Наели сте първия си служител. Офертата е подписана, W-4 е на бюрото ви, и тогава идва реалността: колко федерален данък всъщност трябва да удържите от първата заплата, кога трябва да го изпратите на IRS и какви формуляри доказват, че сте го направили правилно? Ако сбъркате някоя от тези стъпки, глобите се трупат бързо — само за закъснели депозити те варират от 2% до 15%.
Публикация 15, наричана още Циркуляр E, е единственият наръчник на IRS за работодателите, който се занимава точно с това. Тя не е лесно четиво — над 70 страници, — но всеки отговор относно удържането на федерален подоходен данък, социалното осигуряване и Medicare, графиците за депозити и тримесечните и годишните декларации се намира там. Ето практичния превод.
Какво всъщност е Циркуляр E (и кой има нужда от него)
Публикация 15 (Циркуляр E), Ръководство за данъците на работодателя, е ежегодно актуализираният правилник на IRS за всеки бизнес или домакинство, което плаща заплати, подлежащи на федерално удържане. Ако имате служители — на пълно работно време, на непълно, сезонни или дори един-единствен бариста на непълно работно време — вие сте работодател за тази цел.
Той обхваща:
- Кой е служител за федерални цели и защо е важно, че изпълнителят по 1099 не е обхванат тук
- Какво се счита за заплати (заплата, бонуси, бакшиши, облагаеми допълнителни придобивки, определени възстановявания на разходи)
- Как да удържате правилно федералния подоходен данък, социалното осигуряване и Medicare
- Кога и как да депозирате тези данъци
- Кои декларации да подадете — Формуляр 941 всяко тримесечие, Формуляр 940 годишно за FUTA, и формуляри W-2 и W-3 в края на годината
Две съпътстващи публикации го допълват: Публикация 15-A обхваща допълнителни заплати и по-сложни ситуации на удържане, а Публикация 15-B обхваща данъчното третиране на допълнителните придобивки като здравно осигуряване и групов живот. За 90% от малките предприятия самият Циркуляр E е достатъчен за ежедневните нужди.
Ако ползвате доставчик на заплати, пак трябва да разбирате Циркуляр E. Доставчикът изпълнява вашите инструкции, но вие оставате юридически отговорни за навременните депозити и точните декларации.
Трите данъка, които удържате или плащате при всяко изплащане на заплата
Всяка редовна заплата включва три федерални компонента. Циркуляр E ви дава ставките за 2026 г., данъчните основи и как да ги приложите.
1. Удържане на федерален подоходен данък
Няма фиксирана ставка. Вие удържате въз основа на Формуляр W-4 на служителя, честотата на плащане и таблиците за удържане на IRS или таблиците с процентния метод в Публикация 15.
Ключови точки за 2026 г.:
- IRS актуализира таблиците с данъчните скоби и процентния метод всяка година спрямо инфлацията. За 2026 г. стандартното приспадане за едно лице е $15,000, а за семейна двойка е $30,000, така че таблиците леко се изместват спрямо 2025 г. Използването на миналогодишните таблици води до по-малко удържане.
- Формуляр W-4 (преработен през 2020 г.) вече не използва данъчни облекчения. Служителите вече посочват директно семейния си статус, лицата на издръжка, други доходи и допълнително удържане. Ако все още имате стари W-4 формуляри, уважавате ги, докато служителят не подаде нов.
- Разрешени са два метода: методът на данъчните скоби (бърза справка за заплати в диапазона на таблицата) и процентният метод (базиран на формула, по-подходящ за софтуер за заплати). И двата дават един и същ резултат, ако се прилагат правилно.
Практичен съвет: Когато се съмнявате, добавете сумата за допълнително удържане от стъпка 4(c) на W-4, след като намерите основната сума. Тази допълнителна сума е най-честото място, където малките работодатели забравят да я добавят.
2. Социално осигуряване (OASDI) — 6.2% за всяка страна
За 2026 г. удържате 6.2% от заплатите за социално осигуряване до годишната данъчна основа от $176,100 (основата се индексира и нулира всяка година през януари — уверете се, че софтуерът ви за заплати отразява текущата година, преди първото плащане). Вие като работодател добавяте още 6.2%. След като служителят достигне данъчната основа с кумулативните заплати за годината, спирате да удържате социално осигуряване — но продължавате да удържате Medicare.
Никакъв избор по W-4 не влияе на това. Това е фиксиран процент до тавана.
3. Medicare — 1.45% плюс допълнителните 0.9%
Удържате 1.45% от всички заплати за Medicare без таван и добавяте още 1.45% от ваша страна. За заплати над $200,000 през календарната година (независимо от семейния статус за целите на удържането; служителят урежда въпроса със съвместна или индивидуална декларация на своята данъчна), удържате и допълнителен данък Medicare от 0.9% — само от служителя, без вноска от работодателя.
