Наели сте първия си служител, окачили сте табелата „Отворено“ и сте настроили заплатите. Но поставихте ли правилните плакати на стената в стаята за почивка? Ако инспектор прекрачи прага ви утре, липсващите или остарели плакати на работното място са един от най-бързите начини да превърнете рутинно посещение в акт за нарушение — и всеки федерален плакат е достъпен безплатно от правителството.
Ето точно кои федерални плакати трябва да изложи вашият бизнес, откъде да ги получите безплатно, как правилата се променят с броя на служителите и какво следва на щатско ниво.
Защо плакатите имат значение повече, отколкото изглеждат
Федералните трудови закони правят повече от това да определят заплатите и правилата за безопасност. Повечето от тях също така изискват от вас да информирате служителите си за техните права — непрекъснато, на видно място, където работниците могат лесно да видят известието. Точно това правят плакатите.
Липсващият плакат рядко сам по себе си предизвиква проверка. Но инспекторите рутинно проверяват стената по време на одити за заплати и работно време, проверки за безопасност и разследвания за дискриминация. Голата стена сигнализира, че спазването на изискванията не е сред приоритетите ви, а някои нарушения носят собствени санкции в допълнение към всичко останало, което посещението разкрие. Добрата новина: поправянето на това не ви струва нищо освен принтер и двадесет минути.
Федералните плакати, от които се нуждае почти всеки работодател
Три плаката се отнасят за практически всеки частен работодател, независимо от размера. Започнете оттук.
Плакат за минимална заплата по Закона за справедливите трудови стандарти (FLSA)
Всеки работодател със служители, които попадат в обхвата на федералната минимална заплата, извънредния труд или разпоредбите за почивки, трябва да постави известието на FLSA на видно място във всяко търговско помещение, така че служителите да могат лесно да го прочетат. На практика това означава почти всеки бизнес със служители.
Плакатът обяснява федералната минимална заплата, заплащането на извънреден труд в размер на време и половина след 40 часа, ограниченията за заетост на младежи, времето за кърмене и как да подадете жалба. Няма изискване за размер, но работниците трябва реално да могат да го прочетат — разпечатка във формат A4 на таблото за обяви в стаята за почивка се квалифицира; плакат, скрит зад препаратите за почистване, не се.
Изтеглете го безплатно от Отдела за заплати и работно време към Министерството на труда, който предписва точното съдържание. Само официалният текст удовлетворява изискването.
OSHA: Безопасност и здраве при работа — това е законът
Всички работодатели, обхванати от Закона за безопасност и здраве при работа, трябва да изложат плаката на OSHA (публикация 3165), който информира работниците за правото им на безопасно работно място и как да подадат жалба. Той се поставя във всяко търговско помещение, където обичайно се публикуват известия за служителите, и не трябва да бъде променян, повреждан или покрит с други материали.
Собствениците правят две грешки тук. Първо, не е необходимо да заменяте по-старите версии — предишните издания на плаката все още удовлетворяват изискването. Второ, никога не плащайте на външен доставчик за този плакат. Той е безплатен от OSHA, която го заявява изрично, защото измамите с продажба на плакати, насочени към малкия бизнес, са постоянни. Изтеглете го от сайта на OSHA или поръчайте безплатно копие, като се обадите на 1-800-321-6742.
Работодателите в щати със собствени одобрени планове за безопасност могат да поставят щатския еквивалент вместо федералната версия.
Плакат по Закона за защита на служителите от детектор на лъжата (EPPA)
Всеки работодател, попадащ в обхвата на EPPA, трябва да постави и поддържа известие, обясняващо ограниченията на закона относно тестовете с детектор на лъжата. Няма изискване за размер. Изисква се плакат на английски; публикуването на испанската версия е по желание, но е разумно, ако част от екипа ви чете по-добре на испански, отколкото на английски.
Малко малки предприятия някога прилагат полиграф, но задължението за публикуване важи независимо от това. Това е плакатът, който най-често липсва от иначе пълните стени — проверете вашата.
