Вашият кредитор поиска финансови отчети и вашият CPA ви даде две числа: едно за отчети по GAAP и едно много по-малко за отчети на данъчна основа. Разликата между тях може да бъде хиляди долари годишно, всяка година — а по-евтиният комплект се изготвя от същите счетоводни книги, от същия CPA, по правила, които вашият CPA вече е приложил към данъчната ви декларация. Единственият въпрос е дали хората, които четат отчетите ви, ще ги приемат.
Обикновено ще ги приемат, ако попитате предварително. Финансовите отчети на данъчна основа са легитимна, подкрепена от стандарти рамка за отчетност — не пряк път или отклонение от правилата. Но те променят значението на числата ви по начини, които имат значение за кредитиране, гаранции и продажба на бизнеса ви. Това ръководство обяснява какво представляват отчетите на данъчна основа, как се различават от GAAP, от какво се отказва вашият кредитор, като ги приема, и кога евтина компилация на данъчна основа е всичко, от което се нуждаете.
Какво представляват финансовите отчети на данъчна основа
Финансовите отчети на данъчна основа представят финансовото състояние и резултатите на вашата компания, използвайки същите счетоводни правила като федералната ви данъчна декларация. Приходите, разходите, активите и пасивите се измерват по начина, по който Вътрешният кодекс на САЩ (Internal Revenue Code) ги измерва — а не по начина, по който го правят общоприетите счетоводни принципи (GAAP).
Те принадлежат към семейство, официално наречено Други всеобхватни бази на счетоводството, или OCBOA. Одиторските стандарти определят четири членове на семейството: базата на данъка върху дохода, касовата и модифицирано-касовата база, законовите бази (като счетоводството на застрахователни компании, предписано от държавните регулатори), и всеки друг определен набор от критерии с съществена подкрепа в литературата. На практика отчетите на данъчна основа и на модифицирано-касова основа са двете OCBOA, които малките бизнеси действително използват. Актуалната одиторска литература на AICPA нарича цялото семейство "рамки със специално предназначение", така че може да срещнете този термин в писмото за ангажимент от вашия CPA — означава същото.
Три факта правят отчетите на данъчна основа практични, а не екзотични:
- Вашият CPA може да ги одитира, преглежда или компилира. Всяко ниво на CPA услуга, налично за отчети по GAAP, е налично и за отчети на данъчна основа, с доклади, написани за данъчната основа.
- Много кредитори вече ги приемат. Банките и застрахователите, които кредитират частни компании, виждат отчети на данъчна основа рутинно, а икономията на разходи е реална именно защото CPA разглежда въпросите на измерването веднъж, в данъчната декларация, вместо два пъти.
- Те са по-прости за разбиране от собствениците. Ако можете да четете собствената си данъчна декларация, можете да четете отчети на данъчна основа. Същото не може да се каже за GAAP, с неговите измервания по справедлива стойност, модели за обезценка и многостранични оповестявания в бележките.
Анализ на Journal of Accountancy установи, че отчетите по OCBOA могат да спестят на клиентите 20 до 30 процента от разходите за изготвяне в сравнение с GAAP, а в някои случаи и повече — защото при отчетите на данъчна основа много от най-трудните въпроси на измерването по GAAP просто не съществуват.
Как данъчната основа се различава от GAAP
Разликите между счетоводния доход и облагаемия доход са цялата история. Някои са времеви разлики, които се обръщат през годините (временни разлики); други никога не се обръщат (постоянни разлики). Ето тези, които най-много променят числата на малкия бизнес.
Амортизация: MACRS и Секция 179 срещу линейна амортизация
По GAAP амортизирате оборудването през очаквания му полезен живот, често линейно. По данъчната основа използвате Модифицираната система за ускорено възстановяване на разходите (MACRS) — и можете да отчетете цялата покупка незабавно по Секция 179 или бонус амортизация, когато тези разпоредби го позволяват.
Ефектът може да бъде драматичен. Купете оборудване за $100,000 и GAAP може да покаже $10,000 разход за амортизация през първата година; данъчната основа може да покаже пълните $100,000. Доходът ви на данъчна основа е по-нисък, базата ви на активите на данъчна основа е по-малка, а актив, който е напълно отписан за данъчни цели, може да бъде продуктивен още години. Всеки, който сравнява отчетите ви с тези на аналог по GAAP, трябва да направи корекция за това, иначе сравнението е безсмислено.
