Американците притежават около 23 милиарда долара в неизползвани ваучери за подарък. Около 43% от възрастните имат поне една карта, събираща прах в чекмеджето, а средностатистическият човек държи около 244 долара в баланси, които може би никога няма да похарчи. За бизнесите, които са продали тези карти, тази купчина забравен пластмаса не са просто безплатни пари в касата – това е пасив в баланса и превръщането му в приход е една от най-трудните части от счетоводството, с която търговците на дребно или ресторантите трябва да се справят правилно.
Това е светът на breakage (неусвоените средства): частта от стойността на ваучера за подарък, която клиентите никога не използват. Неправилното отчитане на breakage може да доведе до надценяване на вашите пасиви с години или, по-лошо, до признаване на приходи, които нямате право да задържите. Ето как всъщност работи счетоводното отчитане на ваучери за подарък съгласно ASC 606, със счетоводните записи, математиката на оценките и капана на непотърсената собственост, който хваща бизнесите неподготвени.
Ваучерът за подарък е обещание, а не продажба
Когато клиент ви подаде 100 долара за ваучер за подарък, това изглежда като продажба. Не е – поне не още. Вие сте събрали пари в брой, но не сте доставили никакви стоки или услуги. Това, което всъщност сте направили, е да поемете задължение: обещание да предоставите стоки или храна на стойност 100 долара, когато притежателят на ваучера реши да се появи.
Съгласно ASC 606, стандарта за признаване на приходи, това задължение е performance obligation (задължение за изпълнение), което все още не сте изпълнили. Така че продажбата на ваучер за подарък създава пасив, обикновено обозначен като „отсрочени приходи“ (deferred revenue), „пасив по ваучери за подарък“ или „незаработени приходи“. В деня на продажбата във вашия отчет за доходите не постъпват приходи.
Счетоводният запис в момента на продажбата е прост:
Дт Парични средства $100
Кт Пасив по ваучери за подарък $100Приходът се появява само когато клиентът оползотвори ваучера. Ако същият този клиент се върне и купи стока за 40 долара с ваучера:
Дт Пасив по ваучери за подарък $40
Кт Приходи $40Пасивът намалява до 60 долара, а вие сте спечелили 40 долара. Това е интуитивно. Усложнението идва от това, което се случва с ваучерите за подарък, които никога не биват напълно оползотворени – а статистически погледнато, значителна част никога няма да бъдат.
Какво всъщност представляват неусвоените средства (Breakage)
Breakage е доларовата стойност на ваучерите за подарък, които компанията очаква клиентите никога да не използват. Индустриалните оценки я поставят някъде между 5% и 15% от общите продажби на карти, въпреки че числото варира значително в зависимост от марката, дизайна на картата и клиентската база. Проучванията показват, че приблизително 3% до 5% от стойността на ваучерите остава перманентно неусвоена, като допълнителни баланси остават неизползвани с години, преди да бъдат или изразходвани, или отписани.
Моделът е предвидим. След около година приблизително 80% от стойността на ваучерите за подарък е оползотворена. Останалите 20% се разделят на две групи: карти, които в крайна сметка ще бъдат използвани (макар и бавно), и карти, които никога няма да бъдат докоснати – често оценявани на около 6% от общата стойност.
Ето го и счетоводния проблем. Ако клиент никога не оползотвори ваучер, вие запазвате парите завинаги, но никога не можете да доставите стоките. И така, кога тези неусвоени пари стават приход? Не можете да ги оставите като пасив за неопределено време – това перманентно би подценило вашите печалби и би задръстило баланса със задължения, които никога няма да станат изискуеми. Но също така не можете да ги вземете като приход в момента на продажбата на ваучера, защото наистина не знаете кои карти ще бъдат изоставени.
ASC 606 решава това със специфична рамка за това, което нарича „неупражнени права на клиентите“ (customers' unexercised rights).
Двата метода за признаване съгласно ASC 606
ASC 606 дава на компаниите два начина за признаване на приходи от breakage и кой от тях ще използвате зависи от това дали можете надеждно да предвидите поведението на клиентите.
Пропорционалният метод
Това е методът, който използват повечето утвърдени търговци на дребно и ресторанти. Ако имате достатъчно исторически данни, за да оцените сумата на breakage с разумна увереност, ASC 606 изисква да признавате приходите от breakage пропорционално на модела на оползотворяване от клиентите.
Казано по-просто: докато клиентите оползотворяват реални карти, вие едновременно с това признавате част от очаквания breakage, който смятате, че никога няма да бъде усвоен. Не чакате ваучерите да изтекат. Печелите от breakage успоредно с оползотворяването на пропорционална основа.
