През 1986 г. галон бензин струваше около 89 цента и Конгресът определи лимита на FSA за зависими лица на 5 000 USD. Цената на бензина се промени. Лимитът на FSA не се промени – в продължение на четири десетилетия, докато средната годишна цена на грижите за деца се покачи до 13 184 USD през 2025 г., предварително облагаемият таван на вашите служители остана замразен на приблизително една трета от тази сметка.
Това най-накрая се промени. За план години, започващи след 31 декември 2025 г., годишният лимит на освободената помощ за зависими лица скочи от 5 000 USD на 7 500 USD на служител (3 750 USD за женени, подаващи отделно). Това е първото постоянно увеличение от 1986 г. насам, то дойде чрез федералния данъчен закон от 2025 г. и – това е частта, която повечето малки работодатели пропускат – не се прилага автоматично за вашия план. Законът повиши тавана. Вашият документ на плана, системата за заплати и материалите за отворено записване все още контролират какво могат реално да изберат вашите служители.
Ако някое от тях все още показва 5 000 USD, тази година е моментът да го поправите.
Какво точно се промени
Съгласно раздел 129 от данъчния кодекс, служителят може да изключи обезщетенията за зависими лица от облагаемия доход до годишен таван. Новите числа, потвърдени в изданието на Публикация 15-B на IRS от 2026 г.:
- 7 500 USD на година за лица, подаващи самостоятелно, и женени двойки, подаващи съвместно (увеличение от 5 000 USD)
- 3 750 USD за женени служители, подаващи отделно (увеличение от 2 500 USD)
- В сила за план години, започващи след 31 декември 2025 г. – така че плановете с календарна година работят по него от 1 януари 2026 г., а плановете без календарна година го приемат в началото на тяхната план година 2026
- Не се индексира спрямо инфлацията. Това е фиксирана промяна във федералния закон, а не начало на цикъл на годишни корекции
Самото обезщетение е непроменено по структура: то все още е сметка за намаляване на заплатата във вашия кафетерий план по раздел 125, използвана за грижи, които позволяват на служителя (и съпруга/съпругата) да работят – детска градина, предучилищна, грижи преди и след училище, летни дневни лагери и грижи за съпруг/съпруга или зависимо лице, което не може да се грижи за себе си. Децата трябва да са под 13 години, когато се предоставят грижите.
Още един законов детайл, който си струва да знаете: изключването никога не може да надвишава доходите от труд на служителя или на съпруга/съпругата, което от тях е по-малко. Съпруг/съпруга, който не работи и не е студент, обикновено анулира обезщетението. Вие не контролирате това от страна на заплатите, но това обяснява защо някои служители ще откажат да участват, колкото и добра да е математиката.
Колко всъщност струва увеличението
Допълнителни 2 500 USD предварително облагаеми пари са реални пари, и спестяванията се приземяват от двете страни на регистъра на заплатите:
- Страна на служителя: допълнителните 2 500 USD избягват федералния данък върху дохода и FICA (7.65%). За служител в 22% данъчна група това е приблизително 550 USD данък върху дохода плюс около 191 USD за FICA – около 741 USD годишно комбинирани спестявания, преди всякаква полза от щатски данък върху дохода.
- Страна на работодателя: вие също не плащате 7.65% работодателската част върху изключените суми – още ~191 USD на участващ служител, всяка година, без разходи за вас.
Срещу средна годишна сметка за грижи за деца от 13 184 USD, 7 500 USD покриват повече от половината от нея предварително облагаемо. При стария лимит от 5 000 USD, покритието беше по-близо до една трета. Тази разлика е защо консултантите по обезщетения казват на работодателите да третират това като водеща новина за задържане на служители за есенния сезон на отворено записване, а не като бележка под линия.
Уловката: Увеличението не се прилага, докато не направите изменение
Ето я и капана. Конгресът промени законовия максимум. Вашият документ на кафетерий план – или споразумението за приемане на вашия TPA – все още съдържа твърдо кодиран таван за избор, и за повечето планове, написани преди 2026 г., този таван е 5 000 USD. Докато документът не бъде изменен, вашата система за заплати правилно отхвърля избори над старата сума.
