.
Dues revisions de disseny que les petites empreses es salten
Primer, l'atenció preventiva: els plans no-grandfathered han de cobrir els serveis preventius recentment recomanats sense cost compartit a partir de l'any de pla que comença en o després del primer aniversari de la recomanació. Per al 2026 això inclou una cobertura ampliada de primera dòlar lligada a les imatges de seguiment de mamografia i als serveis de navegació de pacients per al cribratge de càncer de mama i de coll uterí. Confirma amb la teva asseguradora o administrador extern que el pla reflecteix les recomanacions actuals.
Segon, recàrrecs per tabac i recompenses de benestar: les regles de no-discriminació de HIPAA requereixen que els programes de benestar condicionats per la salut ofereixin un estàndard alternatiu raonable i el divulguin en tots els documents que descriuen el recàrrec o la recompensa. Els recàrrecs de prima per tabac han atret una onada d'escrutini de demandes col·lectives, així que si cobres més als fumadors, verifica que el llenguatge de l'estàndard alternatiu estigui realment en els teus materials abans que s'obri la inscripció.
Els avisos que has de distribuir (i quan)
La inscripció oberta és el moment natural per agrupar les divulgacions anuals. Algunes han de sortir a la inscripció; altres són avisos anuals que pots incloure per comoditat. Agrupa'ls i envies una vegada en comptes de quatre.
Resum de Beneficis i Cobertura (SBC)
Cada sol·licitant i inscrit rep un SBC a la inscripció o renovació, utilitzant la plantilla federal. Per als plans assegurats, l'asseguradora normalment el prepara i tu el distribueixes; per als plans autofinançats, l'administrador del pla s'encarrega de totes dues feines. Verifica que l'SBC coincideixi amb el pla que realment ofereixes — els canvis de beneficis que mai van arribar a l'SBC són una troballa clàssica d'auditoria.
Avís de cobertura acreditable de Medicare Part D — venç abans del 15 d'octubre
Si el teu pla inclou cobertura de medicaments amb recepta, has de dir als participants elegibles per a Medicare cada any si aquesta cobertura és acreditable — com a mínim tan bona com el Medicare Part D estàndard. No hi ha penalització per oferir cobertura no acreditable, però les persones que es salten la Part D mentre estan cobertes per un pla no acreditable poden deure primes de Part D permanentment més altes més endavant, així que necessiten els fets.
L'avís s'envia a la inscripció, quan canvia l'estatus acreditable, a petició, i cada any abans del 15 d'octubre, quan comença el període electoral anual de Medicare. Els avisos model en anglès i espanyol estan disponibles als Centers for Medicare and Medicaid Services. La majoria d'empleadors fiquen aquest avís al paquet d'inscripció oberta; els reguladors ho tracten com a cobertura dels 12 mesos següents sempre que la cobertura de medicaments no canviï materialment.
Avís anual d'assistència de primes CHIP
Si algun empleat viu en un estat que subvenciona la cobertura de l'empleador per a nens i famílies de baixos ingressos a través de Medicaid o CHIP, has d'enviar a aquests empleats l'avís anual d'assistència de primes. El Departament de Treball actualitza el seu avís model regularment — agafa la versió actual en comptes de reutilitzar el fitxer de l'any passat.
Avís WHCRA — a la inscripció i anualment
Els plans que cobreixen mastectomies han de divulgar els drets dels participants a beneficis relacionats amb la reconstrucció sota la Women's Health and Cancer Rights Act quan s'inscriuen i una vegada a l'any després. La inscripció oberta és el moment anual estàndard.
Avís de privacitat HIPAA — comprova el rellotge de tres anys
Els plans de salut han de donar als nous inscrits un Avís de Pràctiques de Privacitat a la inscripció i, com a mínim una vegada cada tres anys, redistribuir-lo o notificar els participants que està disponible i com obtenir una còpia. Els patrocinadors de plans totalment assegurats que no gestionen informació de salut protegida per a l'administració del pla generalment deixen aquest deure a l'asseguradora — però si el teu equip toca PHI més enllà de la inscripció i les dades resum, l'obligació és teva. Si no estàs segur de quan vas enviar-ne un per última vegada, aquesta temporada d'inscripció és el moment.
Avisos d'inscripció especial i protecció de pacients de HIPAA
Els empleats elegibles han de conèixer els seus drets d'inscripció especial de HIPAA en o abans de la inscripció — normalment a través de l'SPD o el resum de beneficis de l'asseguradora. Si el teu pla requereix que els participants designin un metge d'atenció primària, també has de distribuir l'avís de proteccions de pacients de l'ACA (elecció gratuïta de metge de capçalera, accés directe a l'obstetra-ginecòleg) sempre que surti l'SPD o la descripció de beneficis.
Avís inicial COBRA i l'SPD
Els plans d'empleadors amb 20 o més empleats deuen als nous participants un avís inicial COBRA dins dels 90 dies després que comenci la cobertura; pot viure dins de l'SPD. L'SPD mateix es deu als nous participants dins dels 90 dies de cobertura, s'ha d'actualitzar cada cinc anys quan es modifica (cada deu anys si mai no s'ha modificat), i qualsevol canvi de beneficis de 2026 pertany a un SPD o SMM actualitzat. No gestionis la inscripció oberta amb un SPD obsolet i prometis actualitzar-lo després.
