Comptabilitat per a perruqueries: Una guia financera completa per a propietaris de salons
El saló de perruqueria mitjà opera amb un marge de benefici de només el 8%, cosa que significa que per cada 100 acaben sent benefici real. No obstant això, amb uns costos laborals que consumeixen entre el 40% i el 55% dels ingressos totals i unes regles complexes de classificació dels treballadors que sovint desencadenen auditories de l'IRS, gestionar les finances d'un saló requereix molt més que habilitats creatives davant la cadira.
Tant si gestioneu un saló amb diversos estilistes, com si gestioneu llogaters de cabines o treballeu com a estilista independent, entendre el costat financer del negoci de la bellesa és essencial per a l'èxit a llarg termini. La indústria dels salons de perruqueria, valorada en 60.000 milions de dòlars, ofereix oportunitats immenses, però només per a aquells que dominen els seus números.
Aquesta guia completa cobreix tot el que els propietaris de salons i els estilistes han de saber sobre la comptabilitat, des del seguiment de múltiples vies d'ingressos fins a la navegació pel complex panorama de les propines, les comissions i la classificació dels treballadors.
Per què la comptabilitat dels salons de perruqueria és especialment exigent
La indústria de la bellesa presenta complexitats financeres que la majoria dels negocis minoristes no han d'afrontar. Entendre aquests reptes és el primer pas per construir sistemes rendibles.
Diverses vies d'ingressos
A diferència d'una simple botiga minorista amb una única font d'ingressos, els salons solen generar diners a partir de:
- Ingressos per serveis: Talls de cabell, coloració, tractaments, pentinats
- Venda de productes: Xampús, condicionadors i productes de pentinat al detall
- Lloguer de cabines o cadires: Ingressos d'estilistes independents que lloguen l'espai
- Serveis educatius: Classes, tallers o sessions de formació
Cada via d'ingressos té marges de benefici i implicacions fiscals diferents. Les vendes de productes al detall solen representar només el 10-15% dels ingressos totals, però aporten marges de benefici desproporcionadament alts, d'entre el 55% i el 80%. Mentrestant, els ingressos per serveis depenen en gran mesura dels costos laborals, que poden consumir la meitat del que cobreu.
Classificacions laborals complexes
L'IRS presta molta atenció a com els salons classifiquen els seus treballadors, i equivocar-se pot sortir car. Generalment, hi ha dos models:
Model d'ocupació tradicional: Els estilistes són empleats (W-2 als EUA). El saló reté els impostos (federals, estatals, Seguretat Social, Medicare) de les nòmines, controla els horaris de treball i proporciona eines i subministraments.
Model de lloguer de cabines: Els estilistes són contractistes independents (1099 als EUA) que lloguen un espai al vostre saló. Ells controlen els seus propis horaris, porten els seus propis clients, fixen els seus propis preus i gestionen els seus propis impostos.
La distinció és enormement important. Classificar erròniament els empleats com a contractistes independents és un dels desencadenants d'auditoria més comuns en la indústria de la bellesa. Els contractistes independents han d'operar realment de manera independent: controlant les seves finances, el tracte amb els clients i la programació. Si esteu fixant els seus horaris, obligant-los a utilitzar els vostres productes o registrant com han de treballar, legalment podrien ser empleats independentment del que digui el vostre contracte.
Complexitat en la declaració de propines
Les propines compliquen les finances del saló de maneres que molts propietaris subestimen. Tant si els estilistes són empleats com si són llogaters de cabines, les propines són ingressos imposables que s'han de declarar.
Per als estilistes empleats, els propietaris del saló han de:
- Fer un seguiment de totes les propines declarades pels empleats
- Incloure les propines en els càlculs de la nòmina
- Retenir els impostos corresponents
- Informar dels ingressos per propines a l'agència tributària
Per als llogaters de cabines, els mateixos estilistes són responsables de declarar les seves pròpies propines, però com a propietari del saló, hauríeu de mantenir el control d'aquestes transaccions que flueixen pel vostre negoci.
