Ако сте директор на британско дружество с ограничена отговорност, правилата за подаване на отчети, на които сте разчитали миналата година, може вече да не работят тази година. Companies House е в процес на най-голямата си реформа от десетилетия насам и до края на 2026 г. няма да можете да подавате отчети на хартия, да подписвате съкратени отчети на микропредприятия или да изпращате вашия счетоводител да подава документи от ваше име, освен ако самоличността ви не е проверена. Промените не са само козметични — те променят кой може да подава, как трябва да се изготвят отчетите и какво се случва, ако самоличността на директор не бъде потвърдена.
Реформите произтичат от Закона за икономическа престъпност и прозрачност на корпорациите от 2023 г. (ECCTA). Обявената цел е да се направи регистърът на британските компании по-надежден и да се затворят вратичките, които улесняваха създаването на компании с непрозрачна собственост. За собствениците на легитимни малки компании това означава повече административни тежести в началото, но също така, на теория, по-голямо доверие в регистъра и по-малко възможности за измамници да злоупотребяват с идентичностите на компаниите. Разбирането на времевата рамка сега предотвратява хаос, когато подаден отчет бъде отхвърлен или директорство бъде маркирано като неотговарящо на изискванията.
Защо Companies House се променя
В продължение на години Companies House беше до голяма степен пасивен регистратор. Той приемаше подадените отчети по номинална стойност и имаше ограничени правомощия да ги оспорва. ECCTA обръща този модел. Companies House се превръща в активен пазител на портала с правомощия да проверява самоличности, да оспорва подадени отчети и да изисква повече информация.
Планът за преход се изпълнява на фази от 2024 г. насам. Най-видимите промени за малките компании влизат в сила между ноември 2025 г. и края на 2027 г., като проверката на самоличността вече е активна за директори и лица със значителен контрол (PSC), а реформите в подаването на отчети все още са в период на предизвестие.
Мислете за реформата като за четири категории: кой трябва да проверява самоличността си, кой може да подава, как се подават отчетите и как са ограничени корпоративните структури. Всяка категория има свой собствен краен срок и практически последици за счетоводството.
Задължителна проверка на самоличността: Кой трябва да го направи и кога
Проверката на самоличността е централният елемент. Ако името ви е в публичния регистър като вземащ решения или собственик, Companies House ще иска да потвърди, че сте този, за когото се представяте, и да свърже проверената самоличност с вашите назначения в компанията.
Директори и лица със значителен контрол (PSC) — Вече активни от ноември 2025 г.
Всеки индивидуален директор и всяко индивидуално лице със значителен контрол (PSC) е длъжно да провери самоличността си от ноември 2025 г. Можете да проверите:
- директно с Companies House чрез GOV.UK One Login (с биометричен паспорт, шофьорска книжка или приложението на Companies House), или
- чрез оторизиран доставчик на корпоративни услуги (ACSP) — обикновено счетоводител, адвокат или агент по учредяване, който е регистриран и контролиран за целите на борбата с изпирането на пари.
Ако сте станали директор след тази дата, трябва да се verificирате, преди назначението ви да стане напълно валидно. Съществуващите директори получават преходен период, обвързан със следващото им потвърдително изявление. Ако не се verificирате, рискувате граждански санкции, да бъдете маркирани като непроверени в публичния регистър и в крайна сметка да ви бъде забранено да действате като директор.
За лицата със значителен контрол (PSC) — обикновено всеки, който притежава повече от 25% от акциите или правата на глас, или има значително влияние — важи същото задължение. Компаниите трябва да гарантират, че техните PSC се verificират своевременно и трябва да водят записи за статуса на проверката заедно със законовия регистър.
Релевантни юридически лица и корпоративни PSC
Следващото разширение обхваща релевантни юридически лица (RLE), които отговарят на условията за PSC. RLE обикновено е друга компания, разположена във веригата над вашата компания. Съгласно реформата, RLE, което е PSC, трябва да номинира „релевантен служител“ — физическо лице, чиято самоличност е проверена — и да потвърди тази връзка пред Companies House.
Същата логика важи и за номинираните директори на корпоративни генерални партньори в командитни дружества. Ако командитно дружество използва корпоративен генерален партньор и номинира физическо лице да действа, това лице ще трябва да се verificира.
Очаква се корпоративните директори също да бъдат включени в подобен режим в рамките на реформата. Companies House е посочил посоката, но все още не е публикувал потвърден график. Политическото намерение е ясно: всеки слой на корпоративен контрол трябва в крайна сметка да води до проверено физическо лице.
