Un banc d'aliments local rep un camió ple de llaunes de conserva d'una cadena de supermercats. Un bufet d'advocats s'encarrega de la revisió del contracte d'una entitat sense ànim de lucre de manera gratuïta. Una empresa de construcció dona la mà d'obra per construir un parc infantil. Cap d'aquestes organitzacions va emetre un xec, però cadascuna d'elles acaba de rebre una donació que ha de figurar en els estats financers de l'entitat sense ànim de lucre: al seu valor raonable de mercat, en la categoria correcta i amb la corresponent informació detallada a la memòria.
La majoria de les entitats sense ànim de lucre s'equivoquen en un sentit o en un altre. Algunes ometen completament el registre de les donacions en espècie perquè "no hi ha hagut intercanvi de diners en efectiu". Altres les registren, però amaguen la xifra en una única partida imprecisa, o bé n'estimen el valor sense cap documentació que el recolzi. Ambdós errors generen problemes reals: estats financers infravalorats que amaguen la veritable dimensió de les operacions de l'organització, o estats financers sobrevalorats que no superaran una auditoria.
Des del 2020, les normes per gestionar això s'han tornat considerablement més específiques. Això és el que qualsevol entitat sense ànim de lucre —des d'un menjador social gestionat íntegrament per voluntaris fins a una organització benèfica regional multiprograma— ha de saber sobre com registrar correctament les donacions en espècie.
Què es considera una donació en espècie
Una donació en espècie (també anomenada actiu no financer aportat) és qualsevol donació que no sigui diners en efectiu ni valors negociables. És una categoria molt àmplia. Els exemples més comuns inclouen:
- Béns: aliments, roba, subministraments mèdics, equipament, vehicles, inventari
- Instal·lacions: ús gratuït o per sota del preu de mercat d'oficines, espais per a esdeveniments, emmagatzematge
- Serveis professionals: assessorament jurídic, comptabilitat, disseny arquitectònic, consultoria informàtica, màrqueting
- Materials: subministraments de construcció, llicències de programari, espais publicitaris
- Mà d'obra voluntària especialitzada: treballs d'oficis qualificats que creen o milloren un actiu, com ara un electricista que fa la instal·lació d'un nou local
No obstant això, no tot el que fa un voluntari compta. Aquesta és la distinció que fa ensopegar la majoria d'organitzacions: només els serveis de competències especialitzades es registren com a donacions en espècie. Si un censor jurat de comptes (CPA) s'ofereix com a voluntari per preparar els estats financers de la vostra organització, es tracta d'una donació en espècie registrable, ja que posseeix una competència professional que, d'altra manera, us costaria diners. Si aquest mateix CPA passa un dissabte servint menjars al vostre alberg, es tracta de voluntariat general i, sota els GAAP dels EUA, no es registra com a ingressos, independentment de les hores que hi dediqui. La norma (recollida a l'ASC 958-605) es refereix específicament a serveis que requereixen habilitats especialitzades que posseeix el donant i que normalment s'haurien d'adquirir si no es donessin, o bé que creen o milloren un actiu no financer.
La norma que ho va canviar tot: l'ASU 2020-07
Durant anys, les entitats sense ànim de lucre tenien un gran marge de maniobra a l'hora de presentar les donacions en espècie, cosa que dificultava que els donants, els proveïdors de subvencions i els organismes de control poguessin comparar organitzacions o detectar valoracions inflades. El Consell de Normes de Comptabilitat Financera (FASB) va resoldre aquesta mancança amb l'Actualització de Normes de Comptabilitat 2020-07 (ASU 2020-07), aplicable als exercicis fiscals iniciats després del 15 de juny de 2021; per tant, ja fa uns quants cicles complets d'auditoria que és la normativa vigent, i els auditors ja tenen poca paciència amb les organitzacions que no s'hi han adaptat.
L'ASU 2020-07 obliga les entitats sense ànim de lucre a:
- Presentar els actius no financers aportats com una partida independent en l'estat d'activitats, clarament diferenciada de les aportacions en efectiu i de les subvencions.
- Desglossar aquesta partida per categories a les notes de la memòria (aliments, subministraments mèdics, serveis professionals, ús d'instal·lacions, etc.), en lloc d'agrupar-ho tot en una sola xifra.
- Revelar la tècnica de valoració i les dades d'entrada utilitzades per determinar el valor raonable de cada categoria, inclòs el mercat principal considerat.
- Revelar si l'organització ha monetitzat o ha utilitzat la donació i, si s'ha utilitzat, descriure de quina manera. Si el donant va establir restriccions sobre la donació, també s'han de revelar.
La intenció és clara: una línia d'"ingressos en espècie" de 500.000 en productes farmacèutics donats i 20.000 repartit de manera uniforme en deu categories. Els finançadors llegeixen cada cop més detingudament aquestes notes de la memòria, especialment en el cas de determinades organitzacions —com bancs d'aliments, agències d'ajuda humanitària o entitats benèfiques de salut— en què les donacions en espècie representen una gran part del suport total.
Com valorar realment aquestes donacions
El criteri de valoració és el valor raonable segons la norma ASC 958-605: el preu que es rebyria per vendre l'actiu (o que es pagaria per transferir un servei) en una transacció ordenada entre participants del mercat en la data de valoració. A la pràctica, això s'aplica de manera diferent segons el que s'hagi rebut.
Pel que fa als béns, cal buscar un preu de venda al detall o a l'engròs comparable en el mercat que el donant utilitzaria normalment per desprendre's de l'actiu, i no necessàriament el que pagaria la vostra organització si adquirís l'article al detall. Un palet de llaunes de conserva a punt de caducar procedent d'un fabricant no es valora igual que l'inventari de productes frescos d'un prestatge de supermercat.
