Vau aprovar un estipendi d'internet de 75 $al mes perquè el vostre empleat remot pugui mantenir-se connectat. Sembla un reemborsament simple: diners sortint per un cost comercial, tothom content. Llavors passa la nòmina, el vostre comptable pregunta si ha de constar al W-2, i us adoneu que la resposta podria afegir un 7,65% en impostos de nòmina d'ocupador — més impost sobre la renda per a l'empleat — per tot l'any.
La diferència no és la despesa en si mateixa. Internet, telèfon, un monitor, una cadira d'oficina — tot pot ser una despesa comercial legítima. La diferència és com els pagueu. L'IRS reconeix només dues vies, i només una manté els reemborsaments lliures d'impostos i fora del W-2.
Les Dues Vies que l'IRS Realment Reconeix
Tota disposició per cobrir despeses dels empleats es pot classificar en una de dues categories definides a la Publicació 15 de l'IRS i al Reglament del Tresoregulació §1.62-2. L'etiqueta és important perquè determina el tractament fiscal i de nòmina.
Via 1: Pla no accountable — el estipendi tributable
Aquest és el flat allowance que s'envia amb la nòmina sense condicions: "150 estipendi de treball remot", "$50 telèfon." No es demana cap factura, no es demana la part que era ús comercial, i no es demana que es tornin els diners no gastats.
Sota un pla no accountable — o quan no teniu cap pla escrit — l'IRS tracta tots els pagaments com a salaris suplementaris:
- S'inclou a la casilla 1 del formulari W-2
- Està subjecte a la retenció de l'impost sobre la renda federal, de la Seguretat Social, la Medicare i la desocupació federal
- Vostè, com a ocupador, paga els impostos de nòmina de compensació
- El seu empleat obté a casa menys del que heu pagat
Aquest pagament de 75 d'internet per al vostre empleat. Després de les retencions, pot comprar de 55 a 60 dòlars, segons el seu tram fiscal. Vostè encara el dedueix, però com a salaris, no com un reemborsament de despesa comercial.
És simple, i per a alguns equips la simplicitat val el cost fiscal. Però si al mateix empleat li reemboseu 900 d'impost de nòmina d'ocupador i heu reduït el valor per a l'empleat entre un 20% i un 30%.
Via 2: Pla accountable — el reemborsament lliure d'impostos
Un pla accountable és una disposició escrita que compleix tres requisits estrictes de l'IRS. Quan compleu els tres, els reimbosaments:
- Esquedan exclosos de la renda bruta de l'empleat
- Estan exempts de retenció i impostos de nómina
- No es reporten com a salaris al W-2
- Continua essent deduïble com a despesa comercial per a vostè
En altres paraules, l'empresa dedueix la despesa, l'empleat conserva cada dòlar, i la nòmina es manté neta. La compensació és la documentació.
Els Tres Requisits que Fan un Pla Accountable
Tots tres s'han de complir. Si en falta un, tot el dispositiu es tracta com a non-accountable — el total de la quantitat passa a ser salaris, no només la part no documentada.
1. Connexió comercial
La despesa ha de ser deduïble si l'empresa la hagués pagat directament i ha de ser incorreguda per l'empleat en relació amb els serveis prestats a l'empresa.
Per al treball remot, això típicament inclou:
- La part d'ús comercial de la internet i el servei mòbil de casa
- Equipament necessari per al treball: monitor, teclat, auriculars, càmera web
- Mobiliari ergonòmic necessari per a una estació de treball a casa
- Programari i subscripcions que requereixi la vostra feina
No inclou decoració, actualitzacions de streaming personal no relacionades amb el treball, o un ajut genèric de "benestar". Pots oferir diners per al benestar, però no poden anar dins d'un pla accountable com a lliures d'impostos si no tenen capconnexió comercial.
La manera com tracteu els costos d'ús mixt és important. Si la internet de la llar de l'empleat és de 90 $ i treballa a temps complet des de casa, moltes companyies reemborsen del 50% al 75% com una assignació raonable de l'ús comercial, sempre que la pòlissa expliqui el mètode. La clau és que l'assignació és relacionada amb el negoci i s'aplica de manera consistent.
