Разбиране на журналните записи в Beancount
Журналните записи са гръбнакът на двойното записно счетоводство и в Beancount всяка транзакция, маркирана с *, е журнален запис. Това ръководство обяснява основните понятия — дебити и кредити, коригиращи записи и обратни записи — и показва как те се отразяват чисто в текстовия синтаксис на Beancount. Ще научите как да водите точни книги с минимална фо рмалност.
Бърз преглед: Какво е журнален запис?
Журналният запис е официалният, датиран запис на финансова транзакция. Той се изразява чрез дебити и кредити, които поддържат фундаменталното счетоводно уравнение в баланс:
В двойно записната система всяка транзакция засяга поне две сметки и общата сума на дебитите трябва да е равна на общата сума на кредитите. Това простото правило прави последващите финансови отчети като отчета за печалбата и загубата и баланса надеждни и точни.
Дебити и кредити за една минута
Концепциите за дебити и кредити могат да бъдат объркващи в началото, но те се свеждат до няколко прости правила. Помислете по следния начин: „от къде дойде стойността?“ (кредит) и „къде отиде стойността?“ (дебит).
Ето кратка таблица за това как се увеличават петте основни типа сметки:
| Тип сметка | Увеличава се с |
|---|---|
| Assets (Активи) | Дебит |
| Expenses (Разходи) | Дебит |
| Liabilities (Задължения) | Кредит |
| Equity (Капитал) | Кредит |
| Income (Приходи) | Кредит |
Как изглежда журнален запис в Beancount
Beancount използва прости, четими за хора директиви, за да записва транзакции. Всяка транзакция трябва да се балансира до нула за всяка стока (напри мер USD, EUR, акции AAPL). Ако не се балансира, Beancount ще генерира грешка.
2025-09-10 * "Coffee Bar" "Team coffee"
Expenses:Food:Coffee 18.00 USD
Assets:Bank:Checking -18.00 USD
Обърнете внимание как двете постинги (редове със сметки) се сумират до нула: $18.00 + (-$18.00) = 0.
Можете да добавяте мощен контекст директно в описанието, като използвате етикети (например #clientX) за филтриране и връзки (например ^INV-2025-001) за свързване на свързани записи.
Например, ето как можете да свържете фактура с нейното плащане:
; Първо, запишете фактурата, изпратена на клиента
2025-09-15 * "Acme Corp" "Invoice 2025-001 #clientX ^INV-2025-001"
Assets:AccountsReceivable 1000.00 USD
Income:Consulting -1000.00 USD
; По-късно, запишете плащането и го свържете обратно към оригиналната фактура
2025-09-28 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-001"
Assets:Bank:Checking 1000.00 USD
Assets:AccountsReceivable -1000.00 USD
Етикетът #clientX ви позволява лесно да филтрирате всички транзакции за този клиент, а връзката ^INV-2025-001 създава връзка между двата записа, която можете да проследявате в отчетите.
Чести журнални записи (готови за копиране)
Тук са няколко често срещани бизнес транзакции, форматирани за Beancount.
Собственик внася кеш
Собственик внася лични средства за стартиране на бизнеса.
2025-01-01 * "Owner" "Initial capital contribution"
Assets:Bank:Checking 10000.00 USD
Equity:Owner-Capital -10000.00 USD
Продажба в брой с данък върху продажбите
Клиент плаща в брой за продукт, включително 8 % данък, който по-къс но трябва да бъде внесен към държавата.
2025-01-05 * "Walk-in Customer" "Cash sale with 8% tax"
Assets:Cash 108.00 USD
Income:Sales -100.00 USD
Liabilities:Tax:Sales -8.00 USD
Продажба на кредит (фактура) и събиране
Предоставяте услуга и фактурирате клиента, след което получавате плащане по-късно.
