Dónes al teu nou empleat un telèfon de l'empresa, o li reemborses 85 dòlars al mes cap al pla personal que ja té. De qualsevol manera, algú fa servir aquest telèfon per trucar a clients — i per enviar missatges a amics, consultar mapes i escoltar música durant el trajecte. Aquí teniu la pregunta que determina silenciosament si part d'aquests diners apareix com a salari tributable en un W-2: el telèfon es va proporcionar principalment per motius de negoci no compensatoris?
Si aquesta frase sona com a lletra morta del codi fiscal, també és la frontissa sobre la qual gira tot. Encerten-la i tot l'acord — tant l'ús de negoci com el personal — pot ser lliure d'impostos sense registres de trucades. Equivoqueu-la i el vostre "estipendi de telèfon" és només salari amb un nom més amable, subjecte a retenció d'impost sobre la renda, Seguretat Social, Medicare i impost d'atur. Els reemborsaments d'internet a casa es regeixen per regles encara més estrictes. Aquesta guia repassa el marc de l'IRS, les tres maneres com les petites empreses proporcionen habitualment telèfons, on difereix internet i la documentació que ho manté tot lliure d'impostos.
Antecedents: Per Què els Telèfons Solien Ser un Malson de Registre
Abans de 2010, els telèfons mòbils eren "propietat llistada" segons la Secció 280F del codi fiscal — la mateixa categoria que els cotxes de passatgers i els ordinadors que solien ocupar. La propietat llistada comportava una presumpció desagradable: l'ús personal era tributable tret que l'empleat demostrés l'ús de negoci amb registres adequats. En teoria, cada empleat amb un telèfon de l'empresa havia de portar un registre separant les trucades de negoci de les personals, i la part personal era salari.
Ningú feia això, evidentment. El Congrés finalment va admetre la realitat amb la Llei de Llocs de Treball per a Petites Empreses de 2010, que va eliminar els telèfons mòbils de la definició de propietat llistada per als anys fiscals que comencen després del 31 de desembre de 2009. L'IRS va seguir amb la Nota 2011-72, la guia que encara controla avui:
- L'ús de negoci d'un telèfon mòbil proporcionat per l'empresa és una prestació accessòria de condició de treball, excloïble de la renda de l'empleat — la mateixa categoria que un ordinador portàtil de l'empresa que l'empleat necessita per fer la feina.
- L'ús personal d'aquest mateix telèfon és una prestació accessòria de minimis, també excloïble.
- No es requereix cap registre. L'IRS diu explícitament que no exigirà registres d'ús de negoci versus personal per concedir aquest tractament.
Aquest alleujament és generós, però està condicionat. Tot depèn que el telèfon es proporcioni principalment per motius de negoci no compensatoris. Si no supereu aquesta prova, torneu a estar en territori tributable.
La Frase Màgica: "Principalment per Motius de Negoci No Compensatoris"
L'IRS considera que aquesta prova es compleix quan hi ha motius de negoci substancials per al telèfon que van més enllà de pagar l'empleat. Els exemples clàssics de la guia inclouen:
- L'empresa necessita que l'empleat estigui disponible en tot moment per a emergències relacionades amb la feina.
- L'empleat necessita parlar amb clients quan és fora de l'oficina.
- L'empleat necessita ser localitzable mentre viatja, en llocs de treball o lluny d'un telèfon fix.
I la guia també és clara sobre què suspèn la prova. Un telèfon no es proporciona principalment per motius no compensatoris quan es dóna per promoure la moral o la bona voluntat, per atreure un futur empleat o per proporcionar compensació addicional — o quan substitueix una part del salari que l'empleat rebria d'una altra manera.
Per a la majoria de petites empreses amb personal de camp, treballadors de guàrdia, venedors o qualsevol persona que treballi lluny d'un escriptori, la prova és fàcil de complir. La zona de perill és l'oficina on tothom ja seu al costat d'una línia fixa i el "telèfon de negoci" és realment un privilegi disfressat de llenguatge de política. Sigueu honestos sobre en quina situació us trobeu, perquè la resta del tractament fiscal en depèn.
