Ваша фирма може да има същото име, EIN, банковска сметка и данъчна класификация, но записъ на IRS за това, кой я контролира, тихо става неверен. Съосновател продае дял, управител-член се оттегля, или фирма нерестете от домашен офис — и следващото извещение от IRS може все още да бъде изпратно на лице или адрес от оригиналното приложение за EIN.
Формуляр 8822-B, Промяна на адрес или отговорно лице — Бизнес, е инструментът на IRS за актуализация на тази информация. Формулара е кратък, но срокове и определения имат значение. Това ръководство обясня, кой трябва да го използва, какво точно покрива правилото на 60 дни, как се попълнят всяка секциа и как се съхраня вътрешен запис, който доказва, че промяна е извършена.
Какво прави формуляр 8822-B
Формуляр 8822-B е за бизнес или друга структура с приложение за идентификационен номер на работодателя (EIN) на IRS. Той уведомля IRS, че едно или няколко от следващите данни са се променили:
- Пощенски адрес на бизнеса, на който трябва да се изпращат данъчна кореспонденциа.
- Физическото местонахождение на бизнеса.
- Идентичностът на отговорното лице, связано с EIN.
Формулара може да се прилага за структури, които не извършат в момента търговская или бизнесова дейност. Спяща корпорациа, нонпрофитна организация, тръст, наследствена маса или друг носител на EIN все равно изисква точни федерални записи, кога му се променя адрес или отговорно лице.
Той е отделен от промяна на личен адрес. Ако ваши домaшен адрес и бизнес адрес са се променили, формуляр 8822 е формулара за ваши личен запис. Формуляр 8822-B актуализира записа на структурата.
Формулара също не променя всичко за бизнеса. Той не изменя ваша юридическа структура с щатът, не променя регистрирован агент, не актуализира банковска сметка или не заменя данъчна декларациа. Това може да бъдут отделни задачи. Мислете за формуляр 8822-B като една позициа в по-широк контролен списък за поддържание на структурата.
Правилото на 60 дни: Какво трябва да се случи и кога
IRS специално изисква, че структура с EIN трябва да съобщи промяна в отговорното си лице в срок до 60 дни от датата на промяна. Актуализацията се прави на редове 8 и 9 на формуляр 8822-B.
За промени на адрес IRS препоръча бизнеса да уведоми незабавно. Формулара все еще е стандартният способ за съобщание на променен пощенски адрес или местонахождение, но не чакайте за следваща годишна декларациа, ако се сте преместили. Стар адрес може да забави извещения, възвращения или изисквания за информация, даже ако Пощенската служба препрата частъ на пощата.
Полезна вътрешена политика е проста:
- Започнете брояние на 60 дни, кога собственностът, контролът или управление се променя по способ, който променя отговорното лице.
- Приготове актуализация на адрес, веднага как преместванието е в сила.
- Изпрате формулара своевременно и съхраните подписаното копие и доказателство за изпращание с постоянните записи на структурата.
Датата, на коя трябва да се следите, е датата на влизание в сила на промяна, не датата, кога някой се сеща да актуализира счетоводната система. Ако продажата се затвори на 15 юни, например, считайте 15 юни за датата, коя стартира часовника на отговорното лице, тенз вашите правни и данъчни съветници определят, че друга дата се прилага.
Кой е „отговорното лице“?
Отговорното лице е лицото, кое в крайна степен собственик или контролира структурата, или кое има крайна ефективна власт над нея. Лицото трябва да има достатъчна власт — пряма или непряма — да контролира, управля или направля структурата и разпределението на нейни средства или активи.
Това определение и обясня, защо няколко обычно използваеми титули могат да бъдут подведители:
- Регистрирован агент получае правни документи, но можа да няма контрол над фирмени средства.
- Счетоводител записва транзакции, но обычно не контролира структурата.
- Данъчен подготовкител може да подава декларации, без да бъде отговорно лице.
- Организатор, който помогл да се изформи LLC, можа да няма продължающа власт след изформирането.
За болшинство негосударствени структури отговорното лице е индивидуално лице, а не друга фирма. В корпорациа това може да бъде главният управител. В партньорство това може да бъде главният партньор. За LLC търсете лицото с крайна ефективна власт, не автоматически лицото, кое подало документите за изформиране.
Има специални описания за данъчно-освободени организации, тръстове, наследствени маси и государствени структури. Кога отговорът не е очевидън — особенно при слоиста структура собственичество — документирайте мотивировката и запитайте квалифицирован данъчен професионалист преди подача. Целът е да се идентифицира лицото, кое истинско контролира структурата, не просто най-лесно име в щатската база данни.
