Plantilla de previsió de flux de caixa: guia completa per a propietaris de petites empreses
Què faria si descobrís el mes que ve que no pot fer front a les nòmines? O que el pagament d'un client important amb què comptava arriba amb dues setmanes de retard? Per a la majoria de propietaris de petites empreses, aquests escenaris no són hipotètics: representen el tipus de sorpreses de flux de caixa que poden amenaçar fins i tot les empreses rendibles.
La solució per prevenir emergències de flux de caixa no és complicada, però requereix mirar endavant. Una previsió de flux de caixa li ofereix visibilitat sobre el futur financer del seu negoci, cosa que li permet detectar possibles problemes i oportunitats abans que arribin.
Què és una previsió de flux de caixa?
Una previsió de flux de caixa és una eina financera de futur que prediu els diners que entren i surten del seu negoci durant un període específic. A diferència d'un estat de flux de caixa, que registra les transaccions històriques, una previsió projecta els moviments futurs d'efectiu basant-se en els ingressos i les despeses previstes.
Pensi-ho com una previsió meteorològica financera per al seu negoci. De la mateixa manera que una previsió del temps l'ajuda a decidir si ha de portar paraigua, una previsió de flux de caixa l'ajuda a preparar-se per a les condicions financeres futures, ja sigui creant reserves abans d'una temporada baixa o aprofitant un excedent de caixa.
L'objectiu fonamental de la previsió del flux de caixa és respondre a una pregunta crítica: tindrà el seu negoci prou efectiu en cada moment per cobrir les seves obligacions?
Per què la previsió de flux de caixa és important per a les petites empreses
Les petites empreses s'enfronten a reptes de flux de caixa únics que les empreses més grans sovint eviten. Sense grans línies de crèdit o reserves d'efectiu significatives, una manca temporal de liquiditat pot convertir-se ràpidament en una crisi. Heus aquí per què la previsió mereix la seva atenció:
Anticipar la manca de liquiditat abans que arribi
El benefici més immediat de la previsió de flux de caixa és l'alerta precoç. Quan pot veure un possible dèficit amb setmanes o mesos d'antelació, té temps per actuar, ja sigui accelerant els cobraments, endarrerint les compres o organitzant el finançament. Esperar fins que ja li faltin diners limita dràsticament les seves opcions.
Prendre decisions empresarials amb confiança
Hauria de contractar aquell nou empleat? Es pot permetre aquella actualització d'equip? És aquest el moment adequat per expandir-se? Sense una previsió de flux de caixa, aquestes decisions sovint es basen en suposicions. Amb una, pot veure exactament com les decisions importants afectaran la seva posició de caixa al llarg del temps.
Enfortir les relacions amb prestadors i inversors
Els bancs i els inversors volen veure que entén les finances del seu negoci. Una previsió de flux de caixa ben mantinguda demostra sofisticació financera i l'ajuda a explicar clarament les necessitats de finançament. Els prestadors són molt més receptius a les sol·licituds de crèdit quan poden veure les seves projeccions.
Planificar les variacions estacionals
La majoria dels negocis experimenten certa estacionalitat, ja sigui dràstica (venda al detall durant les festes) o subtil (serveis professionals durant les vacances d'estiu). La previsió l'ajuda a preparar-se per als períodes baixos creant reserves durant els forts.
Els components clau d'una previsió de flux de caixa
Cada previsió de flux de caixa conté quatre elements essencials:
Saldo de caixa inicial
Aquest és el seu punt de partida: l'efectiu real als comptes del seu negoci al començament del període de previsió. A diferència d'altres xifres de la seva previsió, aquesta no és una estimació. És una xifra concreta dels seus extractes bancaris.
Entrades de caixa
Les entrades de caixa representen tots els diners que entren al seu negoci durant el període de previsió. Les fonts comunes inclouen:
- Ingressos per vendes: efectiu rebut dels clients per productes o serveis.
- Cobraments de comptes a cobrar: pagament de factures pendents.
- Ingressos de préstecs: fons rebuts d'un nou finançament.