Tres Maneres de Proporcionar Telèfons, Ordenades per Simplicitat Fiscal
1. Telèfon de propietat de l'empresa: l'opció més neta
Quan compreu el telèfon, pagueu la factura de l'operador directament i doneu el dispositiu a un empleat que realment el necessita per treballar, obteniu tot el benefici de la Nota 2011-72. L'ús de negoci és una prestació accessòria de condició de treball lliure d'impostos, l'ús personal inevitable viatja lliure d'impostos com a prestació accessòria de minimis, i ningú porta un registre de trucades. Res no apareix al W-2.
Aquest és l'acord per al qual es va escriure la guia, i és el que cal triar quan els números funcionen. Els seus únics costos reals són administratius — gestionar una flota de dispositius i plans —, cosa que explica per què les empreses molt petites sovint prefereixen l'opció dos.
2. Reemborsament d'un telèfon personal: lliure d'impostos si seguiu el memoràndum de petites empreses
La majoria de petites empreses no volen gestionar una flota de dispositius. Deixen que els empleats facin servir telèfons personals i reemborsen el cost. L'IRS va anticipar exactament això: juntament amb la Nota 2011-72, la seva divisió de Petites Empreses/Treballadors Independents va emetre una guia d'examen que indicava als auditors aplicar un enfocament similar als reemborsaments en efectiu per a telèfons de propietat personal.
Sota aquest enfocament, quan exigiu que els empleats facin servir els seus telèfons personals per treballar — i el requisit és principalment per motius de negoci no compensatoris — podeu tractar els reemborsaments dels costos raonables de cobertura de telèfon mòbil com a no tributable. Tres límits importen:
- Només raonable. Reemborsar el cost d'una cobertura sensata és correcte; reemborsar despeses inusuals o excessives no ho és. Pagar tot el pla familiar de 220 dòlars d'un empleat quan el seu ús de treball és un grapat de trucades a la setmana convida a preguntes. Una pràctica habitual defensable és reemborsar un percentatge fix de la factura, o una quantitat plana vinculada al que costa un pla bàsic amb capacitat de negoci.
- Obligatori, no opcional. La lògica del memoràndum es basa en el fet que l'empleat està obligat a fer servir un telèfon personal per a negocis. Una política escrita que indiqui qui ha de portar un telèfon i per què converteix un hàbit informal en un requisit documentat.
- No un substitut del salari. Si el "reemborsament" és realment part del paquet de compensació — els mateixos dòlars cada mes independentment de qualsevol despesa de telèfon, oferts en lloc d'un augment — els examinadors el tractaran com a salari.
3. Estipendi mensual fix sense documentació: normalment només salari
L'estipendi fix de 75 dòlars de "connectivitat" dipositat amb cada nòmina i mai conciliat amb una factura real és l'error més comú en aquesta àrea. Sense justificació — prova que l'empleat va incórrer realment en la despesa — el pagament incompleix les regles del pla responsable descrites a continuació, i l'import total és salari tributable reportable al Formulari W-2.
Això no vol dir que les quantitats planes estiguin prohibides. Un reemborsament mensual fix encara pot ser lliure d'impostos si els empleats justifiquen periòdicament la despesa subjacent (per exemple, presentant la factura de l'operador trimestralment) i l'import no supera el que realment gasten. El que no podeu fer és pagar-ho a cegues i anomenar-ho reemborsament. La forma segueix la documentació: sense rebuts, no hi ha tractament lliure d'impostos.
Internet a Casa es Regeix per Regles Més Estrictes
Aquí hi ha la trampa: els empresaris assumeixen que les generoses regles de telèfon mòbil s'estenen a internet a casa. No ho fan. La Nota 2011-72 cobreix telèfons mòbils i equips de telecomunicacions similars — no la factura de banda ampla de la casa d'un empleat.
Els reemborsaments d'internet viuen completament sota les regles del pla responsable. Això significa que només la part de negoci de la factura pot ser lliure d'impostos, i només quan l'empleat la justifica. A la pràctica:
- El reemborsament basat en rebuts de la part de negoci funciona. L'empleat presenta la factura d'internet, reemborseu un percentatge de negoci documentat i el pagament és lliure d'impostos sota un pla responsable.
