Банковият депозит на салона рядко е равен на продажбите му. Таксите за карти намаляват плащането, закъсненията при сетълмента оставят пари при процесора, а бакшишите на служителите принадлежат на служителите. Записването на банковия депозит като приход скрива и трите разлики.
Започнете с ежедневното затваряне по-долу, след което адаптирайте сметките и контролните списъци към вашия бизнес. Примерът е за салон със служители; самостоятелен наемател на кабина води отделен търговски сметкопис. Дискусията за данъците и класификацията на работниците използва федерални насоки на САЩ, проверени на 10 септември 2026 г.
Работен пример: съгласуване на ежедневното затваряне на салон
Допускания: Този илюстративен ден включва само плащания с карти, без начален баланс при процесора, възстановявания, оспорвания, дейност с подаръчни карти, задължителни такси за услуги или данък върху продажбите. В населено място, където се прилага данък върху продажбите, добавете събрания данък като отделно задължение. Салонът поема всички такси за обработка; нито една не се приспада от бакшишите на служителите. Заплати, разходи за инвентар и други оперативни разходи се записват отделно.
Отчетът на процесора показва такса от 3% върху всички суми, платени с карти през деня. Той осчетоводява пълната такса, преди да освободи частично плащане от 1300 USD. Останалото е в очакване на сетълмент. Това са примерни условия на сетълмент, а не твърдение за цените или графика на конкретен процесор.
| Елемент от ежедневното затваряне | Сума (USD) | Къде се осчетоводява |
|---|---|---|
| Продажби на услуги | 1 200,00 | Приход от услуги |
| Продажби на търговски продукти | 300,00 | Приход от търговия на дребно |
| Приход на салона | 1 500,00 | Услуги плюс търговия на дребно; изключва бакшишите на служителите |
| Събрани доброволни бакшиши на служители | 240,00 | Задължение за бакшиши към служители |
| Общо суми, платени с карти | 1 740,00 | Клиринг при процесора, преди такси |
| Такса за обработка, 3% от общо платените суми | 52,20 | Разход за такси за обработка |
| Нетна сума, дължима от процесора | 1 687,80 | Платени суми минус пълната осчетоводена такса |
| Получен банков депозит | 1 300,00 | Трансфер в бизнес банкова сметка |
| Неуредено вземане от процесора | 387,80 | Оставащ актив при затваряне |
Проверете числата в две посоки:
- Продажби и бакшиши: 1200 USD + 300 USD + 240 USD = 1740 USD, таксувани на клиентите.
- Такси: 1740 USD × 3% = 52,20 USD.
- Сетълмент: 1740 USD − 52,20 USD − 1300 USD = 387,80 USD, все още дължими.
- Независима проверка: 1300 USD в банката + 387,80 USD в очакване + 52,20 USD такси = 1500 USD приход + 240 USD бакшиши на служители.
Счетоводните записи зад затварянето
Използвайте клирингова сметка за активи при процесора, за да свържете отчета от POS системата с банковото си извлечение. Следните записи обобщават деня; запазете отделните транзакции и отчет за бакшишите по служители като подкрепящи документи.
| Запис | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| Записване на събрани суми с карти | Клиринг при процесора: 1 740,00 | Приход от услуги: 1 200,00; приход от търговия на дребно: 300,00; задължение за бакшиши към служители: 240,00 |
| Записване на осчетоводената такса | Разход за такси за обработка: 52,20 | Клиринг при процесора: 52,20 |
| Съпоставяне на първото плащане | Бизнес банка: 1 300,00 | Клиринг при процесора: 1 300,00 |
| Съпоставяне на оставащото плащане при получаване | Бизнес банка: 387,80 | Клиринг при процесора: 387,80 |
В края на първия ден клирингът при процесора има дебитен баланс от 387,80 USD. Когато оставащото плащане пристигне, балансът става нула. Нито едно от плащанията не създава нов приход: продажбите от 1500 USD вече са записани. Ако банковият ви поток импортира депозитите, съпоставете ги с тези трансфери, вместо да ги категоризирате отново като продажби.
Задължението от 240 USD за бакшиши остава, докато не бъде изчистено чрез процеса на изплащане/заплати на служителите. Съгласувайте брутните бакшиши с нетните изплатени суми и всички приложими удръжки за данъци на служителите; не отчитайте същите бакшиши отново като разход за заплати на салона. Записвайте собствените заплати на салона, комисиони и работодателски данъци върху заплатите отделно. Паричен бакшиш от клиент, платен директно на стилист, изисква запис за бакшиша, но не създава банкова разписка за салона или задължение за неизплатен бакшиш.
