Изберете дата на преход, експортирайте оборотната ведомост на QuickBooks за деня преди нея и отворете главната си книга в Beancount с един pad и един balance за всяка балансова сметка. Когато bea check премине успешно и салдото на собствения капитал съвпадне с QuickBooks, книгите ви са прехвърлени. Всичко след прехода се записва в Beancount.
Това ръководство работи както за QuickBooks Online, така и за QuickBooks Desktop. То не зависи от импортер за QuickBooks, защото такъв не се доставя с Beancount. Първо прехвърляте салдата, после решавате колко история да пренесете.
Ако все още решавате дали да преминете, прочетете първо Beancount срещу QuickBooks.
1. Изберете датата на преход и какво запазвате
Изберете първия ден от финансовата година, например 2026-01-01. Границата на годината оставя една данъчна година в една система. Това също означава, че първият ви отчет за приходите и разходите в Beancount започва от нула.
Решете сега колко история трябва да съдържа Beancount:
- Само салда. Отворете към датата на преход и запазете отчетите от QuickBooks като архив за по-ранните години. Това е най-бързият път и останалата част от това ръководство предполага него.
- Годишни обобщения. Добавете по един обобщен запис за всяка минала година от оборотната ведомост за съответната година. Тогава многогодишните ви отчети работят в Beancount.
- Пълна история на транзакциите. Конвертирайте експорта на Главната книга (General Ledger) със скрипт. Това е най-много работа и раздел 5 обяснява какво включва.
Приключете сверяването на всяка банкова и картова сметка в QuickBooks до деня преди прехода. Несверено салдо пренася грешката си в новата ви главна книга.
2. Експортирайте от QuickBooks
Нужни са ви три отчета, всички завършващи в деня преди прехода (2025-12-31 в това ръководство):
| Отчет | Какво ви дава |
|---|---|
| Account List | Всяко име и тип на сметка, за съпоставянето в стъпка 3 |
| Trial Balance | Крайното салдо на всяка сметка, което става вашите начални салда |
| General Ledger | Всяка транзакция, за историята и за архива ви |
QuickBooks Online. Отидете на Reports, после на Standard reports и отворете всеки отчет по име. Изберете Export/Print, после Export to Excel. Account List е отчетът за сметкоплана. Инструментът Export data под Settings, в колоната Tools, експортира набор от отчети и списъци като Excel файлове в един zip файл. Intuit документира и двата пътя в Export your QuickBooks Online data.
Тези експорти от QuickBooks Online са Excel файлове. Отворете всеки от тях в електронна таблица и запазете CSV копие, ако скрипт ще го чете.
Прикачените файлове се експортират отделно. В QuickBooks Online отидете на Settings, после на Attachments, изберете файловете и изберете Batch actions, после Export. Запазете zip файла с архива си.
QuickBooks Desktop. В Windows отворете всеки отчет от Reports, после Reports Center. Изберете Excel, после Create New Worksheet. Следващият прозорец може да запази Excel работна книга или CSV файл директно, както е описано в Export reports as Excel workbooks. Desktop може също да експортира списъци, включително сметкоплана, като IIF файл: File, после Utilities, после Export, после Lists to IIF Files. IIF експортът покрива само списъци. Intuit посочва, че можете да импортирате транзакции, но не можете да ги експортирате, както е обяснено в Export, import, and edit IIF files.
Пазете оригиналните експорти непроменени. Те са вашето доказателство, ако по-късно някое число бъде оспорено.
3. Съпоставете сметките с йерархия в Beancount
Beancount има пет коренни сметки. Всеки тип сметка от QuickBooks попада под една от тях:
| Тип сметка в QuickBooks | Сметка в Beancount |
|---|---|
| Bank | Assets:Bank:Checking, Assets:Bank:Savings |
| Accounts receivable (A/R) | Assets:AccountsReceivable |
| Other Current Assets, Fixed Assets | Assets:Prepaid:…, Assets:Equipment:… |
| Credit Card | Liabilities:CreditCard:Visa |
| Accounts payable (A/P), Other Current Liabilities | Liabilities:AccountsPayable, Liabilities:SalesTax |
| Long Term Liabilities | Liabilities:Loans:… |
| Equity, Retained Earnings, Opening Balance Equity | Equity:Opening-Balances |
| Income, Other Income | Income:Sales, Income:Interest |
| Cost of Goods Sold | Expenses:COGS:… |
| Expenses, Other Expense | Expenses:Rent, Expenses:Software |
Имената на сметките започват с главна буква и не съдържат интервали, така че "Office Supplies" става Expenses:Office-Supplies. Подсметките в QuickBooks стават по-дълбоки сегменти, като Expenses:Vehicle:Fuel.
Retained Earnings и Opening Balance Equity се сливат в една сметка Equity:Opening-Balances. Beancount изчислява печалбата за текущата година от вашите приходни и разходни сметки, така че не е нужно да се пренася отделна сметка за неразпределена печалба.
