Един от най-добрите ви служители влиза с призовка за съдебна служба и задава въпроса, от който всеки малък работодател се страхува: „Продължавам ли да получавам заплата, докато ме няма?" Инстинктът ви може да подсказва, че съдебната служба е работа на правителството, а не ваша. Но в осем щата плюс окръг Колумбия законът казва друго — и дори там, където щатският закон не изисква плащане, федералните правила за заплатите може да ви принудят да плащате на служителите на фиксирана заплата. Илинойс току-що се присъедини към лагера на задължителното плащане със закон, подписан на 31 юли 2026 г., така че ако наемате хора там, бюджетът ви за заплати за 2027 г. се нуждае от нов разходен ред.
Това ръководство разглежда какво изисква федералният закон, кои щати задължават плащане за съдебна служба, капанът с освободените служители, който изненадва работодателите, и дали можете да поискате от работниците да използват PTO вместо това.
Федералната основа: отпуск — да, плащане — не
Започнете с това, което важи за вас, независимо къде работи бизнесът ви. Федералният закон не изисква от частните работодатели да плащат на служителите за време, прекарано в съдебна служба. Това, което изисква, е може би по-важно: трябва да дадете на служителите отпуск, за да служат, и не можете да уволнявате, понижавате, заплашвате или по друг начин да наказвате служителите, задето са се отзовали на призовка или са служили в федерално жури.
Всеки щат има своя версия на тази защита на работното място за служба в щатски съд, а повечето я подкрепят със сериозни последици — граждански дела за пропуснати заплати, заповеди за възстановяване на работа, глоби, а в някои щати и наказателна отговорност за работодатели, които отмъщават. Практическият извод: „уволнен си, защото пропусна смяната си заради съдебна служба" е незаконно на практика навсякъде в страната, дори когато „тези дни са неплатени" е законно в по-голямата част от нея.
Самият съд плаща на съдебните заседатели, но сумите обясняват защо служителите се обръщат към вас. Федералните съдебни заседатели получават 50 долара на ден присъствие, като сумата нараства до 60 долара на ден при продължителни процеси. Стипендиите в щатските съдилища варират значително, приблизително от 5 до 60 долара на ден, като някои щати не плащат нищо за първия или първите два дни. Никой не изплаща ипотека с възнаграждението на съдебен заседател, което е точно причината щатските законодателни органи непрекъснато да преразглеждат кой трябва да запълни разликата.
атите, които ви задължават да плащате
Малцинство от щатите изискват от частните работодатели да компенсират служителите през поне част от тяхната съдебна служба. Правилата се различават достатъчно, че работодател в няколко щата се нуждае от политика за всеки щат поотделно, а не от един абзац в наръчника. Ето текущата картина, базирана на често цитираните обобщения по щати, с важното допълнение от 2026 г. накрая:
Пълна редовна заплата, без ограничение за дни
- Алабама изисква работодателите да плащат на служителите на пълен работен ден редовното им възнаграждение за целия период на съдебна служба.
- Небраска изисква редовна заплата (минус всякакво получено съдебно възнаграждение) без ограничение за дни.
- Тенеси изисква редовно възнаграждение за цялата служба и отделно забранява на работодателите да принуждават работниците да използват отпуск или болничен.
- Окръг Колумбия изисква работодателите да плащат на служителите редовното им възнаграждение, докато служат.
Пълна или ограничена заплата за първите няколко дни
- Колорадо изисква редовно възнаграждение за първите три дни служба, ограничено до 50 долара на ден.
- Кънектикът изисква пълна заплата за първите пет дни; след това щатът плаща ограничена дневна сума на съдебните заседатели, чиито работодатели не продължават да плащат.
- Луизиана изисква един ден редовна заплата за отговарящите на условията служители на пълен работен ден.
- Масачузетс изисква редовно възнаграждение за първите три дни служба.
- Ню Йорк изисква работодателите с повече от десет служители да плащат 40 долара на ден за първите три дни; щатът плаща 40 долара на ден, започвайки от четвъртия ден.
Новакът от 2026 г.: Илинойс
На 31 юли 2026 г. Илинойс прие Законопроект 4844 на Камарата, изменящ Закона за журитата и Закона за комисията по журитата на Илинойс. Считано от 1 януари 2027 г., работодателите в Илинойс с 26 или повече служители трябва да компенсират служителите по редовната им ставка за време, прекарано в съдебна служба. Работодателите с 25 или по-малко служители са освободени. Преди тази промяна работодателите в Илинойс от всякакъв размер трябваше да осигуряват само неплатен, защитен от уволнение отпуск.
