Федералният данъчен кредит за гориво, който повечето изпълнители, озеленители и ферми никога не заявяват

Всеки галон бензин, който наливате в косачка, верижен трион или генератор на строителна площадка, вече включва 18.3 цента федерален данък. Всеки галон дизел, който изгаряте в багер, мини-товарач или селскостопански трактор, включва 24.3 цента. Този данък съществува, за да финансира магистрали — които извънпътната ви техника никога не използва. IRS ще ви го върне. Повечето малки оператори никога не го искат.

Механизмът е Форма 4136, Credit for Federal Tax Paid on Fuels (Кредит за платен федерален данък върху горивата). Това е кредит лев за лев срещу данъка ви върху доходите, а ако кредитът надвишава дължимото, излишъкът се връща като възстановяване. За екип за озеленяване, малка изкопна фирма или семейна ферма, той рутинно струва от стотици до хиляди долари годишно — за гориво, което вече сте купили и за което вече имате касови бележки.

Ето как работи кредитът, който отговаря на условията, и как да го заявите, без да се спънете в правилата.

Защо използването на извънпътно гориво е необлагаемо​

Федералният акциз върху моторните горива е потребителска такса за магистрали, събирана на бензиностанцията. Когато купувате бензин или неоцветен дизел на бензиностанция, данъкът е включен в цената, независимо дали горивото ще попадне в магистрален камион или в машина за изкореняване на пънове.

Конгресът призна това несъответствие преди десетилетия: горивото, изгорено навсякъде другаде освен по обществените магистрали, никога не е трябвало да носи магистрален данък. Затова данъчният кодекс третира извънпътното бизнес използване и селскостопанското използване като необлагаеми употреби. Тъй като данъкът вече е бил събран на бензиностанцията, корекцията се извършва накрая — възстановявате го като кредит (или възстановяване) при подаването на декларацията.

Тази рамка е важна, защото определя границите на кредита. Въпросът никога не е „дали съм управлявал бизнес?". Въпросът е „бил ли е платен федерален акциз върху това гориво и изгорено ли е то някъде другаде освен по магистрала?". Отговорете правилно на тези два въпроса и останалото е аритметика.

Кой отговаря на условията: Правилото за крайния купувач​

Кредитът принадлежи на крайния купувач — лицето или фирмата, която действително е купила обложеното с данък гориво и го е използвала по допустим начин. Не е нужно да сте C корпорация, не са ви нужни служители, а в някои случаи дори не ви е нужен бизнес.

Допустимите употреби, които са най-важни за малките оператори, включват:

• Извънпътно бизнес използване. Гориво, изгорено в техника, която не е регистрирана — или не подлежи на регистрация — за магистрално използване. Помислете за багери, булдозери, мини-товарачи, обратни лопати, мотокари, търговски косачки, верижни триони, дробилки, водоструйки, помпи, заваръчни апарати и генератори на строителни площадки.
• Селскостопански цели. Гориво, използвано във ферма за земеделие — трактори, комбайни, напоителни помпи, сушилни за зърно, ATV, използвани в дейността, и камиони, използвани изключително на територията на фермата.
• Мобилна техника. Специално изградени извънпътни превозни средства (кранове, сондажни платформи), които инцидентно се движат по обществени пътища. Ако такова превозно средство изминава по-малко от 7,500 мили годишно по магистрали, горивото му все още отговаря на условията — но само чрез годишния кредит, а не чрез тримесечното възстановяване, описано по-долу.
• Други необлагаеми употреби. Гориво за отопление, гориво, използвано в лодки в определени контексти на търговски риболов, и износът имат свои собствени редове във формуляра.

Една изненада: небизнес използването на извънпътен бензин също отговаря на условията. Горивото, което изгаряте в собствената си косачка за яздене, снегоходка или извънбордов двигател — без никакъв бизнес — е допустимо за същия кредит на галон. Ако вече подавате Форма 4136 за бизнеса, добавянето на лични галони ви струва само още един ред.

Математиката: Колко струва един галон​

Ставката на кредита зависи от горивото и е равна на федералния акциз минус една малка трохичка, която остава за правителството:

Липсващата една десета от цента е таксата за изтичащи подземни резервоари (LUST), която Конгресът направи невъзстановима. Всичко останало се връща.

