Imagineu que una petita empresa estableix un acord de reemborsament de salut generós. El propietari i uns quants directius sèniors reben el reemborsament de cada visita al metge, recepta i factura dental lliure d'impostos. Els empleats de base obtenen una versió més reduïda, o han d'esperar sis mesos abans de complir els requisits. Tothom sembla content, fins que un any més tard, aquests mateixos directius sèniors descobreixen que milers de dòlars de reemborsaments "lliures d'impostos" eren, en realitat, ingressos subjectes a tributació.
Això és la Secció 105(h) en acció. És un dels racons menys coneguts del codi tributari i sol sorprendre els petits empresaris que pensen que les proves de no discriminació només s'apliquen a les grans corporacions amb exèrcits de personal de recursos humans. No és així. Si el vostre negoci autofinança qualsevol part dels seus beneficis mèdics —incloent-hi l'Acord de Reemborsament de Salut de Cobertura Individual (ICHRA), cada vegada més popular—, la Secció 105(h) us és d'aplicació.
Aquesta guia explica què és la regla, a qui afecta, les dues proves que tot pla autofinançat ha de superar, què passa quan un pla falla i els errors de disseny que fan ensopegar els empresaris amb bones intencions.
Què fa realment la Secció 105(h)
La Secció 105 del Codi de Rendes Internes (Internal Revenue Code) és la raó per la qual la majoria dels beneficis de salut dels empleats estan lliures d'impostos en primer lloc. La subsecció (b) permet als empleats excloure de la seva renda bruta els diners que reben per atenció mèdica sota un pla de l'empresa. Aquesta exclusió és el sentit de la cobertura de salut grupal: és el que fa que un dòlar de beneficis valgui més que un dòlar de salari.
La subsecció (h) hi afegeix una condició. Per als plans de reemborsament mèdic autofinançats, el tractament lliure d'impostos només es manté si el pla no discrimina a favor dels individus altament remunerats. Si es discrimina, l'exclusió desapareix parcialment precisament per a les persones que el pla afavoria.
Un pla "autofinançat" és qualsevol acord on l'empresari paga les reclamacions amb els seus propis fons en lloc de comprar una pòlissa totalment assegurada a una companyia d'assegurances. Aquesta definició és àmplia. Inclou:
- Acords de Reemborsament de Salut (HRA) de qualsevol tipus
- ICHRAs i HRAs per a petits empleadors qualificats (QSEHRA) en molts aspectes
- Plans mèdics principals autofinançats
- Plans de reemborsament de despeses mèdiques finançats per l'empresari
- Acords de despeses flexibles de salut (FSA), amb algunes regles especials
Els plans totalment assegurats comprats a una companyia comercial generalment queden fora de la Secció 105(h); tenen el seu propi règim de no discriminació sota la Llei de Cura de Salut Assequible (ACA), que l'IRS ha declinat aplicar fins ara. Però en el moment en què reemborsau una despesa mèdica amb efectiu de l'empresa, entreu en el territori de la Secció 105(h).
Qui es considera un "individu altament remunerat"
La regla protegeix els treballadors de base de ser menystinguts en comparació amb les persones de la part superior. Per tant, la primera pregunta és sempre: qui està a la part superior?
Sota la Secció 105(h), un individu altament remunerat (HCI) és qualsevol persona que entri en almenys una d'aquestes tres categories:
- Un dels cinc directius més ben pagats de l'empresa.
- Un accionista que posseeixi més del 10% del valor de les accions de l'empresari. S'apliquen regles d'atribució familiar, de manera que les accions d'un cònjuge o d'un fill poden comptar per al propietari.
- Situat entre el 25% dels empleats més ben pagats (excepte els empleats excloïbles que no participen en el pla).
Tingueu en compte que aquesta definició és específica de la Secció 105(h). No és la mateixa que la definició d'"empleat altament remunerat" utilitzada per a les proves del pla 401(k), que es basa en un llindar de dòlars fix. La Secció 105(h) és relativa: classifica la vostra pròpia plantilla. En una empresa on tothom guanya aproximadament el mateix, el "25% superior" segueix existint; sempre hi ha algú en aquesta franja.
Això agafa els propietaris desprevinguts. Una empresa de dues persones encara té un 25% superior. Un fundador que posseeix el 100% de les accions és automàticament un HCI sota la prova de l'accionista, independentment del que es pagui a si mateix.
Les dues proves que tot pla autofinançat ha de superar
Un pla autofinançat ha de superar dos obstacles diferents cada any del pla: la prova d'elegibilitat i la prova de beneficis. Superar-ne una no excusa haver fallat l'altra.
La prova d'elegibilitat
Aquesta prova demana si es permet l'entrada al pla a prou empleats no altament remunerats. Hi ha tres maneres de satisfer-la, i un pla només en necessita una:
- La prova del 70%: El pla beneficia el 70% o més de tots els empleats.