- Els estipendis plans d'internet sense justificació són salari. Un "estipendi de treball a casa" mensual de 60 dòlars que ningú lliga a una factura real és compensació, sense més.
- Trieu una assignació raonable i manteniu-vos-hi. No hi ha un percentatge publicat per l'IRS. Un empleat remot a temps complet treballant des de casa podria justificar el 50 per cent; un empleat híbrid a l'oficina tres dies a la setmana en justifica menys. Documenteu el mètode — dies treballats des de casa, hores d'ús de negoci — i apliqueu-lo de manera coherent.
Un altre límit: el tractament favorable que alguns empresaris recorden per a equips de treball remot durant els anys de pandèmia no crea una exclusió general per a internet. Cada dòlar encara necessita una connexió de negoci i un rebut al darrere.
El Pla Responsable: El Vostre Escut de Tres Regles
Per a tot allò que estigui fora del port segur del telèfon de propietat de l'empresa — reemborsaments de telèfon personal, internet, costos d'oficina a casa — el pla responsable segons la Secció 62(c) és el que manté els reemborsaments fora del W-2. Té exactament tres requisits:
- Connexió de negoci. El reemborsament ha de ser per a despeses en què l'empleat va incórrer mentre realitzava serveis per a vosaltres. No podeu reemborsar costos d'una feina anterior o costos personals sense vincle laboral.
- Justificació dins d'un termini raonable. L'empleat ha de justificar l'import, la data, el lloc i el propòsit de negoci de cada despesa. Els reglaments beneeixen 60 dies després de la despesa com a raonable. Les factures de l'operador, els rebuts i un breu informe de despeses satisfan això fàcilment.
- Devolució dels excessos. Qualsevol avançament més enllà del que realment es va gastar ha de tornar dins d'un termini raonable — 120 dies és el port segur reglamentari.
Si incompliu qualsevol de les tres, el pla és no responsable: cada reemborsament sota aquest es converteix en salari tributable subjecte a retenció. Això és un penya-segat de tot o res, raó per la qual el pla escrit importa. Poseu la política per escrit, anomeneu què és reemborsable i amb quins límits, exigeixi informes de despeses amb rebuts i feu complir els terminis. El consell habitual de la Journal of Accountancy a les petites empreses és iniciar o revisar el pla abans que sorgeixin problemes en lloc de reconstruir-lo durant un examen — un consell que val la pena seguir, ja que un pla escrit la setmana que truca l'auditor no enganya ningú.
Treballadors Independents? Jugueu un Joc Diferent
Si sou un propietari únic, autònom o propietari d'una LLC d'un sol membre, els plans responsables no s'apliquen a vosaltres — no podeu reemborsar-vos a vosaltres mateixos com a empleat. En lloc d'això, deduïu el percentatge de negoci dels vostres costos de telèfon i internet directament al Schedule C com a despeses de negoci ordinàries i necessàries.
La mecànica és senzilla però depèn completament de vosaltres:
- Separeu la part de negoci. Si la vostra factura mensual de telèfon de 100 dòlars és aproximadament el 70 per cent de trucades de clients, coordinació de llocs de treball i aplicacions de negoci, 70 dòlars són deduïbles i 30 són personals. Les estimacions han de ser raonables i fonamentades — una nota contemporània sobre com heu derivat el percentatge és millor que un número inventat a l'hora dels impostos.
- Conserveu les factures subjacents. En un examen, la factura prova el total i els vostres registres proven l'assignació. Conserveu-les durant almenys tres anys des de la data de presentació.
- Internet segueix la mateixa lògica. Assigneu segons l'ús de negoci — un desenvolupador que treballa des de casa en trucades de vídeo tot el dia justifica una part molt més gran que algú que consulta el correu des de casa dues vegades per setmana.
- Una segona línia ho simplifica tot. Un número de negoci dedicat o una connexió d'internet de negoci separada converteix un exercici d'assignació en una deducció neta del 100 per cent. Per a molts propietaris, aquesta simplicitat val la pena el cost mensual addicional.
Els socis i propietaris de corporacions S amb més del 2 per cent de propietat haurien de confirmar els detalls amb el seu preparador, ja que les regles de prestacions accessòries s'apliquen de manera diferent als propietaris que als empleats de base — però el principi central es manté: documenteu la connexió de negoci i deduïu només la part de negoci.