- Ingressos per inversions: rendiments de les inversions del negoci.
- Venda d'actius: efectiu provinent de la venda d'equips o altres actius.
- Aportacions dels propietaris: capital addicional invertit pels propietaris.
Sortides de caixa
Les sortides de caixa cobreixen cada dòlar que surt del seu negoci:
- Nòmines i beneficis: sous, salaris i costos relacionats amb els empleats.
- Lloguer i serveis públics: costos de les instal·lacions.
- Compres d'inventari: cost dels béns per a la revenda.
- Pagaments a proveïdors: imports deguts als subministradors.
- Pagaments de préstecs: principal i interessos del deute existent.
- Pagaments d'impostos: impostos estimats i impostos sobre les nòmines.
- Compres d'equips: despeses de capital.
- Retirades dels propietaris: diners retirats pels propietaris del negoci.
Saldo de caixa final
El saldo final es calcula agafant el saldo inicial, sumant totes les entrades i restant totes les sortides. Aquest es converteix en el saldo inicial del període següent i representa la seva posició de caixa prevista.
Saldo final = Saldo inicial + Entrades de caixa - Sortides de caixa
Mètodes de previsió de flux de caixa directes vs. indirectes
Hi ha dos enfocaments principals per crear previsions de flux de caixa, cadascun adaptat a diferents necessitats.
Mètode directe (cobraments i pagaments)
El mètode directe rastreja transaccions de caixa específiques, enumerant els comptes a cobrar i a pagar individuals per construir la previsió de baix a dalt.
Com funciona:
- Enumera tots els cobraments de caixa esperats (pagaments de clients, ingressos de préstecs, etc.)
- Enumera tots els pagaments de caixa esperats (factures, nòmines, etc.)
- Calcula el flux de caixa net per a cada període
Ideal per a:
- Previsions a curt termini (menys de 90 dies, fins a un any)
- Gestió de la liqüiditat diària
- Petites empreses amb fluxos de caixa senzills
- Situacions que requereixen una alta precisió
Limitacions:
- No té en compte partides no monetàries com l'amortització
- Requereix dades detallades de les transaccions
- El seu manteniment pot requerir molt de temps
Mètode indirecte
El mètode indirecte comença amb el benefici net del teu compte de pèrdues i guanys i, a continuació, s'ajusta per les partides no monetàries i els canvis en el fons de maniobra.
Com funciona:
- Comença amb el benefici net projectat
- Suma les despeses no monetàries (amortitzacions)
- Ajusta pels canvis en els comptes a cobrar, existències i comptes a pagar
- Inclou les inversions en actius fixos i les activitats de finançament
Ideal per a:
- Planificació estratègica a llarg termini (un any o més)
- Empreses amb necessitats comptables complexes
- Situacions en què no es disposa de dades detallades de les transaccions
- Vincular les projeccions de caixa amb els estats financers
Limitacions:
- Menys precís per a la gestió de caixa a curt termini
- Pot ometre canvis ràpids en el flux de caixa
- Requereix coneixements de comptabilitat de meritança
Ús de tots dos mètodes conjuntament
Moltes empreses es beneficien de combinar ambdós enfocaments: utilitza la previsió directa per al curt termini (1-12 mesos), quan la precisió és més important, i després passa als mètodes indirectes per a la planificació a més llarg termini, on les hipòtesis són menys certes.
Com crear la teva previsió de flux de caixa: Pas a pas
Pas 1: Tria el teu interval de temps
Selecciona un període de previsió que s'ajusti a les teves necessitats:
- Previsions diàries: Ideals per a empreses amb un alt volum de transaccions o posicions de caixa ajustades
- Previsions setmanals: Bon equilibri entre detall i capacitat de gestió
- Previsions mensuals: Adequades per a empreses amb fluxos de caixa estables i previsibles
- Previsió mòbil de 13 setmanes: Popular per a la visibilitat trimestral i la planificació de la liqüiditat
Per a la majoria de les petites empreses, una previsió mensual que cobreixi 12 mesos proporciona una visibilitat útil sense un excés de detalls.