Плакатите, които зависят от броя на служителите ви
Когато екипът ви расте, допълнителни известия влизат в сила при конкретни прагове. Познавайте предупредителните граници, преди да ги прекрачите.
Плакат EEO „Познавай правата си“ (15 или повече служители)
Работодателите с 15 или повече служители трябва да поставят известието „Познавай правата си: Дискриминацията на работното място е незаконна“ на Комисията за равни възможности за заетост на видно място, където обичайно се публикуват известия за кандидати и служители. То обобщава федералните закони срещу дискриминацията въз основа на раса, цвят на кожата, пол, национален произход, религия, възраст, равно заплащане, увреждане и генетична информация и обяснява как да подадете жалба.
Обърнете внимание на детайлите, които объркват хората:
- Броят на служителите включва в повечето случаи и работещите на непълно работно време и временно наетите — броете хора, не еквиваленти на пълно работно време.
- Текущият плакат „Познавай правата си“ замени по-стария плакат „EEO е законът“. EEOC очаква работодателите да са направили замяната в разумен срок, така че ако на стената ви все още е старата версия, обновете я сега.
- Плакатът отбелязва, че дискриминацията по пол включва състояния, свързани с бременност, сексуална ориентация и полова идентичност, и че тормозът е забранена форма на дискриминация.
- Ако имате отдалечени работници, EEOC насърчава публикуването на известието по електронен път, където те ще го видят.
Плакат по Закона за семейния и медицински отпуск (50 или повече служители)
Частните работодатели с 50 или повече служители трябва да изложат изготвения от DOL плакат за FMLA (WH 1420), който обобщава правата на служителите на отпуск и процеса на подаване на жалби. Плакатът трябва да се появи на всяко място — дори и на места без настоящи отговарящи на условията служители.
Плакатът е последно ревизиран през април 2023 г. в по-достъпен формат с въпроси и отговори, но версиите от април 2016 г. и февруари 2013 г. все още изпълняват изискването за публикуване. Ако наскоро сте прекрачили границата от 50 служители, това е плакатът, който трябва да добавите първо.
Известие за правата по USERRA (всички работодатели)
Федералният закон изисква от всеки работодател — без минимален брой служители — да уведомява служителите за техните права и задължения по Закона за правата на заетост и повторна заетост на военнослужещите, който защитава цивилните работни места на членовете на службите, призовани на дълг. Можете да изпълните изискването, като изложите официалното известие, изготвено от VETS, на мястото, където обичайно публикувате известия за служители.
Тъй като няма праг за размер, чисто новите работодатели с дори един нает служител се нуждаят от този плакат от първия ден.
Къде да ги изложите (и какво ще кажем за отдалечените работници?)
Стандартът е някакъв вариант на „видно“, „изтъкнато“ или „където обичайно се публикуват известия за служители“. На практика:
- Поставете всички федерални плакати заедно на едно място с голям трафик: стаята за почивка, близо до часовника за отчитане на работно време или до входа, който служителите използват.
- Публикувайте на всяко физическо място, не само в централата.
- Никога не покривайте, не повреждайте и не поставяйте други документи върху тях.
- За отдалечени и хибридни екипи насоките на DOL правят разграничение: ако всички работят отдалечено, електронното публикуване може да удовлетвори задълженията за непрекъснато публикуване, стига всеки работник да има лесен достъп до известията без искане на специални разрешения — и трябва активно да кажете на хората къде да ги намерят. Ако само част от служителите са отдалечени, запазете физическата стена за служителите на място и добавете електронен достъп за телеком ютърите. Вътрешна уеб страница, споделена папка, която всеки може да отвори, или доставяне чрез вашата HR система — всичко това работи.
Безплатното побеждава платеното: Откъде да вземете всеки плакат
Всеки федерален плакат е безплатен. Съветникът за плакати elaws към Министерството на труда ви превежда през кратък въпросник за вашия бизнес и ви казва точно кои плакати се отнасят за вас, с връзки за изтегляне на всеки от тях на английски и други езици. Можете също така да поръчате отпечатан пакет от плакати на DOL, покриващ известията за FLSA, FMLA, OSHA, EEO и EPPA.
