Si sumes dotze mesos de la factura del teu mòbil i dotze mesos de la connexió a internet de casa, la majoria dels autònoms es troben davant de 2.000 a 4.000 dòlars l'any. Si gestiones el teu negoci amb aquest telèfon i aquesta connexió — trucades amb clients, pressupostos, facturació, correus electrònics, videotrucades, programari al núvol —, una part real d'aquests diners és una despesa ordinària de negoci, i el codi tributari et permet deduir-la. El detall és la paraula part: només pots deduir el percentatge d'ús empresarial, has de poder justificar-lo, i la manera més habitual amb què els autònoms gestionen aquesta deducció és també la via més ràpida per perdre-la en una inspecció. Aquí tens com fer-ho bé.
L'única regla que regeix ambdues deduccions
El teu mòbil i la teva connexió a internet de casa estan subjectes al mateix test bàsic que qualsevol altra despesa de negoci: el cost ha de ser ordinari i necessari per a la teva activitat o negoci. Un telèfon que fas servir per parlar amb clients i una connexió a internet que utilitzes per enviar factures i fer videotrucades superen aquest llindar fàcilment.
Però tots dos són exemples clàssics de despeses d'ús mixt — part empresarial, part personal — i les despeses d'ús mixt s'han de distribuir. Si el 60 per cent del teu ús del telèfon és empresarial, dedueixes el 60 per cent de la factura. El 40 per cent personal mai no és deduïble, per molt que ho etiquetis. Tot el que explica aquesta guia flueix d'aquesta idea única: calcula el percentatge empresarial amb honestedat, documenta com has arribat a aquesta xifra i dedueix aquesta quantitat.
El teu mòbil: deduïble, però gairebé mai al 100%
Comencem amb les bones notícies sobre la justificació. Els mòbils abans eren "propietat llistada", una categoria que comportava unes normes estrictes de manteniment de registres. El Congrés va treure els mòbils d'aquesta categoria amb la Small Business Jobs Act del 2010 (l'IRS va respondre amb el Notice 2011-72), cosa que vol dir que ja no necessites el tipus de proves contemporànies de registre de quilometratge que exigien les regles antigues. Els registres comercials estàndard — factures més una base raonable per al teu percentatge — són suficients.
Ara ve l'avís més important: un únic telèfon que portes a tot arreu no és un telèfon 100% empresarial. La deducció es limita a la part d'ús empresarial, i una reclamació arrodonida del 100% en un telèfon que també conté fotos familiars, missatges personals i aplicacions de xarxes socials és exactament el tipus d'apunt que convida a preguntes. Només hi ha dues vies netes per obtenir la deducció completa:
- Un segon telèfon utilitzat exclusivament per al negoci. Una línia empresarial dedicada sense ús personal és totalment deduïble — tant el servei com el dispositiu.
- Un acord d'estil empresarial que no s'aplica a tu. Si un empresari proporciona un telèfon principalment per raons de negoci, el valor es pot excloure de la renda de l'empleat com a benefici accessori per condició de treball. Com a propietari, el teu camí és la deducció a la Schedule C que es descriu més avall, no aquesta regla.
Si tens un sol telèfon per a tot, tria un percentatge defensable i dedueix-lo. Un autònom que passa el dia amb trucades de clients pot arribar al 70 o 80 per cent; un consultor el telèfon del qual és sobretot personal amb algun correu empresarial pot arribar al 30 per cent. La xifra en si importa menys que el fet que la puguis explicar.
Una trampa relacionada: la primera línia terrestre de casa teva mai no és deduïble. El codi tributari prohibeix específicament el servei local bàsic de la primera línia amb fil a la teva residència, fins i tot si la fas servir molt per al negoci. Les trucades de llarga distància empresarials en aquesta línia són deduïbles, i una segona línia instal·lada per al negoci és totalment deduïble — però el càrrec base de la línia número u continua sent personal.
