Ето една данъчна изненада, която идва в най-неподходящия момент: ставате нетрудоспособни, вашата полица за дългосрочна инвалидност започва да изплаща 60 процента от заплатата ви и тогава научавате, че тези чекове се облагат изцяло. След федерални и щатски данъци вашите „60 процента" заместващ доход могат да се свият до едва 40 процента от това, което сте получавали вкъщи — точно когато медицинските сметки се трупат.
Дали това ще се случи с вас, е било решено години по-рано, в едно квадратче, което вероятно сте отметнали без да се замислите. Правилото е брутално просто: ако премиите са платени с долари преди данъци, обезщетенията са облагаеми; ако премиите са платени с долари след данъци, обезщетенията са необлагаеми. Кой е написал чека за премията — вие или вашият работодател, и с какъв вид долар — контролира всичко.
Това има по-голямо значение, отколкото повечето хора си мислят. Средната групова претенция за дългосрочна инвалидност продължава 34,6 месеца — почти три години — а проучванията показват, че около една четвърт от работещите американци нямат представа как биха покрили разходите си, ако не могат да работят толкова дълго. Ако управлявате малък бизнес, вие сте този, който проектира този избор за екипа си, и малко решение в момента на записване струва десетки хиляди долари за всеки, който някога подаде претенция.
Основното правило: премия преди данъци влиза, облагаемо обезщетение излиза
IRS посочва правилото ясно в своите указания относно постъпленията от застраховка за инвалидност и то се свежда до три сценария:
- Вашият работодател плаща цялата премия и я изключва от дохода ви. Това е по подразбиране за повечето групови планове: компанията приспада премиите като бизнес разход, вие никога не ги виждате на W-2, и всеки долар обезщетения за инвалидност, които по-късно получите, е облагаем обикновен доход.
- Вие плащате цялата премия с долари след данъци. Не получавате приспадане за премиите, но всеки долар обезщетения идва при вас необлагаем.
- Разделяте разхода. Ако вашият дял идва от заплата след данъци, само частта от обезщетенията, дължаща се на плащанията на работодателя, е облагаема. Разделяне 50/50 означава, че приблизително половината от обезщетението е облагаемо.
Законовата основа са два раздела от Кодекса, работещи в двойка. Раздел 106 позволява на служителите да изключат от дохода платеното от работодателя покритие за злополука и здраве — това е данъчното облекчение върху премията. Раздел 105 след това включва в дохода всички обезщетения, получени чрез платено от работодателя покритие — това е данъчната сметка на изхода. Получавате данъчното предимство в единия край или в другия, никога и в двата, а страната на премията е мястото, където се случва изборът.
Капанът на плана за кафетерия: вашата „платена от служителя" премия може да е платена от работодателя
Ето капанът, който хваща дори внимателни служители. Много доброволни планове за инвалидност позволяват на работниците да плащат собствените си премии чрез удръжки от заплатата — което звучи като покритие, платено от служителя след данъци, с необлагаеми обезщетения. Но ако тези удръжки минават през план за кафетерия по раздел 125 на преди данъци основа, IRS третира премиите като платени от работодателя и обезщетенията са изцяло облагаеми.
IRS казва това изрично: ако плащате премии чрез план за кафетерия и не сте включили размера на премията в облагаемия си доход, премиите се считат за платени от вашия работодател. Етикетът на фиша ви за заплата не контролира; данъчният характер на долара го прави.
Какво да направите:
- Погледнете фиша за заплата. Ако редът за премия за инвалидност намалява облагаемата ви заплата, плащате преди данъци и бъдещите ви обезщетения ще бъдат облагаеми.
- При отворено записване изберете плащане след данъци конкретно за покритието за инвалидност. Повечето планове за кафетерия позволяват този избор за всяко обезщетение. Ще платите малко повече данък днес — върху премия от няколкостотин долара годишно — за да защитите десетки хиляди в бъдещи обезщетения от данъци.
- Не бъркайте инвалидността със здравната застраховка. Плащането преди данъци обикновено е правилно за медицинските премии, защото медицинските възстановявания се изключват от дохода и в двата случая. Инвалидността е обезщетението, при което плащането преди данъци се обръща срещу вас, защото изплащането замества заплати, а не възстановява медицински сметки.
Ако сте работодателят, направете този избор виден в материалите за записване. Служителите избират по подразбиране преди данъци за всичко, а по подразбиране това е грешно за инвалидност.
