Aproveu una bonificació de final d'any de 5.000 dòlars, però el xec de l'empleat no és de 3.900 dòlars, i la diferència no és simplement "l'impost sobre la bonificació". La quantitat retinguda depèn de com identifiqueu el pagament, l'historial de retenció del salari regular de l'empleat i quins impostos sobre la nòmina s'apliquen. Una comissió, un pagament d'hores extraordinàries, un premi o un benefici addicional tributable pot crear el mateix problema.
Per al 2026, la taxa federal plana de retenció per a la majoria de salaris complementaris identificats per separat és del 22%. Aquest nombre és útil, però també és fàcil de fer servir malament. És un mètode de retenció de nòmines, no una promesa que la factura final d'impost sobre la renda federal de l'empleat serà del 22%. El pagament generalment continua subjecte als impostos de la Seguretat Social, Medicare i FUTA, i ha d'encaixar en els vostres processos de dipòsit, informes trimestrals, W-2 de final d'any i comptabilitat.
Aquesta guia explica com les petites empreses poden classificar, calcular, registrar i conciliar els salaris complementaris sota les normes federals del 2026. L'impost sobre la renda estatal, les normes de salaris i hores i els requisits de nòmines poden diferir, així que tracteu el flux de treball federal com a punt de partida i confirmeu les normes locals amb el vostre professional de nòmines.
Què compta com a salaris complementaris?
Els salaris complementaris són pagaments a un empleat que no són salaris regulars. La categoria és més àmplia que una bonificació discrecional de vacances. Pot incloure:
- Bonificacions i premis
- Comissions de vendes
- Pagues d'hores extraordinàries
- Propines declarades
- Indemnitzacions per acomiadament i pagaments acumulats per malaltia
- Premis i salaris endarrerits
- Augments salarials retroactius
- Beneficis addicionals tribables
- Reemborsaments de despeses sota un pla no justificable
La classificació descriu el pagament, no si és tributable. La majoria de salaris complementaris són salaris tribables per a la retenció d'impost sobre la renda federal, Seguretat Social, Medicare i FUTA. Un pagament etiquetat com a "regal", "incentiu" o "reemborsament" no escapa del tractament de nòmines si és compensació per serveis o no compleix una exclusió aplicable.
Hi ha una opció important: els empleadors poden tractar les pagues d'hores extraordinàries i les propines com a salaris regulars en lloc de salaris complementaris per a la retenció federal. Aquesta opció afecta el càlcul de la retenció, però no converteix les hores extraordinàries en no-salaris ni elimina la necessitat de calcular correctament les hores extraordinàries subjacents.
La retenció no és la factura fiscal final
La retenció de nòmines és una estimació acreditada a l'empleat durant l'any. L'impost final de l'empleat depèn de la declaració completa, l'estat civil, altres ingressos, deduccions, crèdits i pagaments. Una línia de retenció del 22% pot produir tant un reemborsament com un deute pendent més endavant.
La feina de l'empleador és aplicar el mètode de nòmines correcte a la data de pagament i al Formulari W-4 vàlid en fitxer. No canvieu el percentatge de retenció federal perquè un empleat digui que la bonificació el farà entrar en un tram fiscal diferent. Si l'empleat vol més retenció, hauria de presentar un nou Formulari W-4 amb instruccions de retenció addicionals.
Els mètodes federals de retenció del 2026
El mètode depèn primer de si el pagament complementari s'identifica per separat dels salaris regulars.
Quan el pagament es combina i no s'identifica
Si pagueu salaris regulars i salaris complementaris junts però no especifiqueu quant és regular i quant és complementari, calculeu la retenció d'impost sobre la renda federal com si tota la quantitat fos un únic pagament de període de nòmina regular.
Per exemple, un venedor rep 3.000 dòlars de salaris regulars i una comissió de 1.200 dòlars en el mateix xec. Si el registre de nòmines presenta només 4.200 dòlars de salaris sense identificació separada, utilitzeu el procediment de retenció de salaris regulars per al total de 4.200 dòlars. No podeu aplicar retroactivament el mètode del 22% només perquè part del pagament era una comissió.
Això pot ser una opció operativa raonable, però el registre de nòmines hauria de mantenir l'import de la comissió per a l'anàlisi de compensació, els càlculs d'hores extraordinàries quan sigui rellevant i la informació de gestió.