Приходът минус таксата за обработка е 1447,80 USD. Това е преди разходите за търговски инвентар, продукти, използвани при обслужването на клиенти, възнаграждения на служители, наем и други разходи; това не е нетната печалба за деня. Отчет за приходите и разходите обединява тези разходи. Това оперативно затваряне също не избира вашия метод за данъчно счетоводство или не определя кога приходите принадлежат към данъчна декларация.
Служителите и самостоятелните наематели на кабини се нуждаят от различни сметки
| Въпрос | Салон, наемащ стилисти | Самостоятелен наемател на кабина |
|---|---|---|
| Кой записва плащането на клиента за услугата? | Салонът записва своя приход от услуги | Наемателят записва прихода от своите клиенти |
| Къде отиват бакшишите? | Бакшиши, държани за служители, отиват в сметка за задължения | Наемателят записва собствените си бакшиши като бизнес приход |
| Как се записва наемът за стол? | Наем от действително отделен наемател е приход от наем за салона | Платеният наем за стол е бизнес разход в сметките на наемателя |
| Кой управлява плащанията на работниците? | Салонът обработва заплатите на служителите, включително комисиони и отчетени бакшиши | Наемателят управлява собствените си бизнес разходи и данъчни задължения |
Договор за наем на кабина или формуляр 1099 сам по себе си не прави някого независим. За федерални данъци върху заетостта IRS претегля контрола на поведението, финансовия контрол и вида на взаимоотношението заедно. Ценообразуването, графиците, инструментите и взаимоотношенията с клиенти са релевантни факти, а не контролен списък, където един отговор решава резултата. Документирайте действителната уговорка. Насоки за класификация на работниците на IRS
Ръководството за индустрията на салоните на IRS описва наемателя на кабина като някой, който наема пространство, докато управлява собствен бизнес. Това е по-стар преглед на индустрията; използвайте текущите инструкции на IRS за изискванията за подаване на декларации. Статутът на заетост по трудовото законодателство и правото на отделните щати може да изисква отделен анализ. Избягвайте да описвате всеки наемател като някой, когото салонът плаща: при истинска договореност за наем наемателят обикновено плаща на салона.
Ако салонът събира плащания от клиенти от името на наемател, водете отделна сметка за дължимата сума към наемателя и извлечение за сетълмент. Потвърдете агентската договореност и третирането за отчитане, преди да комбинирате тези събрани суми със собствения приход на салона.
Водете записите за бакшиши отделно от продажбите
Проследявайте отчетените бакшиши на всеки служител, събраните бакшиши с карти, получените директно парични бакшиши и изплащанията по дата. Съгласно федералното право работодателят не може да задържа бакшишите на служителите; Министерството на труда обяснява приложимите правила за обединяване на бакшиши и изплащане. Примерът по-горе показва салона, поемащ всички такси за карти, така че 240-те USD на служителите са запазени изцяло. Насоки за служители с бакшиши на DOL
За федерално данъчно отчитане служителите трябва да докладват бакшишите си в декларациите си, дори ако отговарят на условията за приспадане на квалифицирани бакшиши. Работодателите имат отговорности за удържане и отчитане, а самостоятелно заетите стилисти обикновено включват бакшишите си в бизнес приходите. Задължителната такса за услуга е различна от доброволния бакшиш; сумите, разпределени на служителите, обикновено са заплати. Дръжте тези категории разделени в POS системата. Водене на записи и отчитане на бакшиши от IRS
Създайте сметкоплан, който отговаря на затварянето
Използвайте същите имена на категории в картографирането на POS системата и счетоводната си система. Дръжте детайлите на ниво стилист в подкрепящи отчети, вместо да създавате нова сметка за всяка среща.
