Раздел 129 и Раздел 127: Даване на $12,750 без данък на служителите и коректното му отчитане във формуляр W-2

Ако вашите служители плащат за детска градина и вечерни курсове със средства след облагане, докато вашата система за заплати би могла да покрие и двете без данък, всички участници плащат повече на IRS. Две от най-недоизползваните разпоредби в данъчния кодекс — помощта за зависими лица по раздел 129 и образователната помощ по раздел 127 — позволяват на малък работодател да изведе до $12,750 на служител годишно изцяло извън заплатите: без данък върху дохода, без социално осигуряване, без Medicare, без съответното осигурително плащане от работодателя. И за 2026 г. и двете разпоредби стават още по-добри.

Въпреки това тези облаги остават неизползвани в повечето малки бизнеси по една прозаична причина: документацията изглежда плашеща, а правилата за отчитане във формуляр W-2 наказват предположенията. Това ръководство разглежда какво покрива всяка облага, правилата за писмен план, които ги правят законни, в кои точно полета на W-2 попадат, и грешките, които превръщат облага без данък в изненадващи заплати.

Двете облаги за 60 секунди​

• Раздел 129 — Програма за помощ за зависими лица (DCAP). Можете да предоставите до $7,500 годишно ($3,750 ако служителят е женен и подава отделна декларация) без данък за грижи за деца и зависими лица: детска градина, програми след училище, летен дневен лагер, дневни грижи за възрастни за подходящо лице. Лимитът нараства от $5,000 на $7,500 за 2026 г.
• Раздел 127 — Програма за образователна помощ (EAP). Можете да предоставите до $5,250 годишно без данък за такси за обучение, такси, книги и консумативи — и благодарение на постоянно законодателно изменение, същата сума от $5,250 сега постоянно покрива плащания към студентски заеми на самия служител.

Комбинирайте ги и служител с деца в градина и заеми от вечерно обучение може да получи $12,750 годишно, които никога не попадат в поле 1 на W-2. Вашият бизнес приспада пълната цена и в двата случая, така че данъчните спестявания са чиста печалба и за двете страни на заплатата.

Какво се променя за 2026 г.​

Законът за съгласуване, известен като One Big Beautiful Bill Act, преработи и двете разпоредби, считано от 2026 г.:

1. Грижи за зависими лица: $5,000 стават $7,500. Изключването по раздел 129 беше замразено на $5,000 от 80-те години на миналия век — три десетилетия без корекция за инфлация. За планни години, започващи на или след 1 януари 2026 г., таванът е $7,500 ($3,750 за женени с отделна декларация). Имайте предвид уловката: новата сума все още не е индексирана спрямо инфлацията, така че ще остане на $7,500, докато Конгресът не предприеме отново действие.
2. Плащането на студентски заеми чрез раздел 127 вече е постоянно. От 2020 г. работодателите можеха да използват изключването от $5,250 за образователна помощ за плащания по студентски заеми, но само по временна разпоредба, която трябваше да изтече в края на 2025 г. Изтичането е премахнато: плащането на заеми е постоянна част от раздел 127. Законът също така добавя инфлационно индексиране към тавана от $5,250, което ще се въвежда постепенно след 2026 г.

Ако вашата система за заплати все още прилага лимит от $5,000 за грижи за зависими лица, или вашият наръчник за служители все още нарича помощта за студентски заеми временно предимство от пандемията, и двете трябва да бъдат актуализирани преди отчитането в края на годината.

Раздел 129: Помощ за зависими лица, обяснена​

Какво отговаря на условията​

Програма за помощ за зависими лица покрива услуги за домакинството и грижи за зависими лица, които плащате — пряко или непряко — за да може служителят да работи. Услугите трябва да са за подходящо лице (обикновено дете под 13 години, или съпруг/съпруга или зависимо лице, което не може да се грижи за себе си) и трябва да отговарят по същество на същите тестове, които служителят би трябвало да изпълни, за да поиска самия кредит за грижи за деца и зависими лица. Общи допустими разходи включват детски градини, домашни бавачки, програми преди и след училище и летни дневни лагери. Нощувки в лагери, такси за детска градина и грижи, предоставени, за да може служителят да се занимава с доброволческа дейност или да учи, не отговарят на условията.

Облагата може да приеме три форми, често комбинирани:

• Вноски чрез намаление на заплатата по план за кафетерия — познатият гъвкав бюджет за грижи за зависими лица, където служителят заделя средства от нетната заплата.
• Директни плащания от работодателя към доставчик на грижи или възстановяване на разходи на служителя.
• Грижи на място, които предоставяте безплатно, оценени по справедлива пазарна стойност.

И трите форми се отчитат към същия таван от $7,500, а изключването за всеки служител не може да надвишава по-малкия от доходите на двамата съпрузи — детайл, който има значение, когато единият съпруг работи на непълно работно време или изобщо не работи.