Quan el pagament s'identifica per separat
Si els salaris complementaris es paguen per separat—o s'inclouen en un únic pagament però les parts regulars i complementàries s'especifiquen—teniu més opcions per a un empleat que hagi rebut retenció d'impost sobre la renda federal dels salaris regulars en l'any natural actual o immediatament anterior:
- Reteniu el 22% dels salaris complementaris identificats per separat.
- Utilitzeu el mètode agregat, que afegeix els salaris complementaris als salaris regulars i calcula la retenció com si fossin un únic pagament, i després resta la quantitat ja retinguda dels salaris regulars.
El mètode del 22% és una taxa federal plana de retenció d'impost sobre la renda. No hi ha cap percentatge alternatiu seleccionat per l'empleador per a aquest mètode. El mètode agregat pot produir un resultat diferent perquè utilitza la informació del Formulari W-4 de l'empleat i les taules de període de nòmina regular.
Si no heu retingut impost sobre la renda federal dels salaris regulars de l'empleat en l'any natural actual o immediatament anterior, generalment no podeu utilitzar l'opció del 22% per al pagament identificat per separat. Utilitzeu el mètode agregat descrit a la guia de l'empleador.
El llindar d'1 milió de dòlars
S'aplica un tractament especial quan els salaris complementaris de l'empleat de part vostra superen 1 milió de dòlars durant l'any natural. L'excés està subjecte a una retenció obligatòria d'impost sobre la renda federal del 37%, sense tenir en compte el Formulari W-4 de l'empleat. Quan les empreses estan sota control comú, agregueu els pagaments rellevants entre aquestes empreses en determinar el llindar.
Una petita empresa pot no esperar trobar-se amb aquesta regla, però una empresa amb múltiples entitats relacionades, un venedor amb altes comissions o un premi gran basat en transaccions hauria de fer explícita la revisió acumulativa. No deixeu que comptes de nòmines separades amaguen el total de l'any fins a la data.
La Seguretat Social, Medicare i FUTA encara són importants
La xifra del 22% s'aplica només al mètode opcional de retenció d'impost sobre la renda federal per a salaris complementaris elegibles. Independentment de quin mètode d'impost sobre la renda federal utilitzeu, els salaris complementaris generalment estan subjectes als impostos laborals que s'apliquen als salaris regulars.
Per al 2026:
- L'impost de la Seguretat Social és del 6,2% per a l'empleat i del 6,2% per a l'empleador, fins a la base salarial de 184.500 dòlars.
- L'impost de Medicare és del 1,45% per a l'empleat i del 1,45% per a l'empleador, sense límit de base salarial.
- L'impost addicional de Medicare és un 0,9% addicional retingut dels salaris de l'empleat després que aquests superin els 200.000 dòlars per a l'any. No hi ha contrapartida de l'empleador per a aquest impost addicional.
- FUTA és un impost de l'empleador, no una retenció de l'empleat. Apliqueu les normes federals d'atur i les limitacions de crèdit als salaris de l'empleat i al vostre estat d'impost d'atur estatal.
Considereu una bonificació de 5.000 dòlars pagada per separat per a un empleat que està per sota de la base salarial de la Seguretat Social i no ha superat el llindar de l'impost addicional de Medicare. Abans d'impostos estatals i deduccions voluntàries, la retenció d'impost sobre la renda federal del costat de l'empleat seria de 1.100 dòlars, la Seguretat Social seria de 310 dòlars i Medicare seria de 72,50 dòlars. El pagament net seria de 3.517,50 dòlars. L'empleador també deuria 310 dòlars de Seguretat Social i 72,50 dòlars de Medicare, a més de qualsevol FUTA aplicable i impostos de nòmina estatals.
Aquest exemple és un càlcul d'efectiu i nòmines, no una determinació de la responsabilitat fiscal final de l'empleat. També il·lustra per què una "bonificació de 5.000 dòlars" costa a l'empleador més de 5.000 dòlars fins i tot si l'empleat rep menys de 5.000 dòlars.
Les hores extraordinàries tenen dues preguntes separades el 2026
Les hores extraordinàries sovint es barregen en la discussió sobre salaris complementaris, però heu de respondre dues preguntes diferents:
- Quina quantitat d'hores extraordinàries heu de pagar? Aquesta és una pregunta de salaris i hores. Segons la Llei de Normes Justes de Treball, els empleats no exempts coberts generalment reben almenys una vegada i mitja la seva tarifa regular per les hores més de 40 en una setmana laboral. Les bonificacions i comissions no discrecionals poden afectar la tarifa regular, així que una bonificació pagada després del xec original d'hores extraordinàries pot requerir un segon càlcul d'hores extraordinàries.