Този праг от $200,000 се прилага за всеки служител поотделно, за всяка заплата, без оглед на доходите на съпруга/та. Започвате да удържате допълнителните 0.9% от периода на плащане, в който служителят за първи път надхвърли $200,000, и продължавате до края на годината.
Бърза сметка за заплата от $60,000, изплащана на всеки две седмици:
- Социално осигуряване: $2,307.69 × 6.2% = $143.08 удържано, $143.08 от работодателя
- Medicare: $2,307.69 × 1.45% = $33.46 от всяка страна
- Федерален подоходен данък: зависи от W-4 — за едно лице без корекции, използвайки таблиците за 2026 г., приблизително $180–$210 в зависимост от приспаданията преди облагане
Изводът: Социалното осигуряване и Medicare са механични. Федералният подоходен данък е мястото, където точността на W-4 има значение.
Как всъщност да изчислите удържането, без да гадаете
Публикация 15 предлага два одобрени от IRS пътя. Изберете един и бъдете последователни.
Вариант A: Таблици с данъчни скоби
Добър за ръчно изчисляване на заплати с една честота на плащане. Намирате таблицата за вашия период на плащане (седмично, двуседмично, полумесечно, месечно), намирате коригираната заплата на служителя след приспадане на преди облагане удръжки за 401(k) и обезщетения по раздел 125, след което правите справка със семейния статус. Таблицата ви дава сумата за удържане.
Ограничения: Таблиците покриват само до определена сума на заплатата. Над нея трябва да използвате процентния метод.
Вариант B: Процентен метод
По-добър за електронни таблици или софтуер. Вие:
- Започвате с брутната заплата за периода
- Изваждате приспаданията преди облагане (401(k), HSA, здравни премии)
- Изваждате една заплата от стандартното приспадане и данъчните скоби, преобразувани на база период (работният лист в Публикация 15 прави това)
- Прилагате прогресивните ставки (10%, 12%, 22% и т.н.) към остатъка
- Добавяте допълнителното удържане от стъпка 4 от W-4
Повечето софтуери за заплати използват процентния метод на заден план. Ако създавате своя електронна таблица, възпроизведете работния лист от Публикация 15 точно — не приближавайте с годишни скоби, разделени на 26.
Не забравяйте корекциите преди облагане
Не всеки долар подлежи на удържане. Редът има значение:
- Намалете облагаемите доходи за федерален подоходен данък с традиционен 401(k), HSA чрез кафетерия план и здравни премии по раздел 125
- Не намалявайте облагаемите доходи за социално осигуряване и Medicare за 401(k) (401(k) все още подлежи на FICA)
- Намалете и трите за здравни обезщетения и обезщетения за зависими лица по раздел 125, когато са правилно структурирани
Това едно разграничение — 401(k) е освободен от удържане на подоходен данък, но не и от FICA — хваща много начинаещи електронни таблици.
Графици за депозити: Частта, която генерира глоби
Самото удържане не е достатъчно. Трябва да депозирате удържаното плюс вноската на работодателя по графика, който IRS ви е определил.
Месечен срещу полуседмичен — Решава референтният период
Вашият график за депозити не е въпрос на избор. Той се определя от общите ви данъци върху заетостта, докладвани през референтния период: четирите тримесечия, приключващи на 30 юни предходната година. За 2026 г. референтният период е от 1 юли 2024 г. до 30 юни 2025 г.
- Ако сте докладвали $50,000 или по-малко през този период, вие сте месечен вносител: депозитите се дължат до 15-о число на месеца, следващ плащането на заплатите.
- Ако сте докладвали повече от $50,000, вие сте полуседмичен вносител: ден на плащане сряда–петък → депозит до следващата сряда; ден на плащане събота–вторник → депозит до следващия петък.
Новите работодатели без история в референтния период са месечни вносители през първата година по подразбиране.
Правилото за следващия работен ден при $100,000
Ако натрупате $100,000 или повече задължения за който и да е ден, трябва да депозирате до следващия работен ден и автоматично ставате полуседмичен вносител за остатъка от календарната година и следващата.
Тримесечното изключение от $2,500
Ако общото ви тримесечно задължение (Формуляр 941, ред 12) е по-малко от $2,500, можете да платите с декларацията, вместо да правите отделни депозити — но само ако сте месечен вносител. Полуседмичните вносители трябва да депозират дори малки суми.
Как да депозирате
Всички депозити минават през EFTPS (Електронната система за федерални данъчни плащания). Директно плащане от банката ви към IRS чрез EFTPS е задължително — изпращането на чек с декларацията вече не се приема за повечето депозити. Планирайте плащането поне един работен ден преди крайния срок; датата на сетълмент е това, което има значение.