2. Justificació en un temps raonable
L'empleat ha d'acusar comptes adequadament davant de la vostra per a cada despesa: import, data, lloc (o ús), i propòsit comercial. Per als costos de treball remot, normalment significa:
- Una còpia de la factura d'internet o telèfon que mostri la càrrec
- Un comprovant per a l'equip amb data i proveïdor
- Una nota breu del propòsit comercial ("internet de casa — necessari per a vídeo-ciber i VPN", "segona pantalla — desenvolupament de programari")
- Per costos mensuals recurrents, una submissió mensual en un informe de despeses senzill
El marge segur de l'IRS per "temps raonable" és molt utilitz per proveïdors de nòmina i assessors fiscals:
- Substantiation dins dels 60 dies després que la despesa es pagui o es realitzi
- Retorn de qualsevol excés en 120 dies
- Avançaments, si n'hi doneu, amb 30 dies abans de la despesa prevista
També podeu utilitzar el mètode de les declaració periòdica: doneu com a mínimtrimestralment estats que mostrin els imports pagats per comparar els justificats, i requeriu que l'empleat justifiqui o retorni el saldo en 120 dies després de l'estat. Quan triu el mètode, posa-ho per escrit i segueix el mateix procediment per a tothom.
3. Retorn dels excedents
Si avanceu o reemborsiu més del que realment va gasta o es va justificar, l'empleat ha de tornar l'excess en un temps raonable. Un error clàssic és pagar un estipendi fix de 100 i deixar que l'empleat es queda la diferència de 25 han de tornar. Si no ho fa, tota la disposició pot perdre la categoria accountable.
Per això moltes petites empreses eviten els avançaments per als costos remots recurrrents i, en comptes d'això, reemborsen després que l'empleat presenti el compte. Sense avançament, no hi ha res per retornar ni excés per controlar.
Què significa una justificació adequada per al treball remot
No necessiteu un sistema complex de despeses per complir l'estàndard, però sí que necessiteu un procés consistent i documents que pugueu mostrar en una auditoria.
Internet i telèfon mensual: L'empleat envia la factura del proveïdor o una captura de pantalla de la llista de càrrecs, més el càlcul del percentatge d'ús comercial tal com defineix el vostre pla. Conserveu la factura durant set anys amb el registre del reemborsament.
Equip: l'empleat envia un comprovant abans o en el moment del reemborsament i assenyala que l'equip és propietat de l'empresa o s'assigna a un propòs comercial si es queda amb l'empleat. Per articles que superin els 2.500 $, considereu si la capitalització és més adequada que la despesa immediata sota la vostra elecció de de minimis safe harbor; el vostre gestor podrà confirmar el llindar que ja teniu en vigor.
Despeses per nivells fetes correctament: Puede oferir diferents nivells sense violar les regles, sempre que cada nivell estigui vinculat a costos justificats:
- Nivell base — part de l'ús comercial d'internet i telèfon
- Nivell mitjà — més accessoris i programari requerits per al treball
- Nivell específic del càrrec — eines de viatge, equipament especialitzat o configuració d'oficina per a llocs que ho requereixen
Els nivells per rol estan permès quan reflecteixin una necessitat de negoci. Els nivells per salari únicament, sense relació amb despeses justificades, semblen una compensació disfressada.
La Mecànica de Nòmina i Comptabilitat
Encertar la comptabilitat és tan important com encertar el llenguatge del pla, perquè els llibres són el que veu un auditor, un prestador o una auditoria de software.
