ASC 842 Comptabilitat d'Arrendaments per a Empreses Privades: Inclusió dels Arrendaments Operatius al Balanç de Situació

Obriu els estats financers de qualsevol empresa privada que hagi signat un contracte de lloguer d'oficines abans de desembre de 2021, i probablement hi trobareu una única i modesta línia: "despesa de lloguer". Obriu els mateixos estats un exercici fiscal més tard i hauran aparegut un nou actiu i un nou passiu totalment nous, sovint cadascun d'ells prou gran com per eclipsar qualsevol altra partida del balanç de situació que l'empresa posseeixi. No ha canviat res del contracte d'arrendament subjacent. El que han canviat són les normes comptables.

Aquest és el món que ha creat l'ASC 842. La norma exigeix que els arrendataris reconeguin gairebé tots els arrendaments al balanç de situació, substituint dècades de tractament d'arrendaments operatius fora de balanç per un únic model uniforme. Les empreses públiques van adoptar les regles el 2019. Les empreses privades s'hi van posar al dia per als exercicis fiscals que van començar després del 15 de desembre de 2021. Per al 2026, s'espera que totes les empreses privades que presentin comptes sota els GAAP dels EUA compleixin la normativa; tot i així, molts controllers, fundadors i comptables (CPAs) de petites empreses encara estan passant pel seu primer o segon cicle d'auditoria complet sota les noves regles i descobrint errors subtils d'anys anteriors.

Aquesta guia repassa el que l'ASC 842 realment requereix, com es calculen les entrades del balanç de situació, els expedients pràctics que existeixen específicament per a les empreses privades i les trampes que provoquen més reexpressions de comptes.

Què ha canviat: els arrendaments operatius ja no viuen a les notes al peu

Sota l'antiga norma (ASC 840), un arrendament operatiu era efectivament un contracte de lloguer. Es comptabilitzava el lloguer com a despesa, s'informava dels compromisos futurs mínims en una nota al peu i l'obligació no apareixia mai al balanç de situació. Els professionals de les finances i els prestadors l'ajustaven manualment utilitzant multiplicadors aproximats.

L'ASC 842 va posar fi a aquesta distinció a nivell de reconeixement. Per a cada arrendament superior a 12 mesos, l'arrendatari ara registra dues noves partides en el moment de l'inici:

1. Un passiu per arrendament: el valor actual dels futurs pagaments de l'arrendament.
2. Un actiu per dret d'ús (ROU): el dret de l'arrendatari a utilitzar l'actiu subjacent durant el termini de l'arrendament.

La classificació entre arrendament financer (anteriorment arrendament de capital) i arrendament operatiu encara existeix, però ara només afecta el patró del compte de pèrdues i guanys i la classificació del flux de caixa, no si l'arrendament apareix al balanç. Ambdues classificacions generen un passiu i un actiu ROU.

El patró de despeses és on tots dos divergeixen:

• Arrendament operatiu: un únic cost d'arrendament lineal, el mateix total en cada període, presentat al compte de pèrdues i guanys com a despesa d'explotació.
• Arrendament financer: despeses d'interessos separades (més elevades al principi) i despesa d'amortització (normalment lineal sobre l'actiu ROU), cosa que dóna una despesa total més alta en els primers anys i una de més baixa en els anys posteriors.

Per a la majoria d'empreses privades, els contractes de lloguer d'oficines i d'equips que solien ser operatius continuen sent operatius sota l'ASC 842. El canvi és la visibilitat al balanç, no una reclassificació de cada contracte.

La prova de classificació de cinc criteris

Un arrendament és un arrendament financer si compleix qualsevol dels següents criteris en el moment de l'inici:

1. La propietat es transfereix a l'arrendatari al final del termini.
2. L'arrendatari té la certesa raonable d'exercir una opció de compra.
3. El termini de l'arrendament cobreix la major part de la vida econòmica restant de l'actiu (l'antiga pauta del 75% sobreviu com una regla pràctica útil).
4. El valor actual dels pagaments de l'arrendament és pràcticament la totalitat del valor raonable de l'actiu (l'antiga pauta del 90% també serveix com a referència).
5. L'actiu és tan especialitzat que no té cap ús alternatiu per a l'arrendador al final del termini.

Si no es compleix cap dels cinc, l'arrendament és operatiu. La majoria dels lloguers d'oficines, vehicles i fotocopiadores són operatius. La majoria dels acords de finançament d'equips grans que semblen compres a terminis disfressades de lloguer són financers.