Глоби за неплатен депозит:
- 2% при закъснение от 1–5 дни
- 5% при закъснение от 6–15 дни
- 10% при закъснение с повече от 15 дни
- 15% ако остане неплатено повече от 10 дни след първото уведомление от IRS
Лихви също се начисляват от датата на падежа. Ето защо Циркуляр E отделя страници на времето за депозити.
Формуляри 941 и W-2: Как отчитате това, което сте направили
Формуляр 941 — Тримесечно, всяко тримесечие, в което плащате заплати
Формуляр 941 (Тримесечна федерална данъчна декларация на работодателя) съпоставя това, което сте удържали, с това, което сте депозирали.
- Краен срок 30 април, 31 юли, 31 октомври, 31 януари за календарните тримесечия. Ако депозитите са били навременни и в пълен размер, получавате допълнителни 10 дни.
- Докладвате: общи заплати, удържан федерален подоходен данък, заплати и данъци за социално осигуряване и Medicare (включително допълнителния Medicare), както и корекции за бакшиши и платен болничен.
- Също така попълвате Приложение B или използвате месечната разбивка във Формуляр 941, ако сте месечен вносител.
Дори ако не сте имали заплати през тримесечието, но оставате работодател, подавате нулева декларация, докато не подадете окончателна декларация и отбележите полето за окончателна.
Формуляр 940 — Годишен FUTA
Отделно от основния фокус на Циркуляр E, но се споменава: федералният данък върху безработицата (FUTA) е 6% върху първите $7,000 от заплатата на всеки служител, с кредит до 5.4% за навременни плащания за щатска безработица. Повечето работодатели ефективно плащат 0.6%. Подавайте Формуляр 940 годишно до 31 януари.
Формуляри W-2 и W-3 — В края на годината
- Предоставете W-2 на служителите до 31 януари (за заплати от 2026 г. това е 1 февруари 2027 г., тъй като 31 януари е неделя — но планирайте за 31 януари).
- Подайте копие A от W-2 в Администрацията за социално осигуряване и изпратете Формуляр W-3 до 31 януари също.
- Електронно подаване е задължително, ако подавате 10 или повече информационни декларации (W-2 плюс 1099, броени заедно).
Клетка 1 на W-2 е федералната облагаема заплата (след приспаданията преди облагане), клетка 3 е заплатата за социално осигуряване (обикновено по-висока, защото 401(k) не се изважда), клетка 5 е заплатата за Medicare. Съпоставянето на тези три клетки е най-бързият начин да откриете грешка в настройката на удържането.
Пет грешки, за които Публикация 15 предупреждава (без да ги нарича така)
1. Третиране на служител като изпълнител, за да избегнете удържането
Циркуляр E се прилага за служители. Ако някой трябва да бъде служител според теста за контрол по общото право, обозначаването му като изпълнител не премахва задължението за удържане — просто прехвърля отговорността, плюс глобите, върху вас по-късно. Когато отношенията приличат на трудови (определяте часовете, предоставяте инструменти, контролирате как се върши работата), удържайте.
2. Забравяне на облагаемите допълнителни придобивки
Групов живот, платен от работодателя над $50,000, лично ползване на служебен автомобил и определени бонуси и награди са заплати за целите на удържането. Публикация 15-B изброява правилата за оценка. Осчетоводете ги като заплати в периода, в който придобивката е предоставена, а не в края на годината като изненада.
3. Неправилно боравене с бакшишите
Ако управлявате ресторант или салон, служителите трябва да ви докладват бакшишите до 10-о число на следващия месец. Удържате подоходен данък и FICA върху докладваните бакшиши и ги отчитате във Формуляр 941. Не плащате дела на служителя от собствения си джоб — събирате го от редовната заплата на служителя, а ако заплатата не е достатъчна, недостигът се пренася.
4. Неправилна корекция за няколко работни места или допълнително удържане
Служител с две работни места може да бъде недостатъчно обложен, ако и двамата работодатели използват стандартните таблици. Квадратчето в стъпка 2 на W-4 (или работният лист за няколко работни места) и допълнителното удържане в стъпка 4(c) съществуват точно за тази цел. Насърчавайте служителите с недостатъчно удържане да актуализират W-4, вместо да се сблъскват с дължима сума.
5. Закъснял депозит, защото използвате датата на нетното плащане вместо датата на задължението
Часовникът за депозита започва от деня на плащане — датата, на която заплатите са на разположение — а не от края на периода на плащане или когато изпълнявате заплатите. Изплащане на заплати в понеделник за чекове с дата петък създава задължение в петък.
Какво се промени за 2026 г., което наистина трябва да актуализирате
Циркуляр E се публикува отново всяка година през декември. За 2026 г. прегледайте следното преди първата януарска заплата:
- Таблици за удържане — актуализирани за новото стандартно приспадане и инфлационните корекции на данъчните скоби. Сменете миналогодишните таблици незабавно.