Методът на отдалечената вероятност
Ако не можете разумно да оцените breakage – може би програмата ви за ваучери за подарък е съвсем нова или данните ви са твърде оскъдни – преминавате към метода на отдалечената вероятност. Тук признавате приходи от breakage само когато вероятността клиентът някога да оползотвори оставащия баланс стане отдалечена (remote). Това обикновено означава да изчакате, докато картата стане ефективно „мъртва“: далеч след всякакъв срок на годност, далеч след всеки реалистичен прозорец за оползотворяване.
Методът на отдалечената вероятност е консервативен и отлага признаването на приходи за по-дълъг период. Повечето компании предпочитат пропорционалния метод, защото той съпоставя приходите от breakage с периодите, в които действително се извършва свързаната дейност по картите – но можете да го използвате само ако вашата оценка е обоснована.
Пример за прилагане на пропорционалния метод
Числата правят този пример конкретен. Да приемем, че вашият бизнес продава ваучери за подарък на стойност $2,400 за един месец. Въз основа на дългогодишна история оценявате, че 10% от стойността на ваучерите — $240 — никога няма да бъдат използвани. Това оставя $2,160 очаквани усвоявания.
Сега клиент усвоява ваучери на стойност $162. Колко приход от неизползван баланс (breakage) признавате?
Първо, изчислете каква част от очакваните усвоявания са се случили:
$162 усвоени ÷ $2,160 очаквани усвоявания = 7.5%След това приложете същия процент към общия очакван неизползван баланс:
7.5% × $240 очакван неизползван баланс = $18 приход от breakageТака това усвояване от $162 задейства две вписвания. Самото усвояване:
Дт Задължение по ваучери за подарък $162
Кт Приходи $162И пропорционалният неизползван баланс:
Дт Задължение по ваучери за подарък $18
Кт Приходи от неизползвани баланси $18Задължението намалява общо със $180 — $162 за доставени стоки и $18 за припечелен неизползван баланс — въпреки че клиентът е взел стоки само за $162.
Съществува съкратен вариант на тези изчисления, който ресторантите често използват. Ако вашите данни показват, че гостите оставят 20% от стойността на ваучерите неизползвани и използват останалите 80%, разделете процента на неизползване на процента на усвояване, за да получите единен коефициент за пропорционално признаване:
20% неизползвани ÷ 80% усвоени = 25% процент на breakageСега всяко усвояване се умножава по 25%. Гост усвоява $50? Признавате $12.50 приход от неизползван баланс едновременно с това. Логиката е същата, просто е изразена като постоянен множител, който можете да прилагате трансакция по трансакция.
Как да оцените процента на неизползване (breakage rate)
Пропорционалният метод зависи изцяло от защитима оценка на неизползваните баланси. Одиторите ще проверяват щателно това число, така че то се нуждае от основа.
Първо използвайте собствените си исторически данни. Най-добрият предсказател за бъдещия неизползван баланс е вашата собствена история на усвояванията. Изтеглете данни за продажбите на ваучери за няколко години и проследете, кохорта по кохорта, какъв процент от ваучерите за всяка година в крайна сметка е бил усвоен и колко време е отнело това. Кривата се изравнява с времето — след като стане плоска, оставащият баланс е вашият breakage.
Сегментирайте там, където има значение. Физическите и дигиталните ваучери често се държат различно. Промоционалните ваучери (типът „бонус ваучер от $10“) остават неизползвани много по-често от ваучерите, за които клиентите са платили пълната цена. Корпоративните поръчки на едро се държат различно от индивидуалните покупки. Ако тези сегменти са съществени, оценете ги поотделно.
Редовно преразглеждайте оценката. Breakage е счетоводна оценка, а оценките се актуализират. Ако моделите на усвояване се променят — например мобилно приложение направи ваучерите по-лесни за използване — вашият исторически процент на неизползване може да се окаже твърде висок. Коригирайте за бъдещи периоди и документирайте защо.
Бъдете консервативни, когато данните са малко. Нова програма с едногодишна история не поддържа прецизна оценка. Докато данните не станат достатъчно, методът на пълното отписване (remote method) е по-сигурният — а често и изискваният — избор.
Точното отчитане на неизползваните баланси започва с чисти записи за всеки продаден и усвоен ваучер. Когато вашето счетоводство улавя всяка продажба, усвояване и корекция на задълженията като отделен, проследим запис, изграждането на кохортите за усвояване, от които зависи вашата оценка, се превръща в обикновена справка, а не в криминалистичен проект. Небрежните записи са най-честата причина една оценка на breakage да не издържи на одит.