El Vostre Estat Pot Forçar la Vostra Mà Independentment
La llei fiscal federal us diu quan un reemborsament és lliure d'impostos. La llei laboral estatal pot dir-vos que heu de reemborsar en primer lloc. La Secció 2802 del Codi Laboral de Califòrnia exigeix que els empresaris indemnitzin els treballadors per totes les despeses de negoci necessàries, i els tribunals de Califòrnia han interpretat que això significa un percentatge raonable d'una factura de telèfon mòbil personal sempre que l'empleat hagi de fer servir un telèfon personal per treballar — fins i tot en un pla il·limitat on les trucades de treball no costen res extra a l'empleat. Illinois va modelar el seu estatut de reemborsament de despeses segons el de Califòrnia, i una llista creixent d'estats, incloent el Districte de Columbia, imposen deures similars.
La conclusió pràctica: en aquests estats, "no reemborsem telèfons" no és una política; és un passiu. I Illinois permet explícitament que els empresaris compleixin el deure mitjançant una política escrita de reemborsament amb imports i procediments definits — una raó més per escriure la política. Fins i tot on no s'aplica cap estatut, una política escrita clara que indiqui qui està cobert, què és reemborsable, quina documentació es requereix i com presentar-la resoldrà el 90 per cent de les disputes abans que comencin.
Cinc Errors que Converteixen Lliure d'Impostos en Tributable
Pagar un estipendi fix que ningú justifica. L'error número u. Sense rebuts i un pla responsable, el vostre estipendi és salari. Arregleu-lo recollint factures de l'operador o de l'ISP amb un calendari i conciliant els pagaments.
Reemborsar tot el pla familiar. Quan el reemborsament supera òbviament qualsevol cost de negoci plausible, l'excés sembla compensació. Cap els reemborsaments a un nivell raonable lligat a l'ús de negoci real.
Prometre el benefici del telèfon com a compensació. Si la carta d'oferta emmarca el telèfon o l'estipendi com a part del paquet de pagament o en lloc del salari, heu soscavat el requisit "no compensatori" amb la vostra pròpia lletra. Emmarcar-lo com a eina de negoci per a una necessitat de negoci.
Assumir que internet rep el tractament del telèfon mòbil. No ho fa. Internet necessita un pla responsable, una assignació de percentatge de negoci i rebuts cada vegada.
No portar cap llibre. Els reemborsaments pagats de memòria, arrodonits del record i no registrats enlloc són indefensables en un examen i invisibles en els vostres propis estats financers. Cada pagament s'ha de remuntar a un informe de despeses, un rebut i una entrada de llibre major.
Seguiu els Reemborsaments com els Registres Fiscals que Són
Cada reemborsament en aquest article és simultàniament una posició fiscal i una entrada comptable. Quan els pagaments de telèfon i internet flueixen a través d'un compte dedicat de telecomunicacions o reemborsament d'empleats — cadascun lligat a un informe de despeses i un rebut — passen dues coses bones alhora: el vostre compte de pèrdues i guanys mostra costos operatius reals en lloc d'una boira de transferències diverses, i un examinador veu un pla responsable documentat en lloc de sortides inexplicables. Si mai necessiteu provar la connexió de negoci darrere d'un any de pagaments, el llibre major més els informes adjunts és tota la defensa. Per a equips que volen aquesta traça en un format que puguin cercar, comparar i fer còpies de seguretat com codi, la comptabilitat en text pla amb una eina com Beancount.io manté cada reemborsament, compte i nota de suport en un lloc controlat per versions, i els taulers com Fava fan visibles els totals per empleat i per categoria d'un cop d'ull.
Simplifiqueu la Vostra Gestió Financera
Quan configureu els reemborsaments de telèfon i internet, mantenir registres clars de cada pagament és el que manté intacte el tractament lliure d'impostos. Beancount.io proporciona comptabilitat en text pla que us dona transparència i control complet sobre les vostres dades financeres — sense caixes negres, sense bloqueig de proveïdor. Comenceu gratuïtament i vegeu per què els desenvolupadors i els professionals de finances estan canviant a la comptabilitat en text pla.