Вашият контролен списък преди отворено записване:
1. Изменете документа на плана или споразумението за приемане
Работете с вашия администратор на обезщетения или TPA, за да приемете тавана от 7 500 USD за план годината 2026 и след това. Повечето стандартизирани споразумения за приемане вече са актуализирани от техните спонсори, но приемането на новата версия все още е ваше действие, а не нещо, което се случва по подразбиране.
2. Актуализирайте таваните за избор в заплатите
Каквато и платформа за заплати да използвате, таванът за намаляване на заплатата за DCAP трябва да позволява 7 500 USD. Ако също финансирате някакви вноски на работодателя (някои работодатели засяват сметки, за да стимулират участие – повече за това по-долу), те се броят към същия таван от 7 500 USD, а не върху него.
3. Поправете материалите за отворено записване и изборите по подразбиране
Екраните за записване, сравнителните таблици и остарелият текст „максимум 5 000 USD“ в наръчника ви – всичко това се нуждае от новото число. Ако имате план с календарна година и сте позволили на служителите да увеличат избора си за 2026 г. посред година, когато законът се промени, потвърдете, че сумите за цялата година са пренесени правилно в заплатите – промените в избора посред година са разрешени, когато документът на плана го позволява, и няколко администратора започнаха да ги позволяват точно заради тази промяна в закона.
4. Информирайте служителите, преди да изберат
Решението за избор е наистина по-сложно тази година (вижте въпроса за координация с кредита за грижи за деца по-долу). Едностраничен обяснителен документ по време на отворено записване предотвратява както под-избор, така и гневни въпроси през януари.
Ъгълът на съответствието, който повечето малки работодатели не очакват
FSA за зависими лица трябва да преминат тестове за недискриминация съгласно раздел 129, а по-високият лимит прави един от тях значително по-труден. Тестът за средни обезщетения от 55% изисква средното обезщетение по DCAP, отиващо към служители с ниско компенсиране (NHCE), да е равно на най-малко 55% от средното обезщетение, отиващо към служители с високо компенсиране (HCE). За 2026 г., HCE обикновено е собственик с повече от 5% дял или служител, който е спечелил над 160 000 USD през предходната година.
Защо рискът се повишава: HCE са служителите, които най-вероятно ще достигнат новия максимум от 7 500 USD. По-нископлатените служители може да внасят по-малко – или да пропуснат FSA напълно, защото кредитът за грижи за деца и зависими лица им плаща повече за долар при техния доход. Когато собствениците и изпълнителните директори се струпват в по-голяма сметка, докато участието на редовите служители остава слабо, съотношението на средните обезщетения се влошава, а санкцията е неприятна: HCE губят данъчното изключване, сумите им по DCAP се връщат в облагаемите заплати и вие трябва да издавате коригирани W-2 форми.
Практически смекчавания, във възходящ ред на усилията:
- Извършете предварително тестване по време или веднага след отвореното записване, докато все още можете да коригирате изборите, вместо да откриете провал при тестването в края на годината.
- Образовайте NHCE – дори малки избори от по-нископлатени служители местят средната стойност, а мнозина не осъзнават, че обезщетението покрива грижи за възрастни хора и летни лагери, не само детски градини.
- Степенувайте лимитите: планът може да зададе по-нисък таван (например 5 000 USD) за HCE, като позволи на всички останали да изберат пълните 7 500 USD, или да изключи HCE от DCAP напълно.
- Засейте малки вноски на работодателя за не-HCE, за да повдигнете средната стойност на NHCE – претеглено срещу това дали тези служители реално имат разходи за грижи, тъй като парите по DCAP обикновено са „използвай или губи“.
Спасителният люк за малкия работодател: Прости кафетерий планове
Ако средно имате 100 или по-малко служители, има по-чист път. Прост кафетерий план – достъпен за работодатели, които са имали средно 100 или по-малко служители през една от двете предходни години и отговарят на прости изисквания за допустимост и вноски – се счита за автоматично удовлетворяващ правилата за недискриминация на кафетерий плановете, включително тези, които засягат програмите за зависими лица.
Компромисът е скромна вноска на работодателя към всеки квалифициран служител: или единен процент от най-малко 2% от компенсацията за всеки квалифициран служител, или по-малката от 6% от компенсацията или двойното на собствените вноски на служителя за намаляване на заплатата. За малък бизнес, който така или иначе щеше да засява участие в DCAP, това често е двойна печалба – приятелско за наемане обезщетение плюс безопасно пристанище за недискриминация, без тревога за тестове.