2025-01-10 * "Acme Corp" "Consulting invoice ^INV-2025-002"
Assets:AccountsReceivable 2500.00 USD
Income:Consulting -2500.00 USD
2025-01-30 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-002"
Assets:Bank:Checking 2500.00 USD
Assets:AccountsReceivable -2500.00 USD
Разход с кредитна карта
Закупувате офис консумативи с фирмена кредитна карта.
2025-01-12 * "OfficeMax" "Supplies on credit card"
Expenses:Office:Supplies 75.00 USD
Liabilities:CreditCard -75.00 USD
Заплата (опростен модел)
Извършвате заплати, записвайки брутната заплата, удръжките за данъци и нетното плащане от банковата сметка.
2025-01-31 * "Payroll" "January wages and withholdings"
Expenses:Payroll:Wages 2000.00 USD
Liabilities:Taxes:Withheld -400.00 USD
Assets:Bank:Checking -1600.00 USD
Месечна амортизация
Записвате месечната амортизационна разход за актив, например лаптоп.
2025-01-31 * "Depreciation" "Laptop, straight-line"
Expenses:Depreciation 100.00 USD
Assets:Equipment:AccumDepr -100.00 USD
Предплатен разход и месечно отписване
Плащате за цялогодишна застраховка предварително, след което признавате един месец от разхода.
; 1. Плащане за годишната полица
2025-01-01 * "InsureCo" "Annual insurance premium"
Assets:Prepaid:Insurance 1200.00 USD
Assets:Bank:Checking -1200.00 USD
; 2. Признаване на един месец разход в края на януари
2025-01-31 * "InsureCo" "Amortize 1/12 of insurance"
Expenses:Insurance 100.00 USD
Assets:Prepaid:Insurance -100.00 USD
Неприсъединени приходи и месечно признаване
Клиент предплаща за 3‑месечен абонамент. Записвате парите и след това признавате един месец приход.
; 1. Клиентът предплаща за услугата
2025-02-01 * "Subscriber" "3-month plan prepaid"
Assets:Bank:Checking 300.00 USD
Liabilities:Unearned:Subs -300.00 USD
; 2. Признаване на един месец приход след предоставяне на услугата
2025-02-28 * "Recognition" "Recognize month 1 of 3"
Liabilities:Unearned:Subs 100.00 USD
Income:Subscriptions -100.00 USD
Резерв за лоши дългове и отписване
Създавате резерв за поте нциално неплатени фактури и по-късно отписвате конкретна лоша фактура.
; 1. Създаване на резерв от 2 % от вземанията
2025-03-31 * "Provision" "2% of A/R for doubtful accounts"
Expenses:BadDebt 200.00 USD
Assets:AllowanceForDoubtful -200.00 USD
; 2. Отписване на конкретна фактура, която няма да бъде платена
2025-04-15 * "Write-off" "Customer XYZ invoice"
Assets:AllowanceForDoubtful 150.00 USD
Assets:AccountsReceivable -150.00 USD
Периодичен инвентар и корекция на COGS
В края на периода изчислявате себестойността на продадените стоки (COGS), като коригирате инвентарната сметка.
2025-03-31 * "COGS adjustment" "Periodic inventory method"
Expenses:COGS 4500.00 USD
Assets:Inventory -4500.00 USD
Коригиращи записи vs. Обратни записи
Коригиращите записи се въвеждат в края на счетоводен период (месец или тримесечие), за да се съгласуват приходите и разходите с периода, в който са действително спечелени или понесени. Това включва начисления, отлагания и оценки като амортизация.
Обратните записи са незадължителни записи, направени в първия ден от новия период, които точно обръщат конкретен коригиращ запис от предишния период. Целта им е да опростят счетоводството. Като обърнете начисление, можете да запишете последващата кеш транзакция по стандартен начин, без да се налага да я разпределяте срещу сметка за задължения.
Прим ер: Начисляване и обратен запис на комунални услуги
Да кажем, че трябва да запишете разхода за комунални услуги за януари, но фактурата ще пристигне през февруари.
