Предложихте се за касиер, защото никой друг не вдигна ръка — а сега вие носите лична отговорност за всеки долар, който преминава през продажбите на печива, поръчките на сувенири с логото и будките за билети на карнавала. Ето неудобната част: ако вашата група пропусне годишното си подаване в IRS три поредни години, данъчното ѝ освобождаване се отнема автоматично, без предупредително писмо първо. Добрата новина е, че счетоводството на касата е система, която може да се научи, а не талант. Този наръчник ви превежда през настройването на книгите, безопасното боравене с пари, отчитането пред родителите и поддържането на съответствие от първата ви среща до финансовия преглед в края на годината.
PTA срещу PTO: Защо типът на вашата група променя счетоводните книги
Преди да запишете дори една транзакция, разберете за какъв вид организация водите книги, защото данъчните документи се различават.
PTA е учредена единица на щатската и Националната PTA. Това членство ви дава готов чадър за съответствие: PTA притежава групово данъчно освобождаване, а вашата единица е покрита като подчинена, стига да остане в добро състояние, да подава годишния си 990 и да превежда членските вноски нагоре. Вашата щатска PTA също ви предоставя устав, шаблони за касиера и опции за застраховка.
PTO е независима. Никой не покрива освобождаването ви вместо вас — трябва сами да кандидатствате за собствен данъчно освободен статут на федерално ниво, обикновено като публична благотворителна организация по 501(c)(3), и сами да го поддържате. Групи с малки приходи могат да използват облекчената кандидатура Form 1023-EZ вместо дългата Form 1023.
И двата типа се нуждаят от същата ежедневна счетоводна дисциплина. Разликата е в документалната рамка около нея, затова потвърдете с напускащия касиер и с щатската си асоциация какво точно вече притежава вашата единица: EIN, решение за освобождаване, щатска регистрация и сертификат за освобождаване от данък върху продажбите.
Настройте книгите, преди парите да се задвижат
Касиерите изпадат в затруднение, когато набирането на средства започне, преди счетоводството да съществува. Направете тази настройка през първите си две седмици.
Открийте отделна банкова сметка на името на групата
Никога не прекарвайте пари на PTA или PTO през лична сметка, училищна сметка или платежно приложение на някого като книга на записа. Открийте разплащателна сметка на законното име на организацията, използвайки нейния EIN, и поставете три избрани длъжностни лица на сметката като упълномощени подписващи — обикновено касиерът, председателят и секретарят. Подписващите не трябва да са роднини помежду си. Занесете протокола от изборите и писмото с EIN в клона; всеки подписващ обикновено трябва да се яви лично.
Изисквайте два подписа върху всеки чек
Направете двойните подписи правило на ниво устав: всеки хартиен чек носи два упълномощени подписа, а всяко електронно плащане се подкрепя от формуляр за заявка за чек, одобрен от две длъжностни лица. Никой подписващ никога не пише чек на себе си или на „пари в брой" — ако касиерът се нуждае от възстановяване на разходи, другите двама подписващи го издават. Помолете банката да наложи изискването за два подписа върху сметката и знайте, че някои банки така или иначе обработват чекове с един подпис, поради което документалната следа е по-важна от самата политика.
Изберете една система на запис и я поддържайте скучна
Повечето единици се справят добре с добре организирана електронна таблица с четири раздела: бюджет, регистър на транзакциите, месечни отчети на касиера и годишно бюджет срещу реални разходи. Съществуват и специализирани инструменти за родителски групи. Каквото и да изберете, изискванията са едни и същи: един споделен регистър, който всяко длъжностно лице може да чете, разписки, прикачени към всяко плащане, и записи, съхранявани на място, притежавано от организацията — папка плюс облачно хранилище, притежавано от организацията — никога в личния имейл на един доброволец.
Използвайте касово счетоводство във фондов стил
Записвайте приходите, когато парите влязат в сметката, и разходите, когато парите я напуснат. Тази касова основа съответства на начина, по който родителите мислят, и на това, което показва банковото ви извлечение. След това организирайте и двете страни по фонд или програма — членски внос, есенна кампания за набиране на средства, панаир на книгата, грантове за учители, сувенири с логото — така че всяка дейност получава собствена бюджетна линия и собствен текущ сбор. Това е фондовото счетоводство в миниатюра: ограничените средства остават видимо отделени от общите средства и никой не трябва да се чуди дали приходите от карнавала случайно не са платили за консумативите за деня на пицата.
Боравете с пари в брой, сякаш одитор наблюдава
Кампаниите за набиране на средства са натоварени с пари в брой, обслужвани от доброволци и хаотични — точно условията, при които пари се губят, невинно или не. Строгото боравене с пари в брой защитава доброволците също толкова, колкото и средствата.
- Двама души броят всичко, всеки път. На всяко събитие двама несвързани доброволци броят пари в брой и чекове заедно, попълват формуляр за броене на пари и двамата го подписват. Касиерът преброява отново при получаването и също се подписва.
- Издавайте разписка за всеки приход. Издавайте писмена разписка за получените пари — членски внос, дарения, предадени средства от кампании — и пазете копие в номериран ред.
- Депозирайте своевременно. Занесете парите в брой в банката до няколко дни, не на следващата месечна среща. Недепозирани пари в брой, стоящи в нечий дом, са най-честата констатация при финансовите прегледи на групи от доброволци.