Стратегията gross-up: най-доброто от двата свята
Ами ако искате да плащате премиите като работодател и да предоставите необлагаеми обезщетения? Можете — като се откажете от изключването по раздел 106 нарочно. При уговаряне за gross-up работодателят плаща премиите, но включва размера на премията в облагаемата заплата на всеки служител (отчита се във формуляр W-2). Тъй като служителят е платил данък върху премията, премията се третира като след данъци и всякакви бъдещи обезщетения са необлагаеми.
Математиката е изключително благоприятна. Да кажем, че груповите премии за LTD струват около $600 на служител годишно. Включването на това в заплатата струва на служителя може би $130–$180 допълнителен данък върху дохода. В замяна годишно обезщетение за инвалидност от $60 000 — 60 процента от заплата на $100 000 — идва необлагаемо вместо облагаемо. При комбинирана пределна ставка от 25 процента това спестява приблизително $15 000 на година инвалидност, всяка година от претенция, която средно продължава близо три години. Работодателите могат дори да „направят gross-up на gross-up-а", като добавят малко допълнителна заплата, за да покрият данъка върху самата премия, така че служителят да не усети нищо.
IRS благослови гъвкава версия на това в Revenue Ruling 2004-55: работодателят може да измени плана си, за да позволи на всеки служител да направи неотменим годишен избор — преди началото на плановата година — дали да включи премиите в дохода или не. Служителите, които изберат включване, получават необлагаеми обезщетения; служителите, които не го направят, запазват изключването на премията и приемат облагаеми обезщетения. Две характеристики правят решението щедро: изборът може да бъде преразгледан всяка година, и премии, които работодателят е платил преди данъци в предишни години, не замърсяват необлагаемия статус на обезщетенията при новия избор. За малките работодатели предлагането на този избор при записване не струва почти нищо за администриране и значително подобрява стойността на обезщетението.
Едно предупреждение: изборът трябва да бъде неотменим за плановата година и да бъде направен преди началото на годината. Не можете да изчакате, докато някой подаде претенция, и след това да прехарактеризирате години премии. Документирайте избора на всеки служител и го съхранявайте с вашите записи за обезщетения.
Разделени премии и частично облагане
Не всеки план е всичко или нищо. Често срещан дизайн има работодателят да плаща за базово обезщетение (да кажем, 40 процента от заплатата), докато служителите могат да закупят допълнително покритие (до 60 процента) чрез удръжки от заплатата. Данъкът следва парите пропорционално: базовото обезщетение е облагаемо, а допълнителното обезщетение е облагаемо или необлагаемо в зависимост от това дали тези удръжки са били преди или след данъци.
Поддържайте счетоводството чисто. Ако предлагате разделен дизайн, проследявайте кои долари са финансирали кой дял от покритието, защото администраторът на претенции — и IRS — ще зададат точно този въпрос години по-късно. Записите за заплати, показващи удръжки преди данъци спрямо след данъци, са доказателството. Това е една от онези области, където небрежното счетоводство на обезщетения се превръща директно в данъчен спор.
Собствениците на S-Corp, съдружниците и самонаетите играят по различни правила
Ако притежавате бизнеса, анализът се обръща във ваша полза — предимно случайно:
- Акционерите в S корпорация, притежаващи повече от 2 процента, се третират като съдружници за целите на допълнителните обезщетения. Премиите за злополука и здраве, които S корпорацията плаща за тях, са приспадаеми от корпорацията като компенсация, но трябва да бъдат включени в заплатата по Box 1 на акционера-служител. Именно това включване прави бъдещите обезщетения за инвалидност необлагаеми. Отбележете асиметрията със здравната застраховка: акционерът не получава приспадане за здравна застраховка на самонает за премии за инвалидност, както получава за медицински премии — но размяната (облагаема премия, необлагаемо обезщетение) е добрата ѝ страна.
- Съдружниците и едноличните собственици не могат да приспадат премии за покритие, което замества загубен доход от болест или инвалидност. Премията е личен разход. Утешителната награда е, че обезщетенията се получават необлагаеми.
- Застраховката за бизнес режийни разходи е изключението. Полица, която плаща вашия наем, комунални услуги и заплати на служители, докато сте нетрудоспособни — вместо да замества личния ви доход — покрива обикновени бизнес разходи, така че премиите ѝ са приспадаеми като бизнес застраховка. Обезщетенията са облагаеми, но те финансират приспадаеми разходи, което приблизително се компенсира.