Правилата за писмен план и недискриминация​

Нищо от това не работи неформално. За да отговаря на условията, програмата трябва да е писмен план, покриващ само вашите служители — възстановяването на разходи за детска градина без документ за план води до облагаеми заплати, а не до изключване. Планът също трябва да премине тест за недискриминация, така че облагата да не облагодетелства високоплатени служители. За 2026 г. високоплатеният служител е всеки, който е бил собственик на 5% по всяко време през тази или миналата година, или който е спечелил повече от $160,000 през предходната година (можете да пренебрегнете теста за заплащане за служители извън топ 20% по заплащане). Отделен таван ограничава дела от общите облаги, отиващи към собственици с над 5% дял: не повече от 25% от облагите за годината могат да отидат към тази група.

Как да го отчитате във формуляр W-2​

Това е мястото, където малките работодатели най-често грешат, така че четете внимателно:

• Поле 10 получава всичко. Отчетете стойността на всички помощи за зависими лица — средства от гъвкав бюджет чрез намаление на заплатата, директни плащания и грижи на място — в поле 10 на W-2 на служителя. Поле 10 съдържа както изключваната част (до $7,500), така и всяка облагаема сума над нея.
• Полета 1, 3 и 5 получават само надвишението. Сумите над изключваемия лимит са заплати: включете ги в полета 1, 3 и 5 и удържайте съответно.
• Служителят прави съгласуване чрез формуляр 2441. Вашият служител попълва част III от формуляр 2441, за да изчисли изключваемата и облагаемата част. Предупредете ги за взаимодействието с кредита за грижи за деца и зависими лица: всеки долар, отчетен в поле 10, намалява долар за долар разходите, отговарящи на условията за кредита. Не е позволено двойно използване на същите средства за детска градина и чрез изключването, и чрез кредита.

Конкретен пример от ръководството на IRS за работодатели показва механизма: служител внася $7,000 в гъвкав бюджет за грижи за зависими лица и също така използва $700 от грижи на място. Поле 10 отчита пълните $7,700, докато полета 1, 3 и 5 поемат $200 над лимита от $7,500, като върху тези $200 се удържа данък.

Раздел 127: Образователна помощ, обяснена​

Какво отговаря на условията​

Програма за образователна помощ покрива такси за обучение, такси, книги, оборудване и консумативи за образованието на вашите служители — бакалавърско или магистърско, свързано с работата или не. Курсът не трябва да е свързан с настоящата длъжност на служителя, което прави раздел 127 по-широк от обикновено възстановяване на разходи за обучение. Постоянно включени в същата годишна сума от $5,250 са плащания на главница или лихва по собствените квалифицирани студентски заеми на служителя, независимо дали плащате директно на кредитора или възстановявате разходи на служителя.

Изключения, които трябва да запомните: спортни, игрови и хоби курсове отговарят на условията само ако са свързани с вашия бизнес или са част от дипломна програма. Нощувки, храна и транспорт никога не отговарят. Инструменти или консумативи, които служителят запазва след курса, не отговарят (изключение са учебниците). Служителят трябва да може да докаже, че парите са отишли за допустими разходи. И студентският заем трябва да е собствен заем на служителя за неговото собствено образование — плащането на заеми на съпруг/съпруга или деца чрез тази програма е облагаемо възнаграждение, а не изключване.

Правилата за писмен план​

Подобно на своя брат за зависими лица, раздел 127 изисква отделен писмен план само за служители и отговаря на условията само ако са изпълнени всички тестове:

• Недискриминация. Правилата за допустимост не могат да облагодетелстват високоплатени служители (същата дефиниция от $160,000/5% собственик както по-горе за 2026 г.).
• Таван за собственици с над 5%. Не повече от 5% от облагите за годината могат да отидат към акционери или собственици, държащи повече от 5% от бизнеса (или техните съпрузи или зависими лица). Практическото следствие: ако собствениците са единствените служители, те изобщо не могат да използват раздел 127. В смесена работна сила делът на собственика, който може да бъде изключен, е ефективно ограничен от законова формула, свързана с това, което получават редовите служители — приблизително 5.26% от облагите на всички останали, но никога повече от $5,250.
• Без избор на пари. На служителите не може да се предлага избор между облагата и пари или друго облагаемо заплащане. Ето защо образователната помощ не може просто да бъде добавена към план за кафетерия като опция за изплащане в брой.
• Разумно уведомление. Допустимите служители трябва да бъдат уведомени, че програмата съществува — план, за който никой не знае, не преминава теста.

