Колко голяма е необлагаемата отстъпка за служители? Ограниченията по Section 132(c), които всеки работодател трябва да познава

Давате на екипа си 30% отстъпка за всичко в магазина. Моралът е отличен, текучеството е спаднало и всички предполагат, че придобивката е необлагаема. После един ден счетоводителят ви задава въпрос, който разваля настроението: отчели ли сте някоя от тези отстъпки като заплата?

Повечето работодатели никога не го правят — а мнозина би трябвало. IRS ви позволява да предоставяте необлагаеми отстъпки за служители, но само до строго определен лимит. Всеки долар отстъпка над този лимит е облагаема заплата, подлежаща на удържане на данък върху доходите и данъци върху заплатите, и принадлежи във Формите W-2 на вашите служители. Ето как работят правилата, къде работодателите най-често се спъват и как да поддържате програмата си за отстъпки (и счетоводните си книги) в ред.

Двете числа, които имат значение: 20% и вашият процент на брутната печалба​

Section 132(c) от данъчния кодекс дефинира „квалифицирана отстъпка за служители" — частта от намалението на цената, която можете да изключите от заплатата на служителя. Таванът зависи от това какво намалявате с отстъпка, и двата тавана работят по много различен начин.

Услуги: фиксиран таван от 20%​

За услуги, изключваемата отстъпка е ограничена до 20% от цената, която начислявате на клиенти, които не са служители. Салон, който начислява на клиенти $100 за подстригване и боядисване, може да даде същата услуга на стилистите си за $80 без данъчни последици. Намалете цената за служители до $50 и допълнителните $30 отстъпка са облагаема заплата.

Лимитът от 20% се прилага към самата отстъпка, а не към цената, която служителят плаща. Мислете за това така: служителят трябва да плати поне 80% от редовната цена за клиенти, иначе недостигът се облага.

Стоки: вашият процент на брутната печалба​

За стоки и друга собственост, таванът е вашият процент на брутната печалба, умножен по цената, която начислявате на клиенти, които не са служители. Това число е различно за всеки бизнес, защото се извлича от вашите собствени маржове.

Формулата, направо от IRS:

1. Вземете общата си продажна цена за всичката собственост, която предлагате на клиенти в съответната сфера на дейност (включително продажбите на служители).
2. Извадете общата си себестойност за тази собственост.
3. Разделете резултата на общата продажна цена.

Така че ако магазинът ви е продал стоки за $500,000 миналата година, които са ви стрували $300,000, вашият процент на брутната печалба е 40%. За яке за $200, максималната необлагаема отстъпка е $80. Продайте го на служител за $140 — отстъпка от $60 — и цялата придобивка е необлагаема. Продайте го за $100 и $20 от отстъпката от $100 са заплата.

Тук имат значение две правила за времето. Първо, обикновено изчислявате процента от опита си през данъчната година непосредствено преди годината, в която отстъпката е достъпна — маржовете от миналата година управляват отстъпките за тази година. Второ, ако съществени промени в бизнеса ви правят миналогодишното число неподходящо, трябва да го преизчислите в разумен срок, третирайки остатъка от текущата година като ваша първа година. Съвсем нови бизнеси без предходна година могат да направят оценка от надценката си или да използват подходяща средна стойност за отрасъла.

Практическият извод: бизнесите с висок марж могат да предлагат щедри необлагаеми отстъпки, докато тези с нисък марж не могат. Бутик с маржове от 55% може да даде на персонала половината цена, необлагаемо. Магазин за хранителни стоки с маржове от 25%, който дава 30% отстъпка за служители, създава облагаема заплата при всяка отделна транзакция — въпреки че отстъпката изглежда скромна.

Правилото за сферата на дейност: защо повечето придобивки се провалят на този тест​

Процентните тавани са само половината от историята. Още преди да стигнете до математиката, отстъпката трябва да премине през прагов тест: тя трябва да е за собственост или услуги, които предлагате на клиенти в обичайния ход на сферата на дейност, в която служителят извършва съществени услуги.