Кога трябва да подаете формуляр 8822-B?
Подайте формуляр 8822-B, кога се случи едно от следващите:
Бизнес се премести
Използвайте формулара, кога пощенски адрес се променя, кога физическото местонахождение се променя, или кога тези адреси са различни и и двa трябва да се актуализират. Удален бизнес може да има пощенски адрес на коммерческия пощенски сак и отделно главно местонахождение при домa на собственика или друго съоражение. Не смесвайте в две различни адреси в едно, просто защо е по-удобно.
Отговорно лице се променя
Това може да се случи след продажа, промяна в контролирующа собственическа част, преход на лидерство или реструктуризация, коя премества ефективна власт на друго индивидуално лице. Име и данъчен идентификационен номер на новото лице принадлежат на редове 8 и 9.
Номинантио лице е вписано при изформирането
Номинант може да помогл с получение на EIN или изформиране на структура без да контролира нейни активи. IRS казва, че номинант не трябва да кандидатства за EIN или да бъде вписан като отговорно лице. Ако приложение използва грешно лице, коригирайте записа вместо да допускаете грешката да продължа.
Данъчно-освободена или бездействующа структура променя нейни записи
Обязателството е связао с EIN и променената информация, не с това, дали структурата в момента има продажи или служители. Бездействующа структура все равно трябва да държи текущо своя контактна информация с IRS.
Как се попълня формуляр 8822-B
Изтегнете текущия формуляр от IRS преди подготовка. Формулара, който в момента е достъпен за тази цел, е PDF на две страници, и адресът за подача е напечатан на формулара. Избягнете копирование стар адрес от предишен контролен списък без проверка на последнята ревизиа.
1. Проверете засегнатите записи
На врхът на страница едно проверете всяко поле, засегнато от промяна:
- Данъчни декларации за наемни отношения, акцизи, доход и другое бизнес.
- Декларации за плане за служители.
- Местонахождение бизнеса.
Ако съобщаете как промяна на адрес, така и промяна на отговорно лице, отбележите и две засегнати областа. Ако организация е данъчно-освободена, проверете полето за данъчно-освободени, как с указано на формулара.
2. Идентифицирайте структурата
Въведете юридическото име и EIN точно как трябва да се показват в записа на IRS. Липсваща цифра, разлика в препинание или използване на търговско име вместо юридическото име на структурата може да създаде избягваема кореспонденциа.
3. Въведете стари и нови адреси
Ред 5 изисква стар пощенски адрес, а ред 6 — нов пощенски адрес. Ред 7 е за новото бизнес местонахождение. Включите информация за апартамент, стае или офис, кога е приложимо. Следвайте инструкциите за абонаменти кутиа (P.O. boxes) и чуждестранни адреси вместо импровизация на формат.
Ако пощенски адрес е „на грижа“ (in care of) счетоводител, адвокат или друго трето лице, използвайте формата C/O от инструкциите. Това е пощенска детайл, не прехвърляне на контрол на това трето лице.
4. Въведете новото отговорно лице
Използвайте ред 8 за име на новото отговорно лице и ред 9 за SSN или ITIN на лицото, кога е приложимо. Инструкциите обяснят, кога EIN е разрешен — за болшинство структури отговорното лице трябва да бъде индивидуално лице. Отнасяйте се къв данъчния идентификационен номер кака къв чуствова информация и предавайте формулара только чрез контролиран бизнес процес.
5. Подпишете и изпрате правилно
Собственик, управител, главен партньор, управител-член на LLC, фидуциар, администратор на план или оторизиран представител трябва да подпише, в зависимост от структурата. Ако представител подписва за данъкоплатца, приложете изискваното пълномощие. IRS казва, че не ще обработва промяна, подана от неоторизиран трето лице.
Използвайте секцията „Къде да се изпрате“ на текущия формуляр. Местоназначение зависи от стария бизнес адрес, и формулара разделя адресиите в Канзас Сити и Огден по юрисдикциа. Изпрате пълно копие преди изпращание и съхраните доказателство за доставка, ако срокът е важен.
Инструкциите на формулара казват, че обработка обычно отнема четири до шест седмици. Това е оценка за обработка, не разрешение за забавя на подачата. Ако IRS не е изпратила потвърждение за промяна на отговорно лице в срок до 60 дни, нейните указания за отговорно лице казват да изпрате копие повторно и да напишете „Второ изисквание“ на него.