Как да го отчитате​

Отчитането по раздел 127 е по-просто от това за зависими лица, защото няма специално поле:

• Изключваемите суми (до $5,250) не се появяват никъде на W-2. Изключете ги изцяло от полета 1, 3 и 5 — те са освободени от удържане на данък върху дохода, както и от социално осигуряване, Medicare и данък върху безработицата.
• Надвишението е заплати. Помощ над $5,250 — или всяка помощ, платена без подходящ план — отива в полета 1, 3 и 5 като обикновени заплати, с една вратичка за бягство: ако образованието отговаря на условията за облага, свързана с условията на работа (което означава, че служителят би могъл да приспадне разходите като бизнес разход, ако ги беше платил сам), надвишението все още може да бъде изключено. Чисто лично образование или образование за нова кариера не преминава този праг.

Най-честата грешка в отчитането по раздел 127 е огледалният образ на грешката за зависими лица: работодателите или пропускат надвишението от заплатите (недостатъчно удържане), или прогонват всичките $5,250 през полета 1 и 5 „за да са сигурни“ — което облага облага, която Конгресът е направил без данък, и надплаща дела на работодателя от осигуровките.

Седем грешки, които унищожават изключването​

1. Няма писмен план. Възстановяванията на ръкостискане са заплати. И двете разпоредби изискват писмен документ за план, който да е наличен преди плащането на облагите.
2. Системата за заплати все още е с таван от $5,000. Ако системата ви е била конфигурирана преди 2026 г., вероятно пъха $2,500 от изключваеми грижи за зависими лица в облагаеми заплати на служител. Актуализирайте тавана и изменете плана за кафетерия, за да приемете по-високия лимит.
3. Поле 10 е оставено празно. Пропускането на облагите за зависими лица от поле 10 не ги прави „по-освободени от данък“ — то нарушава формуляр 2441 на служителя и провокира известия за съответствие от IRS.
4. Компании само със собственици, претендиращи раздел 127. Правилото за 5% математически изключва бизнеси, в които работят само собственици. Собственици на S-корпорации без редови служители се нуждаят от различна стратегия.
5. Предлагане на пари вместо това. План, който позволява на служителите да вземат $5,250 като бонус вместо помощ за обучение, проваля раздел 127 за всички, не само за служителите, които избират парите.
6. Двойно използване на кредита за грижи за деца. Служители, които максимизират DCAP от $7,500, остават с малка или никаква основа от разходи за кредита за грижи за зависими лица. Уверете се, че разбират компромиса, преди да подадат декларациите си.
7. Покриване на заеми на грешното лице. Раздел 127 покрива само образователния дълг на служителя. Възстановяването на студентски заеми на съпруг/съпруга или деца под етикета на плана създава облагаеми заплати, погрешно обозначени като изключване.

Настройка: Контролен списък за малък работодател​

Пускане на двете програми преди края на годината е проект за една седмица, а не за едно тримесечие:

1. Приемете (или актуализирайте) документите за писмен план — един за грижи за зависими лица, един за образователна помощ. Ако вече имате план за кафетерия с гъвкав бюджет за грижи за зависими лица, изменете го, за да приемете лимита от $7,500.
2. Актуализирайте заплатите. Повишете тавана за грижи за зависими лица на $7,500 ($3,750 за женени с отделна декларация), конфигурирайте отчитане в поле 10 за всички средства от DCAP и потвърдете, че възстановяванията по раздел 127 остават извън полета 1, 3 и 5.
3. Уведомете служителите писмено. Опишете допустимостта, годишните тавани, документирането, което изисквате (разписки, данъчни номера на доставчици, извлечения по заеми), и компромиса с кредита за грижи за зависими лица.
4. Събирайте документи непрекъснато. Имена на доставчици и идентификационни номера на данъкоплатците за грижи, фактури за обучение и доказателство за оценки или завършване за образование, извлечения по заеми за плащания на заеми. Изградете навик на месечна база; възстановяването им през януари е начинът, по който стават грешки.
5. Изчислете недискриминационната математика преди края на годината. Проверете дали групата на високоплатените не е облагодетелствана и дали таваните за собственици (25% за грижи за зависими лица, 5% за образование) се спазват при действително участие, докато все още можете да коригирате.
6. Запишете всяка облага в отделни счетоводни сметки. Проследявайте възстановяванията по DCAP, намаленията на заплатата за FSA, възстановяванията за обучение и плащанията по студентски заеми в отделни сметки — а не смесени в общи разходи за заплати или офис. Чистото разделение е това, което ви позволява да съгласувате поле 10 на W-2 до стотинка, да докажете процентните тавани за собственици и да дадете на вашия счетоводител затворен набор от цифри в края на годината, вместо обувна кутия с разписки.

Поддържайте счетоводството на облагите готово за одит​

Докато добавяте облаги без данък към вашия компенсационен пакет, поддържането на ясни финансови записи става още по-важно — всеки долар от поле 10 и всяко изключване от $5,250 се нуждаят от документална следа от отчета за заплати до счетоводната книга до W-2. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.