La teva connexió a internet de casa: la mateixa distribució, sense el requisit d'ús exclusiu
La connexió a internet de casa segueix la mateixa lògica de distribuir i deduir, amb una diferència important respecte a la deducció d'oficina a casa: no hi ha cap requisit d'ús exclusiu per a la connexió en si. Les normes d'oficina a casa exigeixen que una habitació s'utilitzi de manera regular i exclusiva per al negoci abans que un cèntim de lloguer o serveis públics passi per aquest formulari. La teva factura d'internet no té aquest requisit. No necessites una connexió dedicada només al negoci per deduir la part empresarial de la que ja tens.
Això fa que internet sigui més senzill que l'oficina, però la distribució encara ha de ser raonable. Pensa com s'utilitza realment la connexió a casa teva: hores de videotrucades i treball al núvol enfront de streaming i jocs al vespre, o la proporció de dispositius que existeixen per al negoci. Un propietari en solitari que treballa dies sencers des de casa sovint pot justificar un percentatge més alt que algú que mira el correu des del sofà després d'un dia a l'obra. En qualsevol cas, anota el raonament quan estableixis la xifra — una nota d'una frase feta ara val més que un record reconstruït d'aquí a dos anys.
Si declares la deducció d'oficina a casa amb el formulari 8829, mantén la gestió d'internet coherent: molts autònoms dedueixen el percentatge empresarial d'internet directament com a despesa de serveis públics i el deixen fora del càlcul d'oficina a casa perquè els mateixos diners no es comptin mai dues vegades.
Tres maneres d'establir un percentatge que puguis defensar
No cal que mesuris cada minut de cada dia. Necessites un mètode que sigui raonable, aplicat de manera coherent i escrit. Qualsevol d'aquests funciona:
1. La mostra de mes representatiu
Tria un mes típic per trimestre. Durant aquell mes, repassa la factura detallada del telèfon i marca les trucades empresarials enfront de les personals, o compara l'ús de dades empresarials amb l'ús total. Fes la mitjana de les quatre mostres per obtenir un percentatge anual. Desa les factures marcades o un resum breu de cada mostra. Aquest és el mètode més sòlid perquè es construeix a partir dels propis registres del teu operador.
2. La revisió del registre de trucades i dades
Si el teu ús és constant de mes a mes, fes l'exercici una vegada per a un mes representatiu i torna'l a revisar un cop l'any o quan el teu negoci canviï de manera significativa — una línia de treball nova, fills a casa durant l'estiu que alterin el streaming familiar, una segona línia afegida. Anota la data de revisió al teu registre perquè el percentatge no sembli mai desfasat.
3. La estimació basada en el temps, documentada
Si els registres detallats són poc pràctics (per exemple, tarifes planes il·limitades amb pocs detalls), estima a partir de la realitat documentada: hores de trucades de negoci del teu calendari i historial de trucades, dies laborables enfront de dies totals, o la part de dades consumides per aplicacions de negoci durant una setmana de prova. "Aproximadament el 60% perquè la majoria de dies" és una suposició; "60% basat en la revisió de l'historial de trucades de març que mostra que 58 de 96 trucades sortints eren relacionades amb clients, arrodonit" és un mètode. Escriu la frase que converteixi la teva estimació en el segon tipus.
Sigui quin sigui el mètode que triïs, guarda tres coses al teu expedient fiscal cada any: les factures anuals (o el resum de final d'any), el full de càlcul que mostra les matemàtiques del percentatge i la nota d'un paràgraf que descrigui el mètode. Aquesta carpeta és tota la diferència entre una deducció que sobreviu a les preguntes i una que no.
No oblidis el maquinari
El servei mensual és només la meitat de la deducció. Els dispositius i equips que et connecten també compten:
- Telèfon, encaminador, mòdem, amplificador, auriculars, carregadors, fundes. El percentatge d'ús empresarial s'aplica a l'equip igual que al servei.
- Els costos petits sovint es poden deduir directament. La majoria d'autònoms poden utilitzar l'elecció de de minimis safe harbor (fins a 2.500 dòlars per article per a negocis sense estats financers auditats) per deduir la part empresarial d'un telèfon o encaminador l'any de la compra en lloc d'amortitzar-lo. Declares l'elecció amb una declaració adjunta a una declaració presentada a temps — el teu programari fiscal o el teu preparador s'encarreguen de la mecànica.