Практичен контролен списък за промени
Формуляр 8822-B е лесно да се пропусти, защо стои между правни, данъчни, платни и финансова дейности. Добавете тригер къв всяк процес, който може да създаде промяна:
След продажа или преход на собственичество
Записате датата на затваряние или влизание в сила, идентифицирате кой тепер контролира структурата и сравните това лице с отговорното лице на приложението за EIN. Актуализирате записа на IRS в срок до 60 дни, ако идентичностът е се променил. Също проверете щатската регистрациа, банковски подписватели, платни акаунти, платежни процесори, лицензии и застраховки.
След премествание
Записате датата на влизание в сила на преместванието, разграничете пощенски адрес от физическото местонахождение и актуализирате IRS своевременно. Следвате актуализация на извещения за платни, акаунти за данък на продажите, доставчики, банки, сметки на клиенти, застраховки и уебайт. Данъчна декларациа, подана по-късно с нов адрес, може да помогне с актуализация на някотори записи на IRS, но не трябва да заменя незабавна проверка на адрес.
При месечно затваряние
Държете малък „график за государствени записи“ наред с книгата. Следвайте EIN, юридическо име, пощенски адрес, бизнес местонахождение, отговорно лице, датата на влизание в сила на последня промяна, датата на подача на формуляр 8822-B и статус на потвърждение. Това превръща задача, зависяща от памет, в повтаряем контрол.
Връзката съ счетоводството
Счетоводния файл често е первото място, къде промяна става видима. Нов банковски подписвател, ново разпределение на собственик, нова управленческа такса или депозит, свързан с премествание, може да се появи в книгата преди някой актуализира записа на EIN. Ваш счетоводен процес трябва да изведе тези сигнали на повърхост, не да ги изпратва кака обикновени транзакции.
За всяка значима промяна запишете датата на влизание в сила и подкрепляющ документ кака частъ на финансовите записи на структурата. Държете копие на формуляр 8822-B, доказателство за доставка, управителско решение или решение за собственичество и всяка связана счетоводна записа свързани с същия регистрационен дневник за промени. Ясни записи помогват да отговорите на три въпроса по-късно: какво се променило, кога се променило и кой оторизира актуализацията?
Ако управляете няколко структури, отделни книги и последователно име за сметки облекчават виждание кой EIN принадледжи на кой адрес и отговорно лице. Дашборд како Fava може да помогне с прегледа на дейност в прост текстов регистратор, а документацията на Beancount обясня, как се структурират прозрачни записи, които остава лесно инспектируеми.
Общи грешки, кои трябва да се избягат
- Използване на формуляр 8822 за бизнеса. Формуляр 8822 е за личен адрес; формуляр 8822-B е за бизнеса или друг носител на EIN.
- Актуализация только щатска регистрация. Щатска годишна справка или промяна на регистрирован агент не актуализира автоматически записа на EIN в IRS.
- Назование на подготовкител или регистрирован агент. Изберете лицото с крайна ефективна власт над структурата.
- Съобщание только нов адрес. Формулара изисква стар пощенски адрес, защо IRS може да съвпаде промяна с нейния запис.
- Изпращание на запаметен адрес на IRS. Използвайте секцията „Къде да се изпрате“ на текущия формуляр.
- Позволяне на неоторизиран помощник да подпише. Приложете валидно пълномощие, кога представител подписва.
- Не съхраняне на доказателство. Държете копие, дата на подпис, запис за доставка и извещение за потвърждение — или датировано второ изисквание, ако потвърждение не пристигне.
- Допускане, че бездействующа структура е изключена. Структура с EIN все равно изисква точни записи, кога нейно отговорно лице или адрес се променя.
10-минутна финална проверка
Преди изпращание на формулара сравнете го с приложението за EIN, най-новата федерална данъчна декларациа, щатската регистрация на структурата, банковския профил и счетоводния файл. Проверете, че юридическото име и EIN съвпадат, стария адрес е пълен, нови пощенски и бизнес адреси са правилно разделени, отговорното лице е лицото с действителна власт, данъчния идентификационен номер е приложимо и оторизированият подписвател е подписал и датирал формулара.
Следвате запишете подачата в ваши комплаенс-календар. За промяна на отговорно лице планирайте следване преди 60-дневния срок да е изминал. За всяка промяна на адрес планирайте проверка за потвърждение няколко седмици след изпращание, защо липса на извещение не трябва да стане пропущен данъчен срок.
Опростете ваш финансов менеджмент
Промени на структура се управлят по-лесно, кога вашите финансови записи показват кой ги оторизирал, кога са влезли в сила и кои акаунти засягат. Beancount.io предоставя прозрачно, версейно-контролирано, AI-готово прост-текстово счетоводство, така че ваша счетоводна и комплаенс-историа остават разбираеми и под ваш контрол.