Представете си следното: IRS започва проверка на вашия бизнес и агентът издава призовка — не до вас, а до вашия CPA — с искане за всеки имейл, който някога сте изпращали относно приспадане, в което сега не сте сигурни. Предполагате, че тези съобщения са поверителни, както биха били разговорите с вашия адвокат. Това предположение може да ви струва целия спор, защото във федералните данъчни въпроси няма обща привилегия счетоводител-клиент. Това, което сте написали на вашия CPA на разбираем език, в много ситуации може да бъде прочетено на глас от другата страна.
Това не е причина да спрете да говорите откровено със своя счетоводител. Това е причина да разберете точно кои от вашите комуникации са защитени, кои са изложени и как да структурирате чувствителните така, че защитата действително да се задържи. Две доктрини вършат тежката работа: ограничената законова привилегия в Секция 7525 от Вътрешния данъчен кодекс и много по-старото, много по-силно разширение на привилегията адвокат-клиент, известно като Kovel доктрина. Ето как работи всяка от тях, къде спира всяка и практичните навици, които ви държат от безопасната страна.
Неудобната отправна точка: няма привилегия счетоводител-клиент
Започнете с правилото по подразбиране, защото всичко останало е изключение от него. Съгласно федералното общо право комуникациите между вас и вашия счетоводител не са привилегировани. Върховният съд два пъти е отказал да създаде такава: първо в obiter dictum в Couch през 1973 г., после категорично в United States v. Arthur Young през 1984 г., където Съдът постанови, че независимият одитор е "обществен страж", дължащ върховната си вярност на кредиторите, акционерите и инвестиращата публика — а не поверителен съветник по подобие на адвокат. Когато Съдът отмени опита на Втория окръжен съд да защити работните документи на одиторска фирма относно данъчни начисления, той затвърди принципа, че IRS по принцип може да изиска предоставянето на комуникации и работни документи между счетоводител и клиент.
По-късни решения смекчиха ръбовете. В спорове относно работни документи за данъчни начисления — вътрешните анализи на несигурни данъчни позиции, които компаниите подготвят за финансовите си отчети — съдилищата се разделиха по въпроса дали защитата на работния продукт се прилага, но последователно отхвърляха аргумента на правителството, че простото споделяне на привилегирован материал със собствения ви счетоводител представлява отказ от привилегията. Споделянето на документ с вашия одитор не го прави автоматично разкриваем. Но това е тясна точка относно отказа, а не привилегия. Изходната позиция остава: ако искате защита, трябва да се поберете в едно от двете признати изключения.
Още една уговорка преди тези изключения: някои щати са приели свои собствени привилегии счетоводител-клиент, но те варират значително, по принцип не обвързват федералните съдилища или IRS и разчитането на такава във федерален данъчен спор е губеща стратегия. Приемете, че федералните правила управляват, защото във всеки въпрос, включващ IRS, те управляват.
Ограниченият щит, който вече имате: Секция 7525
Конгресът създаде частично решение в Закона за преструктуриране и реформа на IRS от 1998 г. Секция 7525 разпростира общоправната привилегия адвокат-клиент върху комуникациите с "федерално упълномощени данъчни практици" — CPA, регистрирани агенти и други неадвокати, упълномощени да практикуват пред IRS — но само за данъчни съвети и само в остри граници.
Какво покрива Секция 7525
Когато се прилага, привилегията работи точно като привилегията адвокат-клиент: вашите поверителни комуникации с вашия CPA относно данъчни съвети не могат да бъдат изисквани в гражданска проверка или обжалване пред IRS, или в данъчен спор в Данъчния съд или друг федерален съд, където IRS е страна. Рутинните разговори за планиране — дали дадена структура работи, как ще бъде обложена дадена сделка, каква позиция да се заеме относно приспадане в сива зона — попадат изцяло в нея, при условие че остават поверителни и наистина търсят или предават данъчен съвет.
Къде спира Секция 7525
Границите са там, където собствениците на бизнес пострадват, защото всяка от тях е ръб на скала, а не наклон:
- Без наказателни дела. Привилегията се изпарява в момента, в който производството стане наказателно. Още по-лошо, IRS заема позицията, че комуникациите губят защита със задна дата, ако въпросът по-късно стане наказателен — така че имейл, който е бил привилегирован по време на одита, може да стане доказателство, ако делото бъде препратено за наказателно разследване. Всеки намек за измама означава, че Секция 7525 не е вашият щит.
- Данъчните убежища са изключени. Комуникациите относно популяризирането на или участието в данъчни убежища (както са дефинирани в Секция 6662) не получават защита. Агресивните маркетирани стратегии стоят извън привилегията по силата на закона.
- Броят се само данъчните съвети. Информацията за подготовка на декларация — числата, разписките и записите, които предоставяте, за да бъде попълнена декларацията — по принцип се разглежда като незащитени данни, а не като съвет. Съдилищата се бориха с границата между подготовката на декларация и съветването относно позиция, а IRS последователно твърди, че страната на подготовката е разкриваема.