| Група сметки | Предложени сметки | Практическа цел |
|---|---|---|
| Активи | Бизнес банка; каса; клиринг при процесора; търговски инвентар; оборудване | Разделете разполагаемите пари от висящи сетълменти и наличности |
| Пасиви | Задължение за бакшиши към служители; задължения за заплати и удръжки; данък върху продажбите; задължение за подаръчни карти; задължения към доставчици | Идентифицирайте парите, дължими на персонала, данъчните органи, клиентите или доставчиците |
| Приходи | Приход от услуги; приход от търговия на дребно; приход от наем на кабини; приход от обучение/семинари | Сравнете различните потоци приходи на салона |
| Себестойност на продажбите | Себестойност на търговски продукти; използвани продукти, използвани при обслужването на клиенти; изразходвани консумативи | Разделете продадените продукти от използваните в услугите |
| Оперативни разходи | Заплати и комисиони; работодателски данъци върху заплатите; такси за обработка; наем; комунални услуги; застраховки; маркетинг; софтуер; поддръжка; професионално развитие | Обяснете какво струва да се управлява |
| Собственически и финансиращи сметки | Вноски/тегления на собственика или разпределения, ако е приложимо; главница по заем | Дръжте финансирането и преводите на собственика отделно от оперативните приходи и разходи |
Задължението за бакшиши към служители принадлежи към пасивите, а не към приходите. Бакшишите на самостоятелен стилист са различни: добавете ги към записите за приходи на наемателя. Проследявайте платения наем за стол като разход, ако сте наемателят, и получения наем за стол като приход, ако предоставяте пространството.
Използвайте задължения към доставчици за неплатени сметки от доставчици. Дръжте отделна бизнес банкова сметка, така че личните покупки да не замъгляват ежедневното затваряне.
Ежедневен контролен списък за счетоводство
- Запазете затварянето от POS системата и отчета на процесора. Записвайте услуги, търговия на дребно, възстановявания, данъци, доброволни бакшиши, такси за услуги и методи на плащане отделно. Разследвайте анулирания или отстъпки без обяснение.
- Съгласувайте всеки метод на плащане. Сравнете събраните суми с карти с брутния отчет на процесора. За пари в брой, пребройте касата спрямо началния остатък плюс приходи минус документирани плащания; записвайте и разследвайте всяка разлика.
- Съпоставете сетълментите. Идентифицирайте брутните събрани суми, таксите, плащанията и крайния баланс при процесора. Пренесете висящите пари напред с тяхната партида/дата, както в примера; не ги насилвайте в днешния банков депозит.
- Съгласувайте бакшишите по служител. Дръжте отчетите за парични бакшиши отделни от бакшишите с карти, които очакват плащане. Проверете държаните суми, вече платените суми и записите за заплати, така че никой да не бъде платен два пъти или пропуснат.
- Записвайте касовите бележки и потреблението на запаси. Разделете продадените търговски единици от изразходваните продукти, използвани при обслужването на клиенти. Прикрепете фактури към покупките и отбележете необичайни загуби или връщания.
- Записвайте наемите отделно. Съпоставете плащането на всеки наемател с уговорения период на наем и проследявайте закъснелите салда.
Седмични и месечни счетоводни практики
Всяка седмица проверявайте висящите баланси при процесора спрямо последващите плащания, преглеждайте просрочените клиентски или наемни салда и сравнявайте наличностите на склад с плановете за покупки. Съгласувайте комисионите с уговорените условия на възнаграждение и одобрените записи за услуги/възстановявания. Изпълнявайте заплатите по изисквания им график; не ги отлагайте за края на месеца.
В края на месеца:
- Съгласувайте всяка банкова и картова сметка с нейното извлечение, след което съгласувайте клиринга при процесора с неуредените партиди и всички документирани резерви или спорове.
- Съгласувайте задълженията за бакшиши към служители и задълженията за заплати с регистрите за заплати, отчетите за бакшиши, плащанията на служители и данъчните преводи. Разследвайте стари салда.
- Пребройте търговския инвентар и прегледайте потреблението на продукти за обслужване на клиенти. Разделете покупките на инвентар от признатата себестойност за продадените артикули съгласно вашия счетоводен метод.
- Проверете сметките на доставчици, предплатените разходи, покупките на оборудване и салдата по заеми. Плащане на главница по заем не е наем или оперативен разход.
- Изгответе отчета за приходите и разходите, баланса и отчета за паричните потоци. Сравнете резултатите от услуги и търговия на дребно с предходния месец и собствения си бюджет.
- Прегледайте предстоящите плащания за заплати, данъци, наем и доставчици. Определете отговорник и срок за разрешаване на всяко несъответствие, след което запазете отчетите за затварянето и подкрепящите документи.