Pas 2: Recull les teves dades inicials
Abans de construir la teva previsió, recopila:
- Saldos bancaris actuals (la teva posició de caixa inicial)
- Factures pendents i dates de pagament esperades
- Pròximes factures i les seves dates de venciment
- Dades històriques de vendes per als mateixos períodes
- Despeses futures conegudes (renovacions d'assegurances, compra d'equips, etc.)
- Calendaris de pagament de préstecs
Pas 3: Projecta les entrades de caixa
Comença pels ingressos recurrents i previsibles:
- Pagaments regulars de clients
- Ingressos per subscripció
- Treballs contractats
Després, estima els ingressos variables:
- Vendes projectades basades en patrons històrics
- Cobraments esperats de factures pendents
- Ajustos estacionals
Consell professional: Sigues conservador amb les projeccions d'ingressos. És millor rebre una sorpresa agradable per tenir caixa extra que quedar-se curt.
Pas 4: Estima les sortides de caixa
Comença per les despeses fixes que rarament canvien:
- Pagaments de lloguer i lísing
- Pagaments de préstecs
- Primes d'assegurances
- Salaris
Després, afegeix les despeses variables:
- Compres d'existències basades en les vendes projectades
- Subministraments (llum, aigua, etc.)
- Màrqueting i publicitat
- Serveis professionals
No oblidis les despeses periòdiques que es produeixen trimestralment o anualment: els pagaments d'impostos, les renovacions d'assegurances i el manteniment d'equips solen agafar desprevinguts els propietaris de negocis.
Pas 5: Calcula i analitza
Per a cada període, calcula:
- Flux de caixa net (entrades menys sortides)
- Saldo de caixa de tancament (saldo inicial més flux de caixa net)
Busca:
- Períodes en què el saldo de tancament baixi a nivells perillosament baixos
- Patrons en el flux de caixa (tendències estacionals, tensions a final de mes)
- Oportunitats en què els excedents de caixa es puguin invertir
Pas 6: Actualitza regularment
Una previsió només és útil si està al dia. Estableix una rutina:
- Actualitza les xifres reals mensualment (substituint les previsions per números reals)
- Revisa i ajusta les projeccions basant-te en la nova informació
- Amplia la previsió per mantenir el teu horitzó de planificació
Bones pràctiques per a una previsió eficaç del flux de caixa
Construeix un marge per a despeses inesperades
Cap previsió és perfecta. Reserva una quantitat per a sorpreses: avaries d'equips, reparacions d'emergència o oportunitats inesperades. Una regla general és mantenir almenys un o dos mesos de despeses operatives com a reserva de caixa.
Utilitza la planificació d'escenaris
No creïs només una previsió. Construeix escenaris:
- Cas base: La teva projecció més probable
- Millor cas: Què passa si les vendes superen les expectatives?
- Pitjor cas: Què passa si un client important retarda el pagament o les vendes cauen?
Comprendre el ventall de possibilitats t'ajuda a preparar-te per a diferents resultats.
Separa el flux de caixa de la rendibilitat
Una empresa rendible pot, tot i així, quedar-se sense caixa. Segons la comptabilitat de meritança, els ingressos es reconeixen quan es generen, no quan es rep el diner. Si els clients triguen a pagar o si has de pagar als proveïdors abans de cobrar, pots ser rendible sobre el paper mentre tens dificultats per cobrir les despeses. La teva previsió de flux de caixa salva aquesta distància.
Optimització del calendari de fluxos de caixa
Una vegada comprengueu els vostres patrons de caixa, podeu prendre mesures per suavitzar-los:
- Oferiu petits descomptes per pagament anticipat
- Exigiu dipòsits per a projectes grans
- Programeu els pagaments a proveïdors perquè coincideixin amb els vostres cobraments
- Establiu una línia de crèdit abans de necessitar-la
Conciliació de les previsions amb els resultats reals
Després de cada període, compareu la vostra previsió amb els resultats reals. No es tracta de portar un marcador, sinó de millorar la precisió. Si sobreestimeu constantment les vendes o subestimeu les despeses, ajusteu la vostra metodologia.