- Само федерални данъчни производства. Държавни данъчни одити, регулаторни разследвания, частни съдебни дела и производства пред Службата за професионална отговорност на IRS са всички извън закона. Защита, която работи срещу данъчния инспектор на IRS, може да е безполезна срещу държавен одитор или призовка от ищец.
- Поверителността трябва да е реална. Както при всяка привилегия, препращането на съвета към външни лица или обсъждането му пред трети страни представлява отказ от нея.
За всекидневното гражданско данъчно планиране Секция 7525 е наистина полезна. Но забележете какво не прави: не ви защитава в сценария с най-висок залог — наказателно препращане — и не пътува извън федералната данъчна процедура. За чувствителни въпроси се нуждаете от по-силния инструмент.
По-силният щит: Kovel доктрината
Kovel доктрината е на над шестдесет години и все още е най-важният инструмент за привилегия в данъчната практика. В United States v. Kovel (2d Cir. 1961) Вторият окръжен съд постанови, че когато адвокат наеме счетоводител, за да помогне на адвоката да предостави правен съвет, комуникациите на счетоводителя попадат в рамките на собствената привилегия адвокат-клиент на адвоката. Съдът оприличи счетоводителя на преводач от чужд език: както адвокатът се нуждае от преводач, за да разбере клиент, който говори друг език, така и данъчният адвокат може да се нуждае от счетоводител, за да тълкува сложната финансова история на клиента. Преводачът не унищожава привилегията, като е в стаята, и счетоводителят също — при условие че счетоводителят е там, за да помогне на адвоката да съветва клиента.
Тъй като Kovel защитата се крепи на самата привилегия адвокат-клиент, тя не носи нито едно от законовите изключения на Секция 7525. Прилага се в наказателни дела, в държавни производства и срещу трети страни. Именно затова практиците се обръщат към нея винаги когато въпросът мирише на проблем: предполагаемо подценяване на доходи, предстоящо доброволно разкриване, одит, засягащ потенциално измамни позиции, или всяко вътрешно разследване на това какво се е объркало и как да се поправи.
Трите условия, които съдилищата изискват
Съдилищата тълкуват привилегията тясно — тя лишава съдилищата от доказателства, затова съдиите пазят границите ѝ. За да се задържи Kovel защитата, трябва да бъдат изпълнени и трите условия:
- Счетоводителят е нает, за да улесни правния съвет. Работата на счетоводителя трябва да помага на адвоката да съветва клиента, а не да представлява отделен счетоводен ангажимент, вървящ паралелно. Ако счетоводителят всъщност води счетоводството на клиента, подготвя декларации или дава бизнес съвети, привилегията се проваля, независимо какво казват документите. Същността управлява над етикетите.
- Счетоводителят работи под ръководството на адвоката. Адвокатът — не клиентът — трябва да наеме счетоводителя, да определи задачите и да надзирава работата. Договорите за ангажимент, фактурирането и собствеността върху работните документи трябва да минават през адвоката.
- Поверителността се поддържа през цялото време. Всички участници трябва да третират комуникациите като привилегировани: ограничено разпространение, без случайно препращане и работни документи, държани като файлове на адвоката, а не разпръснати из системите на клиента.
Пропуснете дори едно от тях и цялата структура се срива — а сривът обикновено се открива в най-лошия възможен момент, когато противникът поиска принудително представяне и съдията се съгласи.
Как всъщност работи едно Kovel arrangement
На практика един Kovel ангажимент изглежда така. Наемате данъчен адвокат за чувствителния въпрос. Адвокатът — в идеалния случай с писмено споразумение, често наричано Kovel писмо или Kovel споразумение — наема счетоводител да съдейства със специфични задачи: реконструиране на записи, анализ на сделки, моделиране на алтернативни позиции. Писмото идентифицира правния въпрос, посочва, че счетоводителят е нает, за да помогне на адвоката да предостави правен съвет, инструктира счетоводителя да работи под надзора на адвоката и да пази всичко поверително, и обикновено предвижда, че счетоводителят фактурира на адвокатската кантора и че работните документи принадлежат на кантората. В идеалния случай споразумението има обратно действие към датата, на която адвокатът за първи път е говорил със счетоводителя, така че да няма незащитена пропаст в началото на отношенията.
Няколко практични капана редовно потопяват тези arrangements:
- Използване на вашия редовен CPA. Клиентите естествено искат дългогодишният им счетоводител да е в екипа, тъй като този човек вече познава счетоводството. Но предишното знание на CPA за въпроса предхожда Kovel отношенията и не е защитено, а смесването на ролите на човека — доверен подготвител на декларации един ден, поверителен агент на адвоката на следващия — кани аргументи за отказ от привилегия и неволно разкриване. Много практици настояват за различен счетоводител за Kovel работата именно за да поддържат двете отношения чисти.
- Оставяне на счетоводителя да върши клиентска работа отстрани. Ако Kovel счетоводителят също подготвя въпросните декларации, съветва бизнеса директно или присъства на срещи като счетоводител на компанията, а не като агент на адвоката, съдът може да заключи, че ангажиментът е бил счетоводна работа, облечена в привилегировани дрехи. Дръжте ролите разделени на практика, не само на хартия.