Собствениците на малък бизнес трябва да държат двата вида покритие концептуално отделно: лична застраховка за инвалидност (премии след данъци, необлагаеми обезщетения), защитаваща домакинството, и застраховка за режийни разходи (приспадаеми премии), защитаваща бизнеса. Объркването им в данъчната декларация е често срещана и скъпа грешка.
Правилото за FICA шест месеца, което повечето системи за заплати разбират погрешно
Данъкът върху дохода е само половината от историята. Обезщетенията за инвалидност, които са облагаеми за целите на данъка върху дохода, първоначално са също заплати за целите на FICA — прилагат се Social Security, Medicare и FUTA. Но има законов изход: болничните плащания вече не са заплати, след като са платени повече от шест календарни месеца след последния календарен месец, в който служителят е работил.
Конкретно, ако последният месец на работа на служителя е март, плащанията за инвалидност, направени след 30 септември, са освободени от данъци Social Security, Medicare и FUTA — въпреки че остават обект на федерален данък върху дохода, ако премиите са били преди данъци. Претенциите за краткосрочна инвалидност рядко достигат границата; дългосрочните претенции почти винаги го правят, тъй като само периодите на изчакване за LTD често са от 90 до 180 дни.
Две практически последици. Първо, който отчита болничните плащания — работодател или застраховател на трета страна — трябва да проследи датата на шестте месеца и да спре удържането на FICA в точния момент, иначе W-2 ще бъдат грешни и в двете посоки. Второ, ако сте служителят, не предполагайте, че изчезването на удържането на FICA означава, че обезщетенията са станали необлагаеми. Удържането на данък върху дохода е отделен въпрос и обикновено продължава.
Когато обезщетенията започнат: коригирайте удържането преди изненадващата сметка
Застрахователите, изплащащи обезщетения за инвалидност, обикновено не удържат федерален данък върху дохода, освен ако не бъдат помолени. Служител, получаващ $5 000 на месец облагаеми обезщетения с нулево удържане, натрупва данъчен дълг от $1 000+ всеки месец — открит следващия април, с възможни санкции за недовнасяне.
Решението е формуляр W-4S, Request for Federal Income Tax Withholding From Sick Pay, подаден до застрахователната компания. Алтернативно, служителят може да прави тримесечни авансови плащания с формуляр 1040-ES. Като работодател, споменете това в пакета си за отпуск по инвалидност; служителят се справя със здравна криза и няма самостоятелно да си спомни, че изглеждащият необлагаем чек от застраховката е изцяло облагаем.
Също така координирайте документацията. Болничните плащания от трета страна имат специфична хореография на отчитане между застрахователя и работодателя — кой удържа, кой внася, чии формуляри 941 и W-2 показват сумите — уредена от споразумението между застраховател и работодател. Уредете го писмено преди първата претенция, не по време на нея.
Две близки обезщетения с различни правила
За пълнота, две свързани програми, заслужаващи по едно изречение: обезщетенията по работническа компенсация за наранявания, свързани с работата, са изключени от дохода изцяло — тази програма никога не е била част от сделката с премиите. Социалноосигурителната инвалидност (SSDI) е по средата: дали е облагаема, и колко (до 85 процента), зависи от комбинирания ви доход по същата формула, която се прилага за пенсионните обезщетения.
Проследявайте решението за премията, сякаш парите зависят от него — защото зависят
Всеки данъчен резултат в тази статия се проследява до един единствен исторически факт: платени ли са премиите преди или след данъци? Този факт живее в записите за заплати, изборите в плана за кафетерия и документацията за gross-up, които трябва да оцелеят от деня на записване до претенция, която може да дойде десетилетие по-късно. Бизнесите, които проследяват удръжките за обезщетения в една недиференцирана кофа за заплати, не могат да отговорят на въпроса, когато той има значение.
Поддържайте ясни записи от самото начало: отделни счетоводни сметки за удръжки за обезщетения преди данъци спрямо след данъци, архивирани копия на годишните избори за премии за инвалидност и съгласуване на W-2, показващо приписания доход от gross-up, където е приложимо. Когато претенция дойде години по-късно, тази документална следа е това, което доказва, че обезщетенията са необлагаеми — реконструирането ѝ по памет не е план.
Опростете финансовото си управление
Докато настройвате обезщетения, които защитават както екипа, така и бизнеса ви, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