- La prova del 70%/80%: Almenys el 70% dels empleats són elegibles, i almenys el 80% dels que són elegibles realment hi participen.
- La prova de classificació no discriminatòria: El pla beneficia una classe d'empleats que l'IRS considera que no discrimina a favor dels HCI.
Quan feu els càlculs, podeu excloure certs treballadors del recompte: empleats amb menys de tres anys de servei, aquells menors de 25 anys, treballadors a temps parcial i estacionals, empleats coberts per un conveni col·lectiu i estrangers no residents sense ingressos de font nord-americana. Excloure'ls redueix el denominador i normalment fa que la prova sigui més fàcil de superar, però heu d'aplicar les exclusions de manera coherent.
La prova de beneficis
Aquesta és la prova que, discretament, fa fracassar la majoria de plans. L'estatut és contundent: tots els beneficis proporcionats als HCI s'han de proporcionar a tots els altres participants. Mateixa cobertura, mateixos límits de reemborsament, mateixes condicions.
Un pla pot fallar la prova de beneficis de dues maneres:
- Discriminatori de forma explícita. El document del pla especifica millors beneficis per als HCI: un límit de reemborsament anual de 5.000 per a tota la resta, o cobertura dental només per als directius. Els imports màxims de reemborsament han de ser la mateixa xifra en dòlars per a tots els participants. L'IRS no permet que els beneficis estiguin vinculats a un percentatge de la remuneració, perquè això canalitza automàticament més diners cap als qui guanyen més.
- Discriminatori en el funcionament. El document sembla just, però en la pràctica el pla s'administra per afavorir els HCI. L'exemple clàssic: un empresari amplia l'HRA per cobrir un procediment que necessita un executiu i, després, el retalla quan un empleat de base demana el mateix. Programar les esmenes del pla segons les necessitats mèdiques de les persones de la part superior de l'escala és discriminació operativa, fins i tot si les condicions escrites són idèntiques per a tothom.
Un detall més: el període d'espera per a les noves contractacions ha de ser el mateix per a tothom. Si els executius estan coberts des del primer dia però els altres empleats han d'esperar 90 dies, això és un fracàs de la prova de beneficis.
Què passa quan un pla falla: l'excés de reemborsament
L'incompliment de la Secció 105(h) no invalida el pla per a tothom. No genera una sanció per a l'empresari. En canvi, la conseqüència recau de manera directa i específica sobre els individus altament remunerats: una part dels seus reemborsaments esdevé base imposable. El codi tributari anomena aquesta part imposable com a excés de reemborsament.
La manera com es calcula l'excés depèn de quina prova hagi fallat el pla.
Si el pla falla la prova de beneficis perquè s'ofereix un benefici concret als HCI però no als altres, l'excés de reemborsament és simplement l'import total que l'HCI ha rebut per aquest benefici discriminatori. Si els executius tenen cobertura dental i ningú més en té, cada dòlar dental reemborsat a un executiu tributarà per a aquest executiu.
Si el pla falla la prova d'elegibilitat, el càlcul és una ràtio. L'excés de reemborsament per a cada HCI és igual a:
Total reemborsat a aquest HCI durant l'any × (Total reemborsat a tots els HCI ÷ Total reemborsat a tots els participants)
Suposem que un pla ha reemborsat 100.000 d'aquests han anat a individus altament remunerats. La fracció discriminatòria és del 40%. Un executiu que personalment hagués rebut 10,000 com a salaris imposables. Els altres 6.000 $ romanen lliures d'impostos.
L'excés imposable s'informa en l'any en què finalitza l'any del pla, afegint-se als ingressos del W-2 de l'HCI. Està subjecte a l'impost sobre la renda. Cal destacar que, a causa de com interactuen les normes, l'excés de reemborsament generalment no està subjecte als impostos sobre la nòmina FICA, però compta absolutament per a l'impost sobre la renda, i un executiu que no s'ho esperés pot trobar-se amb una factura imprevista.
La ironia cruel és que les persones castigades solen ser els propietaris i directius que van dissenyar el pla per recompensar-se a si mateixos. La Secció 105(h) no multa l'empresa. Simplement lliura als arquitectes d'un pla discriminatori una factura fiscal personal.
La Secció 105(h) i els ICHRA: El parany modern
L'HRA de cobertura individual (ICHRA), disponible des del 2020, s'ha convertit en una forma popular per als petits empresaris de finançar la cobertura sanitària sense comprar una pòlissa de grup. L'empresari reemborsa als empleats les primes del mercat individual i, opcionalment, altres despeses mèdiques. Com que l'empresari paga aquests reemborsaments amb els seus propis fons, un ICHRA és un pla autoassegurat i se li aplica la Secció 105(h).
