Ако сте спонсор на 401(k), съществува федерално изискване за застраховка, за което вероятно никога не сте се замисляли — а IRS включва липсващата или недостатъчна облигация сред най-честите нарушения на съответствието, които открива при проверките на пенсионни планове. Всеки човек, който борави с парите на вашия план, трябва да бъде покрит от облигация за вярност по ERISA на стойност най-малко 10% от средствата, с които борави. Пропуснете ли я, вие не просто сте извън съответствие: дали сте на Министерството на труда причина да одитира плана ви, и може да носите лична отговорност за загубите, които облигацията е трябвало да покрие.
Добрата новина е, че това е един от най-евтините разходи за съответствие, които малкият бизнес някога ще направи. Повечето облигации струват няколкостотин долара годишно. Ето кой се нуждае от такава, какво покритие изисква законът и как облигацията за вярност се различава от застраховката за фидуциарна отговорност, която вашият съветник може вече да ви е продал.
Какво всъщност покрива облигацията за вярност по ERISA
Облигацията за вярност по ERISA — понякога наричана ERISA облигация или 401(k) облигация — е форма на гаранционна защита срещу измама или нечестност от страна на хората, които се докосват до парите на плана. Ако някой с достъп до плана присвои вноски, фалшифицира чек за разпределение или източи средства чрез фиктивен доставчик, иск по облигацията възстановява липсващите пари на плана.
Във всяка облигация участват три страни:
- Принципалът — лицето, което борави със средствата на плана, чиято честност се гарантира.
- Облигаторът — самият план, който получава изплащането при настъпване на загуба.
- Гарантът — компанията, която издава облигацията, изплаща на плана и след това търси възстановяване от нарушителя.
Тази структура е важна, защото отговаря на най-честото недоразумение: облигацията защитава плана, не вас. Тя не предпазва фидуциарите от съдебни дела, не покрива честни грешки и не плаща разходи за защита. Тя съществува, за да бъдат възстановени сметките на участниците, когато някой открадне от тях.
Член 412 от ERISA изисква тази защита от приемането на закона. Той се прилага еднакво за 401(k) планове, други пенсионни планове и финансирани планове за социални придобивки — на практика всеки план за служебни придобивки, при който някой би могъл да отклонява активи.
Кой трябва да бъде обезпечен с облигация
Краткият отговор е по-широк, отколкото повечето спонсори очакват: всеки фидуциар на плана и всяко друго лице, което „борави" със средствата или друго имущество на плана, трябва да бъде обезпечено с облигация. Боравенето се определя от това какво някой може да направи, а не от длъжността му. Ако задълженията на лицето му дават властта да причини загуба на плана, то борави със средства. Това включва всеки, който може да:
- Подписва чекове или разрешава преводи от сметките на плана
- Одобрява или обработва разпределения, заеми или тегления при затруднение
- Предава вноските на служителите или вноските на работодателя към плана
- Променя банковите инструкции или инвестиционните разпределения на активите на плана
В малкия бизнес това обикновено означава собственика, офис-мениджъра или счетоводителя, който обработва заплатите, и всеки друг с право на подпис. Не се ограничава до служители: независимите изпълнители и администраторите на трети страни, които борави с парите на плана, са предмет на същото изискване, и Министерството на труда е потвърдило, че няма общо изключение за външни администратори. Банките, застрахователните компании и регистрираните брокер-дилъри имат собствени изключения по закона, но вашият служител по заплатите — не.
Едно практическо последствие: индивидуален 401(k), покриващ само вас (и съпруга/съпругата ви, ако е нает/а в бизнеса), обикновено е извън частта от ERISA, която налага правилото за облигацията, и Form 5500-EZ за един участник не съдържа въпрос за облигация. Но в момента, в който наемете служител, който стане допустим за плана, планът става покрит — и часовникът на облигацията започва да тиктака.
Колко облигация ви е необходима: правилото 10%
Изискваната сума се преизчислява всяка планова година и следва проста формула с минимум и таван:
- Базова сума: най-малко 10% от средствата, с които се е боравило през предходната отчетна година.
- Минимум: не по-малко от $1 000 на план, колкото и малък да е планът.
- Таван: не повече от $500 000 на длъжностно лице на плана за всеки отделен план.
Така план с активи от $800 000 се нуждае от облигация най-малко от $80 000. Стартиращ план с $6 000 в него все още се нуждае от минимума от $1 000. А голям план с активи от $12 милиона се ограничава до $500 000 — 10% биха били $1,2 милиона, но законът не изисква повече от тавана.