Всеки, който подава документи
Най-широкото правило за проверка се прилага за всеки, който подава документи в Companies House, независимо дали подава за себе си или от името на клиент или работодател. Освен ако не действате като служител на ACSP, ще ви е необходима проверена самоличност, за да подадете каквото и да било — потвърдителни изявления, назначаване на директори, промени на регистрирания офис и отчети.
Това е от значение, ако обработвате собствените си подавания вътрешно. Вие лично ще трябва да се verificирате. Ако вашият счетоводител или компанията-секретар подава от ваше име, те трябва или да ви verificират, или да бъдат ACSP, който може да verificира от ваше име.
Режимът ACSP: Защо вашият счетоводител може да трябва да се пререгистрира
Съгласно ECCTA, трети страни-агенти ще могат да подават документи само ако са регистрирани като ACSP. Регистрацията не е автоматична за съществуващи счетоводители или агенти по учредяване; фирмата трябва да кандидатства пред Companies House, да докаже, че е контролирана за борба с изпирането на пари, и след това да поддържа този статус.
За собствениците на малки компании практическата проверка е проста: попитайте вашия агент дали е — или ще бъде — ACSP. Ако не е, той няма да може да подава от ваше име, след като правилото влезе в сила.
Изискването за подаване чрез ACSP първоначално се очакваше през пролетта на 2026 г., но беше отложено за не по-рано от ноември 2026 г. Това забавяне дава на фирмите повече време да се регистрират, но не трябва да предполагате, че срокът ще се отлага безкрайно. Задължението за проверка на директорите и PSC вече е активно, така че порталът за подаване е оставащата част.
Ако използвате малък счетоводител, който не е контролиран за борба с изпирането на пари, започнете разговора рано. Имате три възможности: счетоводителят да стане контролиран и да се регистрира, да преминете към подаване чрез ACSP, или да подавате директно, след като verificирате собствената си самоличност.
Нови ограничения за корпоративните директори
Втора структурна промяна е насочена към самите корпоративни директори. В миналото британска компания можеше да назначи друга компания за директор, което създаваше дълги вериги на непрозрачност. ECCTA ще ограничи рязко тази практика.
Съгласно новите правила:
- Всеки корпоративен директор трябва да има борд, състоящ се изцяло от физически лица. С други думи, компанията, действаща като директор, не може сама да има корпоративни директори.
- Физическите лица зад корпоративния директор ще бъдат задължени да проверят самоличността си.
- На чуждестранните компании вече няма да бъде разрешено да действат като корпоративен директор на британска компания.
За групи, които използват холдингова компания или компания за корпоративни услуги като директор в множество дъщерни дружества, това ще изисква преструктуриране. Companies House не е потвърдил дата за прилагане на забраната за корпоративни директори, но планът за преход показва, че тя предстои и че е препоръчително да се потърси ранен съвет. Ако в момента имате корпоративен директор, нанесете върху карта веригата сега: кои са крайните физически лица, те verificирани ли са, и трябва ли чуждестранен субект да бъде заменен?
Само софтуерно подаване и край на съкратените отчети
Подаването на отчети е областта, в която счетоводните процеси се променят най-видимо. ECCTA ще направи задължително подаването само чрез софтуер на отчети в iXBRL формат и ще премахне опциите за подаване, на които много малки компании са разчитали, за да минимизират оповестяванията.
Само софтуерно-базирани iXBRL отчети
В момента малките компании все още могат да подават отчети чрез Companies House WebFiling или дори на хартия за някои видове подавания. Съгласно реформата, всички отчети трябва да се подават чрез софтуер, който изготвя напълно маркирани iXBRL (Inline eXtensible Business Reporting Language) отчети. WebFiling за отчети ще бъде закрит, а подаването на хартия вече няма да се приема.
iXBRL не е нов формат — компаниите, които подават и в Companies House, и в HMRC за корпоративен данък, вече го срещат — но мандатът го разширява до всяка компания. Практически ще ви е необходимо:
- счетоводен софтуер, който може да генерира iXBRL-маркирани законови отчети, или
- счетоводител или ACSP, чийто софтуер го прави.
Ако водите книгите си в електронна таблица и конвертирате в PDF за подаване, този процес ще се счупи. Маркировките са важни, защото Companies House иска машинночетими данни, за да извършва автоматизирани проверки и да съпоставя подадените отчети. Грешки в маркировките (например грешно маркиране на приходи или неправилно класифициране на заеми към директори) могат да предизвикат запитвания или отхвърляне.