Приходи: облагане при получаване срещу признаване с течение на времето
GAAP признава приходите, когато ги спечелите, независимо кога пристигат паричните средства. Данъчните правила са по-нетърпеливи: в много случаи приходите се признават, когато са спечелени или когато паричните средства са получени — което настъпи първо. Авансовите плащания — наем, събран предварително, абонаменти, продажби на ваучери за подарък — често влизат в облагаемия доход при получаване, докато GAAP би ги отложил до момента, в който изпълните услугата.
Така бизнес, който събира пари преди да изпълни услугата, може да покаже по-висок доход на данъчна основа, отколкото по GAAP в година на растеж, а балансът не носи задължение за отсрочени приходи за задължения, които все още дължи на клиентите си. Това придава по-добър вид на отчета за приходите, докато скрива бъдещи задължения за изпълнение — точно това, което кредиторът иска да знае, преди да разчита на числата.
Резерви, които не можете да запишете
GAAP съпоставя очакваните бъдещи разходи с текущите приходи: резервът за съмнителни вземания, резервите за гаранции, натрупаният отпуск, условите задължения. Данъчната основа обикновено позволява приспадане само когато разходът действително е направен — вземането е отписано, гаранционната претенция е платена.
Следователно отчетите на данъчна основа не показват резерв срещу вземанията, няма гаранционно задължение и няма натрупване за разходи, за които знаете, че идват, но още не сте платили. Вземанията изглеждат по-силни, а пасивите изглеждат по-леки от техните еквиваленти по GAAP — не защото бизнесът е по-здрав, а защото правилата за измерване забраняват резерва.
Без отсрочени данъци
Тъй като отчетите на данъчна основа използват данъчни измервания навсякъде, няма отсрочени данъчни активи или пасиви и няма бележка за отсрочени данъци. Това е истинско опростяване — счетоводството на отсрочените данъци по GAAP е една от най-сложните области във финансовата отчетност — но също така означава, че отчетите не показват нищо за бъдещите данъчни последици. Компания, която стои върху големи временни разлики, има бъдещи данъчни сметки (или ползи), които просто не се появяват никъде в отчетите на данъчна основа.
Необлагаемите приходи и недопустимите разходи остават видими
Отчетите на данъчна основа могат да включват позиции, които никога не докосват данъчната декларация: освободен от данък лихвен доход от страната на приходите, недопустими глоби или недопустимата половина от бизнес храненията от страната на разходите. Рамката е данъчната основа на счетоводството, а не копие на Форма 1120 — тя отчита икономиката на бизнеса, измерена по данъчните правила, включително позициите, които Кодексът изключва или забранява.
От какво се отказва вашият кредитор
Когато една банка приема отчети на данъчна основа вместо GAAP, тя се отказва от три неща. Нито едно не е фатално, но всяко променя начина, по който банката — и вие — трябва да четете числата.
Сравнимост. Една банка подписва стотици кредитополучатели. GAAP ѝ дава една измервателна пръчка; кредитополучателите на данъчна основа пристигат измерени с друга. Ускорената амортизация подценява активите и собствения капитал спрямо аналог по GAAP, докато доходът от авансови плащания надценява печалбите ви. Добрият търговски кредитор прави механични корекции за тези неща, но корекцията е толкова добра, колкото е информацията, която бележките ви предоставят.
Консерватизъм в конкретни сметки. Резервите и отсрочванията на GAAP съществуват, за да държат оптимизма извън баланса. Вземанията на данъчна основа без резерв, приходите, събрани преди да са спечелени, и напълно амортизираното оборудване, което все още е в експлоатация, накланят отчетите към привлекателната страна. Кредиторите компенсират, като намаляват вземанията, връщат еднократни данъчни приспадания и питат за отсрочени приходи при задълбочена проверка — затова бележката за базата на счетоводството има по-голямо значение, отколкото собствениците очакват.