Изчислете числата за типична дейност:

• Фирма за озеленяване с два екипа, изгаряща 40 галона бензин седмично през 30-седмичен сезон, използва 1,200 галона. При $0.183 това е $219.60 връщане.
• Малък изкопен изпълнител, работещ с дизелова техника за 5,000 галона годишно, възстановява $1,215.
• Средна по размер ферма за полски култури, изгаряща 12,000 галона неоцветен дизел в трактори, комбайни и сушилни, възстановява $2,916.

Нищо от това не изисква да купувате нещо ново, да наемате някого или да променяте начина си на работа. Изисква се само да преброите галоните, които вече сте изгорили.

Какво не отговаря на условията​

Кредитът има остри ръбове и заявяването през тях е най-бързият начин да си спечелите корекция при одит. Основните изключения:

• Оцветен дизел и оцветен керосин. Освободени от данък при покупка, така че няма какво да се възстановява. Ако купувате оцветен извънпътен дизел от селскостопанската кооперация, вече сте получили облекчението си на бензиностанцията — не го заявявайте също и във Форма 4136. Заявяването на кредит за гориво, което никога не е било обложено, е точно видът двойна облага, който проверяващите търсят.
• Гориво, изгорено в магистрални превозни средства. Бензин или дизел, използван в регистрирани камиони, ван-ове и автомобили — включително шофиране между обекти — не отговаря на условията, колкото и свързано с бизнеса да е пътуването.
• Лично пътуване до работа и лични превозни средства. Шофирането до работа не е нито извънпътно, нито бизнес използване.
• Гориво, вече заявено в тримесечно възстановяване. Галоните, заявени във Форма 8849 през годината, не могат да бъдат заявени отново във Форма 4136. Годишният формуляр е за остатъците.
• Таксата LUST. Тези $0.001 на галон не подлежат на кредит за никакво гориво.

Правилото за оцветеното гориво заслужава акцент, защото е най-честата скъпа грешка. Дейности, които използват както оцветен дизел (в трактори), така и неоцветен дизел (в магистрални камиони или в техника, зареждана на бензиностанции), трябва да следят двата потока отделно. Само неоцветените галони отиват във формуляра.

Два начина за заявяване: Годишен кредит или тримесечно възстановяване​

Повечето малки оператори заявяват кредита веднъж годишно във Форма 4136, подавана с декларацията за данък върху доходите. Общата сума отива в Schedule 3 на Форма 1040 за физически лица и еднолични търговци или в съответния ред за кредит в корпоративните декларации, декларациите на S корпорации и тръстове. Той намалява данъка лев за лев и всяко превишение се възстановява.

Но ако искът ви е достатъчно голям, не е нужно да чакате до април. Данъкоплатците, които могат да заявят $750 или повече за тримесечие, могат да подадат за възстановяване на тримесечие във Форма 8849, Schedule 1. Суми под $750 се пренасят в следващото тримесечие, а всичко все още незаявено в края на годината отива във Форма 4136. При дизеловата ставка тримесечният праг се равнява на приблизително 3,086 галона на тримесечие — постижимо за натоварена изкопна или земеделска дейност в пиков сезон, но повечето озеленители и малки изпълнители просто ще вземат годишния кредит.

Три правила за времето, които да запомните:

1. Тримесечие, заявено във Форма 8849, е приключено. Тези галони са извън годишния пул — извадете ги, преди да попълните Форма 4136.
2. Използването на мобилна техника е само годишно. Извънпътното използване в мобилна техника, която се движи по обществени пътища, не може да мине през тримесечното възстановяване; заявете го във Форма 4136 в края на годината.
3. Можете да правите корекции. Ако откриете този кредит години по-късно, обикновено можете да коригирате отворените данъчни години, за да добавите Форма 4136 — обикновено последните три години. Това превръща една година намерени пари в три.

Данъчната уловка: Кредитът може да бъде облагаем​

Ето нюанса, който изненадва хората. Ако сте приспаднали пълната цена на горивото — включително данъка — като обикновен бизнес разход, тогава връщането на данъка е възстановяване на приспадната сума. Съгласно правилото за данъчната изгода обикновено включвате кредита или възстановяването в брутния доход през годината, в която го получавате или заявявате.

