#payroll
Управление на заплати, обработка и съответствие за бизнеси от всякакъв размер
Научете какво изисква IRS Публикация 15 (Circular E) за удържане, депозити и подаване на формуляри 941 и W-2. Ясно и практично обяснение за малки работодатели.
Работодателите, които използват електронни системи за формуляр I-9, трябва да актуализират датата на изтичане 05/31/2027 до 31 юли 2026 г. Това ръководство разглежда кои издания остават валидни, какво се промени в редакцията от 01/20/25, правилото за съхранение три години след наемане или една година след прекратяване и кои документни грешки ICE вече третира като съществени, а не като технически.
IRS няма едно-единствено правило за седем години. Записите за данък върху дохода важат 3 години, за данък върху заетостта – 4, за значителни пропуски в дохода – 6, за загуби от невзискуеми дългове и безполезни ценни книжа – 7, а неподадени или измамни декларации не изтичат никога – докато записите за имоти важат до изтичане на давностния срок за годината, в която продадете. Това ръководство съпоставя всеки срок със документите, които се управляват, и дава график за съхранение, който собствениците на малки бизнес могат да следват.
Повече от 20 щатски и местни юрисдикции повишиха минималната си заплата на 1 юли 2026 г. — Аляска до $14,00, Орегон и окръг Колумбия по годишните си графици, плюс 17 градски и окръжни увеличения в Калифорния, Илинойс, Мериленд, Минесота и Орегон — осигурявайки допълнително заплащане на над 360 000 работници с приблизително 221 милиона долара годишно. Контролен списък от седем стъпки за работодатели, които дължат най-високата ставка на мястото, където се извършва работата, включително как да разпределят период на заплащане, обхващащ два периода, по дата на работа, а не по дата на плащане.
QuickBooks Desktop 2023 достигна края на поддръжката си на 31 май 2026 г. — данъчните таблици за заплати спряха да се обновяват, банковите емисии, Desktop Payments, директният депозит, електронното подаване, Workforce, онлайн резервното копие и пачовете за сигурност бяха спрени на 1 юни, докато локалните файлове на компанията все още се отварят нормално. Чеклист за почистване преди миграция, трите жизнеспособни пътя (QuickBooks Online, Enterprise или друга платформа), стъпките за експорт от Desktop към Online и сверката след миграция, която доказва, че главната книга е преместена непокътната.
Надбавка от 75 USD на месец за интернет, изплатена без документация, е допълнителна заплата — отразява се в поле 1 на W-2 и струва на работодателя приблизително 7,65% допълнителни осигуровки върху сумата. Същите 75 USD са освободени от данък и извън W-2 при писмен отчетен план, който отговаря на трите условия от Регламент 1.62-2 на Министерството на финансите: бизнес връзка, доказване в рамките на 60 дни и връщане на надвзетото в рамките на 120 дни. Това ръководство обхваща двата пътя според IRS, петте грешки, които превръщат плана в облагаем, отделните счетоводни сметки и видове плащания във ведомостта, които поддържат третирането правилно, и държавните закони, които изискват възстановяване независимо от федералното данъчно третиране.
Задължителната такса за обслужване не издържа четирифакторния тест за бакшиш на IRS, така че тя е заплата, а не доход от бакшиши – дължите и двете части на FICA върху нея, губите кредита по раздел 45B във формуляр 8846 и тя е изключена от новото приспадане за квалифицирани бакшиши по OBBBA. Разглежда четирифакторния тест, счетоводните статии, които държат Приходите от Такси за Обслужване отделни от Задълженията за Бакшиши, и промените в заплатите, данъчния кредит за бакшиши, данъка върху продажбите и оповестяването на таксите, които ресторантът среща в деня на преминаването.
Vermont Saves обхвана работодатели с пет или повече служители на 1 юли 2026 г., а New York Secure Choice завърши своето разгръщане в три вълни на 15 юли 2026 г. Какво изисква всяка програма, санкциите (20 долара, нарастващи до 75 долара на служител във Vermont, 250 долара на служител годишно в Ню Йорк) и как да осчетоводите удръжката като пасив по заплати, а не като разход.
От 1 юли 2026 г. SB 637 във Вирджиния намалява прага за работодател по Закона за човешките права на Вирджиния от 15 на 5 служители и удължава срока за подаване на жалба от 300 дни на две години. Всеки бизнес с пет или повече служители за всеки работен ден в 20 или повече календарни седмици вече е обхванат за всички забранени практики — не само за уволнение. Ето правилото за броене за 20-те седмици, контролен списък за съответствие в седем стъпки и записите за заплати и съхранение, които разследващият иска първо.
Премията за трудова злополука е заплати ÷ 100 × класова ставка × коефициент на опит, така че одита в края на годината проверява отново и двете променливи спрямо действителните ви записи. Това ръководство обхваща трите вида одит и какво ги предизвиква, документите, които одиторите изискват, защо премията за извънреден труд може да бъде изключена само когато е записана отделно по служител и седмица съгласно NCCI Правило 2-B-2, таваните за 2026 г. за служители на NCCI от максимум $3,400 седмично и минимум $1,700, и защо плащанията към подизпълнител без актуален сертификат за застраховка се таксуват към вас като заплати.
Разпоредбите за ABC теста в Ню Джърси стават оперативни от 1 октомври 2026 г., като изясняват, че всеки работник е служител, освен ако не докажете свобода от контрол, работа извън обичайния ви курс на дейност или места на стопанска дейност и независимо установен занаят — научете трите условия, петте често срещани грешки и контролен списък за одит преди крайния срок.
Лимитът на FSA за зависима грижа в САЩ се повишава до $7,500 за план-години след 2025 г. — какво трябва да променят федералните работодатели и служители.
