Ако подавате отчет за данни за заплащане в Калифорния и данните ви за заплати включват изпълнители и разширени демографски полета, шаблонът, който сте използвали миналата година, ще бъде отхвърлен през този май.
Какво е разширено
Департаментът по граждански права на Калифорния (CRD) разшири шаблона за отчитане на данни за заплащане за 2026 г., за да съобрази данните за заплащане по трудовия кодекс (Трудов кодекс 432.3) с разширения обхват на закона за поверителност:
- Кой се отчита: Не само служители на пълно работно време с W-2, но и изпълнители по 1099, които работят значителна част от часовете си в Калифорния, ако отговарят на прага за отчитане (100+ получатели в много случаи).
- Какво се отчита: Старите 10 заплащания са сега 12, като горната категория е разделена. Часовете и заплащането се отчитат по обект, по категория длъжност, а сега и по разширено комбинирано поле за раса/етническа принадлежност и пол, което съответства на инвентаризацията на данни в закона за поверителност.
Обхванати работодатели: Частни работодатели със 100+ служители и/или 100+ работници, наети чрез трудови изпълнители през предходната календарна година, с поне един получател на заплащане в Калифорния. Прагът отчита изпълнителите, не само служителите.
Подаване през май, припокриване със закона за поверителност
Отчетът за данни за заплащане се подава до втората сряда на май. През 2026 г. шаблонът на CRD извършва кръстосана проверка с инвентаризацията на данни по Калифорнийския закон за правата на поверителност (CPRA): демографските полета в данните за заплащане трябва да съответстват на категориите, които оповестявате в известието си за поверителност за същата работна сила.
Това означава, че ведомостта за заплати и инвентаризацията за поверителност трябва да произхождат от един и същ източник на истина, а не от две електронни таблици, които се разминават през април.
Счетоводство, което издържа на отчета
- Групиране на заплащане: Всички суми от W-2 Box 1 или 1099 брутно заплащане, часове (или прокси часове за освободени), обект и категория длъжност за всеки получател трябва да могат да се маркират. Ако системата ви за заплати не може да маркира по обект и изпълнител срещу служител, експортирайте и добавете маркировките преди шаблона.
- Часове за освободени и изпълнители: Часовете за освободени се проксират на 40 на седмица за пълно работно време; часовете на изпълнителите се проследяват чрез фактури или отчети за време, а не чрез часове от ведомостта, тъй като те нямат такива.
- Съгласуване между поверителност и заплати: Броят на лицата по демографска категория в данните за заплащане трябва да съответства на броя на работната сила в инвентаризацията за поверителност. Поддържайте единен преброяване на работната сила, което захранва и двете.
Поддържайте финансите си организирани от самото начало
Отчитането на данни за заплащане е отчитане на заплати с наслагване на граждански права. Работодателите, които подават безпроблемно, са тези, чиято ведомост, регистър на изпълнителите и инвентаризация за поверителност произхождат от едно преброяване, с контрол на версиите и готово през април, а не през май.
Beancount.io съхранява това преброяване като чист текст — всеки получател като транзакция с обект, категория и демографски данни — готово преди крайния срок за шаблона. Започнете безплатно и превърнете май в подаване, а не в реконструкция.