Често срещани грешки, които да предотвратите
Третиране на депозити като продажби. Нетното плащане с карти скрива таксите и бакшишите на служителите. Осчетоводяването както на продажбата в POS системата, така и на банковия депозит като приход удвоява продажбата.
Бъркане на растежа с печалбата. Повече срещи могат да донесат по-високи заплати, потребление на продукти и такси за плащане. Проследявайте приходите на стилист, средната стойност на поръчката, брутния марж на търговията на дребно и дела на разходите за труд в продажбите спрямо собствената си история. В този пример няма универсална цел за марж на печалбата.
Губите доказателства за разходи. Запазвайте разписката, бизнес целта и записа за плащане за инструменти, консумативи, обучение и други покупки. Преглеждайте повтарящите се абонаменти и поръчки на инвентар въз основа на действителната употреба, вместо да предполагате, че всяка покупка подобрява салона.
Наричане на работник независим заради договора. Преразглеждайте класификацията, когато действителната работна връзка се промени. Използвайте рамката на IRS по-горе и оценявайте приложимите изисквания на трудовото законодателство.
Смесване на лични разходи с бизнес разходи. Записвайте преводите на собственика изрично. Покупка, платена от сметката на салона, не е автоматично приспадаем бизнес разход.
Организирайте данъчните записи, без да предполагате, че всяка покупка е веднага приспадаема
Дръжте отделни записи за обикновени оперативни разходи, инвентар и оборудване. Бизнес наем, консумативи, застраховки и други разходи могат да бъдат приспадаеми съгласно приложимите правила; оборудването може да изисква капитализиране или подходяща опция за разходване. Главницата по ипотека не е оперативно приспадане. Наемател на кабина също трябва да документира бизнес дела на разходите със смесена употреба и да разграничава бизнес пътуванията от пътуванията до работното място. Ръководството за данъци за малък бизнес на IRS обяснява тези категории и техните условия.
Дайте на вашия счетоводител съгласуваните сметки, отчети за заплати, записи за бакшиши, записи за инвентар, покупки на оборудване и извлечения по заеми. Това е по-полезно от обща сума на банков депозит без обяснение какво съдържа.
Изберете инструменти около записите, от които се нуждаете
POS системата на салона трябва да експортира продажби на услуги и търговия на дребно, възстановявания, данъци, бакшиши по служител, методи на плащане и идентификатори на сетълмент. Преди да свържете счетоводен софтуер, проверете дали интеграцията импортира брутни продажби, нетни плащания или и двете, и как предотвратява дублиран приход.
Записите за заплати трябва да разграничават заплати, комисиони, бакшиши, удръжки на служители и работодателски данъци. Ако вашата система не може да съгласува отчета си за бакшиши с експорта си за заплати, разрешете това картографиране, преди да разчитате на автоматизирано затваряне. Потърсете професионална помощ, когато класификацията, несъответствията в заплатите или необяснимите клирингови баланси надхвърлят това, което можете да разрешите уверено.
Често задавани въпроси
Бакшишите на служителите приход на салона ли са?
Доброволните бакшиши на служители, събрани за изплащане, са задължение в сметките на салона. Те остават проследими до служителите, докато заплатите и данъчното отчитане се обработват отделно. Самостоятелно зает наемател на кабина записва собствените си бакшиши като бизнес приход.
Защо банковият ми депозит се различава от общата сума в POS системата?
Проверете таксите за карти, времето за сетълмент, възстановяванията, оспорванията и сумите, задържани от процесора. В работния пример платени с карти суми от 1740 USD стават депозит от 1300 USD, вземане от 387,80 USD и такси от 52,20 USD. Само 1500 USD са приход на салона; 240 USD са дължими на служителите.
Къде отива наемът за кабина?
Бизнесът, който отдава под наем стола, записва приход от наем; самостоятелният стилист, който го наема, записва бизнес разход. Дръжте приходите от клиенти на наемателя извън продажбите на салона, освен ако действителната договореност не изисква различно третиране.
Поддържайте затваряне, което можете да проследите
Полезен счетоводен сметкопис на салон ви позволява да проследите плащането на клиент през продажбите, бакшишите на служителите, таксите на процесора и банката. Започнете с един съгласуван ден, след което пренесете този метод в месечното затваряне. Ръководството за начинаещи на Beancount обяснява основния работен процес за сметкопис, а Fava предоставя начин за изследване на произтичащите сметки и отчети.
