Новият ви доставчик на заплати може да изплаща безупречни заплати през целия януари и пак да ви остави с известие от IRS до март. Плащанията никога не са били рисковата част. Рисковата част е прехвърлянето: общи суми от началото на годината, които не се пренасят, формуляр 8655, който сочи към грешната компания, и четвърти тримесечен формуляр 941, подаден от един доставчик, който не съответства на W-2, издадени от другия. Ако направите прехода правилно, смяната е истинско подобрение. Ако го объркате, ще прекарате пролетта в отговори на писма за несъответствия.
Добрата новина е, че почти всеки провал при прехода може да бъде предотвратен с календар и контролен списък. Ако започнете през октомври, преминаването на 1 януари е спокойна и организирана работа. Ето как да я изпълните.
Защо 1 януари е най-чистата дата за преход
Можете да смените доставчика на заплати на всяка дата. Но не всички дати струват еднакво усилия:
- 1 януари е най-чисто. Новият доставчик притежава цялата календарна година: всичките четири формуляра 941, годишния формуляр 940, всеки W-2 и W-3. Нищо не е разделено, нищо не трябва да се импортира по средата на потока, а годишното съпоставяне е проблем на една единствена система.
- Първият ден на тримесечието е следващият най-добър вариант. Всеки доставчик притежава цели тримесечия, така че тримесечната карта на формуляр 941 остава проста. Но някой все пак трябва да обедини данните на двете системи в един набор от W-2 в края на годината.
- Средата на тримесечието е най-трудна. Заплатите, данъците и депозитите за едно тримесечие живеят в две системи. Тримесечната декларация трябва да комбинира и двете, а всяка грешка при въвеждане се проявява като несъответствие между W-3 и четирите 941.
Тъй като сега е септември, имате истински избор – и 1 януари е датата, към която си струва да се стремите. Това ви дава около дванадесет седмици. Ето как да ги използвате.
Времева линия за миграция от октомври до декември
Октомври: Решете и документирайте
Изберете новия си доставчик и подпишете договора за услуги сега, а не през декември, когато екипът за въвеждане на всяка компания за заплати е затрупан с годишна работа. Веднага след като подпишете:
- Кажете на настоящия си доставчик, че напускате от 31 декември, и попитайте какво им трябва от вас, за да приключат годината (последна дата за заплати, услуги за годишно подаване, формат за експорт на данни).
- Съберете миграционния пакет, описан в следващия раздел.
- Запишете отговорностите за подаване – кой подава Q4 941, кой издава W-2, кой подава годишната декларация за FUTA. Това единствено имейл предотвратява повече пролетни проблеми от всяка друга стъпка в това ръководство.
Ноември: Изградете и тествайте паралелно
Ноември е месецът на изграждане. Старият ви доставчик продължава да изпълнява жива обработка на заплати, докато новата система се изгражда до нея:
- Въведете фирмения профил, данъчните номера, графика за депозити, календарите за заплати, кодовете за доходи, удръжките и балансите на платен отпуск в новата система.
- Импортирайте списъка на служителите и общите суми от началото на годината (повече и за двете по-долу).
- Изпълнете новото упълномощаване за агент пред IRS и държавните пълномощия, така че новият доставчик действително да може да подава и депозира от ваше име през януари.
- Пуснете тестова обработка на заплати – много доставчици поддържат паралелен или „прегледен“ режим – и я съпоставете до стотинка с изхода на старата система, преди някой да разчита на нея.
Декември: Приключете последната заплата
Изпълнете последната си обработка на заплати за годината със стария доставчик по нормалния график. Потвърдете писмено дали старият доставчик ще (или няма да) подаде Q4 941, държавните тримесечни декларации и W-2 – каквото разделение сте договорили през октомври. Експортирайте всичко: фишове за заплати, регистри за заплати, данъчни декларации и пълната главна книга от началото на годината. След това изключете старата услуга умишлено. „Просто спряхме да влизаме“ е начинът, по който се случват зомби упълномощавания и изненадващи фактури за подновяване.
Януари: Проверете, не предполагайте
Следете първата януарска обработка на заплати като ястреб: потвърдете, че федералните депозити достигат EFTPS навреме, държавните депозити и декларации излизат, а общите суми от началото на тримесечието в новата система започват от нула, докато логиката за началото на годината съответства на крайните цифри от предходната година. Когато W-2 излязат, съпоставете общите заплати и удържаните данъци на W-3 с четирите тримесечни 941, преди да се подаде каквото и да е. Ако числата не съвпадат, спрете и разберете защо – програмата за съпоставяне на IRS ще открие разликата, независимо дали вие го направите или не.