- Com heu de retenir l'impost sobre la renda federal? Per a aquest propòsit, generalment podeu tractar les hores extraordinàries com a salaris complementaris o com a salaris regulars. Si les tracteu com a salaris complementaris identificats per separat i l'empleat compleix la condició de retenció de salaris regulars, el mètode del 22% pot estar disponible.
El 2026, també feu el seguiment de la compensació d'hores extraordinàries qualificades per separat. La nova deducció federal es limita a la part de les hores extraordinàries requerides sota la FLSA que supera la tarifa regular de l'empleat—la part de "mitja" de les hores extraordinàries de temps i mig—no automàticament cada dòlar pagat per hores addicionals. L'empleador generalment encara reté la Seguretat Social i Medicare sobre les hores extraordinàries.
Les instruccions del Formulari W-2 del 2026 preveuen la caixa 12, codi TT, per a la quantitat total de compensació d'hores extraordinàries qualificades. Un sistema de nòmines que registra només un total "d'hores extraordinàries" no diferenciat pot no tenir prou informació a final d'any. Emmagatzemeu les hores regulars, les hores extraordinàries, la tarifa regular, la part de prima, els ajustos de bonificació o comissió i la quantitat que qualifica sota la norma federal com a camps separats o registres de suport.
Un flux de treball pràctic de nòmines per a una bonificació o comissió
Utilitzeu el mateix procés repetible per a pagaments complementaris únics i recurrents.
1. Identifiqueu el pagament abans de tancar la nòmina
Escriviu què representa el pagament, qui l'ha guanyat, el període de servei, la data de pagament i si es paga amb salaris regulars. Identifiqueu les bonificacions, comissions, hores extraordinàries, reemborsaments tribables i beneficis addicionals per separat fins i tot si el vostre proveïdor de nòmines els combina després per a un càlcul fiscal.
2. Comproveu el registre de nòmines actual de l'empleat
Confirmeu que hi ha un Formulari W-4 vàlid en fitxer. Comproveu si es va retenir impost sobre la renda federal dels salaris regulars en l'any natural actual o immediatament anterior. Reviseu els salaris complementaris de l'any fins a la data, incloent-hi els pagaments d'entitats sota control comú quan sigui aplicable, i comproveu si s'ha superat la base salarial de la Seguretat Social o el llindar addicional de Medicare de 200.000 dòlars.
3. Trieu i documenteu el mètode de retenció
Per a un pagament identificat per separat, documenteu si heu utilitzat el mètode plan del 22% o el mètode agregat i per què l'empleat qualificava per a aquest mètode. Si combineu el pagament amb salaris regulars, mostreu els components al detall de la nòmina. No deixeu el mètode com un valor per defecte inexplicat del proveïdor de nòmines; una nota clara fa molt més fàcil una conciliació posterior.
4. Calculeu els impostos del costat de l'empleador i el termini de dipòsit
Calculeu la FICA de l'empleat i de l'empleador, la FUTA quan sigui aplicable i els impostos estatals. Després comproveu el vostre calendari de dipòsits federals. L'IRS determina si sou un dipositant mensual o semisetmanal principalment a partir del període de retrospectiva, no de la freqüència amb què executeu la nòmina. Una bonificació gran també pot activar la regla de dipòsit del dia següent de 100.000 dòlars.
Els dipòsits d'impostos federals s'han de fer electrònicament. Conserveu la confirmació del pagament amb el registre de nòmines i el llibre de responsabilitats. El Formulari 941 informa l'impost sobre la renda federal retingut i les parts de l'empleat i de l'empleador de la Seguretat Social i Medicare; el dipòsit i la declaració són punts de control separats.
