Циркуляр E на прост език: Какво казва Публикация 15 на малките работодатели за удържането, депозитите и формулярите 941 и W-2

Наели сте първия си служител. Офертата е подписана, W-4 е на бюрото ви, и тогава идва реалността: колко федерален данък всъщност трябва да удържите от първата заплата, кога трябва да го изпратите на IRS и какви формуляри доказват, че сте го направили правилно? Ако сбъркате някоя от тези стъпки, глобите се трупат бързо — само за закъснели депозити те варират от 2% до 15%.

Публикация 15, наричана още Циркуляр E, е единственият наръчник на IRS за работодателите, който се занимава точно с това. Тя не е лесно четиво — над 70 страници, — но всеки отговор относно удържането на федерален подоходен данък, социалното осигуряване и Medicare, графиците за депозити и тримесечните и годишните декларации се намира там. Ето практичния превод.

Какво всъщност е Циркуляр E (и кой има нужда от него)​

Публикация 15 (Циркуляр E), Ръководство за данъците на работодателя, е ежегодно актуализираният правилник на IRS за всеки бизнес или домакинство, което плаща заплати, подлежащи на федерално удържане. Ако имате служители — на пълно работно време, на непълно, сезонни или дори един-единствен бариста на непълно работно време — вие сте работодател за тази цел.

Той обхваща:

• Кой е служител за федерални цели и защо е важно, че изпълнителят по 1099 не е обхванат тук
• Какво се счита за заплати (заплата, бонуси, бакшиши, облагаеми допълнителни придобивки, определени възстановявания на разходи)
• Как да удържате правилно федералния подоходен данък, социалното осигуряване и Medicare
• Кога и как да депозирате тези данъци
• Кои декларации да подадете — Формуляр 941 всяко тримесечие, Формуляр 940 годишно за FUTA, и формуляри W-2 и W-3 в края на годината

Две съпътстващи публикации го допълват: Публикация 15-A обхваща допълнителни заплати и по-сложни ситуации на удържане, а Публикация 15-B обхваща данъчното третиране на допълнителните придобивки като здравно осигуряване и групов живот. За 90% от малките предприятия самият Циркуляр E е достатъчен за ежедневните нужди.

Ако ползвате доставчик на заплати, пак трябва да разбирате Циркуляр E. Доставчикът изпълнява вашите инструкции, но вие оставате юридически отговорни за навременните депозити и точните декларации.

Трите данъка, които удържате или плащате при всяко изплащане на заплата​

Всяка редовна заплата включва три федерални компонента. Циркуляр E ви дава ставките за 2026 г., данъчните основи и как да ги приложите.

1. Удържане на федерален подоходен данък​

Няма фиксирана ставка. Вие удържате въз основа на Формуляр W-4 на служителя, честотата на плащане и таблиците за удържане на IRS или таблиците с процентния метод в Публикация 15.

Ключови точки за 2026 г.:

• IRS актуализира таблиците с данъчните скоби и процентния метод всяка година спрямо инфлацията. За 2026 г. стандартното приспадане за едно лице е $15,000, а за семейна двойка е $30,000, така че таблиците леко се изместват спрямо 2025 г. Използването на миналогодишните таблици води до по-малко удържане.
• Формуляр W-4 (преработен през 2020 г.) вече не използва данъчни облекчения. Служителите вече посочват директно семейния си статус, лицата на издръжка, други доходи и допълнително удържане. Ако все още имате стари W-4 формуляри, уважавате ги, докато служителят не подаде нов.
• Разрешени са два метода: методът на данъчните скоби (бърза справка за заплати в диапазона на таблицата) и процентният метод (базиран на формула, по-подходящ за софтуер за заплати). И двата дават един и същ резултат, ако се прилагат правилно.

Практичен съвет: Когато се съмнявате, добавете сумата за допълнително удържане от стъпка 4(c) на W-4, след като намерите основната сума. Тази допълнителна сума е най-честото място, където малките работодатели забравят да я добавят.

2. Социално осигуряване (OASDI) — 6.2% за всяка страна​

За 2026 г. удържате 6.2% от заплатите за социално осигуряване до годишната данъчна основа от $176,100 (основата се индексира и нулира всяка година през януари — уверете се, че софтуерът ви за заплати отразява текущата година, преди първото плащане). Вие като работодател добавяте още 6.2%. След като служителят достигне данъчната основа с кумулативните заплати за годината, спирате да удържате социално осигуряване — но продължавате да удържате Medicare.

Никакъв избор по W-4 не влияе на това. Това е фиксиран процент до тавана.

3. Medicare — 1.45% плюс допълнителните 0.9%​

Удържате 1.45% от всички заплати за Medicare без таван и добавяте още 1.45% от ваша страна. За заплати над $200,000 през календарната година (независимо от семейния статус за целите на удържането; служителят урежда въпроса със съвместна или индивидуална декларация на своята данъчна), удържате и допълнителен данък Medicare от 0.9% — само от служителя, без вноска от работодателя.