Avís ICHRA — 90 dies abans de l'any de pla
Reemborses els empleats per la cobertura del mercat individual a través d'una HRA de cobertura individual? Els participants elegibles necessiten l'avís ICHRA — incloent com l'acord interactua amb els crèdits fiscals de primes — com a mínim 90 dies abans de cada any de pla. Per als plans d'any natural això significa el 2 d'octubre com a màxim. Els materials d'inscripció oberta poden portar-lo només si surten a temps.
Avisos de programes de benestar
Els programes de benestar condicionats per la salut necessiten la divulgació de l'estàndard alternatiu de HIPAA en tots els materials del programa, i els programes que recullen informació de salut o requereixen exàmens mèdics necessiten un avís ADA que expliqui què es recull, qui ho veu i com es manté confidencial. Lliura tots dos abans que els empleats entreguin dades de salut o es facin cribratges.
El calendari de renovació per començar ara
Treballant enrere des d'un any de pla que comença l'1 de gener, aquí tens un calendari realista per a un equip petit sense personal dedicat a beneficis:
- Mitjans de setembre (ara): Confirma els límits de 2026 amb el teu corredor o asseguradora — percentatge d'assequibilitat, màxims de despeses de butxaca, límits de HSA i FSA, import EBHRA. Decideix si el teu HDHP eximeix el deduïble per a la telesalut. Agafa els avisos model actuals (CHIP, Part D, COBRA, WHCRA, ICHRA) en comptes de reciclar fitxers.
- El 2 d'octubre com a màxim: Lliura l'avís ICHRA si n'ofereixes un — la regla dels 90 dies per als plans d'any natural.
- Abans del 15 d'octubre: Distribueix els avisos de cobertura acreditable de Medicare Part D a tots els participants elegibles per a Medicare.
- Octubre–novembre: Celebra la inscripció oberta. Inclou l'SBC per a cada opció de pla, l'avís CHIP, l'avís WHCRA, el llenguatge d'inscripció especial i protecció de pacients de HIPAA, i els avisos de benestar. Confirma que l'SPD o un SMM reflecteix cada canvi de disseny de 2026.
- Desembre: Bloqueja la nòmina per al gener — noves divisions de primes, eleccions de FSA limitades a 3.400 $, eleccions de HSA als límits de 2026. Programa al calendari el termini d'esmena del pla de jubilació a continuació.
- El 31 de desembre de 2026 com a màxim: Adopta esmenes escrites que posin els plans de jubilació qualificats en compliment amb la CARES Act, SECURE 1.0 i SECURE 2.0. La majoria de plans d'any natural afronten aquest termini ferm sota la guia de l'IRS, i la temporada d'inscripció oberta és el moment adequat per confirmar amb el teu registrador que la paperassa està en cua — no per descobrir al desembre que ningú no l'ha redactat.
Un element més de final d'any per al calendari financer: els patrocinadors de plans autofinançats haurien de confirmar que l'anàlisi comparativa de paritat de salut mental per als límits de tractament no quantitatius està al dia per al 2026. La regla final de 2024 que enduria aquestes anàlisis està en suspensió d'aplicació, però el deure estatutari subjacent de mantenir-ne una no ho està — demana al teu assegurador o TPA una confirmació per escrit.
Fes el seguiment dels diners darrere dels beneficis
El compliment normatiu de beneficis és meitat paperassa i meitat matemàtiques de nòmina. Els ports segurs d'assequibilitat es basen en els salaris del W-2 o les tarifes salarials, els límits de FSA i HSA condicionen les deduccions abans d'impostos, els recàrrecs per tabac canvien les primes per nòmina, i els reemborsaments ICHRA necessiten una justificació clara. Quan aquestes xifres viuen en fulls de càlcul dispersos, l'execució de la nòmina de gener es converteix en un projecte d'arqueologia — i una deducció abans d'impostos mal codificada pot infringir silenciosament un límit que acabes de comunicar als empleats.
Mantenir les deduccions de beneficis, les contribucions de l'empleador i els comptes de reemborsament en un llibre transparent fa que les decisions d'inscripció oberta siguin auditables mesos després. Si vols aquest registre en text pla que controlis completament — amb control de versions, cercable i a punt per al teu comptable o auditor — Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla construïda exactament per a això. Aprèn la mecànica a la documentació o explora quadres de comandament i informes a Fava.
Mantén la teva comptabilitat de beneficis a punt per a l'auditoria
A mesura que finalitzes les eleccions de 2026, els límits de contribució i els paquets d'avisos, mantenir registres financers clars és el que converteix una inscripció oberta compliant en una de defensable. Beancount.io proporciona comptabilitat en text pla que et dona transparència i control complets sobre les teves dades financeres — sense caixes negres, sense dependència de proveïdor. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances estan canviant a la comptabilitat en text pla.