Sota un pla no accountable o estipendi fixe:
- Com a salaris: crèdit al Compte de Caixa, dèbit a Despesa de Nòmina — Estipendi Remot (o Salaris)
- Processeu-lo mitjançant la nòmina amb retencions; apareix a la casilla 1 W-2 i a les caselles 3 i 5 per a la seguretat social i els salaris Medicare
- L'impost de nòmina d'ocupador es enganxa a Despesa d'Impost de Nòmina
Sota un pla accountable:
- Com a reemborsament de despeses comercials de l'empleat, no com a salari: crèdit a Caixa, dèbit a Despeses a Reemborsar per Empleats o el compte de despesa natural (Internet, Telèfon, Equip d'Oficina)
- No ho processeu per nòmina com a salaris
- No reteneu res, no ho reporteu en el W-2, no pagueu impost de nò de l'empleador per l'import
- Manté junts el llibre de despeses, el rebut i la prova de pagament — el vostre informe de despeses és el expedient de justificació
Creeu comptes separats del llibre general per als reembosaments del pla accountable respecte de les retribucions tributables. Quan el banc el al balanç, una etiqueta com "Remot: Reimborsament Accountable — No W-2" evita que el seu gestor comptable el torni a classificar com a compensació diversa durant la neteja de final d'any.
Si utilitzeu un proveïdor de nòm, creeu dos tipus de pagament ara: "Estipendi Remot — Tributable" i "Reemborsament Accountable — No Tributable". El nomenament en si elimina l'error més comú: processar un reemborsament ben justificat per la nòmina com a salari tributale perquè ningú va dir-li al sistema que era diferent.
I no deixeu que els empleats dedueixin ells mateixos els costos. Els canvis fiscals del 2018 i, des de llavors, els empleats W-2 no poden deduir despeses comercials d'empleats no reemborsades a la seva declaració individual per motius federals. L'única manera que ells en surtin en realitat nets de tributació és mitjançant el seu pla accountable.
El Colze del dret estatal que no podeu ignorar
Les regles fiscals federals et diuen si una despesa és tributable. El dret laboral estatal et diu si està obligat a fer-la en absolut.
Una minoria en augment d'estats exigeixen que els ocupadors reemborsin les despeses comercials necessàries incorregudes pels empleats. El Codi Laboral de l'Equador (§ 2802) és el més citat: obliga a les empreses a indemnitzar els empleats per despeses necessàries fets dins de l'àmbit de la feina, i una asignació plana sense justificació no la satisfà automàticament. Illinois, Iowa, Montana, New Hampshire, North Dakota, South Dakota i diversos altres tenen normes similars, i diverses ciutats afegeixen les seves pròpies normes.
Fins i tot quan no hi ha un estatut específic, no cobrir els costos necessaris del treball remot pot crear riscos salarials si la despesa no reemborsada efectivament empeny un empleat per hores per sota del salari mínim.
La conclusió pràctica: consulteu els estats on els seus treballadors remots realment viuen, no només on està registrada l'entitat. Si almenys un treballador es troba en un estat de reemborsament obligatori, un pla accountable documentat dobla el seu deure: manté el pagament lliure d'impostos per a la IRS i compleix alhora el requisit estatal de reemborsar costos reals, efectius.
Els Cinc Errors que Fan un Bon Pla Tributable
1. No teniu document escrit del pla
L'entesa verbal no compta. L'IRS espera un pla escrit que estableixi la connexció empresarial, la esmentada justificació, el requisit de retorn d'excedents i les regles de temps que heu adoptat. Mantengut amb el vostre manual de la companyia i feu que els empleats el signin.
2. Acceptar un únic rebut per un any de costos mensuals
Una factura de gener d'internet no justifica dotze pagaments de 75 $. Exigeu una documentació mensual. Per a factures recurrent, un informe de despesa d'una pàgina mensual que llista data, import, proveïdor i propòsit comercial és prou.
3. Deixar que l'estipendi superi la factura sense retorn
Pagar 100 i ignorar la diferència no és un pla accountable. Reemborsem l'import justificat, o bé recolliu l'excés de torn al abans del període.
4. Barrejar incentius personals a la pila exempta
Una membresia Peloton, un estipendi per a la alimentació o un pagament general de "bona salut de treball des de casa" pot ser un gran benefici, però és salari tret que hi hagi una connexion comercial específica. Pagueu-ho com a benefic tributable i evita contaminar els reembosaments accountable de l'empresa.