Има едно важно изключение от тавана: ако планът държи ценни книжа на работодателя — обикновено акции на компанията в състава на 401(k) — максимумът скача до $1 милион на длъжностно лице на плана. Конгресът повиши този таван за планови години, започващи след 2007 г., след вълна от скандали, при които пенсионните спестявания на служителите бяха концентрирани в рухващи акции на работодателя. Ако вашият план предлага фонд на акции на компанията, оразмерете облигацията спрямо по-високия лимит.
Със сумата вървят три структурни правила:
- Не се допуска самоучастие (франшиза). Облигацията трябва да покрива първия долар от загубата.
- Тя трябва да посочва плана. Облигацията трябва да бъде на името на плана или тръста, или изрично да посочва, че покрива плана. Облигация, издадена само на името на вашата компания, не удовлетворява изискването.
- Тя трябва да идва от одобрен гарант. Само компании от списъка на Министерството на финансите с одобрени гаранти (Circular 570) могат да издават квалифицирана облигация. Всеки масов търговски гарант отговаря на условията, но проверете преди да купите.
Преразглеждайте сумата всяка година
Цифрата 10% е обвързана със средствата, с които се е боравило през предходната година, което означава, че облигация, зададена правилно при стартиране, излиза от съответствие с нарастването на плана. План, започнал с $200 000 с облигация от $20 000 и нараснал до $600 000, сега се нуждае от покритие от $60 000. Одиторите и проверяващите проверяват размера на облигацията спрямо текущите активи, а не спрямо това, което е било правилно преди три години. Поставете облигацията в същия годишен контролен списък като Form 5500 и годишната оценка на плана.
Малките планове получават допълнителна причина да оразмерят правилно облигацията: за да се класират за освобождаването от одит на Министерството на труда за планове с по-малко от 100 участници, облигацията обикновено трябва да покрива 100% от неквалифициращите се активи на плана (неща като недвижими имоти, ограничени партньорства или всичко без оценка от регулиран субект). Недостатъчна облигация може да ви струва освобождаването — а пълният одит на план струва далеч повече от допълнителната премия.
Облигацията не е застраховка за фидуциарна отговорност
Това е объркването, което погубва най-много спонсори. Застраховката за фидуциарна отговорност и облигацията за вярност по ERISA звучат сходно, покриват същия план и често се купуват от същия агент. Те са напълно различни продукти и единият никога не замества другия:
| Облигация за вярност по ERISA | Застраховка за фидуциарна отговорност | |
|---|---|---|
| Изисква се по закон? | Да, съгласно член 412 от ERISA | Не — незадължителна |
| Защитава | Плана и неговите участници | Фидуциарите лично |
| Покрива | Измама и нечестност (кражба, присвояване, фалшификация) | Нарушения на фидуциарни задължения (неблагоразумни инвестиции, процедурни грешки, дела за такси) |
| Изплаща на | Плана, за възстановяване на откраднати активи | Фидуциара, за разходи за защита и споразумения |
Напълно възможно е — и често се случва — спонсор да има щедра полица за фидуциарна отговорност и все още да е в нарушение на изискването за облигация. Ако вашият съветник ви е осигурил фидуциарно покритие преди години, извадете полицата и проверете дали заедно с нея е закупена облигация за вярност. Много спонсори откриват, че облигацията изобщо никога не е била купувана.
Как се разкрива липсваща облигация
Не се нуждаете от недоволен служител, който да ви докладва. Механизмът за прилагане е до голяма степен автоматичен:
- Form 5500 задава въпроса директно. Приложения H и I съдържат ред за съответствие, питащ дали планът е бил покрит от облигация за вярност и в какъв размер. Отговор „не" — или посочване на сума под 10% от активите — поставя недостатъка писмено, подписано под страх от наказание за лъжесвидетелстване, всяка отделна година.
- IRS го третира като водещ проблем при проверките. Ръководството на агенцията за проверка на пенсионни планове изброява недостатъчните или липсващи облигации за вярност сред най-честите нарушения на съответствието. Проверяващите знаят точно къде да гледат.
- Министерството на труда следи отговорите. Разследващите от EBSA рутинно изтеглят планове, които не декларират облигация или декларират недостатъчна такава, а недостатъкът по облигация е един от най-лесните задействащи механизми за пълен одит на план — който след това проверява всичко останало, от закъснели вноски до разумност на таксите.
- Фидуциарите носят лична отговорност. Няма фиксирана парична глоба от рода „липсваща облигация: $X". Вместо това излагането е по-лошо: фидуциарите могат да бъдат държани лично отговорни за загубите на плана, които подходящата облигация е щяла да покрие. Облигацията, която пропуснахте, за да спестите $300 годишно, се превръща в мярката за това, което дължите от собствения си джоб.
