Представете си, че малка компания създава щедро споразумение за възстановяване на здравни разходи. Собственикът и няколко висши мениджъри получават възстановяване на разходите за всяко посещение при лекар, рецепта и зъболекарска сметка без данъци. Редовите служители получават по-ограничена версия или чакат шест месеца, преди да станат допустими. Всички изглеждат щастливи — до една година по-късно, когато същите тези висши мениджъри откриват, че хиляди долари от „необлагаемите“ възстановявания всъщност са били облагаем доход през цялото време.
Това е действието на Раздел 105(h). Това е един от най-слабо разбираните аспекти на данъчния кодекс и редовно изненадва малките работодатели, които мислят, че тестването за недискриминация се прилага само за гигантски корпорации с армии от служители в отдел „Човешки ресурси“. Не е така. Ако вашият бизнес финансира самостоятелно която и да е част от медицинските си обезщетения — включително все по-популярното Споразумение за възстановяване на здравни разходи с индивидуално покритие (ICHRA) — Раздел 105(h) се прилага за вас.
Това ръководство обяснява какво представлява правилото, кого засяга, двата теста, които всеки самоосигурителен план трябва да премине, какво се случва, когато планът не премине тестовете, и грешките в дизайна, които спъват добронамерените работодатели.
Какво всъщност прави Раздел 105(h)
Раздел 105 от Данъчния кодекс (Internal Revenue Code) е причината, поради която повечето здравни обезщетения от работодателя са необлагаеми на първо място. Подраздел (b) позволява на служителите да изключат от брутния си доход парите, които получават за медицински грижи по план на работодателя. Това изключване е смисълът на груповото здравно покритие — то прави един долар обезщетение по-ценен от един долар заплата.
Подраздел (h) поставя условие. За планове за възстановяване на медицински разходи със собствено финансиране, необлагаемото третиране е валидно само ако планът не дискриминира в полза на високоплатените лица. Дискриминирайте и изключването частично изчезва точно за хората, които планът е облагодетелствал.
План „със собствено финансиране“ е всяка уговорка, при която работодателят изплаща обезщетения от собствени средства, вместо да купува изцяло застрахована полица от застраховател. Това определение е широко. То обхваща:
- Споразумения за възстановяване на здравни разходи (HRA) от всякакъв вид
- Индивидуални HRA (ICHRA) и HRA за квалифицирани малки работодатели (QSEHRA) в много отношения
- Основни медицински планове със собствено финансиране
- Планове за възстановяване на медицински разходи, финансирани от работодателя
- Гъвкави разплащателни сметки за здравеопазване (FSA), с някои специални правила
Напълно застрахованите планове, закупени от търговски застраховател, обикновено са извън обхвата на Раздел 105(h) — те имат собствен режим на недискриминация съгласно Закона за достъпно здравеопазване (ACA), който IRS досега отказваше да прилага. Но в момента, в който възстановите медицински разход от средства на компанията, навлизате в територията на Раздел 105(h).
Кой се счита за „Високоплатено лице“
Правилото защитава редовите работници от това да бъдат ощетени спрямо хората на върха. Така че първият въпрос винаги е: кой стои на върха?
Съгласно Раздел 105(h), високоплатено лице (HCI) е всеки, който попада в поне една от трите категории:
- Един от петимата най-високоплатени служители на ръководни длъжности в компанията.
- Акционер, който притежава повече от 10% от стойността на акциите на работодателя. Прилагат се правила за семейна принадлежност, така че акциите на съпруг/а или дете могат да бъдат включени към собственика.
- Сред най-високоплатените 25% от всички служители (различни от служителите, които подлежат на изключване и не са участници в плана).
Имайте предвид, че това определение е специфично за Раздел 105(h). То не е същото като определението за „високоплатен служител“, използвано за тестване на планове 401(k), което се основава на фиксиран паричен праг. Раздел 105(h) е относителен — той класира вашата собствена работна сила. В компания, в която всички печелят приблизително еднакво, „горните 25%“ все още съществуват; винаги има някой в тях.
Това хваща собствениците неподготвени. Компания от двама души все още има горни 25%. Основател, който притежава 100% от акциите, автоматично е HCI съгласно теста за акционери, независимо какво си плаща.
Двата теста, които всеки самоосигурителен план трябва да премине
План със собствено финансиране трябва да преодолее две отделни пречки през всяка план-година: тест за допустимост и тест за обезщетения. Преминаването на единия не извинява неуспеха на другия.
Тестът за допустимост
Този тест проверява дали достатъчно служители, които не са високоплатени, имат достъп до плана. Има три начина за удовлетворяването му и на плана му е необходим само един:
- Тестът за 70%: Планът обхваща 70% или повече от всички служители.