Отчетът за паричните потоци. GAAP изисква отчет за паричните потоци; рамките по OCBOA не изискват. Оперативният паричен поток често е първото число, което кредиторът разглежда, а при ангажимент на данъчна основа може да не съществува, освен ако не помолите CPA да го изготви. Ако ковенантите по кредита ви се позовават на паричен поток или покритие на обслужването на дълга, потвърдете с банката как тези коефициенти се изчисляват от отчети на данъчна основа, преди да изберете рамката — дефинициите на ковенанти, написани около позициите по GAAP, не винаги се преобразуват чисто.
Нищо от това не означава, че отчетите на данъчна основа са по-лоши. Означава, че те отговарят на различен въпрос: „как изглежда този бизнес, измерен по данъчни правила?" вместо „как изглежда, измерен по GAAP?" За много малки бизнес кредити първият отговор е достатъчен — при 20 до 30 процента по-нисък разход.
Трите нива на CPA услуга (и какво струва всяко)
Рамката за отчетност (данъчна основа срещу GAAP) и нивото на CPA услуга (компилация, преглед, одит) са независими избори. Можете да получите всяко ниво на услуга по всяка рамка. Ето какво означава всяко ниво и какво обикновено плащат малките бизнеси:
- Компилация: без увереност. CPA поставя числата на ръководството в правилен формат на финансови отчети, без да ги проверява. Типичният разход за малък бизнес варира от около
$2,000до$7,000. CPA дори не трябва да е независим, макар че всяка липса на независимост трябва да бъде оповестена. Компилациите са правилният избор за вътрешна употреба и за кредитори, които изрично ги позволяват. - Преглед: ограничена увереност. CPA извършва запитвания и аналитични процедури и докладва дали нещо е привлякло вниманието, което предполага, че отчетите се нуждаят от съществени промени. Типичният разход варира от около
$5,000до$25,000в зависимост от сложността. Това е средният вариант, който повечето кредитори на малки бизнеси искат. - Одит: разумна увереност. CPA тества доказателства, потвърждава салда, оценява контролите и изразява мнение. Типичният разход започва около
$10,000и се покачва над$50,000за сложни бизнеси. Одитите обикновено се изискват само за по-големи кредитни улеснения, гаранции, инвеститори или регулатори.
Две бележки за разходите. Първо, очаквайте таксите за първата година да бъдат с 20 до 30 процента по-високи с нова фирма, докато тя опознае бизнеса ви. Второ, стандартите за преглед позволяват на CPA да компилира отчети, които пропускат по същество всички оповестявания, когато ръководството избере тази опция — легитимен начин да намалите допълнително разходите за компилация за отчети, използвани вътрешно, макар че никой кредитор няма да приеме отчети без оповестявания за целите на кредитирането.
Кога компилация на данъчна основа е достатъчна
Компилацията на данъчна основа е най-евтиният CPA продукт, който все още произвежда финансови отчети, свързани с CPA, и за много бизнеси тя е наистина достатъчна:
- Договорът ви за кредит я позволява. Някои банки приемат компилирани отчети на данъчна основа за по-малки кредитни линии и кредити за недвижими имоти, обитавани от собственика. Получете приемането писмено, преди ангажиментът да започне, а не когато отчетите бъдат доставени.
- Отчетите са за ръководството. Месечни или тримесечни компилирани отчети на данъчна основа дават на собствениците последователен, организиран от CPA поглед върху бизнеса на част от разходите по GAAP.
- Бизнесът ви е прост. Малко оценки, без сложни инструменти, без многоструктурна организация — ситуациите, в които допълнителният измервателен апарат на GAAP си заслужава, не се отнасят за вас.
- Вече декларирате по същия метод. Ако данъчната ви декларация е естественият резултат от счетоводните ви книги, отчетите на данъчна основа добавят почти никаква допълнителна счетоводна работа.
А ситуациите, в които не е достатъчна:
- Договорът за кредит казва "GAAP" или "прегледани". Езикът на ковенантите е определящ. Компилация, доставена срещу изискване за преглед, е техническо неизпълнение, което чака да бъде забелязано.
- Гаранции и обезпечения. Гаранционните застрахователи почти винаги искат прегледани или одитирани отчети по GAAP; компилациите на данъчна основа рядко минават през бюрата им.
- Външни инвеститори или процес по продажба. Купувачите и инвеститорите сравняват целите по GAAP. Отчети на данъчна основа в стая за данни канят корекция на покупната цена, а не комплимент за пестеливостта ви.