На практика това означава, че кредитът струва номиналната си сума минус вашата пределна данъчна ставка върху включването — все още категорично си струва заявяването, но не е съвсем безплатни пари. IRS описва точно това третиране в своите насоки за акцизите: приспаднете горивото, заявете кредита, отчетете кредита като доход. Поддържайте последователността в книгите си и декларацията практически се подготвя сама.

Документи, които издържат на одит​

Форма 4136 изисква галони по вид гориво и употреба — не касови бележки, приложени към декларацията. Но числата трябва да са реални, а „реални" означава документирани. Изградете система, която произвежда числата за формуляра като страничен продукт от дейността:

• Водете галоните по машина, не само доларите по месец. Регистърът на горивото с дата, техника и галони е основният запис. Извлеченията от картови терминали и карти за автопарк, които показват галони, вършат работа; фишовете от кредитни карти, показващи само долари, не вършат, защото цената на галон трябва да бъде изчислена обратно.
• Отделяйте обложеното от необложеното гориво. Ако купувате както оцветен, така и неоцветен дизел, водете отделни регистри — в идеалния случай отделни резервоари или ясно обозначени складове. Смесените записи са мястото, където проверяващите започват да отхвърлят.
• Отделяйте магистралното от извънпътното използване. Техника, зареждана от преносим резервоар в каросерията на пикап, трябва да има галоните си отделени от собствените горива на пикапа. Бизнесите със смесени автопаркове правят това с броячи на моточасове на техниката, отделни записи за зареждане или разумен метод за разпределение, прилаган последователно.
• Пазете доказателството за покупка поне три години. Фактурите и касовите бележки, показващи, че горивото е закупено обложено (неоцветено, на дребно), затварят веригата между това, което сте купили, и това, което заявявате.

Тук чистото счетоводство се изплаща двойно. Сметкоплан, който разделя разходите за гориво по клас техника — магистрален автопарк, извънпътна техника и селскостопанска употреба — превръща Форма 4136 от февруарски археологически проект в десетминутен отчет. Ако всяка покупка на гориво попада в една недиференцирана разходна сметка, реконструирането на допустимите галони означава препрочитане на година касови бележки.

Не забравяйте държавното възстановяване​

Федералният кредит е само половината от възможността в много щати. Повечето щати налагат свой собствен данък върху моторните горива — често 30 цента или повече на галон — и повечето предлагат паралелно възстановяване или кредит за извънпътно и селскостопанско използване, обикновено заявявани чрез държавния данъчен департамент на собствен формуляр и график.

Държавните програми варират значително: различни формуляри, различни срокове, различни определения за допустима употреба, а в някои щати избор между закупуване на необложено оцветено гориво предварително или закупуване на обложено гориво и заявяване на възстановяване по-късно. Сумите често са по-големи от федералния кредит, защото държавните ставки са по-високи. Когато създавате федералния си регистър на галоните, проектирайте го така, че да удовлетворява едновременно и формуляра за иск в щата ви — един регистър, две възстановявания.

Чести грешки, които да избегнете​

• Заявяване на оцветен дизел. Единствената най-честа грешка. Ако не е платен данък, не съществува кредит.
• Заявяване на гориво за магистрални превозни средства. Бизнес милите са приспадаеми; те не са извънпътно използване.
• Двойно заявяване на тримесечни и годишни галони. Следете кои галони са отишли във Форма 8849 и ги изключете от Форма 4136.
• Забравяне на включването в дохода. Ако сте приспаднали горивото като разход, кредитът обикновено се връща като доход. Пропускането на това създава несъответствие, а не печалба.
• Гадаене на галони. Закръглени оценки без подкрепящ регистър не издържат на проверка. Водете записи, докато горите.
• Оставяне на стари години на масата. Ако това е първото ви заявяване, проверете дали си струва коригирането на отворени предходни години, преди тези години да се затворят.

Поддържайте регистрите си за гориво (и всичко останало) организирани​

Данъчният кредит за гориво възнаграждава един навик над всичко: да знаете точно къде е отишъл всеки галон. Същият този навик — детайлни, съвременни записи вместо реконструкция в края на годината — е това, което кара и останалите ви финанси да работят, от рентабилността на техниката до защитата при одит. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.