5. Concilieu el pagament als vostres llibres
Una entrada comptable simple per a l'exemple de 5.000 dòlars podria ser així:
Dèbit Despesa de bonificacions i salaris complementaris $5.000,00
Dèbit Despesa de Seguretat Social de l'empleador $310,00
Dèbit Despesa de Medicare de l'empleador $72,50
Crèdit Impost sobre la renda federal retingut a pagar $1.100,00
Crèdit Seguretat Social de l'empleat a pagar $310,00
Crèdit Medicare de l'empleat a pagar $72,50
Crèdit Compensació de nòmines / salaris nets a pagar $3.517,50
Crèdit Seguretat Social de l'empleador a pagar $310,00
Crèdit Medicare de l'empleador a pagar $72,50Afegiu FUTA, impostos estatals, contribucions de jubilació i altres deduccions quan s'apliquin. Els noms exactes dels comptes són menys importants que mantenir la compensació bruta, les retencions de l'empleat, els impostos de l'empleador i l'efectiu net distingits. En un llibre de text pla, etiqueteu l'entrada amb l'empleat o el lot de nòmines, la data de pagament, el tipus de compensació i l'informe de nòmines font. Això fa possible rastrejar la retirada bancària al registre de nòmines, al dipòsit d'impostos, al Formulari 941 i al Formulari W-2 eventual.
Errors comuns a prevenir
Tractar el 22% com una taxa fiscal final
La taxa plana és retenció. No digueu als empleats que la bonificació està "gravada al 22%" i no reduïu ni augmenteu la taxa basant-vos en una conjectura sobre el seu tram fiscal.
Aplicar el 22% quan el pagament no és elegible
Identificar una bonificació per separat no és suficient. Si no heu retingut impost sobre la renda federal dels salaris regulars en l'any actual o anterior, utilitzeu l'enfocament agregat requerit. També canvieu a la regla obligatòria del 37% per a la part per sobre del llindar d'1 milió de dòlars de salaris complementaris.
Oblidar la FICA perquè la retenció d'impost sobre la renda es va gestionar
La retenció d'impost sobre la renda federal i la retenció d'impostos laborals són càlculs separats. Un registre de nòmines que mostra 1.100 dòlars d'impost sobre la renda federal no prova que la Seguretat Social, Medicare, FUTA i els impostos estatals s'hagin gestionat.
Anomenar una comissió d'empleat com un pagament de contractista
L'etiqueta del pagament no canvia la classificació del treballador. Si el receptor és el vostre empleat, la compensació pels serveis de l'empleat pertany a la nòmina. Reviseu la classificació per separat abans de decidir com informar un pagament.
Ignorar el segon càlcul d'hores extraordinàries
Una bonificació de producció o vendes no discrecional pot augmentar la tarifa regular utilitzada per calcular les hores extraordinàries. Revisiteu les setmanes laborals afectades abans de finalitzar la nòmina de bonificacions, en lloc de descobrir l'ajust durant una auditoria de salaris o una revisió de final d'any.
Perdre el rastre entre la nòmina i la comptabilitat
Una retirada bancària única no explicada és difícil de conciliar mesos després. Conserveu l'aprovació, el càlcul, el registre de nòmines, la base del W-4, la confirmació del dipòsit, el suport del Formulari 941 i el detall d'informació del W-2 junts.
Un control mensual que triga menys d'una hora
Al final de cada mes, compareu el registre de nòmines amb el llibre major general i l'activitat bancària. Per als salaris complementaris, confirmeu:
- Les bonificacions brutes, comissions, hores extraordinàries, propines i beneficis tribables coincideixen amb el detall de la nòmina.
- Les responsabilitats de retenció de l'empleat coincideixen amb els dipòsits i romanen a pagar només fins que es remetin.
- La despesa d'impostos de nòmines de l'empleador coincideix amb els informes de nòmines.
- El total de salaris complementaris de l'any fins a la data és correcte per a cada empleat i empleador relacionat.
- Els registres d'hores extraordinàries distingeixen la prima de la FLSA i qualsevol ajust de tarifa regular relacionat amb bonificacions.
- Les dades acumulatives necessàries per al codi TT del W-2 del 2026 s'estan conservant.
Aquesta revisió converteix una bonificació única en una transacció ordinària i auditable. També us dona un avís oportú quan un pla de compensació està creant més cost de nòmines del que el vostre preu o previsió d'efectiu assumia.
Simplifiqueu la vostra gestió financera
La nòmina és més fàcil de gestionar quan cada bonificació, comissió, ajust d'hores extraordinàries, dipòsit d'impostos i conciliació té un rastre visible. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que és transparent, amb control de versions i preparada per a IA, perquè pugueu mantenir aquests registres sota el vostre control sense una caixa negra ni bloqueig de venedor.