- Тестът за 70%/80%: Най-малко 70% от служителите са допустими и най-малко 80% от допустимите действително участват.
- Тестът за недискриминационна класификация: Планът обхваща клас служители, за който IRS установява, че не дискриминира в полза на HCI.
Когато изчислявате числата, можете да изключите определени работници: служители с по-малко от три години стаж, такива под 25 години, почасови и сезонни работници, служители, обхванати от колективен трудов договор, и чужденци без местожителство в САЩ, които нямат доходи от източници в САЩ. Изключването им намалява знаменателя и обикновено прави теста по-лесен за преминаване — но трябва да прилагате изключенията последователно.
Тестът за ползите
Това е тестът, който тихомълком проваля най-много планове. Законът е ясен: всички ползи, предоставени на HCI (високоплатените лица), трябва да бъдат предоставени на всеки друг участник. Същото покритие, същите лимити за възстановяване на разходи, същите условия.
Един план може да не премине теста за ползите по два начина:
- Дискриминационен по същество. Самият документ на плана предвижда по-добри ползи за HCI — например годишен лимит за възстановяване на разходи от 5000 долара за ръководители и 2000 долара за всички останали, или дентално покритие само за служителите на ръководни позиции. Максималните суми за възстановяване трябва да бъдат еднакви за всички участници. IRS не позволява ползите да бъдат обвързани с процент от възнаграждението, тъй като това автоматично насочва повече средства към лицата с по-високи доходи.
- Дискриминационен в практиката. Документът изглежда честен, но на практика планът се администрира така, че да облагодетелства HCI. Класически пример: работодателят разширява HRA, за да покрие процедура, от която се нуждае даден мениджър, а след това я премахва, след като редовен служител поиска същото. Промяната на условията на плана според медицинските нужди на хората по върховете е дискриминация в практиката, дори ако писмените условия са идентични за всички.
Още един детайл: периодът на изчакване за нови служители трябва да бъде еднакъв за всички. Ако ръководителите са покрити от първия ден, а останалите служители чакат 90 дни, това е нарушение на теста за ползите.
Какво се случва, когато един план се провали: Надномерно възстановяване на разходи
Неспазването на Раздел 105(h) не проваля плана за всички. То не генерира санкция за работодателя. Вместо това, последиците падат тясно и конкретно върху високоплатените лица: част от техните възстановени суми се превръща в облагаем доход. Данъчният кодекс нарича тази облагаема част надномерно възстановяване (excess reimbursement).
Начинът на изчисляване на надномерната сума зависи от това кой тест не е преминал планът.
Ако планът не премине теста за ползите, защото конкретна полза се предлага на HCI, но не и на останалите, надномерното възстановяване е просто пълната сума, която HCI е получил за тази дискриминационна полза. Ако ръководителите имат дентално покритие, а никой друг няма, всеки долар за дентални услуги, възстановен на ръководител, е облагаем за този ръководител.
Ако планът не премине теста за допустимост, изчислението е съотношение. Надномерното възстановяване за всеки HCI е равно на:
Общо възстановени суми на този HCI за годината × (Общо възстановени суми на всички HCI ÷ Общо възстановени суми на всички участници)
Да приемем, че по план са възстановени 100 000 долара на всички участници през годината, като 40 000 долара от тях са отишли при високоплатени лица. Дискриминационната част е 40%. Ръководител, който лично е получил 10 000 долара под формата на възстановени разходи, ще трябва да отчете 4000 долара от тях като облагаем доход. Останалите 6000 долара остават необлагаеми.
Облагаемата надномерна сума се отчита в годината, в която завършва годината на плана, и се добавя към дохода по W-2 на HCI. Тя подлежи на облагане с подоходен данък. Трябва да се отбележи, че поради начина на взаимодействие на правилата, надномерното възстановяване обикновено не подлежи на социалноосигурителни данъци (FICA) — но то категорично се зачита за подоходния данък и ръководител, който не е очаквал това, може да се сблъска с неприятна сметка.
Жестоката ирония е, че наказаните хора обикновено са собствениците и мениджърите, които са проектирали плана, за да възнаградят себе си. Раздел 105(h) не глобява компанията. Той просто връчва на архитектите на дискриминационен план лична данъчна сметка.
Раздел 105(h) и ICHRA: Модерният капан
HRA с индивидуално покритие (ICHRA), налично от 2020 г., се превърна в популярен начин за малките работодатели да финансират здравно покритие, без да купуват групова застраховка. Работoдателят възстановява на служителите разходите за премии на индивидуалния пазар и, по желание, други медицински разходи. Тъй като работодателят плаща тези суми от собствените си средства, ICHRA е план със самофинансиране — и Раздел 105(h) се прилага.