Compensació basada en comissions
Molts salons paguen els estilistes per comissió: un percentatge dels serveis que realitzen. Això crea una complexitat comptable addicional:
- Seguiment dels ingressos individuals de cada estilista
- Càlcul precís de les comissions en cada període de pagament
- Gestió d'acords híbrids (salari per hores més comissió)
- Comptabilització de diferents taxes de comissió per a diferents serveis
Documents financers essencials per a l'èxit del saló
Abans de submergir-vos en les pràctiques diàries, establiu els documents financers que heu de mantenir.
Compte de pèrdues i guanys (P&L)
El vostre P&L revela la salut real del vostre saló mostrant:
- Totes les fonts d'ingressos desglossades per categories
- Cost de les mercaderies venudes (productes utilitzats i venuts)
- Despeses operatives (lloguer, subministraments, màrqueting)
- Costos laborals (salaris, comissions, beneficis)
- Benefici net (el que realment sobra)
Indicadors de la indústria a vigilar:
- Costos laborals: Objectiu del 40-55% dels ingressos
- Cost de mercaderies (COGS): Normalment el 10-20% dels ingressos
- Despeses d'instal·lacions: 15-20% dels ingressos
- Marge de benefici net: 8% de mitjana, 10-17% per a salons ben gestionats
Balanç de situació
El vostre balanç mostra el que el vostre saló posseeix (actius com equipament i inventari), el que deu (passius com préstecs i comptes a pagar) i el vostre capital propi. Aquesta instantània us ajuda a entendre l'estabilitat financera del vostre saló en qualsevol moment.
Estat de fluxos d'efectiu
Els salons sovint s'enfronten a reptes de flux d'efectiu a causa del temps que transcorre entre les despeses i els ingressos. El vostre estat de fluxos d'efectiu fa un seguiment dels diners que entren i surten, ajudant-vos a anticipar quan podríeu necessitar capital de treball addicional.
Tasques diàries de comptabilitat per a propietaris de salons
Els hàbits diaris constants eviten el caos financer i fan que l'època d'impostos sigui gestionable.
Registre de totes les transaccions
Cada transacció necessita documentació:
- Ingressos per serveis segons l'estilista i el tipus de servei
- Vendes de productes amb seguiment de costos
- Pagaments rebuts pel lloguer de cabines o cadires
- Propines declarades
- Conciliació de transaccions en efectiu i amb targeta
La majoria de sistemes de punt de venda (POS) dissenyats per a salons poden automatitzar gran part d'això, però calen processos per garantir que no s'escapi res.
Concilieu el vostre calaix de l'efectiu
Al final del dia, compteu l'efectiu i compareu-lo amb el que el sistema POS diu que hi hauria d'haver. En un salon amb un gran volum de feina i diversos estilistes gestionant efectiu, les petites discrepàncies s'acumulen ràpidament. La conciliació regular detecta els problemes abans que es tornin significatius.
Feu un seguiment de les propines per separat
Manteniu un registre separat de tots els ingressos per propines que passin pel vostre salon. Això us protegeix durant possibles auditories i garanteix una informació precisa tant per al salon com per als estilistes individuals.
Superviseu l'ús de l'inventari
Feu un seguiment dels productes utilitzats per als serveis en comparació amb els venuts al detall. Aquest ús de "backbar" (productes de consum intern) afecta el cost de les mercaderies venudes i us ajuda a entendre la rendibilitat real del servei.
Pràctiques setmanals i mensuals de comptabilitat
Tasques setmanals
Reviseu els comptes a cobrar: Si oferiu serveis a compte a clients habituals, feu un seguiment dels saldos pendents.
Analitzeu la productivitat dels estilistes: Quins estilistes generen més ingressos? S'han calculat correctament les comissions?
Comproveu els nivells d'inventari: Demaneu productes abans que s'esgotin, però eviteu l'excés d'estoc que immobilitza l'efectiu.
Reviseu el cobrament del lloguer de cabines: Assegureu-vos que tots els pagaments de lloguer es reben a temps.
Tasques mensuals
Concilieu tots els comptes bancaris i de targetes de crèdit: Compareu cada transacció dels vostres llibres amb els extractes bancaris.
Genereu estats financers: Elaboreu informes de pèrdues i guanys (P&L), balanços de situació i informes de flux de caixa.
Reviseu el rendiment dels productes: Quins articles de venda al detall es mouen? Quins estan agafant pols?