Този праг от $200,000 се прилага за всеки служител поотделно, за всяка заплата, без оглед на доходите на съпруга/та. Започвате да удържате допълнителните 0.9% от периода на плащане, в който служителят за първи път надхвърли $200,000, и продължавате до края на годината.

Бърза сметка за заплата от $60,000, изплащана на всеки две седмици:

• Социално осигуряване: $2,307.69 × 6.2% = $143.08 удържано, $143.08 от работодателя
• Medicare: $2,307.69 × 1.45% = $33.46 от всяка страна
• Федерален подоходен данък: зависи от W-4 — за едно лице без корекции, използвайки таблиците за 2026 г., приблизително $180–$210 в зависимост от приспаданията преди облагане

Изводът: Социалното осигуряване и Medicare са механични. Федералният подоходен данък е мястото, където точността на W-4 има значение.

Как всъщност да изчислите удържането, без да гадаете​

Публикация 15 предлага два одобрени от IRS пътя. Изберете един и бъдете последователни.

Вариант A: Таблици с данъчни скоби​

Добър за ръчно изчисляване на заплати с една честота на плащане. Намирате таблицата за вашия период на плащане (седмично, двуседмично, полумесечно, месечно), намирате коригираната заплата на служителя след приспадане на преди облагане удръжки за 401(k) и обезщетения по раздел 125, след което правите справка със семейния статус. Таблицата ви дава сумата за удържане.

Ограничения: Таблиците покриват само до определена сума на заплатата. Над нея трябва да използвате процентния метод.

Вариант B: Процентен метод​

По-добър за електронни таблици или софтуер. Вие:

1. Започвате с брутната заплата за периода
2. Изваждате приспаданията преди облагане (401(k), HSA, здравни премии)
3. Изваждате една заплата от стандартното приспадане и данъчните скоби, преобразувани на база период (работният лист в Публикация 15 прави това)
4. Прилагате прогресивните ставки (10%, 12%, 22% и т.н.) към остатъка
5. Добавяте допълнителното удържане от стъпка 4 от W-4

Повечето софтуери за заплати използват процентния метод на заден план. Ако създавате своя електронна таблица, възпроизведете работния лист от Публикация 15 точно — не приближавайте с годишни скоби, разделени на 26.

Не забравяйте корекциите преди облагане​

Не всеки долар подлежи на удържане. Редът има значение:

• Намалете облагаемите доходи за федерален подоходен данък с традиционен 401(k), HSA чрез кафетерия план и здравни премии по раздел 125
• Не намалявайте облагаемите доходи за социално осигуряване и Medicare за 401(k) (401(k) все още подлежи на FICA)
• Намалете и трите за здравни обезщетения и обезщетения за зависими лица по раздел 125, когато са правилно структурирани

Това едно разграничение — 401(k) е освободен от удържане на подоходен данък, но не и от FICA — хваща много начинаещи електронни таблици.

Графици за депозити: Частта, която генерира глоби​

Самото удържане не е достатъчно. Трябва да депозирате удържаното плюс вноската на работодателя по графика, който IRS ви е определил.

Месечен срещу полуседмичен — Решава референтният период​

Вашият график за депозити не е въпрос на избор. Той се определя от общите ви данъци върху заетостта, докладвани през референтния период: четирите тримесечия, приключващи на 30 юни предходната година. За 2026 г. референтният период е от 1 юли 2024 г. до 30 юни 2025 г.

• Ако сте докладвали $50,000 или по-малко през този период, вие сте месечен вносител: депозитите се дължат до 15-о число на месеца, следващ плащането на заплатите.
• Ако сте докладвали повече от $50,000, вие сте полуседмичен вносител: ден на плащане сряда–петък → депозит до следващата сряда; ден на плащане събота–вторник → депозит до следващия петък.

Новите работодатели без история в референтния период са месечни вносители през първата година по подразбиране.

Правилото за следващия работен ден при $100,000​

Ако натрупате $100,000 или повече задължения за който и да е ден, трябва да депозирате до следващия работен ден и автоматично ставате полуседмичен вносител за остатъка от календарната година и следващата.

Тримесечното изключение от $2,500​

Ако общото ви тримесечно задължение (Формуляр 941, ред 12) е по-малко от $2,500, можете да платите с декларацията, вместо да правите отделни депозити — но само ако сте месечен вносител. Полуседмичните вносители трябва да депозират дори малки суми.

Как да депозирате​

Всички депозити минават през EFTPS (Електронната система за федерални данъчни плащания). Директно плащане от банката ви към IRS чрез EFTPS е задължително — изпращането на чек с декларацията вече не се приема за повечето депозити. Планирайте плащането поне един работен ден преди крайния срок; датата на сетълмент е това, което има значение.