Ако наемате повече от 25 души в Илинойс, това е истински разходен ред за планиране на заплатите: двуседмичен процес означава две седмици редовно възнаграждение за засегнатия служител, считано от бюджета ви за 2027 г. Работодателите в няколко щата трябва също да обърнат внимание на теста за брой служители — потвърдете с юрист дали броят обхваща само служителите в Илинойс или националната ви работна сила.
Последно предупреждение относно този списък: щатските законодателни органи редовно променят тези закони, а обобщенията остаряват. Приемете списъка по-горе като начална карта, след което проверете текущия текст на вашия щат (или бележката на трудовия ви адвокат), преди да финализирате текста на политиката.
Капанът на FLSA с освободената заплата
Ето правилото, което изненадва дори опитни собственици: в повечето щати можете да изпратите работник на почасово заплащане вкъщи неплатен за съдебна служба, но обикновено не можете да намалите заплатата на освободен служител заради това.
Съгласно правилото за базата на заплатата в Закона за справедливите трудови стандарти (FLSA), освободеният служител трябва да получи пълната си предварително определена заплата за всяка седмица, през която извършва каквато и да е работа, с тесни изключения — а съдебната служба не е едно от тях. Регламентът го заявява ясно: работодателят не може да прави удръжки от заплатата на освободен служител за отсъствия, причинени от съдебна служба, служба като свидетел или временен военен отпуск.
Това, което правилото позволява, е приспадане. Можете да извадите всякакви възнаграждения за съдебна служба, получени от служителя за тази седмица, от дължимата му заплата, без да застрашавате освобождаването. На практика приспадането е малко — няколко дни съдебни стипендии срещу пълна седмична заплата — но да го поискате е ваше право, и политиката ви трябва да посочва как се справяте с него (например като искате служителите да прехвърлят чека за съдебно възнаграждение на компанията или да докладват сумата на отдел „Заплати").
Два гранични случая, които си струва да знаете:
- Без работа цяла седмица, без дължима заплата. Гаранцията за базата на заплатата се прилага само за седмици, през които служителят извършва някаква работа. Ако освободен служител служи в жури през цялата работна седмица и не извършва никаква работа — без имейли, без обаждания, без „бързи проверки" — не сте задължени да плащате заплата за тази седмица. В момента, в който извърши каквато и да е работа, цялата седмична заплата (минус приспадането на съдебното възнаграждение) е дължима.
- Отсъствия за част от седмицата все още означават пълна заплата. Ако вашият освободен ръководител служи от понеделник до сряда и работи в четвъртък и петък, дължите цялата седмична заплата. Удръжката на два дни заплата за отсъствието по съдебна служба е точно нарушението, което правилото забранява, а повторните неправилни удръжки могат да застрашат самото освобождаване.
Практическата последица: много малки бизнеси в крайна сметка плащат на освободените служители за съдебна служба дори в щати без задължение за плащане, докато законно оставят почасовите работници неплатени. Ако тази асиметрия ви се струва несправедлива към почасовия екип, това е политически избор, който можете да поправите доброволно — просто знайте минимума, който законът определя за всяка група.
Можете ли да ги накарате да използват PTO вместо това?
В по-голямата част от страната този въпрос зависи от вас: федералният закон не ви спира да искате от служителите да използват отпуск или PTO за отсъствия по съдебна служба. Но петнадесет щата изрично забраняват на работодателите да изискват от работниците да заменят платения отпуск — ваканция, болничен, личен или общ PTO — със съдебна служба:
Алабама, Аризона, Арканзас, Индиана, Луизиана, Мисисипи, Мисури, Небраска, Невада, Ню Мексико, Охайо, Оклахома, Юта, Върмонт и Вирджиния.
В тези щати обикновено все още можете да позволите на служителя да избере да използва PTO (някои работници предпочитат пълна заплата, допълнена с отпуск), но изборът трябва да е техен. Принудата или политика, която по подразбиране приспада отсъствията по съдебна служба от баланса на PTO, нарушава закона.
Забележете припокриването: няколко щата се появяват както в списъка със задължително плащане, така и в списъка със забрана за принудително използване на PTO. В Алабама, Луизиана, Небраска и Тенеси вие едновременно плащате редовно възнаграждение и сте възпрепятствани да посегнете към банката за отпуски, за да го финансирате. Съобразете наръчника си съответно — едно общо изречение „съдебната служба ще се таксува към PTO" може едновременно да наруши два различни закона в тези щати.