Това едно изречение дисквалифицира повече програми за отстъпки от всяко друго правило. Вижте как хапе:

• Придобивките между различни марки се провалят. Представете си конгломерат, който притежава както верига хотели, така и корабоплавателна линия. Служител, който работи за корабоплавателната линия, не може да получи необлагаема отстъпка за хотелски стаи — хотелите са различна сфера на дейност от тази, в която служителят работи. Ако компанията ви управлява ресторант и отделен магазин за кетъринг доставки, отстъпките обикновено също не се прехвърлят.
• Артикулите само за служители се провалят. Отстъпките за стоки, които не се предлагат за продажба на редовни клиенти, никога не са изключваеми. Ако поддържате специални стоки, които само служители могат да купуват, всеки долар от тази „отстъпка" е заплата.
• Взаимните сделки с други работодатели се провалят. Ако вие и бизнесът отсреща се съгласите да давате на служителите си взаимно 15% отстъпка, тези отстъпки са напълно облагаеми. Изключването обхваща вашите служители, купуващи вашите стоки — не бартерна мрежа от съседни магазини.
• Недвижимите имоти и инвестиционната собственост се провалят. Отстъпките за недвижими имоти или за движима собственост от вид, който обикновено се държи за инвестиция, като акции или облигации, са категорично изключени.

Обърнете внимание какво правилото не изисква: отстъпката не трябва да бъде предоставена от вас директно. Служител на производител на уреди, който купува уредите на компанията с отстъпка чрез външен магазин за търговия на дребно, все още може да се квалифицира, стига магазинът да предлага тези уреди на редовни клиенти. Паричните възстановявания също се броят — възстановяването на част от покупната цена след факта се третира по същия начин като отстъпка на касата.

Кой се брои за „служител" е по-широко, отколкото мислите​

За това изключване „служител" достига далеч отвъд текущата ви ведомост. Всички следните могат да получават квалифицирани отстъпки за служители:

• Настоящи служители.
• Бивши служители, които са се пенсионирали или са напуснали поради инвалидност.
• Преживелият съпруг на някого, починал докато е бил служител, или на пенсиониран или нетрудоспособен бивш служител.
• Наети служители, които са ви служили практически на пълен работен ден в продължение на поне година под ваше основно ръководство или контрол.
• Съдружник, който извършва услуги за съдружие.

Отстъпките, дадени на съпруга или зависимото дете на служител, се третират като дадени на служителя. За тази цел зависимо дете е дете или доведено дете, което е зависимо от служителя — или, ако и двамата родители са починали, такова, което още не е навършило 25 години. Дете на разведени родители се брои за зависимо от двамата.

Тази широта е истинска възможност за планиране: разширяването на отстъпката за персонала към пенсионери и семейства ви струва малко и остава необлагаемо, стига таваните да се спазват. Само помнете, че семейните отстъпки се приспадат от същите лимити и се нуждаят от същото проследяване.

Капанът с високоплатените служители​

Ето правилото, което превръща небрежна програма за отстъпки в данъчна сметка точно за хората, които най-малко искате да разстроите. Не можете да изключите отстъпка от заплатата на високоплатен служител, освен ако същата отстъпка не е достъпна при същите условия или за всички ваши служители, или за разумна класификация на служители, която не благоприятства високоплатените хора.

За 2026 г. високоплатен служител е всеки, който е бил 5% собственик по всяко време през текущата или предходната година, или който е спечелил повече от $160,000 през предходната година. Можете да пренебрегнете теста за заплата за някого, който също не е бил в топ 20% от служителите по заплата — полезно облекчение за добре платени специалисти във високоплатна компания.

Наказанието за провал на този тест е тежко: високоплатеният служител губи изключването напълно, не само за допълнителната част. Предложете на всеки обикновен работник квалифицираща се 20% отстъпка, но дайте на ръководителите 35%, и ръководителят не дължи данък за допълнителните 15 пункта — цялата 35% отстъпка става облагаема заплата. Следователно програма за отстъпки само за ръководители никога не е необлагаема, колкото и малък да е процентът.

Разрешени са разумни класификации — например сортиране по трудов стаж, отработени часове или длъжностна категория — но самата класификация не трябва да дискриминира в полза на високоплатените. При съмнение най-сигурният дизайн е най-простият: една отстъпка, същите условия, всички са допустими от първия ден.

Когато отстъпката е твърде голяма: отчитане на надвишението​

Всяка отстъпка над квалифицираните лимити е обикновена облагаема заплата. Това означава, че подлежи на удържане на федерален данък върху доходите и на данъци за социално осигуряване и Medicare, и я отчитате във Форма W-2 заедно с редовната заплата. Това изненадва работодателите, защото „заплатата" никога не преминава през ведомостта — тя е вградена в по-ниската цена на касата.