Глоби за неплатен депозит:

• 2% при закъснение от 1–5 дни
• 5% при закъснение от 6–15 дни
• 10% при закъснение с повече от 15 дни
• 15% ако остане неплатено повече от 10 дни след първото уведомление от IRS

Лихви също се начисляват от датата на падежа. Ето защо Циркуляр E отделя страници на времето за депозити.

Формуляри 941 и W-2: Как отчитате това, което сте направили​

Формуляр 941 — Тримесечно, всяко тримесечие, в което плащате заплати​

Формуляр 941 (Тримесечна федерална данъчна декларация на работодателя) съпоставя това, което сте удържали, с това, което сте депозирали.

• Краен срок 30 април, 31 юли, 31 октомври, 31 януари за календарните тримесечия. Ако депозитите са били навременни и в пълен размер, получавате допълнителни 10 дни.
• Докладвате: общи заплати, удържан федерален подоходен данък, заплати и данъци за социално осигуряване и Medicare (включително допълнителния Medicare), както и корекции за бакшиши и платен болничен.
• Също така попълвате Приложение B или използвате месечната разбивка във Формуляр 941, ако сте месечен вносител.

Дори ако не сте имали заплати през тримесечието, но оставате работодател, подавате нулева декларация, докато не подадете окончателна декларация и отбележите полето за окончателна.

Формуляр 940 — Годишен FUTA​

Отделно от основния фокус на Циркуляр E, но се споменава: федералният данък върху безработицата (FUTA) е 6% върху първите $7,000 от заплатата на всеки служител, с кредит до 5.4% за навременни плащания за щатска безработица. Повечето работодатели ефективно плащат 0.6%. Подавайте Формуляр 940 годишно до 31 януари.

Формуляри W-2 и W-3 — В края на годината​

• Предоставете W-2 на служителите до 31 януари (за заплати от 2026 г. това е 1 февруари 2027 г., тъй като 31 януари е неделя — но планирайте за 31 януари).
• Подайте копие A от W-2 в Администрацията за социално осигуряване и изпратете Формуляр W-3 до 31 януари също.
• Електронно подаване е задължително, ако подавате 10 или повече информационни декларации (W-2 плюс 1099, броени заедно).

Клетка 1 на W-2 е федералната облагаема заплата (след приспаданията преди облагане), клетка 3 е заплатата за социално осигуряване (обикновено по-висока, защото 401(k) не се изважда), клетка 5 е заплатата за Medicare. Съпоставянето на тези три клетки е най-бързият начин да откриете грешка в настройката на удържането.

Пет грешки, за които Публикация 15 предупреждава (без да ги нарича така)​

1. Третиране на служител като изпълнител, за да избегнете удържането​

Циркуляр E се прилага за служители. Ако някой трябва да бъде служител според теста за контрол по общото право, обозначаването му като изпълнител не премахва задължението за удържане — просто прехвърля отговорността, плюс глобите, върху вас по-късно. Когато отношенията приличат на трудови (определяте часовете, предоставяте инструменти, контролирате как се върши работата), удържайте.

2. Забравяне на облагаемите допълнителни придобивки​

Групов живот, платен от работодателя над $50,000, лично ползване на служебен автомобил и определени бонуси и награди са заплати за целите на удържането. Публикация 15-B изброява правилата за оценка. Осчетоводете ги като заплати в периода, в който придобивката е предоставена, а не в края на годината като изненада.

3. Неправилно боравене с бакшишите​

Ако управлявате ресторант или салон, служителите трябва да ви докладват бакшишите до 10-о число на следващия месец. Удържате подоходен данък и FICA върху докладваните бакшиши и ги отчитате във Формуляр 941. Не плащате дела на служителя от собствения си джоб — събирате го от редовната заплата на служителя, а ако заплатата не е достатъчна, недостигът се пренася.

4. Неправилна корекция за няколко работни места или допълнително удържане​

Служител с две работни места може да бъде недостатъчно обложен, ако и двамата работодатели използват стандартните таблици. Квадратчето в стъпка 2 на W-4 (или работният лист за няколко работни места) и допълнителното удържане в стъпка 4(c) съществуват точно за тази цел. Насърчавайте служителите с недостатъчно удържане да актуализират W-4, вместо да се сблъскват с дължима сума.

5. Закъснял депозит, защото използвате датата на нетното плащане вместо датата на задължението​

Часовникът за депозита започва от деня на плащане — датата, на която заплатите са на разположение — а не от края на периода на плащане или когато изпълнявате заплатите. Изплащане на заплати в понеделник за чекове с дата петък създава задължение в петък.