Не двойно заплащане: FSA и кредитът за грижи за деца
Едни и същи разходи не могат да бъдат платени два пъти. Сумите, възстановени чрез FSA за зависими лица, намаляват, долар за долар, разходите, допустими за данъчния кредит за грижи за деца и зависими лица във формуляр 2441 – а собствените тавани на разходите на кредита (3 000 USD за едно квалифицирано лице, 6 000 USD за две или повече) са непроменени и сега са под лимита на FSA. Служител с две деца, който максимизира избора от 7 500 USD, анулира кредита напълно; частичен избор от, да речем, 4 000 USD срещу 8 000 USD реални разходи оставя 2 000 USD кредитируеми долара под тавана от 6 000 USD. И двата инструмента могат да се използват – върху отделни долари.
Тази математика създава разговора за планиране, който вашите служители трябва да проведат:
- За по-високодоходните, FSA обикновено печели направо: 7 500 USD, изключени от дохода, избягват пределна ставка от 22%+ плюс 7.65% FICA – над 2 200 USD годишно – докато приложимият процент на кредита се пързаля до 20% при по-високи доходи, струващ най-много 1 200 USD при тавана за две деца.
- За по-нискодоходните, кривата на ставката на кредита за 2026 г. е ново щедра: тя започва от 50% за домакинства с AGI до 15 000 USD и държи плато от 35% през голяма част от средната класа, така че за долар може да надмине плоското изключване на FSA. Той все още не е възстановим обаче, така че домакинство с малка федерална данъчна тежест не получава нищо от него – докато FSA намалява FICA при всякакъв доход.
Втората точка е точно защо някои служители с ниско компенсиране рационално отказват FSA – и точно защо вашият тест за средни обезщетения трябва да се наблюдава.
Двуминутен пример в материалите ви за отворено записване – един по-високодоходен и един със среден доход, и двата преминати през математиката FSA-срещу-кредит – прави повече за качеството на участието от всякакъв общ съвет „максимизирайте!“.
Следата в счетоводството: кутия 10 на W-2 и съгласуване
Последиците върху заплатите от това да го направите правилно са конкретни и се появяват във формулярите:
- Кутия 10 на формуляр W-2 отчита общата помощ за зависими лица за годината – необлагаемата част до 7 500 USD и всяко превишение над нея.
- Всяка сума над 7 500 USD (или иначе неуспешна за изключване, като HCE след провален тест за недискриминация) влиза в кутии 1, 3 и 5 като облагаеми заплати с удържане.
- Публикация 15-B на IRS дава ясна илюстрация: служител с 7 000 USD намаление на заплатата по FSA плюс 700 USD грижи на място, предоставени от работодателя, отчита 7 700 USD в кутия 10, от които 200 USD се добавят към облагаемите заплати.
От страна на главната книга, поддържайте записите по DCAP чисти през цялата година: избори срещу реални възстановявания по служител, статус на документиране на висящи искове и загубените баланси от участниците „използвай или губи“. Сметките за зависими лица не получават възможността за пренасяне на здравния FSA (плановете могат да предложат гратисен период до 2½ месеца вместо това – задайте крайния срок за искове обмислено и го съобщете), така че счетоводството на загубените суми е реален ред. Просто месечно съгласуване на клиринговата сметка по DCAP – удръжки от заплати навътре, одобрени възстановявания навън, признати загуби – превръща отчитането на W-2 в края на годината и въпросите по формуляр 2441 в справка, вместо археологически проект. Ако следите това в plain-text счетоводство, таванът за избор на служител е просто още едно твърдение, което можете да валидирате срещу заплатите всеки период.
Опростете вашето финансово управление
Промяна в обезщетенията като тази се приземява точно върху вашите книги – тавани за избор в заплатите, облагаеми добавки в кутиите на W-2, загубени баланси по сметки и резултати от тестове за недискриминация – всичко това се нуждае от надежден запис зад себе си. Beancount.io предоставя plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол на версиите върху всяка транзакция, от възстановявания по DCAP до тримесечни обобщения на заплати. Започнете безплатно и вижте защо разработчици и финансови специалисти преминават към счетоводство, което наистина могат да четат, одитират и на което се доверяват – и проверете документацията за работни процеси за заплати и проследяване на разходи, които можете да приемете още тази седмица.