Накратко, въпросът за облигацията във Form 5500 превръща невидимата празнина в подписано признание. Поправянето ѝ преди сезона на подаване е един от ходовете за съответствие с най-висок ефект, които спонсорът на малък план може да предприеме.
Колко струва и как да си купите
Ценообразуването е освежаващо скучно. Повечето ERISA облигации струват приблизително $100 до $500 годишно, като премията се определя от размера на облигацията, а не от кредитния рейтинг на някого:
- Малък план, нуждаещ се от покритие от $50 000–$100 000, обикновено плаща около $200–$300 годишно.
- План на законовия таван от $500 000 обикновено плаща $400–$500 годишно.
- План, нуждаещ се от лимита от $1 милион за ценни книжа на работодателя, обикновено плаща $600–$900 годишно.
Можете да купите такава чрез застрахователния агент на вашата компания за имущество и злополуки или директно от гаранционна компания онлайн; няколко се специализират в ERISA облигации с кратки заявления. За суми до $500 000 процесът обикновено е едностраничен формуляр, посочващ името на плана, размера на облигацията и плановата година. Потвърдете три неща, преди да платите: гарантът фигурира в Treasury Circular 570, облигацията посочва плана (не само вашата компания) и сумата е най-малко 10% от средствата, с които се е боравило миналата година.
Дръжте облигацията в счетоводството си, не само в чекмедже
Както всеки повтарящ се елемент за съответствие, облигацията се нуждае от място във вашата счетоводна рутина, не само PDF в имейл нишка. Три навика я поддържат актуална:
- Отчитайте премията последователно. Решете дали компанията или планът плаща премията, записвайте я по същия начин всяка година и пазете фактурата с постоянните документи на плана. Ако планът плаща, разходът принадлежи в счетоводството на плана, а не погребан в общата офис застраховка.
- Обвържете подновяването с календара на Form 5500. Когато извадите данните за активите към края на годината за подаването, изчислете 10% на място и го сравнете с текущата облигация. Ако активите са нараснали над покритието, увеличете облигацията, преди да подпишете декларацията.
- Съхранете облигацията с документите на плана. Одиторите искат самия инструмент на облигацията — размер, име на плана, гарант и дати на влизане в сила. Съхранявайте го заедно със споразумението за приемане и писмото за одобрение, така че искане за документи да отнема минути, не седмици.
Ако водите счетоводството си в обикновен текст, точно такъв годишен елемент от контролен списък е нещо, което счетоводството с контрол на версиите управлява добре: размерът на облигацията, премията и датата на подновяване живеят в историята на вашия регистър заедно с всяко друго повтарящо се задължение. Документацията на Beancount за повтарящи се транзакции показва модели за автоматично проследяване на подновявания като това.
Пет грешки, които оставят планове без облигация
- Да приемете, че облигацията на администратора на записи ви покрива. Вашият доставчик на 401(k) е обезпечен с облигация за своето боравене със средства. Това покритие не се разпростира върху вашия служител по заплатите, който предава вноски, или върху вашия подпис по банковата сметка на плана. Планът се нуждае от собствена облигация, покриваща собствените му лица, боравещи със средства.
- Да зададете сумата веднъж и да я забравите. Най-честият недостатък е облигация, която е била правилна преди години. Нарастването на активите без нарастване на покритието все още е нарушение.
- Да обезпечите компанията вместо плана. Ако инструментът не посочва плана или изрично не заявява, че го покрива, проверяващите го третират като липса на облигация изобщо.
- Да приемете самоучастие (франшиза). Търговските полици срещу престъпления често съдържат самоучастие; ERISA облигациите не могат. Полица дори с малко самоучастие не удовлетворява изискването.
- Да чакате писмото за одит. Докато EBSA или IRS попитат, вие дължите облигацията и обяснявате всичко останало, което са решили да проверят. Премия от $300, платена тази седмица, е по-добра от план за коригиращи действия през следващата година.
Поддържайте документацията на плана си чиста колкото инвестициите му
Облигацията за вярност по ERISA е рядък елемент за съответствие, който е едновременно задължителен, евтин и лесен за объркване чрез чиста невнимателност. Извадете Form 5500, проверете реда за облигацията спрямо 10% от активите на плана и потвърдете, че инструментът посочва плана и идва от одобрен гарант. Десет минути проверка сега са по-добри от задействане на одит по време на подаването.
С нарастването на плана ви, поддържането на всяко повтарящо се задължение — подновявания на облигации, плащания на премии, срокове за подаване — видимо в един набор от счетоводни книги е това, което превръща съответствието от бързане в рутина. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