Prepareu les nòmines: Calculeu les comissions, processeu els salaris i gestioneu la declaració de propines.
Reserveu diners per als impostos: Els pagaments estimats trimestrals vencen, així que no deixeu que les obligacions fiscals us sorprenguin.
Errors comuns de comptabilitat que cometen els propietaris de salons
Barrejar les finances personals i les de l'empresa
Aquest continua sent l'error més comú —i costós—. Utilitzar el compte del vostre salon per a despeses personals o viceversa crea un malson comptable i possibles responsabilitats legals. Obriu un compte d'empresa dedicat i utilitzeu-lo exclusivament per a les transaccions comercials.
Seguiment deficient de les despeses
Aquells viatges a la botiga de productes de bellesa, el taller de formació contínua, les noves eines d'estilisme —tot és potencialment deduïble, però només si en feu un seguiment—. La propietària d'un salon va descobrir que estalviava més de 1.500 $ anuals simplement fent un seguiment més diligent de les compres i identificant despeses innecessàries.
No utilitzar programari de comptabilitat
Els sistemes manuals de comptabilitat consumeixen molt de temps i són propensos a errors. Quan registreu dotzenes de transaccions diàriament, els sistemes de paper fallen. Invertiu en programari de comptabilitat —ja siguin eines generals com QuickBooks o plataformes específiques per a salons— per automatitzar el seguiment i reduir els errors.
Negligir l'organització dels rebuts
Manteniu tots els rebuts organitzats per a la documentació i possibles deduccions fiscals. Molts majoristes ofereixen accés a factures digitals, cosa que facilita el manteniment dels registres sense el desordre del paper. En el moment de fer els impostos, agraireu tenir la documentació organitzada.
Excés d'estoc d'inventari
És temptador comprar productes a l'engròs per obtenir millors preus, però l'excés d'estoc immobilitza l'efectiu que podríeu utilitzar en un altre lloc. Compreu només el que utilitzareu en el futur immediat i feu un seguiment dels patrons d'ús per optimitzar les comandes.
Ignorar les regles de classificació dels treballadors
L'IRS audita sovint els salons per la classificació errònia dels treballadors. Si els vostres "llogaters de cabines" funcionen realment com a empleats —vosaltres controleu els seus horaris, els exigiu que utilitzin els vostres productes o dicteu com han de treballar— podríeu haver de fer front a impostos endarrerits, multes i interessos. Feu bé la classificació des del principi.
No fer un seguiment precís de les propines
Les propines són ingressos imposables. I punt. No informar-ne correctament crea problemes tant per al salon com per als estilistes. Implementeu sistemes per fer un seguiment i informar de les propines amb precisió.
Deduccions fiscals que els propietaris de salons no haurien de perdre's
Maximitzar les deduccions redueix legalment la vostra càrrega fiscal. Aquí teniu oportunitats que sovint es passen per alt:
Equipament i subministraments
- Tisores, pintes, raspalls i eines d'estilisme
- Assecadors de cabells, pinces per arrissar i planxes
- Mobiliari i estacions de salon
- Piques per a xampú i cadires d'estilisme
Costos operatius
- Lloguer o hipoteca de l'espai del salon
- Subministraments (electricitat, aigua, internet, telèfon)
- Primes d'assegurança empresarial
- Despeses de màrqueting i publicitat
- Subscripcions a programari per a salons
Desenvolupament professional
- Classes i tallers de formació contínua
- Certificacions del sector i taxes de llicència
- Assistència a fires comercials
- Quotes d'associacions professionals
Deduccions per lloguer de cabines (per a llogaters)
Si sou llogater de cabina en lloc d'empleat, podeu deduir:
- Taxes de lloguer de cabina o cadira
- Les vostres pròpies eines i subministraments
- Part de l'oficina a casa (si escau)
- Telèfon i internet d'ús empresarial
- Quilometratge per a viatges de negocis
Recordeu: la taxa de l'impost sobre el treball autònom és del 15,3%, de manera que el seguiment de les deduccions esdevé encara més important per als estilistes independents.