Щатските трудови служби публикуват своите собствени задължителни плакати по същия начин, обикновено като безплатни изтегляния. Национален плакат „всичко в едно“ от частен доставчик може да бъде удобен за работодатели в няколко щата, но никога не е законово задължителен — и тъй като изискванията за плакатите се променят, ламинираният плакат „всичко в едно“ остарява, докато безплатните правителствени PDF файлове остават актуални. Ако купите такъв, проверявайте го отново всяка година.
Не спирайте само на федералното: Щатските плакати, които следват
Федералните плакати са само половината от стената. Почти всеки щат изисква свои собствени известия, които обикновено включват:
- Щатски правила за минимална заплата и извънреден труд
- Покритие на обезщетенията при трудова злополука и как да се съобщи за нараняване
- Обезщетения за безработица и как да се кандидатства за тях
- Щатски известия за антидискриминация и справедлива заетост
- Известия за платен отпуск по болест, семеен отпуск или настаняване при бременност, където щатът ги предлага
- Известия за деня на заплащане и прозрачност на заплатите в щатите, които ги изискват
Някои щати обединяват всичко това в един комбиниран плакат; други издават няколко. Уебсайтът на трудовата служба на вашия щат изброява точно какво се прилага, а много щати вече публикуват насоки за уведомяване на отдалечени работници по имейл или уеб страница. Ако работите в повече от един щат, всяко място спазва правилата на своя собствен щат.
Специфични за индустрията известия могат да се прилагат допълнително: федералните изпълнители имат допълнителни публикации, селскостопанските работодатели трябва да изложат защити за работниците мигранти, а фирмите с правителствени договори са изправени пред известия по законите Davis-Bacon и Закона за договорите за услуги.
20-минутна рутина за спазване на изискванията
Отнасяйте се към стената с плакати като към димния детектор — проверявайте я по график, не когато нещо вече гори:
- Днес: сравнете стената си с резултатите от Съветника за плакати на DOL за вашия бизнес. Разпечатайте и окачете всичко, което липсва.
- Всеки път, когато наемете над праг: проверете отново. Преминаването на 15 служители добавя плаката EEO; преминаването на 50 добавя FMLA.
- Всеки път, когато отворите ново място или щат промени законите си: актуализирайте щатските плакати за това място.
- Веднъж годишно: уверете се, че всеки плакат е актуален, четим и непокрит. Свържете това с нещо, което вече правите ежегодно, като подновяване на бизнес лиценза или приключване на заплатите за годината.
- Когато добавите отдалечени работници: потвърдете, че те имат електронен достъп и знаят къде да го намерят.
Водете си прост дневник — име на плаката, дата на версията, място на публикуване, дата на проверка. Ако инспектор някога попита, този дневник показва навик за спазване на изискванията, а не бързане след факта.
Поддържайте записите си за съответствие организирани
Спазването на изискванията за плакати е малък ъгъл от воденето на записи, което идва с наемането на служители: записи за заплатите, които подкрепят обещанията във вашия плакат FLSA, дневници за наранявания зад вашия плакат OSHA, документация за отпуск зад вашето известие FMLA. Когато тези записи живеят в разпръснати електронни таблици и обувни кутии, дори обикновен одит става болезнен.
Точно тук дисциплинираното счетоводство си струва парите. Проследяването на разходите за труд, премиите за обезщетения при трудова злополука, задълженията за отпуск и свързаните с безопасността разходи в чисти, одитируеми сметки означава, че можете да отговорите на въпросите на инспектора с цифри, вместо с предположения. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с контрол на версиите и готово за AI — цялата ви финансова история във файлове, които притежавате. Научете работния процес в документацията или разгледайте таблото Fava за визуален преглед. Започнете безплатно и изградете документалната следа, преди да ви е потрябвала.