Pel que fa als serveis professionals, demaneu al donant quant hauria facturat segons la seva tarifa habitual i multipliqueu-ho per les hores treballades. Documenteu tant la tarifa com les hores; l'auditor us demanarà les dues coses.
Pel que fa a l'ús d'instal·lacions, utilitzeu un preu de lloguer de mercat comparable per a un espai similar a la mateixa zona, prorratejat pel període real d'ús.
Pel que fa a la mà d'obra voluntària especialitzada que construeix o millora un actiu (com ara un contractista que dona el seu treball d'estructura en un nou alberg), valoreu-la segons el que hauríeu pagat a un professional per fer la mateixa feina.
Pel que fa als articles de gran valor o inusuals (obres d'art, vehicles, béns immobles o qualsevol cosa que superi els 5.000 .
Sigui quina sigui la categoria, registreu la vostra metodologia de valoració en el mateix moment en què s'anoti la donació, i no mesos més tard quan l'auditor us ho demani. Una anotació com ara "El donant va pressupostar la seva tarifa horària estàndard de 200 $/h per a 25 hores d'assessorament per a la redacció de sol·licituds de subvencions, segons el correu electrònic de data [data]" és el tipus d'apunt que converteix una conversa d'auditoria de cinc minuts en un tràmit sense importància.
Registre de l'assentament
Una vegada en teniu el valor, la comptabilitat és simètrica: es registra el mateix import tant com a ingrés com a despesa compensatòria (o actiu) en el mateix període, de manera que els assentaments es cancel·len entre si i no distorsionen el resultat net, alhora que es captura l'abast total de l'activitat.
Per a un servei jurídic pro bono de 10.000 $, l'assentament seria:
- Dèbit: Despesa jurídica (compte de despeses funcionals) — 10.000 $
- Crèdit: Ingrés per contribucions en espècie — Serveis professionals — 10.000 $
En el cas de l'inventari donat que teniu previst distribuir en lloc de revendre, el dèbit sol imputar-se a un compte de despeses de programa (com ara "Aliments distribuïts") en lloc de figurar al balanç de situació com a inventari, tret que el guardeu per a un ús posterior; en aquest cas, comença com un actiu i passa a despeses quan s'utilitza realment.
Com que es tracta fonamentalment d'un problema de partida doble —una contribució d'una banda i una despesa o actiu corresponent de l'altra, etiquetats per categoria i per fons si feu un seguiment del suport restringit versus el no restringit—, les eines de comptabilitat en text pla i amb control de versions ho gestionen de manera impecable. Cada donació en espècie es converteix en una transacció auditable amb una traça documental clara, en lloc d'un ajust en un full de càlcul que algú s'ha de recordar de fer a final d'any.
Els errors que apareixen a les auditories
Uns pocs errors expliquen la majoria de les observacions sobre donacions en espècie que reporten els auditors:
- No registrar en absolut les donacions en espècie, sota la teoria que "com que no s'ha pagat res, no hi ha res a comptabilitzar". Això infravalora tant els ingressos com les despeses i pot falsejar de manera significativa la dimensió dels vostres programes, un problema real si sol·liciteu subvencions que demanen informació sobre l'escala dels programes.
- Manca de traça documental sobre com s'ha determinat el valor. Un assentament amb una xifra en dòlars i sense cap nota justificativa és una de les primeres coses que un auditor assenyala, ja que no es pot verificar com a valor raonable en una transacció ordenada.
- Tractar el temps de voluntariat general com una contribució en espècie. Fins i tot un gran nombre d'hores de voluntariat de persones sense una habilitat especialitzada i que altrament seria facturable no correspon a l'estat d'activitats sota els principis GAAP (encara es poden registrar i reportar per separat per a finalitats de subvencions, però no com a ingressos).
- Ometre el desglossament requerit per l'ASU 2020-07: reportar una xifra única global "en espècie" en lloc de desglossar-la per categories amb les revelacions qualitatives requerides.
- Manca de l'Annex M del Formulari 990. Si el total de les vostres contribucions no monetàries supera els 25.000 $ durant l'any, o si heu rebut obres d'art, tresors històrics o propietats de conservació de qualsevol valor, cal l'Annex M. Les seves 28 categories de propietats reflecteixen aproximadament el desglossament que els GAAP ja demanen, de manera que si heu fet bé la comptabilitat, el formulari fiscal és bàsicament un exercici de transcripció.
Per què això importa més enllà del compliment normatiu
Reportar les donacions en espècie com cal no serveix només per superar una auditoria sense problemes. Els donants i els proveïdors de subvencions utilitzen cada vegada més aquestes revelacions per avaluar l'eficiència de funcionament d'una organització i la diversificació del seu suport. Una nota de peu de pàgina sobre donacions en espècie ben documentada i correctament categoritzada és senyal de disciplina financera, el mateix senyal que uns llibres de comptabilitat precisos transmeten sobre les operacions generals d'una empresa. Les entitats sense ànim de lucre que tracten la valoració en espècie com una funció comptable real, i no com una pensada d'última hora, solen tenir també unes finances més clares en tota la resta, cosa que fa que les auditories anuals siguin més ràpides i econòmiques.
Mantingueu els registres de la vostra entitat sense ànim de lucre clars i auditables
Tant si feu el seguiment de contribucions en efectiu, de subvencions restringides o de donacions en espècie en diverses categories de programes, la necessitat de fons és la mateixa: un registre clar i verificable de cada transacció. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que proporciona a les entitats sense ànim de lucre una transparència total i una traça a punt per a auditories per a cada assentament: sense caixes negres i sense dependència de proveïdors. Comenceu de franc i descobriu per què les organitzacions s'estan passant a la comptabilitat en text pla per als seus llibres.