Да накарате това да работи изисква процес, а не добри намерения:

• Конфигурирайте точката си на продажба да маркира отстъпките за служители. Маркирайте покупките на персонала под специален код за плащане или отстъпка, така че всяка транзакция с отстъпка да попада в една категория за отчитане.
• Изчислете облагаемата част за всяка транзакция. Извадете максималната квалифицирана отстъпка от действителната отстъпка. В примера със салона по-горе — услуга за $100, продадена на стилист за $50 — квалифицираната част е $20, а облагаемата част е $30.
• Подайте сумите във ведомостта. Добавете общата облагаема отстъпка на всеки служител към облагаемата му заплата за периода на плащане, удържете съответно и се уверете, че тя преминава към клетки 1 и 5 — и клетка 3, до тавана за социално осигуряване — на Форма W-2.
• Не забравяйте възстановяванията. Частично или пълно парично възстановяване след покупка на пълна цена е отстъпка за тези цели. Проследявайте я по същия начин.

Ако вашата система за ведомости в момента не може да приема общи суми за отстъпки по служител, изградете месечен мост — дори прост експорт от електронна таблица от POS, съгласуван с ведомостта — вместо да игнорирате изискването. IRS, когато проверява придобивки, ще попита точно как сте идентифицирали включващите се отстъпки; „не го направихме" е най-скъпият възможен отговор.

Наръчник за счетоводство на отстъпките за служители​

Програмите за отстъпки създават и счетоводен шум, ако им позволите. Отстъпките за служители са икономически различни от намаленията, промоциите и брака, и смесването им замърсява както анализа на маржа ви, така и изчислението на процента на брутната печалба за лимита за следващата година.

Чистата настройка изглежда така:

• Отчитайте отстъпките в отделна контра-приходна сметка. Записвайте продажбата на пълна цена и отстъпката за служител като отделен ред, така че брутните продажби остават сравними период за период, а общата цена на придобивката е видима на едно място.
• Съгласувайте сметката за отстъпки всеки месец. Свържете счетоводния баланс с отчета за отстъпки за служители от POS, преди да приключите месеца. Необяснените разлики обикновено означават покупки на персонала, маркирани като редовни намаления — което също означава, че неотчетени облагаеми заплати може да се крият там.
• Поддържайте годишен работен документ за процента на брутната печалба. Всяка година преизчислявайте процента от продажбите и себестойността на стоките от предходната година, отбелязвайте всяко преизчисляване, предизвикано от промени в бизнеса, и го архивирайте с данъчните си записи. Тази една страница е вашата защита при одит за всяка отстъпка, която сте изключили.
• Преглеждайте общите суми на видно място. Просто табло с долари отстъпки по служител и по месец прави отклоненията очевидни — локацията с три пъти по-висок процент отстъпки от останалите, или ръководителят, чиито „отстъпки" засенчват всички останали. Ако използвате Fava за визуализация, сметка за отстъпки за служители се визуализира там като всяка друга, така че тенденцията е на един клик.

Документацията описва как да настроите такива сметки в счетоводна книга на обикновен текст, където всеки запис за отстъпка е с контролирана версия и подлежи на преглед — удобно, когато трябва да покажете на одитор точно как е изведено всяко число, години след факта.

Често срещани грешки, които да избегнете​

Преди да финализирате (или поправите) програмата си, преминете през грешките, които се появяват отново и отново:

1. Да предполагате, че всяка отстъпка под 20% е автоматично безопасна. Таванът от 20% се прилага за услуги. Стоките използват вашия процент на брутната печалба, който може да е много по-нисък — или по-висок. Изчислете своето число.
2. Да използвате маржовете от тази година. Процентът идва от предходната данъчна година, а не от интуитивно усещане за текущите надценки.
3. Да давате отстъпка за стоки само за служители. Ако клиентите не могат да ги купят, изключването никога не започва.
4. Да позволявате на ръководителите да запазят по-богат tier. По-добра сделка за високоплатените отравя цялото изключване за тях.
5. Да игнорирате възстановяванията и покупките от трети страни. Формата на намалението на цената няма значение; икономиката има.
6. Да пропуснете стъпката с ведомостта. Надвишението над лимита е заплата в момента, в който се случи продажбата, независимо дали системите ви са го забелязали.

Пазете програмата си за придобивки — и счетоводните си книги — в ред​

Отстъпките за служители си заслужават: те са евтини за предлагане, лесни за разбиране и наистина ценени от хората, които ги получават. Данъчният кодекс ви посреща на половината път с изключването по Section 132(c) — просто трябва да спазвате таваните, да поддържате придобивката в собствената си сфера на дейност, да я предлагате широко и да отчитате това, което прелива през границата.

Докато стягате програмата, поддържането на ясни финансови записи е това, което прави цялото нещо защитимо. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.