Докладите за данни за заплащане в Калифорния за отчетната 2025 година трябва да бъдат подадени до 13 май 2026 г. в Министерството по граждански права (CRD). Ако сте частен работодател със 100 или повече служители на заплата или частен работодател-клиент със 100 или повече работници, наети чрез подизпълнители, трябва да подадете годишен отчет съгласно раздел §12999 от Правителствения кодекс — и 2026 г. е годината, в която правилата стават по-строги.
Кой трябва да подава
- Отчет за служители на заплата: Частни работодатели със 100+ служители на заплата (в или извън Калифорния, отчитащи служители в Калифорния)
- Отчет за работници чрез подизпълнители: Частни работодатели-клиенти със 100+ работници, наети чрез подизпълнители в Калифорния
- Отчитане на ниво предприятие: Данните се разпределят по предприятие, диапазон на заплащане, длъжностна категория, раса, етническа принадлежност и пол — подобно на федералния EEO-1, но подадени отделно до CRD чрез техния портал и Excel шаблони
Не можете да изпълните изискването на Калифорния, като подадете само федералния EEO-1. CRD изисква собствено подаване на отчет, дори докато EEOC обмисля прекратяване на събирането на федералния EEO-1.
Какво е ново за 2026 г. и какво се променя през 2027 г.
За подаването през май 2026 г. (данни за 2025 г.) CRD публикува предварителни шаблони и често задавани въпроси, сочещи разширено проследяване на класификациите на служителите и моделите на работа, както и по-строга валидация. Основната структура на диапазоните на заплащане (10 длъжностни категории) все още се прилага за данните за 2025 г.
Започвайки с отчитането за данните за 2026 г. (с краен срок 2027 г.), SB 464 разширява структурата на длъжностните категории от 10 на 23 категории и прави санкциите за неподаване на отчети задължителни, когато CRD ги поиска — преминаване от дискреционно към задължително правоприлагане. Работодателите, които изчакат до 2027 г., за да възстановят категориите в своите HRIS системи, ще се пренасочват под натиск.
Какво да подадете — и как
Порталът на CRD изисква Excel шаблони според вида на отчета (заплати или подизпълнители), като всяко предприятие е отделна секция. Демографските данни идват от доброволно самоопределяне; данните за заплащането използват задължителните осигуровки от формуляр W-2 (заплати за Medicare), картографирани към диапазони на заплащане. Данните за отработени часове и новите полета за модели на работа трябва да съответстват на ведомостите за заплати.
Най-честата грешка при подаването е несъответствие в броя на предприятията — централата плюс всяко физическо или отдалечено предприятие трябва да бъдат съобразени с файла с работни места в системата за заплати. Калифорнийски работодател със 120 служители в три офиса подава три секции за предприятия, а не една обобщена сума.
Санкции и съхранение на документация
Започвайки от 2026 г., съдилищата трябва да налагат санкции, ако CRD ги поиска за неподаване на отчет — предишният закон правеше санкциите по преценка. CRD също така подчерта задълженията за съхранение на данни: пазете данните за заплащането, демографските данни и документацията за подадените отчети поне три години след подаването и бъдете готови да ги предоставите при проверка.
Късно или неточно подадени отчети могат също да излязат наяве при одити за равно заплащане и наемане, които CRD извършва въз основа на самите данни за заплащането.
Книговодствен и HRIS контролен списък преди 13 май
- Сверете броя на служителите за референтния период, определен от CRD (обикновено един период на изплащане на заплати между 1 октомври и 31 декември 2025 г.), съгласно ведомостите за заплати, а не според човешките ресурси, които включват отпуски.
- Валидирайте данните за раса/етническа принадлежност/пол спрямо формулярите за доброволно самоопределяне; не приписвайте.
- Картографирайте диапазоните на заплащане от данъчните суми по Box 5 и съобразете общите суми за всеки диапазон със сумите от ведомостите — разликата е основание за отхвърляне на отчета.
- Документирайте данните за работниците чрез подизпълнители отделно, с име на подизпълнителя и брой работници за всяко предприятие.
В Beancount, водете датите за подаване на отчети за данни за заплащане и списъците с обхванати предприятия като датирани бележки, така че крайният срок 13 май се повтаря всяка година с правилния обхват.
Опростете Финансовото Си Управление
Отчитането на данни за заплащане превръща HR демографията в одитирана територия на финансови отчети. Beancount.io държи изходните данни за заплати, предприятия и демографски данни под контрол на версиите — така че сумите, които подавате, се обвързват пряко с издадените от вас W-2 формуляри. Започнете безплатно и превърнете 13 май в подаване, а не в бързане.