4. Отворете главната книга към датата на преход
Тази примерна компания има оборотна ведомост от четири реда към 2025-12-31. Редовете за приходи и разходи вече са приобщени към Retained Earnings. QuickBooks Online прави същото, когато започне нова финансова година, както е описано в View retained earnings account details.
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| Checking | 12,450.00 | |
| Accounts Receivable (A/R) | 3,200.00 | |
| Visa credit card | 1,875.40 | |
| Retained Earnings | 13,774.60 | |
| Общо | 15,650.00 | 15,650.00 |
Запазете това като main.bean:
option "operating_currency" "USD"
2025-12-31 open Assets:Bank:Checking USD
2025-12-31 open Assets:AccountsReceivable USD
2025-12-31 open Liabilities:CreditCard:Visa USD
2025-12-31 open Equity:Opening-Balances USD
; Opening balances from the QuickBooks Trial Balance as of 2025-12-31
2025-12-31 pad Assets:Bank:Checking Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Assets:AccountsReceivable Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Liabilities:CreditCard:Visa Equity:Opening-Balances
2026-01-01 balance Assets:Bank:Checking 12450.00 USD
2026-01-01 balance Assets:AccountsReceivable 3200.00 USD
2026-01-01 balance Liabilities:CreditCard:Visa -1875.40 USD
2026-01-01 balance Equity:Opening-Balances -13774.60 USDВсеки pad кара Beancount да вмъкне записа, който прави следващата balance проверка вярна. Балансиращата страна на всеки pad отива в Equity:Opening-Balances. Проверката balance се извършва в началото на датата си, затова pad записите са с дата деня преди прехода.
Дебитите стават положителни числа, а кредитите — отрицателни. Затова салдото на Visa е -1875.40 USD.
Последният ред е сверката. Собственият капитал трябва да възлиза на -13774.60 USD, кредитът на Retained Earnings. Сгрешена цифра за актив или пасив променя балансиращия собствен капитал и тази проверка се проваля.
За реална компания добавете по един open, един pad и един balance за всяка балансова сметка от оборотната ведомост. Разделете A/R и A/P на по една подсметка за всеки клиент или доставчик, ако следите отворените фактури по име.
5. Пренесете историята
След прехода записвайте новата дейност в Beancount. Банковите извлечения и извлеченията по карти са основният източник. Конвертирайте банков CSV експорт в браузъра с конвертора от CSV към Beancount или използвайте ръководството за банков импорт за командния ред.
Миналите години са по избор. Няма импорт с едно щракване от експорт на Главната книга от QuickBooks. Прехвърлянето на тази история е стъпка на скриптирано или ръчно съпоставяне:
- Запазете експорта на Главната книга като CSV.
- Групирайте редовете ѝ в транзакции по дата и номер на транзакция.
- Преименувайте всяка сметка със съпоставянето от стъпка 3.
- Запишете всяка група като транзакция в Beancount, чиито записи се сумират до нула.
Ако пренасяте история, отворете сметките в началото на тази история, а не към датата на преход. После запазете проверките balance към 2026-01-01. Те доказват, че конвертираната история достига до същите салда, които QuickBooks е отчел.
6. Проверете спрямо QuickBooks
Проверете главната книга, после избройте всяко салдо:
bea --file main.bean check
bea --file main.bean query "SELECT account, sum(position) GROUP BY account ORDER BY account"bea check не съобщава за грешки. Заявката връща четири реда: Assets:AccountsReceivable на 3200.00 USD, Assets:Bank:Checking на 12450.00 USD, Equity:Opening-Balances на -13774.60 USD и Liabilities:CreditCard:Visa на -1875.40 USD. Сравнете всеки ред с оборотната ведомост на QuickBooks ред по ред, като кредитите са отрицателни числа.
Нови сте на командния ред? Инсталирайте bea с бързо начало за CLI.
7. Какво не се пренася
Миграцията на главна книга прехвърля счетоводни салда и история. Тя не прехвърля операциите, които QuickBooks извършва около тях:
- Фактури и връзки за плащане. Отворените фактури остават като салда по A/R. Използвайте отделна услуга за фактуриране оттук нататък.
- Заплати. Плащанията, данъчните формуляри и записите за служители остават при доставчика ви за заплати.
- Декларации за данък върху продажбите. Beancount записва задължението. Подаването остава отделна задача.
- Прикачени файлове. Касовите бележки и документите излизат в отделен zip експорт, не в отчетите.
- Правила за банкови връзки и история на сверяването. Изградете категоризацията наново като правила за импорт.
Страницата за сравнение го казва ясно: не избирайте Beancount в очакване, че няколко приставки ще пресъздадат целия оперативен пакет на QuickBooks. Изберете го, когато самата главна книга е вашата дълготрайна система за запис.
Управлявате малък бизнес с Beancount? Вижте Beancount.io за малък бизнес за хоствани главни книги, Bank Sync и сътрудничество със счетоводител.