Какво се промени за 2026 г., което наистина трябва да актуализирате​

Циркуляр E се публикува отново всяка година през декември. За 2026 г. прегледайте следното преди първата януарска заплата:

• Таблици за удържане — актуализирани за новото стандартно приспадане и инфлационните корекции на данъчните скоби. Сменете миналогодишните таблици незабавно.
• Данъчна основа за социално осигуряване — $176,100 за 2026 г. Коригирайте тавана в системата си за заплати.
• Ставките на FICA непроменени — все още 6.2% за социално осигуряване, 1.45% за Medicare, 0.9% допълнителен Medicare над $200,000.
• Данъчна основа за FUTA — все още $7,000 на федерално ниво, но следете щатските основи за безработица, които често са по-високи (много щати са $12,000–$20,000).
• Формуляр W-4 — без преработка за 2026 г., но напомнете на служителите, че промени в живота (брак, дете, втора работа) трябва да доведат до подаване на нов W-4.
• Праг за електронно подаване — 10 или повече информационни декларации все още задължават електронно подаване за W-2 и 1099.

IRS също продължава да намалява хартиените процеси: ако подавате формуляри 941 или 940 на хартия, очаквайте по-бавна обработка. Електронното подаване чрез одобрен от IRS софтуер или доставчик остава най-бързо.

Прост контролен списък за прилагане за малък бизнес с 2–10 служители​

Преди първата заплата:

• Вземете EIN, ако нямате, регистрирайте се за EFTPS и потвърдете щатските сметки за удържане и безработица
• Съберете подписани формуляри W-4 и щатски формуляри за удържане; проверете ЕГН/SSN спрямо документите, за да избегнете несъответствия в W-2
• Определете честотата на плащане и се придържайте към нея — промяната в средата на тримесечието усложнява Приложение B към 941

При всяка заплата:

• Изчислете бруто, извадете придобивките преди облагане в правилния ред, приложете таблиците от Публикация 15, запишете дела на работодателя отделно
• Направете депозита по вашия график; пазете потвърдителния номер от EFTPS с досието за заплатата
• Водете регистър на заплатите, показващ заплатите, удържанията и данъците на работодателя за всеки служител — това е вашата одитна следа

Всяко тримесечие:

• Съпоставете регистъра на заплатите с банковите дебити към EFTPS; коригирайте разликите преди подаването на 941
• Подайте Формуляр 941 дори за тримесечие с нулеви заплати
• Плащайте щатските удържания и щатската безработица по техните собствени графици (не са част от Циркуляр E, но също толкова дължими)

Всяка година през януари:

• Съпоставете всички четири формуляра 941 с общите суми от W-3, преди да издадете W-2 — ако не съвпадат, открийте грешката, преди служителите да подадат декларации
• Предоставете W-2 до 31 януари, подайте W-2/W-3 в SSA и подайте Формуляр 940 за FUTA
• Издайте 1099-NEC до 31 януари за изпълнители, платени $600 или повече (различен от W-2, но често с краен срок същия ден)

Как счетоводството прави Циркуляр E безболезнен — или болезнен​

Грешките в данъците върху заплатите рядко започват от данъчните таблици. Те започват от счетоводството: една банкова сметка за всичко, задълженията за заплати влизат в "разходи" и едно бързане в края на тримесечието да се реконструира какво е удържано.

Дайте на всеки данък върху заплатите собствена счетоводна сметка: дължимо за удържан федерален подоходен данък, дължимо за социално осигуряване (отделено за служител и работодател), дължимо за Medicare и дължимо за FUTA. Когато изпълнявате заплатите, кредитирайте тези задължения и дебитирайте разходите за заплати и разходите за данъци на работодателя. Когато депозирате чрез EFTPS, дебитирайте задълженията. Във всеки един момент остатъкът в тези задължения трябва да е равен точно на това, което дължите, но не сте депозирали — нищо повече.

Съпоставяйте месечно. Ако вашият доставчик на заплати дебитира една единствена сума, разделете я в счетоводството си, като използвате подробния отчет на доставчика. И пазете досиетата за заплати поне четири години след датата, на която данъкът е станал дължим или е платен, която от двете е по-късна — това е изискване на Циркуляр E за водене на документация, а не предложение.

Доброто счетоводство също извежда решенията наяве. Виждайки социалното осигуряване и Medicare на работодателя като отделен месечен разход (приблизително 7.65% от заплатите до тавана), се изяснява истинската цена на увеличение или ново наемане, преди да направите офертата.

Упростите финансовото си управление​

Правилното удържане, депозитите и формулярите 941 и W-2 всъщност са счетоводна дисциплина: проследявайте всяко задължение за заплати в правилната сметка, депозирайте по график и съпоставяйте, преди да подадете. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с версии и готово за AI — така че вашите задължения за заплати, депозити и тримесечни съпоставки остават одитируеми и точно там, където очаквате. Започнете безплатно и внесете същата строгост в книгите си, каквато Циркуляр E внася в заплатите.