Càlcul del passiu per arrendament i de l'actiu ROU

La mecànica és prou senzilla per fer-la en un full de càlcul, però les dades d'entrada mereixen una reflexió acurada perquè cadascuna repercuteix en cada període fins que finalitza l'arrendament.

Pas 1: Determinar el termini de l'arrendament

El termini de l'arrendament és el període no cancel·lable més qualsevol opció de renovació que l'arrendatari tingui la certesa raonable d'exercir, més qualsevol opció de rescissió que l'arrendatari tingui la certesa raonable de no exercir. Un lloguer d'oficines de cinc anys amb una renovació de cinc anys que realment teniu la intenció d'executar és un arrendament de deu anys a efectes de l'ASC 842 — tot i que el compromís de caixa a l'any sis depengui d'una decisió futura.

Aquest és un dels judicis amb més conseqüències del model. Una empresa que espera renovar però classifica l'arrendament com a només de cinc anys infravalorarà materialment el seu passiu avui i haurà de tornar a mesurar (sovint de manera dolorosa) quan se signi la renovació.

Pas 2: Identificar els pagaments de l'arrendament

Incloeu els pagaments fixos, els pagaments fixos en essència, els pagaments variables vinculats a un índex o taxa (mesurats segons l'índex vigent en el moment de l'inici), els preus d'exercici d'opcions de compra que l'arrendatari tingui la certesa raonable de pagar i les penalitzacions per rescissió en què s'esperi incórrer. Excloeu els pagaments realment variables, com el lloguer basat en un percentatge de vendes, que es mantenen fora del balanç i es registren com a despesa a mesura que es produeixen.

El manteniment de les zones comunes, els impostos sobre béns immobles i les assegurances poden ser components de l'arrendament o components que no són de l'arrendament, depenent de si transfereixen un bé o servei independent. Moltes empreses opten per un expedient pràctic —comentat més avall— per ometre completament aquesta assignació.

Pas 3: Triar la taxa de descompte

Heu de convertir els pagaments futurs a valor actual. L'ASC 842 estableix una jerarquia:

1. La taxa implícita en l'arrendament, si es pot determinar fàcilment (gairebé mai ho és per als arrendataris).
2. La taxa marginal de préstec de l'arrendatari (IBR): la taxa que l'arrendatari pagaria per manllevar, sobre una base amb garanties, una quantitat igual als pagaments de l'arrendament durant un termini similar i en un entorn econòmic semblant.
3. Una taxa lliure de risc, disponible només com a expedient per a empreses no cotitzades (més informació sobre això a continuació).

Per a un lloguer d'oficines típic, fins i tot les petites diferències en la taxa de descompte són importants. Un arrendament representatiu de sis anys amb un pagament anual de 48.000 $mostra una variació d'aproximadament 18.000$ tant en el passiu com en l'actiu per dret d'ús (ADU) quan la taxa passa del 3,0% al 6,0%. Trieu la taxa amb cura i documenteu la metodologia; és un dels primers punts que un auditor qüestionarà.

Pas 4: Calcular el passiu per arrendament

Calculeu el valor actual dels pagaments de l'arrendament utilitzant la taxa de descompte. Aquest número és el vostre passiu per arrendament inicial.

Pas 5: Calcular l'actiu per dret d'ús (ADU)

Comenceu amb el passiu per arrendament i, a continuació:

• Sumeu els pagaments anticipats realitzats abans de l'inici.
• Sumeu els costos directes inicials (comissions, despeses legals vinculades específicament a l'execució de l'arrendament).
• Resteu els incentius de l'arrendament rebuts (lloguer gratuït, bonificacions per condicionament del local).

El resultat és l'actiu per dret d'ús inicial. En molts arrendaments senzills sense incentius ni pagaments anticipats, l'actiu per dret d'ús és igual al passiu per arrendament el primer dia.

Pas 6: Valoració posterior

En cada període, el passiu per arrendament es redueix pel pagament en efectiu menys els interessos del període. L'actiu per dret d'ús s'amortitza: per a un arrendament operatiu, l'amortització és l'import necessari per equilibrar l'acumulació d'interessos de manera que la despesa total sigui lineal; per a un arrendament financer, l'actiu per dret d'ús s'amortitza segons un calendari separat, normalment lineal, i els interessos es reconeixen per separat.