Капанът на есчийтмънта (Escheatment)
Ето частта, която изненадва собствениците на бизнес: дори ако счетоводните правила ви позволяват да признаете неизползвания баланс като приход, законите на щата може да казват, че тези пари не са ваши.
Всеки щат в САЩ има закони за непотърсена собственост, наричани още закони за есчийтмънт (escheatment). Есчийтмънтът е законовото право на държавата да поеме попечителството върху собственост, която няма установен собственик. Много щати разглеждат неусвоения баланс по ваучер за подарък точно като такъв — изоставена собственост, принадлежаща на притежателя на ваучера — и изискват от издателя да преведе баланса на държавата след период на неактивност, обикновено от три до пет години.
Правилата са разнообразни:
- Много щати напълно освобождават ваучерите за подарък. Около 37 щати — включително Калифорния, Тексас, Флорида, Илинойс, Охайо и Пенсилвания — или изрично освобождават ваучерите от есчийтмънт, или нямат закон, който да го изисква. В тези щати неизползваният баланс остава в бизнеса.
- Някои щати го изискват. Делауеър, Ню Йорк, Ню Джърси, Джорджия и други изискват есчийтмънт след определен период. Някои позволяват на бизнеса да задържи процент от баланса; Джорджия и Ню Йорк изискват превеждане на пълната номинална стойност.
- Вашето седалище има значение. Ако нямате името и адреса на притежателя на ваучера (а за повечето ваучери за продажба на дребно нямате), непотърсената собственост отива в щатa, където е регистриран вашият бизнес. Делауеър — дом на огромен дял от американските корпорации — изисква балансите по ваучери за подарък да бъдат прехвърлени на държавата след пет години, поради което някои компании създават отделни дъщерни дружества специално за съхранение и управление на задълженията по ваучери за подарък.
Няколко щати затегнаха правоприлагането напоследък с по-строги одити, ревизирани крайни срокове за отчитане и разширени програми за самоодит. Практическият извод: не признавайте приход от неизползван баланс, без първо да проверите дали вашият щат и щатът на регистрация действително ви позволяват да го задържите. Признаването на доход от неизползвани баланси по ваучери, които по закон сте длъжни да предадете на държавата, е рецепта за преизчисляване на финансовите отчети (restatement).
Чести грешки, които трябва да се избягват
Признаване на приходи в момента на продажбата. Най-основната грешка — третирането на продажбата на карта за подарък като приход вместо като пасив. Постъпилите парични средства не са спечелен приход.
Пълно непризнаване на неизползваните средства (breakage). Противоположната грешка. Ако разполагате с данните за оценка на неизползваните средства, стандартът ASC 606 изисква да ги признавате пропорционално. Позволяването на пасива да нараства неограничено надценява задълженията и подценява печалбите.
Изчакване на „изтичане на срока“ за осчетоводяване на неизползваните средства. Много карти за подарък, съгласно федералното законодателство, не могат да изтичат поне пет години — а много щати забраняват датите на изтичане изцяло. Обвързването на признаването на неизползваните средства с дата на изтичане, която по закон може никога да не настъпи, отлага приходите за неопределено време. Признаването следва модела на използване (redemption), а не условията, отпечатани върху картата.
Игнориране на процедурата по есчийтмънт (escheatment). Третирането на неизползваните средства като чисто счетоводен въпрос и пропускането на анализа на непотърсената собственост. Двете неща си взаимодействат и щатското законодателство може да отмени правото ви да задържите парите.
Използване на остарял процент на неизползваните средства. Фиксиране на процент отпреди пет години и липса на актуализация. Поведението на клиентите се променя; вашата оценка също трябва да се промени.
Забравяне на промоционалните карти. Бонусните и промоционалните карти изкривяват комбинирания процент на неизползваните средства, тъй като при тях този процент е много по-висок. Смесването им с платени карти изкривява вашата оценка.
Поддържайте финансите си организирани от първия ден
Счетоводното отчитане на карти за подарък е напомняне, че приходите и паричните средства не са едно и също нещо — и че разликата може да остане скрита с години във вашия баланс. Независимо дали проследявате отсрочени приходи, създавате кохорти за използване или документирате оценка на неизползваните средства за вашия одитор, всичко се основава на финансови записи, които са точни, детайлни и лесни за справка. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол на версиите върху всяка трансакция — без „черни кутии“, без обвързване с конкретен доставчик и с чиста одиторска следа за точно този вид счетоводство, изискващо множество оценки, каквото налагат картите за подарък. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в текстов формат.