- Плащайте с чек или проследимо електронно плащане, никога в брой. Всяко плащане се нуждае от фактура или разписка плюс одобрен формуляр за заявка. Възстановявайте разходите на доброволците бързо, за да спрат тихо да поемат разходи, което незабележимо занижава бюджета за следващата година.
- Сверявайте всяка сметка всеки месец. Банковите извлечения — и извлеченията от PayPal, Square, Stripe и Venmo — трябва да се сверяват с регистъра всеки месец от някого, който не е упълномощен подписващ, а прегледът се документира с инициали или имейл.
Последният контрол заслужава подчертаване: човекът, който харчи парите, никога не трябва да бъде единственият, който проверява сметките. Месечният външен преглед от лице, което не е подписващ, хваща грешките, докато все още могат да се поправят, и премахва изкушението, преди то да се формира.
Бюджетирайте веднъж, отчитайте се месечно, преглеждайте годишно
Изградете бюджет, за който членството действително гласува
Изгответе чернова на годишния бюджет с малък бюджетен комитет, използвайки реалните числа от миналата година като отправна точка. Представете го за гласуване от членството в началото на учебната година и третирайте одобрения бюджет като право на разходване: длъжностните лица могат да харчат в рамките на одобрените линии, но нови разходи или надхвърлени бюджетни линии се връщат при членството за одобрение. Записвайте всяко одобрение в протокола от срещата — протоколите са част от книгите.
Давайте отчет на касиера на всяка среща
Добрият месечен отчет се побира на една страница:
- Начални и крайни салда за периода
- Приходи и разходи по бюджетни линии, с общо натрупани към датата
- Сравнение бюджет срещу реални разходи, така че преразходите да изплуват навреме
- Списък на неизплатени чекове и чакащи възстановявания
Генерирайте отчета дори в месеци без среща, подреждайте го в записите и нека членството одобрява всеки отчет чрез гласуване. Родителите, които виждат числата месечно, никога не трябва да питат къде са отишли парите.
Приключете годината с истински финансов преглед
В края на финансовата година — 1 юли до 30 юни за повечето PTA — предайте пълните книги на преглеждащ комитет от лица, които не са подписващи. Те проверяват, че всяка транзакция е обвързана с разписка, всяко банково извлечение се сверява, 990 е подаден и застраховката е актуална. Ако касиерът се смени в средата на годината, направете междинен преглед при предаването, така че новият касиер да започне от проверено салдо, вместо да наследява мистерия.
Данъчните подавания, които не можете да пропуснете
Групите от доброволци губят освобождаванията си заради документи, не заради измама. Три подавания са най-важни.
Подавайте Form 990 всяка година, независимо колко малки сте. Версията зависи от брутните приходи: обикновено $50 000 или по-малко означава простата електронна Form 990-N e-Postcard; под $200 000 приходи с под $500 000 активи обикновено означава Form 990-EZ; по-големите организации подават пълната Form 990. Крайният срок е 15-ият ден от 5-ия месец след края на финансовата ви година — 15 ноември за година, приключваща на 30 юни. Пропуснете три поредни години и IRS автоматично отнема освобождаването ви, принуждавайки ви към пълно повторно кандидатстване.
Пазете EIN и писмото за освобождаване там, където наследниците могат да ги намерят. Всяко предаване на касиера трябва да включва потвърждението за EIN, решението на IRS (или документацията за групово освобождаване), документите за щатска регистрация и сертификата за освобождаване от данък върху продажбите. Групите губят месеци в възстановяване на тези документи от нулата.
Проверете щатските задължения отделно. Повечето щати искат собствен годишен отчет, регистрация за благотворителна дейност или разрешително за лотария в допълнение към федералното подаване. Вашата щатска PTA или щатска асоциация на нестопанските организации публикува контролния списък — преминете през него през първия си месец.
Чести грешки на касиера (и поправката за всяка)
- Смесване на средства с училището. PTA/PTO е отделно юридическо лице. Парите ѝ живеят в собствена сметка, точка.
- Пропускане на гласуването на бюджета. Харченето без одобрен бюджет означава, че всяко плащане е технически неоторизирано. Първо гласувайте, после харчете.
- Оставяне на един човек да прави всичко. Самотните касиери, които събират, депозират, харчат и сверяват без преглед, са начинът, по който се случват както грешки, така и кражби. Разпределете работата.
- Губене на разписки. Без разписка, без възстановяване — наложете го любезно, но универсално, започвайки от управителния съвет.
- Забравяне на 990-N, защото „сме твърде малки, за да подаваме". Малките организации подават e-Postcard; няма категория „твърде малки, за да подават".
- Предавания без документация. Записвайте процедурите, докато ги научавате. Вашият наследник наследява папка и хранилище, а не лов на съкровища.
Проследете всичко в книги на обикновен текст
Най-големият враг на касиера е електронна таблица, която разбира само един доброволец. Записването на същите бюджетни линии, членски внос, приходи от кампании и възстановявания като транзакции на обикновен текст дава на групата регистър, който всеки може да чете, сравнява и одитира години по-късно — балансът винаги се изравнява и годишният преглед се превръща в упражнение по проверка, вместо в археологически проект.
Пазете финансите на родителската си група прозрачни
Докато управлявате PTA или PTO си през кампании за набиране на средства, членски внос и грантове за учители, поддържането на ясни финансови записи е това, което запазва доверието на родителите — и данъчно освободения ви статут — непокътнати. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, като всяка транзакция е версионирана и подлежи на преглед. Започнете безплатно и вижте защо касиерите с внимание към детайлите и финансовите професионалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