- Les configuracions més cares s'amortitzen. Si l'equip supera el safe harbor o ho prefereixes, amortitza la part empresarial durant el seu període de recuperació. En qualsevol dels casos, el percentatge d'ús personal mai no torna a entrar per la porta de l'equip.
On va la deducció a la teva declaració
Per a un propietari únic o una LLC d'un sol membre que presenta la Schedule C, el servei de telèfon i internet generalment va a la línia 25 (Serveis públics) per l'import d'ús empresarial — així, una factura anual de telèfon de 1.800 dòlars al 60% d'ús empresarial es converteix en un apunt de 1.080 dòlars. L'equip que dedueixes sota el safe harbor normalment va a la línia 27a (Altres despeses) com a "de minimis safe harbor" o a les línies d'amortització si amortitzes; segueix les indicacions del teu programari o el consell del teu preparador. Les associacions, les corporacions S i les corporacions C reporten els mateixos tipus de costos a les seves pròpies declaracions, i els propietaris empleats de la seva pròpia corporació generalment necessiten un reemborsament segons un accountable plan en lloc d'una deducció personal — val la pena parlar-ho amb el teu preparador abans de donar-ho per fet.
Dues notes de delimitació perquè res d'això no et porti a error. Primer, empleats amb W-2: el Congrés va suspendre la deducció per despeses d'empleat no reemborsades a partir del 2018, així que si el teu únic ingrés és un salari, generalment no pots deduir tu mateix els costos de telèfon i internet — aquesta guia està escrita per a autònoms, i els empleats han de buscar el reemborsament de l'empresari. Segon, els reemborsaments funcionen en ambdues direccions: qualsevol part que el teu negoci ja t'hagi reemborsat sense impostos no es pot deduir també. Dedueix únicament el que realment ha sortit de la teva butxaca.
Cinc errors que fan perdre aquesta deducció als autònoms
Reclamar el 100% en un telèfon d'ús mixt. L'error més habitual, i el més difícil de defensar. Llevat que el dispositiu sigui realment exclusiu del negoci, aplica un percentatge.
Deduir la primera línia terrestre de casa. El servei local bàsic de la línia u no és deduïble per llei. Dedueix les trucades de llarga distància de negoci i qualsevol segona línia de negoci.
No mantenir cap registre. Les normes relaxades de justificació van eliminar el règim antic de propietat llistada; no van eliminar la necessitat de proves. Factures més un full de càlcul del percentatge més una nota del mètode és tota la feina — saltar-t'ho converteix una deducció legítima en una que no es pot demostrar.
Deixar que la factura estigui a nom d'una altra persona sense rastre documental. Un telèfon en un pla familiar del cònjuge o internet facturada a un soci encara pot justificar la teva deducció per la part que realment pagues — però només si pots demostrar el pagament i l'ús empresarial. Conserva els extractes bancaris o de targeta que mostrin que has pagat, juntament amb els registres d'ús.
Establir un percentatge una vegada i congelar-lo per sempre. Una distribució del 70% de l'any en què passaves el dia fent prospecció per telèfon pot ser una ficció l'any en què has contractat un comercial i gairebé no truques a ningú. Revisa la xifra anualment; un percentatge desfasat que ja no es correspon amb la teva vida soscava també els anys creïbles.
Una rutina anual de 30 minuts
Posa això al calendari cada gener i la deducció es cuida sola en gran part: descarrega les factures de l'any en una carpeta, fes una mostra de mes representatiu (o confirma que la de l'any passat encara encaixa), actualitza el full de càlcul del percentatge, anota qualsevol equip comprat o retirat i envia el paquet amb la declaració. Trenta minuts, un cop l'any, protegeixen una deducció que val centenars de dòlars — i és exactament el tipus de disciplina petita que es compon a cada línia de la teva declaració.
Simplifica la gestió financera
Fer bé distribucions com les de telèfon i internet és més fàcil quan cada factura ja viu en un registre buscable en lloc d'estar escampada entre safates d'entrada i portals d'operadors. Beancount.io et ofereix una comptabilitat en text net que és transparent, amb control de versions i preparada per a IA, de manera que un full de càlcul d'ús empresarial és a una consulta de distància. Comença gratis i mantén deduccions com aquesta documentades des del primer dia.