Un exemple senzill per a un arrendament operatiu de tres anys a 24.000 $/any, pagable anualment al venciment, amb una IBR del 5%:

• Valor actual dels pagaments: uns 65.344 $ (aquest import esdevé tant el passiu inicial com l'actiu per dret d'ús).
• Despesa total d'arrendament lineal per any: 24.000 $.
• Acumulació d'interessos de l'any 1: 3.267 $; ajust d'amortització de l'ADU: 20.733$.
• Acumulació d'interessos de l'any 2: 2.231 $; ajust d'amortització de l'ADU: 21.769$.
• Acumulació d'interessos de l'any 3: 1.143 $; ajust d'amortització de l'ADU: 22.857$.

Al final del tercer any, ambdós saldos són zero, i la despesa total dels tres anys suma els 72.000 $ en pagaments en efectiu —el mateix total que amb l'antiga normativa, només que distribuït uniformement i canalitzat a través de diferents comptes del balanç al llarg del camí.

Expedients pràctics dissenyats per a empreses privades

El FASB va incloure diversos mecanismes d'alleujament a l'ASC 842 específicament perquè sabia que la norma suposaria un esforç considerable per a les entitats més petites. La majoria d'aquests són opcions de política comptable que s'han de prendre des de l'inici i aplicar-se de manera coherent.

Elecció de la taxa lliure de risc

Un arrendatari no cotitzat pot utilitzar una taxa lliure de risc —normalment el rendiment del Tresor dels EUA que coincideixi amb el termini de l'arrendament— en lloc d'una taxa marginal de préstec. Això evita l'exercici feixuc de construir una corba de préstec sintètica des de zero. L'ASU 2021-09 va fer que aquesta elecció estigués disponible per classe d'actiu subjacent en lloc de ser de tot o res, de manera que una empresa pot utilitzar la taxa lliure de risc per a una flota d'arrendaments de fotocopiadores de baix valor i, alhora, utilitzar la IBR per a una cartera immobiliària d'alt valor on la taxa és més determinant.

El inconvenient: les taxes lliures de risc solen ser més baixes que la IBR, cosa que genera passius i actius per dret d'ús més grans. L'expedient estalvia feina però infla el balanç. Les empreses que esperen sortir a borsa o ser adquirides per una empresa cotitzada en els propers anys de vegades es penedeixen d'haver-la triat, ja que hauran de tornar a calcular-ho tot segons la IBR abans de la transició. Penseu en el vostre horitzó a tres anys abans de fixar aquesta política.

Exempció per arrendaments a curt termini

Un arrendament amb un termini de 12 mesos o menys i sense cap opció de compra que l'arrendatari tingui la certesa raonable d'exercir pot mantenir-se totalment fora del balanç, registrant els pagaments com a despesa de manera lineal. Aquesta és una regla estricta: fins i tot un dia més enllà dels 12 mesos desqualifica l'arrendament, i les opcions de renovació que tinguin una certesa raonable d'exercir-se compten per al termini. Un arrendament de 9 mesos amb una renovació de 6 mesos que teniu intenció d'exercir és un arrendament de 15 mesos i no compleix els requisits.

Opteu per aquesta exempció per classe d'actiu subjacent (p. ex., lloguers d'equips a curt termini, espais d'oficines temporals) i documenteu la política en el vostre manual comptable.

Combinar els components d'arrendament i els que no ho són

Per a cada classe d'actiu subjacent, un arrendatari pot optar per tractar els components d'arrendament i els que no ho són (per exemple, el lloguer i les despeses de manteniment de zones comunes o CAM) com un únic component d'arrendament. Això evita l'exercici d'assignació que, d'una altra manera, requeriria un desglossament basat en el valor raonable. La majoria de les empreses privades trien aquesta opció per als béns immobles i l'equipament llogat habitualment.

Paquet de tres expedients de transició

Per als arrendaments que existien en la data de transició, els arrendataris podien optar per un paquet de tres expedients conjuntament:

• No tornar a avaluar si els contractes existents contenen un arrendament.
• No tornar a avaluar la classificació de l'arrendament segons els criteris antics vs. els nous.
• No tornar a avaluar els costos directes inicials sota la nova definició.

Aquest paquet s'havia d'escollir conjuntament. Les empreses que encara estan treballant en auditories de períodes anteriors haurien de confirmar que la seva documentació original d'adopció reflecteix quins expedients es van prendre; els auditors continuen preguntant sobre això anys després de l'adopció.

Els errors que apareixen una vegada i una altra

Al llarg de les implementacions i les revisions posteriors a l'adopció, els mateixos errors continuen sortint a la llum.

