#payroll
Управление на заплати, обработка и съответствие за бизнеси от всякакъв размер
Законът за справедливите трудови стандарти няма праг, основан на брой служители — покритието на предприятие започва при $500 000 годишни брутни продажби, а индивидуалното покритие може да се прилага и значително под него. Ето какво се променя на прага, петте задължения, които той налага, и контролен списък от седем стъпки, който да изпълните, преди инспектор да се обади.
Съгласно 29 CFR 778.114, фиксирана заплата може да компенсира всички отработени часове, така че извънредният труд струва само доплащане от половин ставка — 80 долара вместо 300 долара при 50-часова седмица и заплата от 800 долара. Това ръководство обхваща математиката, петте условия, правилото от 2020 г. относно бонусите и забраните в щатските закони в Аляска, Калифорния, Ню Мексико и Пенсилвания.
OBBBA раздел 70113 окончателно отмени приспадането на разходи за преместване и освободеното от данъци възстановяване на разходи от работодател за данъчни години, започващи след 31 декември 2025 г. — всяка стотинка за релокация, включително плащания, направени директно на доставчици, вече се счита за допълнителна заплата, с изключения само за военни премествания по постоянна смяна на местоположението (PCS) и персонал на разузнавателната общност.
Три федерални плаката — FLSA, OSHA 3165 и EPPA — се отнасят за почти всеки частен работодател, докато известието EEO „Познавай правата си“ влиза в сила при 15 служители, а FMLA — при 50. Всеки един е безплатен от правителството, а насоките на DOL позволяват на напълно отдалечените екипи да спазят правилото за непрекъснато публикуване по електронен път.
Връщането на персонала на работното място променя едновременно данъците върху заплатите, придобивките и удръжките. За 2026 г. изключенията по раздел 132(f) са 340 USD/месец за транспорт/вануул и за квалифицирано паркиране, което спестява на работодателите около 7,65% от всеки долар преди облагане; служителите по W-2 вече не могат да приспадат разходите за домашен офис, затова вместо това насочвайте оборудването през план за отчетност.
За 2026 г. изключването по раздел 129 за грижи за зависими лица нараства от $5,000 на $7,500, а плащането на студентски заеми по раздел 127 става постоянно, така че работодателят може да изведе до $12,750 на служител извън заплатите. Това ръководство обхваща правилата за писмен план и недискриминация, в кои полета на W-2 попада всяка облага — всички грижи за зависими лица в поле 10, изключваната образователна помощ — никъде, и седемте грешки, които превръщат облага без данък в облагаеми заплати.
Писмо за несъответствие от SSA (EDCOR) означа, че имет и номера SSN в W-2 не съвпадат съ записи на SSA — и повече от 70% от отбелязаните записи принадлежат на родени в САЩ граждани. Ето каките четири стъпки трябва да предпримеме работодателя, какоките пет действия пораждат отговорност за дискриминация по INA и какоките са нивата на наказания от IRS за 2026 година: $60, $130 и $340 за неправилен формуляр.
Преминаването към нов доставчик на заплати от 1 януари е най-чистият вариант, защото един доставчик отговаря за всичките четири формуляра 941, формуляр 940 и всеки W-2 – но изисква около дванадесет седмици подготовка. Този контролен списък обхваща времевата линия от октомври до януари, данните за общите суми от началото на годината и допълнителните придобивки, които трябва да мигрират, упълномощаването и отнемането на формуляр 8655, както и петте грешки при прехвърлянето, които водят до известия от IRS.
Работодателите могат да внасят до $2 500 на служител годишно в Trump Account на детето без данъци и да го отчитат в поле 12 на формуляр W-2 под новия код TA, който дебютира във формулярите за 2026 г. Това ръководство обхваща писмения план по раздел 128, тавана за служител (не за дете), общия лимит от $5 000 на дете, намаленията на заплатата по кафетерийния план само за лица на издръжка, тестовете за недискриминация по модела на раздел 129 и контролите във ведомостта и при проверка на сметките, които запазват обезщетението извън облагаемите заплати.
Няма федерален закон за честотата на заплащане — щатите определят минимума, като Кънектикът, Роуд Айлънд, Ню Хампшър, Масачузетс, Върмонт и Ню Йорк са най-строгите. Заплащането на две седмици обхваща приблизително 36–43 процента от частните предприятия, носи два месеца с три заплати годишно и 27-ми ден за заплащане през 2026 г.; два пъти месечно — 24 неравномерни периода никога не съвпадат със 7-дневната работна седмица по FLSA, която управлява извънредния труд.
През 2026 г. много работодатели имат 27 двуседмични дни за заплата, което добавя около 3,85% към годишните разходи за заплати на служителите на заплата. Ето как да изберете между разделяне на заплатата на 27 и изплащане на допълнителния чек, как да се справите с удръжките за здравно осигуряване, 401(k) и HSA в допълнителния период и какво да заложите в бюджета за работодателски данъци при данъчна основа за социално осигуряване от $184 500.
За 2026 г. лимитът за отсрочени вноски по раздел 402(g) е 24 500 щ. д. на човек (32 500 щ. д. с догонваща вноска на възраст над 50, 35 750 щ. д. на възраст 60-63), като се сумират всички вноски в 401(k), 403(b), SIMPLE IRA и SARSEP, които правите през годината. Превишение, което не бъде възстановено с лихвите до 15 април, се облага два пъти - веднъж като заплата през годината на вноската и отново при разпределение. Стъпките включват сумиране на отсрочените вноски от поле 12 на формуляр W-2, писмено уведомяване на плана, разчитане на кодове P и 8 в 1099-R и ограничаване на удръжките от заплата след смяна на работа през годината.