Правилата на ICHRA позволяват на работодателите да разделят работната си сила на до 11 разрешени класа — на пълен работен ден, на непълно работно време, сезонни, на заплата, на час, служители в различни географски райони и т.н. — и да предлагат различни условия на различните класове. Тази гъвкавост е наистина полезна, но тя не е „свободен пропуск“ за заобикаляне на Раздел 105(h). Самите класове не трябва да бъдат структурирани така, че да облагодетелстват високоплатените лица, а във всеки клас тестът за ползите все още изисква еднакво третиране.
Дизайнът на ICHRA позволява две специфични вариации, които иначе биха изглеждали дискриминационни:
- Вариация въз основа на възрастта. Сумите за възстановяване могат да нарастват с възрастта, тъй като по-възрастните служители са изправени пред по-високи премии на индивидуалния пазар. Максималната сума за най-възрастните служители не може да надвишава три пъти сумата за най-младите.
- Вариация въз основа на размера на семейството. Сумите могат да се увеличават в зависимост от броя на покритите издържани лица.
И двете трябва да се прилагат последователно за всички в даден клас. Извън тези две изключения, ICHRA, който дава на собствениците или на най-печелившите служители по-големи суми от тези на редовите работници в същия клас, върви директно към проблем с надномерното възстановяване.
Често срещани грешки, които правят малките работодатели
Повечето провали по Раздел 105(h) не са умишлени схеми. Те са добросъвестни грешки в дизайна. Най-често срещаните:
- Никога не се провежда тест. Плановете със самофинансиране трябва да се тестват за недискриминация поне веднъж годишно, преди да започне годината на плана, докато дизайнът все още може да бъде коригиран. Много малки работодатели никога не провеждат тест.
- Обвързване на ползите със заплатата или стажа. Лимит на възстановяване, определен като процент от заплатата, или такъв, който нараства с годините трудов стаж, насочва повече пари към хората с по-високи доходи и не преминава теста за ползите.
- Неравномерни периоди на изчакване. Веднагашното покриване на ръководителите, докато другите чакат месеци, е класически оперативен провал.
- Реактивни промени в плана. Добавянето на полза, когато собственикът се нуждае от процедура, и премахването ѝ по-късно, е дискриминация в практиката — дори при перфектно формулиран документ на плана.
- Предположението, че собствениците са освободени. Мажоритарният акционер винаги е HCI. Съпруг/а в списъка на служителите също може да бъде HCI чрез родствена връзка. Правилата не щадят малките или семейните предприятия.
- Объркване на напълно застраховани с планове със самофинансиране. Преминаването от стандартна застрахователна полица към HRA или ICHRA тихомълком вкарва плана в обхвата на Раздел 105(h) и много работодатели не осъзнават, че задължението за тестване ги е последвало.
Решението почти винаги е едно и също: проектирайте плана така, че да дава на всеки участник едни и същи ползи при едни и същи условия от една и съща начална дата, документирайте го ясно и го тествайте ежегодно преди началото на годината. План, който е унифициран по проект, рядко има от какво да се страхува.
Поддържайте добри записи — те са вашето доказателство
Спазването на Раздел 105(h) се крепи на документацията. Ако IRS някога попита дали вашият план е бил дискриминационен, ще ви трябват документът за плана, резултатите от годишните тестове за недискриминация, записите за допустимост на служителите и доказателства за всеки възстановен разход. Широко разпространената практика е тези записи да се съхраняват поне шест години.
Точно тук се отплаща и дисциплинираното счетоводство. Всяко възстановяване на разходи, което бизнесът ви плаща, е трансакция, която принадлежи на вашите книги — категоризирана, с дата и свързана с правилния служител и план. Когато медицинските възстановявания се записват ясно заедно с ведомостта за заплати, изчисляването на годишното съотношение за излишните възстановявания се превръща в обикновена справка, а не в сложен криминалистичен проект. Проследяването на тези плащания поотделно също така прави очевидно в реално време дали възстановяванията се изкривяват в полза на хората на върха — предупредителен знак за проблем с теста за обезщетения, преди той да се превърне в данъчна сметка.
Поддържайте финансите си организирани от първия ден
Независимо дали самофинансирате здравен план, управлявате ICHRA или просто възстановявате инцидентни медицински разходи, правилата възнаграждават работодателите, които могат да покажат чисти и пълни записи. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — всяко възстановяване на разходи, ведомост за заплати и разход за обезщетения във формат, който можете да четете, одитирате и контролирате с версии, без „черни кутии“ и без обвързване с конкретен доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
Тази статия е с обща информационна цел, а не е данъчен или правен съвет. Тестването по Раздел 105(h) има технически детайли, които зависят от вашата специфична работна сила и дизайн на плана. Консултирайте се с квалифициран адвокат по обезщетения или данъчен консултант, преди да финализирате здравен план на самоосигуряване.