- Неподредени комуникации. Имейли между вас и Kovel счетоводителя, които заобикалят адвоката, групови нишки, смесващи привилегирован анализ с обикновени бизнес приказки, и препратени вериги, които изтичат съвета на адвоката извън защитения кръг, всички създават доказателства за другата страна. Насочвайте съществените комуникации през адвоката или по негово указание.
- Без писмено споразумение. Съдилищата могат да признаят Kovel защита без официално писмо, но страната, която претендира привилегията, носи тежестта да докаже всеки елемент — включително че клиентът е търсил правни, а не счетоводни услуги. Без съвременно писмено доказателство тази тежест е брутално трудна за понасяне. Вземете го писмено преди началото на работата.
Нищо от това не изисква екзотична адвокатска работа. Изисква дисциплина: наемете адвокат първо, оставете адвоката да наеме счетоводителя, определете коридора и останете в него.
Всекидневни навици за имейли, които защитават (или унищожават) привилегията
Повечето привилегии не се губят в драматични съдебни битки. Губят се във входящите кутии, едно небрежно препращане наведнъж. Независимо дали някога ще се нуждаете от Kovel arrangement, тези навици оставят опциите ви отворени:
- Знайте какъв разговор водите. Рутинните имейли за подготовка на декларация до вашия CPA ("ето разписките," "1099 формулярите са прикачени") никога не е трябвало да бъдат привилегировани, затова не поставяйте чувствителна стратегия в същата нишка. Когато темата се обърне към преценки, несигурни позиции или минали грешки, спрете и се запитайте дали тази дискусия принадлежи на адвоката вместо това.
- Не поставяйте вашия CPA в CC на имейли с вашия адвокат. Добавянето на трета страна към комуникация адвокат-клиент може да представлява отказ от привилегията по отношение на тази комуникация — освен ако CPA не е част от валиден Kovel ангажимент. Ако адвокатът има нужда счетоводителят да бъде включен, оставете адвоката да го включи, умишлено и документирано.
- Не препращайте съвета на адвоката към вашия CPA. Онзи препратен меморандум от вашия адвокат, обясняващ излагането ви на съдебен риск? Изпращането му до вашия външен счетоводител извън Kovel структура е един от най-честите начини привилегията да умре. Ако счетоводителят се нуждае от същността, адвокатът може да я предаде под чадъра на Kovel.
- Етикетите помагат, но не създават привилегия. Маркирането на имейл като "привилегирован и поверителен" е добра хигиена — сигнализира намерение и помага при близки случаи — но етикет не може да защити комуникация, която иначе не отговаря на условията. Привилегията идва от отношението и целта, не от заглавието.
- Приемайте разкриваемост по подразбиране. Най-безопасният мисловен модел за собствениците на бизнес: всичко, което напишете на вашия CPA, може един ден да бъде прочетено от агент на IRS, държавен одитор или противоположен адвокат. Пишете съответно — фактически, професионално и без признания, спекулации за неправомерни действия или колоритни характеристики на собствените ви позиции. Запазете откровения анализ на възможностите за адвоката.
Какво означава това за вашето счетоводство
Има пряка връзка между хигиената на привилегията и качеството на вашите книги. Неподредените записи налагат обяснителни имейли: "причината този депозит да не съвпада с фактурата е…," "третирахме този изпълнител като…," "миналогодишното число за инвентара беше предположение, защото…." Всяко от тези съобщения е парче незащитен разказ, който стои във файловете на вашия счетоводител, написан точно защото основните записи не можеха да говорят сами за себе си.
Чистото, съвременно счетоводство обръща тази динамика. Когато всяка сделка се записва когато се случи, с прикачена подкрепяща документация и месечно осчетоводени сметки, просто има по-малко за обясняване в имейл — и по-малко писмен разказ, който някой да изиска с призовка. Разделянето на грижите също помага: дръжте обикновените бизнес и подготвителни за декларация комуникации фактически и скучни, и насочвайте всичко, включващо преценка, несигурност или минали грешки, през адвоката от самото начало. Добрите записи не само правят одитите по-кратки; те смаляват вселената от чувствителни комуникации, които изобщо трябва да защитавате.
Също така си струва да държите финансовите си данни някъде, което напълно контролирате. Когато вашата книга живее в патентована система, отговарянето на призовка или сглобяването на записи за адвоката означава експортиране, конвертиране и надежда, че нищо не е загубено при превода. Прозрачен, контролиран с версии набор от книги, който притежавате изцяло, прави както съответствието, така и защитата на привилегията значително по-лесни.
Поддържайте финансовите си записи готови за одит от първия ден
Правилата за привилегия възнаграждават собствениците на бизнес, чиито записи са пълни, организирани и моментално представими — защото чистите книги означават по-малко обяснителни имейли и по-бързи, по-спокойни отговори, когато възникнат въпроси. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, с всяка транзакция контролирана с версии и нищо заключено в черна кутия. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