Errors comuns a evitar en la previsió de fluxos de caixa
Projeccions d'ingressos massa optimistes
És natural ser optimista sobre el vostre negoci, però la previsió de fluxos de caixa requereix realisme. Utilitzeu les dades històriques com a base i sigueu conservadors amb les hipòtesis de creixement.
Ignorar el calendari de pagaments
Una venda no és efectiu fins que no es cobra. Si emeteu factures amb condicions de pagament a 30 dies, aquests ingressos no apareixeran al vostre compte bancari fins al cap d'un mes com a mínim. Tingueu en compte els vostres patrons de cobrament habituals.
Oblidar les despeses periòdiques
Les primes d'assegurances anuals, els pagaments trimestrals d'impostos i el manteniment d'equips poden crear pics de fluxos de caixa si no es planifiquen. Repartiu aquests costos al llarg de la vostra previsió.
Crear-la i oblidar-la
Una previsió creada una sola vegada i que mai s'actualitza esdevé ràpidament inútil. Les condicions del negoci canvien constantment; la vostra previsió també ho hauria de fer.
No tenir en compte l'estacionalitat
Si el vostre negoci té patrons estacionals, utilitzeu dades històriques de períodes comparables en lloc de simplement projectar els mesos recents cap al futur.
Eines per a la previsió de fluxos de caixa
Fulls de càlcul
Les plantilles de fulls de càlcul ofereixen un punt de partida senzill. Són flexibles, familiars i gratuïtes. No obstant això, requereixen l'entrada manual de dades i un manteniment curós per evitar errors.
Programari de comptabilitat
Moltes plataformes de comptabilitat inclouen funcions de previsió de fluxos de caixa que extreuen automàticament les dades dels vostres registres, reduint el treball manual i millorant la precisió.
Eines de previsió especialitzades
Per a necessitats més sofisticades, el programari especialitzat en previsió de fluxos de caixa ofereix funcions com el modelatge d'escenaris, la integració bancària automàtica i les prediccions basades en IA.
Comptabilitat en text pla
Per a aquells que valoren la transparència i el control, els sistemes de comptabilitat en text pla permeten veure exactament com cada transacció afecta les vostres projeccions, sense fórmules ocultes ni caixes negres.
Posar en pràctica la vostra previsió de fluxos de caixa
Crear una previsió és només el principi. Aquí teniu com utilitzar-la activament:
Revisió setmanal: Doneu un cop d'ull a la vostra previsió regularment per estar al corrent de les properes necessitats de caixa.
Compartir amb assessors: El vostre comptable, gestor o assessor financer pot aportar informació valuosa quan pot veure les vostres projeccions.
Recolzar sol·licituds de préstecs: Una previsió de fluxos de caixa ben preparada reforça qualsevol sol·licitud de finançament.
Guiar decisions importants: Abans de comprometre-us a despeses significatives, introduïu les xifres a la vostra previsió per veure'n l'impacte.
Mesurar el rendiment: Compareu els resultats reals amb les projeccions per comprendre millor el vostre negoci al llarg del temps.
Preneu el control de les finances del vostre negoci
La previsió de fluxos de caixa transforma la gestió financera reactiva en una planificació proactiva. En lloc de veure-us sorpresos per la manca de liquiditat, la veureu venir i tindreu temps per reaccionar. En lloc de preguntar-vos si us podeu permetre inversions importants, ho sabreu.
Comenceu de manera senzilla: fins i tot una previsió mensual bàsica per als propers tres a sis mesos proporciona una visibilitat valuosa. A mesura que us sentiu còmodes amb el procés, amplieu el vostre horitzó de planificació i afegiu-hi sofisticació.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total sobre cada transacció. Podeu veure exactament com cada assentament afecta la vostra posició financera, sense fórmules ocultes ni caixes negres. Les vostres dades es mantenen amb control de versions i són portàtils, creant un rastre d'auditoria clar des de les transaccions individuals fins a previsions financeres completes. Comenceu de franc i preneu el control de les finances del vostre negoci.