5. Oblidar els avançats i la durada en el temps entre anys
Si avanceu 1.000 $ al vostre sistema de treball remot el desembre i l'empleat es presenta al febrer, estan fora del marge segur de 60 dies per a la justificació si el vostre pla no fa servir correctament el mètode de declaració periòdica. Per a la majoria de petits equips, l'hàbit més segur és senzill: reembolsar després de la compra.
Com Posar en Marca un Pla Accountable en una Setmana
Pots passar de estipís tributables a un pla accountable compliment sense contractar una empresa gran ni comprar programari nou.
El 1–2: Redacteu el pla. Escriu un document d'una o dues pàgines que cobreixi: finalitat, qui és elegible, quins categories de despesa es cobreixen, connexió empresarial, com sostenen els treballadors (què i on), les regles de temps de 60/120 dies o mètode alternatiu d'estat periòdic, i la regla de retorn d'excesses. Que el seu CPA o proveïdor de nòmina el revisi una vegada.
El 3: Creeu l'hàbit de presentar. Un model simple: data, proveïdor, import, propòsit comercial, nota de recepció adjunta. Useu el correu electrònic, una carpeta de unitat compartida per empleat, o la seva eina de despesa. La eina no importa tant com la constància. * Després de desar la despesa, desar la submissió amb la transacció de reembors.
El 4: Formeu els gestors i triar lescategories accountable. Decideix què s'ha cobert de forma lliure d'impostos o no. Els comú inicial: la part de l'ús comercial d'internet i telèfon, perifèrics obligatoris fins un límit per any, i programari que l'empresa usi.* Comunica els nivells i la mètode de percentatge per internet/tel.
El 5: Alinegeu la nòmina i comptabilitat. Crea els dos tipus de pagament, estableix els comptes de llibre general, i digueu al vostre llibre de gestor quin fer servir cada cas. Fes una * prova de reemborsament amb un empleat* i confirma que no aparegui en una mostra W-2.
Contínuament: anivellament trimestral. Cada trimestre, genera una declaració per a cada treballador mostrant import reemborsat i * justificat, sol·licitueu* qualsevol justificació que faci falta, i documenteu * retorn d'utilitat . Guarda-ho tot almenys set anys, sempre pot ser l'IRS qüestionar la reportació de nòmina molt després del tanc de l'any, i l'enregistrament legal estatal s'allarga a la mateixa hora.
Una Guia Ràpida per a la Decisió
- Voleu zero administració i que tothom obtingui exactament la mateixa quantitat, independentment del cost real? Pagi un *estipendi pla, tributable pel sistema de nòmina. Pressuposteu l'impost de nòmina del ocupador i ensenyeu als empleats les matemàtiques de la renda.
- Voleu que els empleats rebin el 100% de la quantitat, i no voleu impost de nòm en el reembors, i estan disposat a recollir una factura cada mes? Adopteu un pla accountable escrit i reembolsar només el que es justifici.
Moltes ocupadors ** es troben al mig**: fan estipendis tributables per als avantatges d'estil de vida i un pla accountable per als costos del negoci central. Els etiquetes — i el tractament W-2 — han de correspondre cada mes la**substància, no només quan es escriu el pla.
Simplify the Seu: Gestió Financera
Si escull estipendis tributables o una *pla accountable *lliure d'impostos, el decidi factor és *comptabilitat consistent — qui, per quin motiu, amb què proves, i com es codifica. Els registres clars són el que fan que una pòlissa correcta es converteix en llibres correctes per a una auditoria i una fitxa W-2 correcta.
Beancount.io et donna accounting text, version i portàtil, no ' and t v black boxes lock — every reemborsement payroll, * statement* * reference* * lives* in a ledger que tu propietat* i que pots cercar, conciliar i compartir amb vostre gestor. **Comença gratuïtament ** [beggin(https://beancount.io) i conserva les teves finances de treball remot tan organitzades com la teva equip remot.