Arrendaments implícits omesos. Un "contracte de serveis" que dóna al client el dret de controlar l'ús d'un actiu identificat —un servidor dedicat, un espai de magatzem específic, un camió concret— conté un arrendament sota la norma ASC 842. Els contractes d'externalització d'TI, logística i serveis gestionats són els llocs on més s'amaguen. Llegiu cada contracte de serveis rellevant sota la lent de l'ASC 842, no només els que s'anomenen "lloguer".

Utilitzar el termini incorrecte. Ja sigui ignorant les opcions de renovació que és raonablement segur que s'exerciran (infravalorant el passiu) o incloent renovacions que no són raonablement segures (sobrevalorant-lo). El llindar de "raonablement segur" és alt: requereix més que una simple preferència. Documenteu els factors econòmics que sustenten el vostre judici.

Triar el tipus de descompte incorrecte. L'error més comú és utilitzar un tipus que no coincideix amb el termini de l'arrendament. Un arrendament a 7 anys descomptat al tipus dels bons del Tresor a 1 any, o un arrendament de 6 mesos descomptat a un tipus d'interès incremental del deute (IBR) a 10 anys, fallaran en una auditoria. El tipus ha de correspondre al termini de l'arrendament i a la classe d'actiu.

Tractar l'expedient lliure de risc com si no tingués cost. No és així. Produeix xifres més elevades al balanç de situació, complica una futura sortida a borsa o adquisició, i indica una funció comptable immadura als prestadors sofisticats. Utilitzeu-lo on la simplicitat sigui clau i els imports siguin petits; opteu per l'IBR en els arrendaments que realment marquin la diferència.

Oblidar els activadors de nova valoració. Les modificacions, els canvis en el termini de l'arrendament, els canvis en l'avaluació de les opcions i certs ajustos d'índexs requereixen recalcular el passiu i ajustar l'actiu per dret d'ús (ROU). Moltes empreses registren els seients originals correctament i després no els tornen a tocar, perdent les noves valoracions requerides quan l'arrendament s'esmena o es renova.

Subestimar la càrrega de divulgació. L'ASC 842 va afegir divulgacions quantitatives i qualitatives sobre el termini mitjà ponderat de l'arrendament, el tipus de descompte mitjà ponderat, l'anàlisi de venciments futurs i el cost total de l'arrendament per classificació. Les dades han de sortir d'algun lloc, normalment d'un cronograma d'arrendaments que ningú gestiona de punta a punta. Assignar la propietat explícita del registre d'arrendaments (i conciliar-lo amb el llibre major en cada tancament) és un petit canvi de procés que evita la majoria d'errors de divulgació.

Com és una bona comptabilitat d'arrendaments en el dia a dia

Les empreses que gestionen bé l'ASC 842 comparteixen uns quants hàbits. Mantenen una única font de veritat per a cada arrendament: un full de càlcul o un sistema lleuger que fa el seguiment del termini, els pagaments, les classificacions, les opcions i els tipus de descompte, amb un historial de versions cada vegada que canvia un arrendament. Concilien el llibre auxiliar d'arrendaments amb el llibre major cada mes, no només a final d'any. Tornen a examinar les avaluacions de les opcions de renovació en cada data d'informe per a qualsevol arrendament on les circumstàncies hagin canviat significativament. I documenten la metodologia del tipus de descompte un cop, i després l'apliquen mecànicament, de manera que la conversa d'auditoria cada any tracti sobre fets en lloc de judicis revisats des de zero.

Per a una empresa privada amb uns pocs arrendaments, un full de càlcul ordenat i una nota escrita de política solen ser suficients. A mesura que la cartera d'arrendaments creix més enllà dels 15 o 20 contractes, el programari dedicat comença a amortitzar-se, no perquè el càlcul sigui difícil, sinó perquè la disciplina comptable (especialment al voltant de les modificacions i les noves valoracions) es torna més difícil de mantenir manualment.

Mantingueu els vostres llibres preparats per a l'auditoria des del primer dia

La comptabilitat d'arrendaments és ara permanentment un tema de balanç, i els càlculs de suport depenen de la qualitat del llibre major subjacent. La comptabilitat en text pla facilita mantenir els vostres cronogrames d'arrendaments, els seients de diari i la documentació de suport en fitxers amb control de versions que els auditors poden traçar de punta a punta: sense bases de dades opaques, sense dependència de proveïdors i sense sorpreses al final de l'any. Beancount.io us ofereix un llibre major transparent i programable que combina de manera natural amb el tipus de documentació acurada que exigeix l'ASC 842. Comenceu de franc i comproveu per què els desenvolupadors, interventors i equips de finances trien la comptabilitat en text pla com a base dels seus informes financers.