- Данъчна основа за социално осигуряване — $176,100 за 2026 г. Коригирайте тавана в системата си за заплати.
- Ставките на FICA непроменени — все още 6.2% за социално осигуряване, 1.45% за Medicare, 0.9% допълнителен Medicare над $200,000.
- Данъчна основа за FUTA — все още $7,000 на федерално ниво, но следете щатските основи за безработица, които често са по-високи (много щати са $12,000–$20,000).
- Формуляр W-4 — без преработка за 2026 г., но напомнете на служителите, че промени в живота (брак, дете, втора работа) трябва да доведат до подаване на нов W-4.
- Праг за електронно подаване — 10 или повече информационни декларации все още задължават електронно подаване за W-2 и 1099.
IRS също продължава да намалява хартиените процеси: ако подавате формуляри 941 или 940 на хартия, очаквайте по-бавна обработка. Електронното подаване чрез одобрен от IRS софтуер или доставчик остава най-бързо.
Прост контролен списък за прилагане за малък бизнес с 2–10 служители
Преди първата заплата:
- Вземете EIN, ако нямате, регистрирайте се за EFTPS и потвърдете щатските сметки за удържане и безработица
- Съберете подписани формуляри W-4 и щатски формуляри за удържане; проверете ЕГН/SSN спрямо документите, за да избегнете несъответствия в W-2
- Определете честотата на плащане и се придържайте към нея — промяната в средата на тримесечието усложнява Приложение B към 941
При всяка заплата:
- Изчислете бруто, извадете придобивките преди облагане в правилния ред, приложете таблиците от Публикация 15, запишете дела на работодателя отделно
- Направете депозита по вашия график; пазете потвърдителния номер от EFTPS с досието за заплатата
- Водете регистър на заплатите, показващ заплатите, удържанията и данъците на работодателя за всеки служител — това е вашата одитна следа
Всяко тримесечие:
- Съпоставете регистъра на заплатите с банковите дебити към EFTPS; коригирайте разликите преди подаването на 941
- Подайте Формуляр 941 дори за тримесечие с нулеви заплати
- Плащайте щатските удържания и щатската безработица по техните собствени графици (не са част от Циркуляр E, но също толкова дължими)
Всяка година през януари:
- Съпоставете всички четири формуляра 941 с общите суми от W-3, преди да издадете W-2 — ако не съвпадат, открийте грешката, преди служителите да подадат декларации
- Предоставете W-2 до 31 януари, подайте W-2/W-3 в SSA и подайте Формуляр 940 за FUTA
- Издайте 1099-NEC до 31 януари за изпълнители, платени $600 или повече (различен от W-2, но често с краен срок същия ден)
Как счетоводството прави Циркуляр E безболезнен — или болезнен
Грешките в данъците върху заплатите рядко започват от данъчните таблици. Те започват от счетоводството: една банкова сметка за всичко, задълженията за заплати влизат в "разходи" и едно бързане в края на тримесечието да се реконструира какво е удържано.
Дайте на всеки данък върху заплатите собствена счетоводна сметка: дължимо за удържан федерален подоходен данък, дължимо за социално осигуряване (отделено за служител и работодател), дължимо за Medicare и дължимо за FUTA. Когато изпълнявате заплатите, кредитирайте тези задължения и дебитирайте разходите за заплати и разходите за данъци на работодателя. Когато депозирате чрез EFTPS, дебитирайте задълженията. Във всеки един момент остатъкът в тези задължения трябва да е равен точно на това, което дължите, но не сте депозирали — нищо повече.
Съпоставяйте месечно. Ако вашият доставчик на заплати дебитира една единствена сума, разделете я в счетоводството си, като използвате подробния отчет на доставчика. И пазете досиетата за заплати поне четири години след датата, на която данъкът е станал дължим или е платен, която от двете е по-късна — това е изискване на Циркуляр E за водене на документация, а не предложение.
Доброто счетоводство също извежда решенията наяве. Виждайки социалното осигуряване и Medicare на работодателя като отделен месечен разход (приблизително 7.65% от заплатите до тавана), се изяснява истинската цена на увеличение или ново наемане, преди да направите офертата.
Упростите финансовото си управление
Правилното удържане, депозитите и формулярите 941 и W-2 всъщност са счетоводна дисциплина: проследявайте всяко задължение за заплати в правилната сметка, депозирайте по график и съпоставяйте, преди да подадете. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с версии и готово за AI — така че вашите задължения за заплати, депозити и тримесечни съпоставки остават одитируеми и точно там, където очаквате. Започнете безплатно и внесете същата строгост в книгите си, каквато Циркуляр E внася в заплатите.