Счетоводен съвет: съгласувайте отчетите си за Companies House с управленските си отчети преди маркиране. Най-честите грешки при подаване от малки компании не са измама, а несъответствия — баланс на заем към директор в баланса, който не съвпада с партидата на заема към директора в счетоводството, или печалба, която се различава от изчислението за корпоративен данък, защото корекции в края на годината са осчетоводени на едно място, но не и на друго. Със структурирани iXBRL данни тези несъответствия стават по-лесни за откриване от Companies House.
Без повече съкратени или „филетирани“ отчети
Малките компании и микропредприятията в момента могат да изберат да подават съкратени отчети или да „филетират“ (пропуснат) отчета за приходите и разходите и доклада на директорите от публичното подаване. ECCTA ще премахне тази опция. Малките и микро компаниите ще подават по-пълен набор от отчети в публичния регистър.
Това повишава залозите за точността на оповестяванията. Ако преди сте филетирали, за да държите маржовете на печалбата или възнагражденията на директорите извън публичното пространство, новото изискване означава, че тази информация — в рамките на законовия формат — ще бъде видима. Това не променя какво трябва да се изготви съгласно счетоводните стандарти, но променя какво трябва да се подаде в Companies House.
Планирайте по-ранна дисциплина за приключване на годината. При пълно подаване, корекциите в последния момент са по-видими и по-трудни за отмяна след подаване. Изградете месечна рутина, която поддържа баланса чист, така че законовите отчети да са упражнение по представяне, а не по реконструкция.
Ограничения за съкращаване на счетоводни референтни периоди
Companies House също планира да ограничи колко често можете да съкращавате счетоводен референтен период. Честото съкращаване е било използвано за манипулиране на срокове за подаване или за създаване на кратки периоди, които прикриват тенденции. Новото ограничение ще попречи на многократното съкращаване без легитимна бизнес причина. Ако редовно местите края на финансовата година, документирайте търговската обосновка и проверете новия лимит на честотата, преди да подадете промяната.
Времева рамка за реформите в отчитането
Реформите в отчитането първоначално бяха насрочени за април 2027 г. Companies House потвърди, че те остават в процес на преглед и ще бъдат отложени, и че компаниите ще получат най-малко 21 месеца предизвестие преди прилагането. Отнасяйте се към 2027 г. като индикативна, а не фиксирана дата, но използвайте забавянето, за да обновите софтуера и процеса си на приключване, вместо да отлагате подготовката. Когато 21-месечното предизвестие бъде публикувано, прозорецът ще изглежда по-дълъг, отколкото е в действителност, ако трябва да мигрирате счетоводни системи.
Реформа на командитните дружества: Повече прозрачност до края на 2026 г.
Ако вашият бизнес използва командитно дружество — често срещано за инвестиционни инструменти, имотни синдикати и някои структури за притежаване на активи — ECCTA носи специфични за дружествата реформи, очаквани до края на 2026 г.
Очакваните изисквания включват:
- Поддържане на подходящ адрес в юрисдикцията на Обединеното кралство, където дружеството е регистрирано
- Уведомяване на Companies House за промени в данните на съдружниците в рамките на 14 дни
- Подаване на годишно потвърдително изявление за дружеството
Companies House ще получи разширени правомощия да изисква по-подробна информация от командитните дружества, включително възможността да оспорва подадени отчети и да изисква подкрепящи доказателства. За генералните партньори и администраторите на фондове това означава по-строго събиране на данни и по-кратък срок за докладване на промени. Ако администрирате дружество чрез корпоративен генерален партньор, правилата за проверка на самоличността за номинирани директори и релевантни служители се прилагат и тук.
Какво трябва да направят собствениците на малки компании сега
Реформите обхващат множество крайни срокове, което прави единен контролен списък по-полезен от проследяването на всяко съобщение поотделно.
1. Проверете незабавно всеки директор и PSC
Не чакайте датата на падежа на вашето потвърдително изявление. Използвайте маршрута GOV.UK One Login или вашия ACSP. Проверете дали провереното име съвпада точно с регистъра — несъответствие между презиме, предишно име или транслитерация може да създаде флаг за непроверен. Запазете екранна снимка или потвърждение за проверка и я приложете към законовите си записи.
Ако имате PSC, които са физически лица в чужбина, verificирайте ги рано. Документалните проверки за небритански паспорти могат да отнемат повече време, а тези лица все още ще трябва да подадат, преди да могат да действат.
2. Потвърдете маршрута си за подаване
Решете кой ще подава след ноември 2026 г. Ако подавате вътрешно, уверете се, че всеки подаващ е verificиран. Ако разчитате на агент, потвърдете писмено, че той ще бъде ACSP или че има партньорство с такъв. Попитайте за техния капацитет за iXBRL за законови отчети — не всички абонаменти за облачно счетоводство включват маркиране на законови отчети.