Les normes de l'ICHRA permeten als empresaris dividir la seva plantilla en fins a 11 classes permeses (temps complet, temps parcial, estacional, assalariat, per hores, empleats en diferents àrees de valoració, etc.) i oferir condicions diferents a cada classe. Aquesta flexibilitat és realment útil, però no és un salconduit per evitar la Secció 105(h). Les classes en si mateixes no s'han d'estructurar per afavorir els individus altament remunerats i, dins de qualsevol classe, la prova de beneficis segueix exigint un tracte uniforme.
El disseny de l'ICHRA permet dues variacions específiques que, d'una altra manera, semblarien discriminatòries:
- Variació basada en l'edat. Les assignacions poden augmentar amb l'edat, perquè els empleats més grans s'enfronten a primes més altes en el mercat individual. L'assignació màxima per als empleats de més edat no pot superar el triple de l'assignació per als més joves.
- Variació segons la mida de la família. Les assignacions poden augmentar segons el nombre de dependents coberts.
Ambdues s'han d'aplicar de manera coherent a tothom dins d'una classe. Més enllà d'aquestes dues excepcions, un ICHRA que doni als propietaris o als que més guanyen una assignació més generosa que als treballadors de base de la mateixa classe es dirigeix directament cap a un problema d'excés de reemborsament.
Errors comuns que cometen els petits empresaris
La majoria dels fracassos de la Secció 105(h) no són estratagemes. Són errors de disseny honestos. Els més recurrents:
- No fer mai la prova. Els plans autoassegurats haurien de ser provats per a la no discriminació almenys una vegada a l'any, abans que comenci l'any del pla, mentre el disseny encara es pot corregir. Molts petits empresaris no fan mai la prova.
- Vincular els beneficis al salari o a l'antiguitat. Un límit de reemborsament establert com a percentatge del sou, o un que creixi amb els anys de servei, canalitza més diners cap als que més guanyen i falla la prova de beneficis.
- Períodes d'espera desiguals. Cobrir els executius immediatament mentre els altres esperen mesos és un fracàs operatiu clàssic.
- Esmenes reactives del pla. Afegir un benefici quan un propietari necessita un procediment, i eliminar-lo més tard, és discriminació operativa, fins i tot amb un document de pla perfectament redactat.
- Assumir que els propietaris estan exempts. Un accionista únic és sempre un HCI. Un cònjuge en nòmina pot ser-ho per atribució. Les normes no perdonen les empreses petites o familiars.
- Confondre l'assegurança total amb l'autoassegurança. Passar d'una pòlissa d'una companyia asseguradora a un HRA o ICHRA mou silenciosament el pla dins de l'abast de la Secció 105(h), i molts empresaris mai no s'adonen que l'obligació de fer les proves els ha seguit.
La solució és gairebé sempre la mateixa: dissenyar el pla per oferir a cada participant els mateixos beneficis en les mateixes condicions des de la mateixa data d'inici, documentar-ho clarament i provar-ho anualment abans que comenci l'any. Un pla que és uniforme per disseny rarament té res a témer.
Mantingueu uns bons registres: són la vostra prova
El compliment de la Secció 105(h) depèn totalment de la documentació. Si l'IRS mai pregunta si el vostre pla va ser discriminatori, necessitareu el document del pla, els resultats de la prova anual de no discriminació, els registres d'elegibilitat dels empleats i proves justificatives de cada despesa reemborsada. La pràctica habitual és conservar aquests registres durant almenys sis anys.
Aquí és també on la comptabilitat disciplinada dona els seus fruits. Cada reemborsament que paga la vostra empresa és una transacció que pertany als vostres llibres: categoritzada, datada i vinculada a l'empleat i al pla corresponents. Quan els reemborsaments mèdics es registren de manera neta juntament amb les nòmines, calcular la ràtio de final d'any per al càlcul de l'excés de reemborsament es converteix en una simple consulta en lloc d'un projecte forense. El seguiment d'aquests pagaments per separat també permet veure clarament, en temps real, si els reemborsaments s'estan decantant cap a les persones amb càrrecs més alts: el senyal d'alerta d'un problema en la prova de beneficis abans que es converteixi en una factura fiscal.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
Tant si autofinanceu un pla de salut, com si gestioneu un ICHRA o simplement reeborseu una despesa mèdica ocasional, les normes recompensen els empresaris que poden mostrar registres nets i complets. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres: cada reemborsament, nòmina i despesa de beneficis en un format que podeu llegir, auditar i controlar versions, sense caixes negres ni dependència de proveïdors. Comenceu gratuïtament i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
Aquest article és informació general, no és assessorament fiscal ni jurídic. Les proves de la Secció 105(h) tenen detalls tècnics que depenen de la vostra plantilla específica i del disseny del pla. Consulteu un advocat especialitzat en beneficis o un professional fiscal abans de finalitzar un pla de salut autoassegurat.