Какво да включите в политиката си за съдебна служба
Независимо дали вашият щат изисква плащане, писмената политика предотвратява неудобните спонтанни преговори, които водят до непоследователно третиране — а непоследователното третиране е това, което превръща управляемо отсъствие в иск за дискриминация или отмъщение. Обхванете тези шест точки:
1. Уведомяване и документация
Изисквайте от служителите да ви покажат призовката веднага щом я получат и да ви държат в течение за очакваните дати на служба. Повечето щати изискват само „разумно уведомление" от служителя, така че дръжте и вашето правило разумно — призовката често пристига само с няколко седмици предизвестие. Поискайте доказателство за служба (удостоверението за присъствие от съда), когато се върнат.
2. Третиране на плащането по категория служители
Опишете точно какво се случва с възнаграждението: почасови работници (платени или неплатени според вашия щат и вашата политика), освободени служители на фиксирана заплата (пълна заплата с приспадане на съдебното възнаграждение) и всяко доброволно допълнение, което предлагате. Ако работите в няколко щата, или напишете най-строгата версия като фирмен стандарт, или приложете приложение по щати.
3. Обработка на съдебното възнаграждение
Решете предварително какво се случва със стипендията от съда. Чести подходи: служителят я запазва (най-просто и на практика малък бонус върху платения отпуск), или служителят я прехвърля, за да може отдел „Заплати" да приложи приспадането по FLSA. И двете са приемливи, ако са записани и се прилагат последователно — споровете започват, когато ръководителите импровизират за всеки служител поотделно.
4. Обезщетения и натрупвания по време на служба
Посочете дали PTO продължава да се натрупва и дали обезщетенията продължават по време на съдебна служба. Кратките отсъствия рядко създават проблеми, но месеци дълъг процес може да се пресече с тавани за натрупване на отпуск, изчаквателни периоди и право на обезщетения, ако документите на плана ви ги измерват в отработени часове.
5. Очаквания за връщане на работа
Изяснете какво се случва в дни, когато служителят бъде освободен по-рано или му бъде казано да не се явява — очаквате ли го на работа за остатъка от смяната? Разумно правило („яви се на работа, ако бъдеш освободен с повече от половината смяна останала") поддържа предвидимо покритие, без да наказва гражданския дълг.
6. Координация между щатите
Ако имате работници в няколко щата, възложете отговорността за матрицата по щати на един човек или на доставчика ви за заплати, с напомняне в календара за ежегодна проверка. Работодателите в Илинойс имат твърд краен срок 1 януари 2027 г.; други щати ще последват същата посока, а цената на откриването на нов мандат чрез иск за заплати е многократно по-голяма от цената на годишна проверка.
Отчитайте плащането за съдебна служба като отделния вид заплата, който е
Плащането за съдебна служба създава малки, но реални счетоводни задължения, с които общите записи „заплати" се справят зле. Настройте отделен код за плащане или счетоводна сметка за възнаграждения за съдебна служба, за да можете да отговорите с един поглед на три въпроса: колко време за съдебна служба е използвал всеки служител, какво сте платили вие спрямо какво е платил съдът и дали приспаданията са приложени правилно за освободения персонал.
Това разделение е важно при данъчното отчитане и при спорове. Възнагражденията за съдебна служба са обикновени облагаеми възнаграждения — удържайте данък върху дохода, социално осигуряване и Medicare както обикновено и ги отчитайте във формуляр W-2 като всяка друга заплата. Стипендията от съда, ако служителят я запази, е собствен доход на служителя за деклариране, а не ваш за проследяване. Но ако политиката ви връща съдебните възнаграждения към компанията като приспадане, запишете и двата елемента: изплатената заплата и полученото възнаграждение, така че по-късен одит или проверка на заплатите да покаже изчислението, вместо подозрително кръгла сума на заплата без документална следа.
Работодателите в няколко щата получават допълнителна полза от чистото кодиране. Когато мандатът на Илинойс влезе в сила, или когато следващият ви нов служител попадне в щат със задължително плащане, отделният код за плащане ви позволява да извлечете точната цена на съответствието по щати — полезно както за бюджетиране, така и за доказване, че всеки обхванат служител действително е бил платен.
Ако счетоводството ви живее в разпръснати електронни таблици, това е точно видът малка сложност, който тихо се превръща в голяма бъркотия. Счетоводството в чист текст в Beancount.io поддържа всеки код за плащане, приспадане и правило, специфично за щата, видими в текст с контрол на версиите, който можете да търсите и одитирате — а документацията обяснява как да структурирате сметките за заплати от нулата.
Поддържайте записите си за заплати организирани от първия ден
Съдебната служба е едно от онези задължения, които пристигат без предупреждение и изпитват дали политиките и счетоводството ви са готови. Ясна политика, съобразена с правилата на вашите щати, плюс записи за заплати, които отделят възнагражденията за съдебна служба и приспаданията от обикновената заплата, превръщат призовката от суматоха в рутина. Beancount.io предоставя счетоводство в чист текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в чист текст.