3. Одитирайте счетоводния си софтуер
Може ли текущият ви софтуер да изготвя напълно маркирани iXBRL законови отчети, които включват бележките и оповестяванията, изисквани за размера на вашата компания? Ако не, заложете бюджет за ъпгрейд или за възлагане на законовия слой на вашия счетоводител. Тествайте процеса върху последния си подаден отчет, преди да стане задължителен: генерирайте iXBRL файла, валидирайте го и го сравнете с вече подадения PDF, за да откриете пропуски в маркировките или оповестяванията.
Поддържайте сметкоплана си съобразен със законовото представяне. Например, разделяйте ясно партидите на заеми към директори, вътрешногруповите салда и задълженията по лизинг, вместо да ги приспадате в общ код „други кредитори“. Чистото кодиране в номенклатурата прави маркирането точно и намалява запитванията след подаване.
4. Прегледайте структурите на корпоративни директори и PSC
Избройте всички корпоративни директори и корпоративни PSC над вашата компания, включително чуждестранни субекти. За всеки от тях идентифицирайте крайните физически лица и дали те имат проверени самоличности. Когато корпоративен директор е чуждестранна компания, планирайте нейното отстраняване. Когато корпоративен директор е британска компания със собствени корпоративни директори, разплетете веригата, така че действащият директор да има борд, състоящ се изцяло от физически лица.
Ако е необходимо преструктуриране, то е повече от формуляр за Companies House. То може да предизвика прехвърляне на акции, решения на борда или промени в устава. Започнете достатъчно рано, за да избегнете краен срок за подаване, съвпадащ с неподготвено преструктуриране.
5. Подгответе се за по-пълно публично оповестяване
Приемете, че следващото ви законово подаване след реформата ще бъде по-видимо. Прегледайте какво ще стане публично: детайли от отчета за приходите и разходите, сделки със свързани лица и нивото на оповестяване в бележките. Обсъдете със счетоводителя си дали някои презентационни избори — например как оповестявате възнагражденията на директорите или средния брой служители — трябва да бъдат преразгледани. Доброто счетоводство през цялата година прави пълното оповестяване незабележително, защото числата вече се съгласуват.
6. Затегнете дисциплината за края на годината и потвърдителните изявления
Тъй като изискванията за самоличност са обвързани с потвърдителните изявления, а отчетите изискват валидиран iXBRL, подаванията в последния момент стават по-рискови. Изградете календар, който включва:
- Проверка на статуса на verificиране 30 дни преди датата на падежа на потвърдителното изявление
- Контролен списък за приключване на годината, който съгласува заемите към директори, вътрешногруповите салда, ДДС и заплатите преди изготвянето на законовите отчети
- Изпълнение на iXBRL валидация две седмици преди крайния срок за подаване, а не в навечерието
Записите в обикновен текст с контрол на версиите на журналите в края на годината — кой ги е осчетоводил, защо и с какъв изходен документ — улесняват отговора на запитване от Companies House, ако такова пристигне. Съхранен PDF не може.
Как счетоводството се свързва
Реформите са формулирани като мерки срещу измами, но тяхното оперативно въздействие е върху качеството на счетоводството. Проверените самоличности, подаването през ACSP и машинночетимите отчети предполагат, че основните финансови записи са точни, последователни и проследими. Компаниите, които вече водят чисти и съгласувани книги, ще преживеят реформата като процедурна актуализация: проверка на самоличностите, преминаване към софтуерно подаване, публикуване на по-пълен набор от отчети. Компаниите, които третират края на годината като хаос — реконструирайки записи от банкови извлечения и закърпвайки пропуски с журнали — ще я усетят като много по-голямо смущение.
Това е и мястото, където по-добрите инструменти се отплащат. Поддържането на единна сметка, която се съгласува както с подаванията в HMRC, така и с отчетите за Companies House — с маркиран законов изход и пълна одитна следа от корекции — превръща регулаторното бреме в рутинен експорт. Компаниите, които се адаптират рано, ще прекарат по-малко време в преобясняване на собствените си числа пред регистратора.
Опростете финансовото си управление
Тъй като Companies House преминава към проверени самоличности и само софтуерно iXBRL подаване, поддържането на чист и последователен счетоводен регистър, който се съгласува с HMRC и Companies House, става задължително. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст, което е напълно прозрачно, с контрол на версиите и готово за изкуствен интелект — така че вашите журнали в края на годината, движенията по заеми към директори и вътрешногруповите салда са проследими, а законовите ви отчети са представяне на записи, на които вече вярвате. Започнете безплатно и внесете същата строгост в книгите си, която Companies House сега очаква от вашите подавания.