- Регулаторна или франчайзинг отчетност. Ако регулатор или франчайзор предписва GAAP, никаква друга рамка не замества.
Практическото правило: съпоставете продукта с читателя. Вътрешните читатели получават компилации; банките получават това, което кредитният договор посочва; купувачите получават GAAP.
Механиката: заглавия, бележки и сравнителни данни
Отчетите на данъчна основа следват кратък списък от механични правила, които ги поддържат съвместими — и пазят кредитора да не ги сбърка с GAAP:
- Заглавията трябва да посочват базата. Отчетите казват „Отчет за активите, пасивите и собствения капитал — база на данъка върху дохода" и „Отчет за приходите и разходите — база на данъка върху дохода", а не „Баланс" и „Отчет за приходите". Използването на заглавия по GAAP върху числа на данъчна основа подвежда читателя и нарушава стандартите.
- Бележка за политиката описва рамката. Бележка 1 обяснява, че отчетите са изготвени на базата, използвана за целите на федералния данък върху дохода, и обобщава съществените разлики от GAAP. От CPA не се изисква да количествено определя тези разлики — описателно изложение е достатъчно.
- Оповестяванията са паралелни на GAAP. Ако отчетите на данъчна основа съдържат позиция, за която GAAP би изисквал оповестявания — сделки със свързани лица, концентрации, услови задължения, последващи събития — отчетите носят еквивалентни оповестявания, съобщаващи същата същност. Позиции, които данъчната основа не записва, като отсрочени данъци, не се нуждаят от оповестяване. Няма отстъпка в оповестяванията за избор на компилация вместо одит; икономията идва от рамката, а не от нивото на услугата.
- Смяната на рамки преизчислява сравнителните данни. Преминаването от GAAP към данъчна основа (или обратно) изисква преизчисляване на сравнителните отчети за предходния период към новата база, така че двете години една до друга да са измерени по един и същ начин.
Често срещани грешки, които да избегнете
Прекомерно модифициране на касов комплект, докато стане GAAP с отклонения. Близката OCBOA, модифицирано-касовата база, позволява логични модификации със съществена подкрепа — записване на дълготрайни активи с амортизация, записване на банков дълг с лихва. Но натрупването на търговски вземания и задължения, записването на отсрочени данъци или капитализирането на лизинги преминава границата: изградили сте отчети по GAAP, загубили сте предимството в разходите по OCBOA и все още сте се отклонили от GAAP. Ако вашите „модифицирано-касови" отчети се нуждаят от натрупвания, за да бъдат полезни, преминете към данъчната основа вместо това.
Доставяне на отчети на данъчна основа срещу ковенанти по GAAP. Прочетете договора за кредит, преди да изберете рамката. Коефициентите на ковенантите, дефинирани върху позиции по GAAP — текущ коефициент, покритие на обслужването на дълга, нетна материална стойност — се изчисляват различно на данъчна основа, а някои кредитори няма да преподпишат ковенантите по средата.
Предполагане на приемане вместо питане. Политиките на кредиторите варират по банка, по размер на кредита и по кредитен служител. Петминутният разговор с банкера ви преди края на годината е по-добър от отхвърлен пакет отчети през март.
Забравяне на отчета за паричните потоци. Тъй като е незадължителен, никой не го изготвя — и след това кредиторът пита за оперативен паричен поток по време на кредитната проверка. Ако банкерът ви разчита на него, ангажирайте CPA да го изготви заедно с отчетите на данъчна основа.
Представяне на несравними сравнителни години. Предходна година по GAAP до текуща година на данъчна основа, без преизчисляване, прави всяка линия на тенденцията в пакета грешна. Преизчислете или пропуснете сравнителната колона.
Поддържайте книгите си готови за кредитор от първия ден
Независимо дали отчетите ви ще бъдат по GAAP или на данъчна основа, компилирани или прегледани, всичко надолу по веригата зависи от качеството на книгите нагоре по веригата. Чистите, добре организирани записи съкращават времето за изготвяне на вашия CPA — което е по-голямата част от това, за което плащате — и ви позволяват да отговаряте на последващи въпроси на кредитор от доказателства, а не от паметта.
Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