; 1. Начисляване на оценения разход в края на януари
2025-01-31 * "Accrual" "Estimate January utilities expense"
Expenses:Utilities 500.00 USD
Liabilities:Accrued:Utilities -500.00 USD
; 2. (По избор) Обратен запис на начисленото в първия ден на следващия период
2025-02-01 * "Reversal" "Undo January utilities accrual"
Liabilities:Accrued:Utilities 500.00 USD
Expenses:Utilities -500.00 USD
; 3. Записване на действителното плащане, когато фактурата пристигне през февруари
; Фактурираното е 520 USD. Поради обратния запис можете
; да запишете пълната сума в разходната сметка без проблем.
; Нетният разход за февруари ще бъде 520 - 500 = 20 USD.
2025-02-10 * "City Utilities" "Payment for January bill"
Expenses:Utilities 520.00 USD
Assets:Bank:Checking -520.00 USD
Бележка: Примерът в плана показва разделяне на окончателното плащане. Методът с обратен запис е алтернатива, която опростява окончателния запис.
Контролен списък за всеки журнален запис в Beancount
Следвайте тези стъпки, за да гарантирате чисти и правилни записи:
- Започнете с датата (ГГГГ-ММ-ДД) и флага за транзакция (
*). - Добавете получател и описателен текст. Използвайте
#етикетии^връзкиза по‑лесно търсене. - Включете поне два постинга (редове със сметки), които се балансират до нула.
- Уверете се, че всички комодити (например USD, EUR) са балансирани.
- Прегледайте коментари и етикети за допълнителен контекст.
- Проверете дали общата сума на дебитите е равна на общата сума на кредитите.
- Потвърдете, че смятате правилната сметка за дебит или кредит.
- При нужда, използвайте коригиращи или обратни записи.
- Прегледайте за грешки и коригирайте преди да финализирате.
- Запишете транзакцията в съответния файл.
Чести проблеми (и как Beancount помага)
- Неизправен баланс – Ако сумата на дебитите не съвпада с сумата на кредитите, Beancount ще спре обработката и ще покаже къде е грешката.
- Грешно използване на етикети – Етикетите се прилагат към целия запис, а не към отделни постинги; използвайте ги за групиране, а не за корекция на суми.
- Пренебрегване на коригиращи записи – Без тях финансовите отчети могат да бъдат подвеждащи; Beancount изисква балансирани записи, което ви принуждава да ги включите.
- Пренаписване на коментари – Коментарите в кода са полезни за разбиране, но не влияят на валидността; Beancount ги игнорира, така че можете спокойно да ги оставяте или превеждате.
Къде да продължите
- Прегледайте документацията – Официалната докум ентация на Beancount съдържа подробни описания на всички функции.
- Изучете отчети – Научете как да генерирате отчети за печалба/загуба, баланс и паричен поток.
- Автоматизирайте – Използвайте скриптове за автоматично генериране на записи от вашите системи.
- Общувайте с общността – Форумите и чат групите на Beancount са отличен източник за съвети и решения.
Приложение: Счетоводен жаргон → Beancount карта
| Счетоводна инструкция | Beancount действие |
|---|---|
| Дебитиране на разход | Положителна сума към сметка Expenses: |
| Кредитиране на разход | Отрицателна сума към сметка Expenses: |
| Дебитиране на приход | Положителна сума къ м сметка Income: |
| Кредитиране на приход | Отрицателна сума към сметка Income: |
| Дебитиране на актив | Положителна сума към сметка Assets: |
| Кредитиране на актив | Отрицателна сума към сметка Assets: |
| Дебитиране на задължение | Положителна сума към сметка Liabilities: |
| Кредитиране на задължение | Отрицателна сума към сметка Liabilities: |
| Дебитиране на капитал | Положителна сума към сметка Equity: |
| Кредитиране на капитал | Отрицателна сума към сметка Equity: |
