Un banc d'aliments local rep un camió de llaunes de menjar per valor de 40.000 $ a preu de venda al detall. Un despatx d'advocats dona 60 hores de treball pro bono redactant el nou contracte de lloguer de l'organització. Una empresa de construcció permet a l'entitat sense ànim de lucre utilitzar un magatzem buit sense pagar lloguer durant sis mesos. Res d'això apareix com una transferència bancària al compte corrent, per la qual cosa és temptador tractar-ho com una nota a peu de pàgina o ometre-ho completament.
Aquest instint és exactament al revés, i pot fer que un auditor rebutgi els estats financers d'una entitat sense ànim de lucre o que un organisme regulador estatal d'entitats benèfiques hi posi una alerta. Sota els GAAP dels EUA, les aportacions de béns, serveis i l'ús d'instal·lacions no són revelacions opcionals: són ingressos i despeses, registrats al valor raonable, igual que un xec d'un donant. Des del 2020, el FASB ha fet que les regles sobre com fer-ho exactament siguin considerablement més específiques i molt menys tolerants amb l'enfocament de "simplement ho esmentarem en una nota a peu de pàgina" que abans servia per complir la normativa.
Si la vostra organització rep donacions en espècie (i gairebé totes les entitats sense ànim de lucre en reben, fins i tot si només es tracta del lloguer d'un espai amb descompte o d'un disseny gràfic donat), això és el que realment requereix la comptabilitat, on s'equivoquen les organitzacions i com construir un procés que superi una auditoria.
Què es considera una donació en espècie
Una donació en espècie (GIK, per les seves sigles en anglès) és qualsevol aportació de béns, serveis o l'ús d'un actiu en lloc de diners en efectiu. Els exemples evidents són físics: aliments, roba, subministraments mèdics, equips, vehicles, valors. Els que les organitzacions solen passar per alt de manera rutinària són menys evidents:
- Ús gratuït o amb descompte d'instal·lacions — un propietari que cobra 0 $ o un lloguer per sota del mercat per un espai d'oficines
- Serveis professionals — revisió legal, plànols arquitectònics, consultoria de TI, treball comptable, fets pro bono o amb descompte
- Mitjans de comunicació i publicitat — espai publicitari donat, una tanca publicitària, un espai d'anunci de servei públic
- Préstecs per sota del preu de mercat — un prestador que cobra un tipus d'interès significativament inferior al que l'organització podria obtenir comercialment
- Objectes de col·lecció — obres d'art, artefactes o objectes històrics donats a un museu o arxiu
- Donacions relacionades amb esdeveniments — un espai, servei de càtering o entreteniment donat per a una gala de recaptació de fons
El motiu pel qual es passen per alt és que no hi ha intercanvi de diners en efectiu ni arriba cap factura, de manera que no hi ha recollida de dades en el flux bancari que indiqui a algú que ho ha de registrar. Per això precisament el FASB va endurir les regles: ometre-les infravalora sistemàticament tant els ingressos com les despeses, cosa que distorsiona totes les ràtios que un finançador, una agència de qualificació o un lloc web de supervisió utilitzen per avaluar l'organització.
La regla que ho va canviar tot: ASU 2020-07
Abans del 2020, les entitats sense ànim de lucre tenien llibertat quant al nivell de detall que revelaven sobre les aportacions no monetàries, i moltes les amagaven en una única línia agregada. La norma ASU 2020-07 del FASB, codificada a l'ASC 958-605, va tancar aquesta escletxa. Està en vigor per a períodes anuals des de mitjans del 2021, i a hores d'ara la majoria d'entitats sense ànim de lucre ja han passat per almenys dos cicles d'auditoria sota aquesta norma, cosa que significa que els auditors han deixat de donar marge de gràcia de primer any i han començat a exigir que les revelacions d'informació siguin completes i coherents internament.