Данните, които трябва да прехвърлите
Новият ви доставчик може да бъде толкова точен, колкото са данните, които му предадете. Съберете всичко това преди началото на въвеждането:
- Данъчна идентичност на компанията: федерален EIN, държавни номера за удържане и безработица, местни данъчни сметки и текущия ви федерален график за депозити (месечен или полуседмичен – той следва референтния период на вашия EIN, а не вашия доставчик, така че не се променя само защото сте сменили).
- Списък на служителите: официални имена, ЕГН/SSN, адреси, дати на раждане, дати на назначаване, данъчни статуси и данни от W-4, ставки на заплащане, честота на плащане и всякакви удръжки или заповеди за издръжка на дете.
- Удръжки и придобивки: здравноосигурителни премии, вноски за пенсионни планове и формули за работодателски внос, избори за HSA/FSA, синдикални членски внос и всякакви други удръжки преди или след облагане.
- Общи суми от началото на годината за всеки служител: брутни заплати, облагаеми заплати по юрисдикции, федерални и щатски удръжки, заплати и данъци за социално осигуряване и Medicare, облагаеми заплати за FUTA и SUTA и всяка категория удръжки. За преход на 1 януари това са крайните числа от предходната година, използвани за подготовката на W-2 и проследяването на данъчните основи – те все пак трябва да са точни.
- Предишни декларации: копия на всичките четири 941, 940, държавни тримесечни декларации и W-3 от миналата година. Новият доставчик се нуждае от тях, за да отговаря на въпроси на агенции за периоди, които не е обработвал.
- Допълнителни придобивки и специални плащания: лично ползване на фирмени коли, групов живот над 50 000 долара, платен отпуск по болест от трета страна, възстановявания за преместване и здравно осигуряване на собственика на S-корпорация. Това са елементите, които най-често липсват в мигрираните данни – и всеки от тях принадлежи на нечий W-2.
- Данни за изпълнители (ако доставчикът също обработва 1099): W-9 на склад и плащания от началото на годината за всеки изпълнител.
Кой подава какво: Карта за подаване при разделена година
За чист преход на 1 януари картата е проста: старият доставчик приключва старата година, новият доставчик притежава новата. Но „просто“ все пак трябва да бъде изрично. Потвърдете всяко от следните неща писмено:
- Формуляри 941: Старият доставчик подава Q4 от старата година; новият доставчик подава от Q1 нататък. Един подаващ за тримесечие, без припокривания, без пропуски.
- Формуляри W-2 и W-3: Издава ги който определите – често старият доставчик, тъй като той притежава данните за цялата година. Който ги издава, трябва да съпостави заплатите в кутия 1 и удръжките с общите суми на всичките четири 941.
- Формуляр 940 (FUTA): Годишна декларация, така че принадлежи на този, който приключва годината. Уверете се, че облагаемите заплати за FUTA отразяват цялата година, не само тримесечията на един доставчик.
- Държавни декларации: Държавните декларации за безработица и удържане следват същото разделение. Новият доставчик не може да подава в щат, в който не е регистриран като ваш агент – затова ноемврийските упълномощаващи документи са от значение.
Тези, които сменят по средата на годината, се сблъскват с по-трудната версия на тази карта: тримесечия на два доставчика, които захранват един набор от годишни формуляри. Възможно е, но всяко число пресича системна граница, а всяко пресичане е възможност за грешка при прехвърляне. Още една причина, поради която 1 януари печели.
Упълномощаващите документи, за които никой не планира време
Новият ви доставчик не може да докосне данъчните ви сметки, докато агенциите не кажат така. Три упълномощавания вършат тази работа:
- Формуляр 8655 на IRS, Упълномощаване за агент за докладване. Това назначава новия доставчик за ваш агент за докладване за данъци върху заетостта, депозити и комуникации. Упълномощаването започва с периода, посочен във формуляра, и продължава, докато бъде отнето. Важно: подаването на нов 8655 не заличава автоматично стария за по-ранни периоди – предишният агент запазва упълномощаването си за периодите, които е обслужвал, освен ако не го оттеглите. Отнемането означава изпращане на IRS копие от старото упълномощаване с надпис „ОТТЕГЛЕНО“ отгоре, подписано отново. Направете и двете: упълномощете новия агент, оттеглете стария.
- Държавни пълномощия и портален достъп. Всеки щат с данъци за удържане или безработица има свое собствено упълномощаване – формуляр за пълномощно, онлайн достъп или и двете. Започнете рано; някои щати ги обработват за дни, други за седмици, а новият ви доставчик не подава нищо в щат, където все още не е упълномощен.