Configuració del vostre pla de comptes
Un pla de comptes ben organitzat fa que el seguiment i la generació d'informes siguin molt més fàcils:
Comptes d'ingressos
- Ingressos per serveis (es poden desglossar per tipus de servei)
- Vendes de productes al detall
- Ingressos per lloguer de cabines
- Propines rebudes (fons de trànsit per als empleats)
- Ingressos per formació/tallers
Cost de les mercaderies venudes
- Productes de consum intern (utilitzats per als serveis)
- Cost dels productes al detall
- Subministraments consumits
Despeses d'explotació
- Nòmines i comissions
- Pagaments de lloguer de cabines (si llogueu a algú altre)
- Lloguer i subministraments
- Equipament i manteniment
- Màrqueting i publicitat
- Assegurances
- Desenvolupament professional
- Programari i subscripcions
- Comissions de processament de targetes de crèdit
- Llicències i permisos
Eines tecnològiques per a la comptabilitat del saló
Sistemes de punt de venda (TPV)
Trieu un TPV dissenyat per a salons que pugui fer el seguiment de:
- Cites i serveis per estilista
- Vendes de productes amb gestió d'inventari
- Propines per empleat
- Múltiples mètodes de pagament
- Historial i preferències del client
Les opcions populars inclouen Square, Boulevard, Vagaro i Fresha.
Programari de comptabilitat
El vostre programari de comptabilitat s'ha d'integrar amb el vostre sistema TPV per reduir l'entrada manual. Busqueu funcions com:
- Importació automàtica de transaccions
- Categorització de despeses
- Integració de nòmines
- Generació d'informes financers
- Suport per a la preparació d'impostos
Serveis de nòmines
Atesa la complexitat de les nòmines dels salons (salaris, comissions, propines, múltiples treballadors), considereu serveis de nòmines dedicats que gestionin:
- Càlculs de retencions d'impostos
- Processament de dipòsits directes
- Compliment dels informes de propines
- Generació de models fiscals (W-2 i 1099) de final d'any
Quan contractar ajuda professional
Gestionar les finances del saló vosaltres mateixos té sentit al principi, però considereu l'ajuda professional quan:
- Dediqueu més de 5 hores setmanals a la comptabilitat: El vostre temps s'aprofita millor fent créixer el negoci.
- Heu comès errors costosos: Els errors en les nòmines, els impostos o la classificació dels treballadors indiquen que és hora de rebre l'assessorament d'experts.
- Esteu afegint llogaters de cabines o empleats: La complexitat es multiplica ràpidament.
- Esteu en expansió: Obrir ubicacions addicionals crea una complexitat exponencialment més gran.
- No teniu confiança en la vostra rendibilitat: Si no podeu respondre clarament si el vostre saló guanya diners, necessiteu ajuda.
Un comptable pot encarregar-se de les transaccions del dia a dia, mentre que un assessor fiscal (CPA) ofereix planificació fiscal estratègica i garanteix el compliment normatiu.
Indicadors clau de rendiment (KPI) per seguir
Més enllà dels estats financers bàsics, superviseu aquests KPI:
- Ingressos per estilista: Són productius els membres del vostre equip?
- Valor mitjà del tiquet: Els clients compren serveis i productes addicionals?
- Taxa de retenció de clients: Els clients tornen?
- Percentatge de venda al detall de productes: Quina part dels ingressos prové del comerç al detall?
- Percentatge del cost laboral: Us manteniu dins del paràmetre de referència del 40-55%?
- Taxa d'ocupació de cabines: Estan plenes les vostres estacions de lloguer?
Mantingueu les finances del vostre saló amb el millor aspecte
Dirigir un saló de perruqueria rendible requereix dominar tant les habilitats creatives com la gestió financera. Amb uns marges de benefici del sector que se situen de mitjana en només el 8%, cada euro registrat amb precisió i cada deducció capturada marquen una diferència significativa en el vostre resultat final.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que proporciona als propietaris de salons total transparència i control sobre les seves dades financeres. Feu el seguiment de múltiples fonts d'ingressos, gestioneu pagaments complexos als treballadors i manteniu registres preparats per a auditories, tot en un format amb control de versions i preparat per a la IA. Comenceu gratis i aporteu la mateixa precisió a les vostres finances que aporteu al vostre ofici.