La norma requereix tres coses:
- Presentació separada. Els actius no financers aportats s'han de mostrar com una línia pròpia en l'estat d'activitats, separats de les aportacions en efectiu. Ja no es pot incloure un valor de 200.000 $ per l'ús donat d'un magatzem en una línia genèrica d'"aportacions".
- Desagregació per categories a les notes a peu de pàgina. Per a cada categoria de donació en espècie (aliments, serveis professionals, instal·lacions, etc.), cal revelar l'import reconegut, si s'ha utilitzat o venut i, si s'ha utilitzat, una descripció de l'ús.
- Revelació de la metodologia de valoració. Per a cada categoria, cal descriure la tècnica de valoració i les dades d'entrada significatives utilitzades per determinar el valor raonable, així com identificar el mercat principal, especialment si una restricció del donant limita el mercat on l'organització podria vendre realment l'actiu.
Aquest últim punt sol confondre la gent. El valor raonable sota l'ASC 820 és "el preu que es rebria per vendre un actiu... en una transacció ordenada entre participants del mercat", mesurat en el mercat principal, que no és necessàriament el mercat que l'entitat sense ànim de lucre preferiria, ni el que dona la xifra més favorable. Si un donant restringeix com es pot utilitzar o vendre un actiu, aquesta restricció afecta el mercat que s'aplica i s'ha de revelar.
Com valorar realment la donació
La valoració és on es troba la major part de la dificultat pràctica, perquè el "valor raonable" no és una única fórmula: depèn de què s'ha donat.
Béns (aliments, roba, equips, subministraments): Utilitzeu el preu que obtindria l'article en el seu mercat principal; generalment, el cost de reposició al detall per a béns utilitzables, no el que el donant va pagar originalment. La roba donada en bon estat se sol valorar utilitzant guies publicades de valoració de botigues de segona mà (tant Goodwill com l'Exèrcit de Salvació publiquen barems); les donacions d'aliments a granel se solen valorar utilitzant referències de preu per lliura a l'engròs o al detall d'organitzacions com Feeding America.
Valors mobiliaris: Valoreu-los al preu de mercat de la data de la donació, no de la data en què es venen, que pot ser posterior i a un preu diferent.
Instal·lacions i lloguer per sota del mercat: Valoreu la diferència entre el que s'ha cobrat i la tarifa de lloguer de valor raonable de mercat per a un espai comparable, durant el període cobert.
Serveis professionals: Aquesta és la categoria amb el criteri de reconeixement més estricte. Els serveis donats només es reconeixen com a ingressos si compleixen totes dues condicions:
- Creen o milloren un actiu no financer (per exemple, els plànols d'un arquitecte passen a formar part d'un edifici), o bé requereixen competències especialitzades, són prestats per algú que posseeix aquestes competències i, normalment, s'haurien d'haver adquirit si no s'haguessin donat.
- De l'altra manera, l'organització hauria pagat pel servei.
A la pràctica: un CPA (censor jurat de comptes) que dona 20 hores per preparar els papers de treball de l'auditoria, un contractista que dona mà d'obra qualificada per renovar un refugi o un advocat que redacta un contracte pro bono; tots són reconeixibles, valorats segons la tarifa habitual del temps d'aquest professional. Un voluntari que atén la recepció o classifica la roba donada no és reconeixible sota els GAAP, independentment de les hores que hi dediqui, perquè "l'atenció a la recepció" no és una competència especialitzada que l'organització es veuria obligada a comprar a tarifa professional en cas contrari. (Encara es poden registrar les hores de voluntariat per als informes de subvencions o les actualitzacions de la junta directiva; simplement no correspon incloure-les en els estats financers sota els GAAP).