- EFTPS и идентификационни данни за депозити. Федералните депозити минават през EFTPS под вашия EIN. Потвърдете чии идентификационни данни ще инициират януарските депозити и че банковата сметка на склад е правилната. Депозит, изпратен от закрита сметка, е глоба за неплатен депозит, облечена в друго облекло.
Също така решете чий адрес се появява къде. Ако старият агент е получавал копия от известия на IRS, актуализирайте това обозначение – известията за новата година трябва да отиват при компанията, която действително обработва новата година.
Пет грешки при прехода, които водят до известия от IRS
1. Грешно въведени общи суми от началото на годината
Това е най-честата и най-скъпа грешка. Ако новата система не знае, че служител вече е спечелил по-голямата част от максималната облагаема сума за социално осигуряване, тя удържа твърде много (или, започвайки от надценена сума, твърде малко). Общите заплати и данъци от началото на годината на всеки служител трябва да бъдат въведени точно – след което съпоставени с крайния регистър за заплати на старата система преди първото живо изпълнение.
2. Дублирани депозити или декларации по време на припокриването
Преходните месеци изкушават и двата доставчика да действат. Има документирани случаи на доставчик на заплати, който подава тримесечни декларации два пъти, докато плаща веднъж – IRS вижда дубликата, работодателят вижда известие за дължима сума, а разплитането отнема месеци телефонни обаждания. Решението е октомврийският имейл: един посочен подаващ за декларация, за период, потвърден от двете страни.
3. Объркване с графика за депозити
Вашият месечен или полуседмичен график за депозити се определя от задължението ви през референтния период под вашия EIN. Той не се нулира, защото сте сменили доставчика. Кажете на новия доставчик изрично графика си и проверете дали първите няколко депозита пристигат навреме. Нов доставчик, който предположи „месечно“ за полуседмичен депозитор, ще произведе глоби за неплатен депозит за седмици.
4. Пропуснати допълнителни придобивки и специални заплати
Фирмени коли, излишен групов живот, платен отпуск по болест от трета страна, облагаеми възстановявания за преместване, здравно покритие на собственика на S-корпорация – тези рядко мигрират чисто, защото често живеят извън системата за заплати (в HR електронна таблица, портал за придобивки, паметта на собственика). Всеки пропуск е грешен W-2, а грешните W-2 носят нарастващи глоби за формуляр, които се увеличават, колкото по-дълго остават некоригирани, плюс много по-строга глоба за умишлено пренебрегване. Изградете опис на допълнителните придобивки през ноември и го предайте на този, който издава W-2.
5. Забравени държавни и местни сметки
Федералното получава цялото внимание; щатите също изпращат много известия. Нов доставчик, който не е упълномощен във вашите щати, не може да подава или депозира там, а местните данъци върху доходите и професионалните данъци лесно се пренебрегват изцяло по време на миграция. Избройте всяка юрисдикция, в която имате задължения за удържане или безработица, и потвърдете, че всяка е покрита преди януари.
Още едно нещо, което си струва да осмислите: оставате отговорни, дори когато доставчикът се провали. Ако компания за заплати вземе парите ви и не ги депозира, IRS все пак гледа към вас като работодател. Правилата за отговорност за агенти за докладване, агенти по раздел 3504 и сертифицирани PEO се различават в детайлите – покрихме точно къде пада отговорността, когато доставчик не депозира – но нито едно от тях не прави проблема изцяло на някой друг.
Връзката със счетоводството
Миграцията на заплати е също и събитие в главната книга. Поддържайте отделна разплащателна сметка за заплати през прехода и я съпоставяйте след всяко изпълнение – стара система и нова. Свържете крайния регистър за заплати от началото на годината с вашите сметки за разходи за заплати и данъци преди годишното приключване, и дръжте докладите на стария доставчик достъпни добре в новата година; ще ви трябват, когато съпоставянето на W-3, одитът на обезщетенията на работниците или държавно запитване попита какво се е случило в месеците преди смяната. Чисти записи за заплати на входа, чисти книги на изхода.
Поддържайте заплатите и книгите в синхрон от първия ден
Смяната на доставчика на заплати наистина е два проекта: преместване на плащанията и запазване на финансовия запис цялостен, докато го правите. Ако книгите ви живеят в plain-text счетоводство, вторият проект става много по-лесен – всеки запис в журнала за заплати е версиониран, одитируем и diffable, така че несъответствие при миграция се появява като видима промяна, вместо мистерия. Beancount.io ви дава тази прозрачност, без да се отказвате от професионални инструменти. Започнете безплатно и върнете следващата си миграция на заплати у дома в книги, които наистина можете да инспектирате.