El registre: la mecànica
Un cop s'ha determinat el valor raonable, l'assentament té un efecte neutre en el resultat final, però és real a ambdues bandes del llibre de comptabilitat:
- Debitar un compte d'actiu o de despeses (inventari, despeses de serveis professionals, despeses d'ocupació de locals) pel seu valor raonable
- Acreditar els ingressos per contribucions en espècie pel mateix import
Si l'element es capitalitza —un vehicle donat, equipament donat— s'incorporaporació al balanç de situació com un actiu fix i es deprecia com qualsevol altra adquisició. Si es consumeix immediatament —serveis jurídics donats, serveis de càtering per a esdeveniments donats—, els ingressos i les despeses es reconeixen en el mateix període, amb un efecte net de zero en els ingressos nets, però apareixent, correctament, com a majors ingressos i majors despeses tant en l'estat d'activitats com en l'estat de despeses funcionals.
Aquí és també on un llibre de comptabilitat en text pla té un avantatge real respecte al programari de caixa negra per a entitats sense ànim de lucre: cada assentament de donacions en espècie (GIK) és una transacció que pots veure, etiquetar i comparar (fer un "diff") —el donant, la categoria, el mètode de valoració i els comptes associats d'ingressos i despeses es troben en una sola línia auditable, en lloc d'estar enterrats en un mòdul d'espècies de programari propietari que genera un PDF en el qual has de confiar.
El formulari 990 i l'agraïment al donant: no oblidis la part fiscal
Els estats financers GAAP no són l'únic lloc on apareixen les donacions en espècie.
- L'Annex M del Formulari 990 generalment és obligatori un cop les contribucions no monetàries d'una organització superen els 25.000 $ en valor raonable de mercat durant l'any. Desglossa les donacions no monetàries per categoria, recompte i mètode de valoració, la qual cosa és molt més fàcil d'emplenar si la teva categorització a nivell de GAAP ja hi coincideix.
- Les cartes d'agraïment als donants són responsabilitat de l'organització, no de l'IRS. Segons l'IRC §170(f)(8), un donant no pot deduir una única contribució de 250 .
- Els serveis i l'ús d'instal·lacions estan exclosos de la secció d'ingressos del Formulari 990, tot i que pertanyen als estats GAAP —s'informen per separat com una partida de conciliació. Aquesta és una font comuna de confusió quan els membres de la junta comparen els estats financers auditats amb el formulari 990 i les xifres no quadren de manera evident.
Errors comuns que detecten els auditors
- Ometre el registre perquè "no ens ha costat res". El reconeixement del valor raonable és obligatori independentment del que hagi pagat l'organització; aquest és precisament el propòsit de la norma.
- Agrupar totes les donacions en espècie (GIK) en una sola línia en lloc de desglossar-les per categories a les notes explicatives, que és el canvi específic que la norma ASU 2020-07 va fer obligatori.
- Valorar els serveis professionals donats utilitzant el rol habitual no especialitzat del voluntari en lloc de la tarifa de mercat per al servei especialitzat realment prestat.
- No revelar la tècnica de valoració i les dades utilitzades —els auditors preguntaran "com s'ha arribat a aquesta xifra", i "ho hem estimat" ja no és una justificació suficient.
- Not conciliar el total de la nota explicativa amb la línia de l'estat d'activitats —la norma exigeix explícitament que coincideixin, i una diferència és una de les primeres coses que comprova un revisor.
Mantén la comptabilitat de la teva entitat a punt per a una auditoria
Les donacions en espècie són un dels exemples més clars de com una bona comptabilitat no és només una qüestió de compliment normatiu: és el que fa que una auditoria sigui ràpida en lloc de feixuga, i el que permet que la junta i els finançadors confiïn en les xifres que estan veient. Cada assentament en espècie necessita un rastre documental clar: què es va donar, com es va valorar i d'on prové aquesta valoració.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència i un control totals sobre les teves dades financeres: sense caixes negres, sense dependència d'un proveïdor exclusiu i amb un historial complet que pots auditar línia per línia. Comença de franc i descobreix per què les organitzacions s'estan passant a la comptabilitat en text pla per aconseguir exactament el tipus de registre detallat i justificable que requereixen les donacions en espècie.