Когато гост таксува карта за игри на стойност $20 във вашия семеен развлекателен център, вие току-що сте поели пасив — а не сте спечелили приход. Тази разлика е това, което отличава оператора на развлекателен център, който може да премине финансов преглед за заем от SBA, от онзи, чиито книги тихомълком раздуват приходите с 15% всеки месец, докато одитор или купувач не погледне по-отблизо.
Боулинг центровете и семейните развлекателни центрове (FEC) се намират в пресечната точка на хотелиерството, търговията на дребно, гейминга и организирането на събития. Всеки от тези бизнеси има собствени правила за признаване на приходите, собствен маржов профил и собствен начин да обърка Главната книга. Операторите, които сливат всичко в „Продажби“, губят способността да видят кои потоци от приходи всъщност плащат за сградата — и често надплащат данъци върху пари, които още не са спечелени.
Това ръководство преминава през сметкоплана, механиката на отложените приходи съгласно ASC 606, осчетоводяването на неизползваните суми (breakage) и оперативните KPI, които заемодателите, купувачите и скаутите за франчайз искат да видят, когато оценяват един център.
Защо счетоводството на развлекателните центрове е по-трудно от това на повечето хотелиерски бизнеси
Едно кафене продава лате, предава го и печели приход. Готово. Един боулинг център, за разлика от него, редовно взема пари днес за услуги, които ще предостави след три дни, три седмици или три месеца — а може и изобщо да не ги предостави. В една натоварена събота един гост може да:
- Плати за двучасов блок на писта (услуга, предоставена същия ден)
- Добави наем на обувки (приход от наем, отделен маржов профил)
- Купи аркадна карта за $30 с $5 бонус (пасив за отложен приход, а не доход)
- Поръча пица и бира (храни и напитки, облагани по различен начин от развлекателните услуги в много щати)
- Презареди картата в полунощ с още $10
- Си тръгне с оставащи $4.27 в картата (все още пасив, докато не се признае неизползваната сума)
- Плати депозит за рожден ден следващия месец (друг пасив за отложен приход)
Ако вашата ПОС система отчита „$87 в продажби“ за това посещение, вашите книги са грешни. Приблизително $39 от тези $87 са пасив в баланса, а не перо в отчета за приходите и разходите. Операторите, които не разделят тези потоци, в крайна сметка плащат данък върху доходите върху парични средства, които все още не са спечелени — и когато събитие бъде отменено или карта изтече, завършват с корекции, които изглеждат подозрителни, защото първоначалната касова бележка никога не е била отложена.
Сметкоплан, изграден за приходи от боулинг и аркадни игри
Функционалният сметкоплан за развлекателни центрове разделя приходите както по поток, така и по статус на изпълнение. Като минимум изградете:
Приходни сметки (спечелени)
- 4010 Приходи от боулинг писти — свободна игра
- 4011 Приходи от боулинг писти — Cosmic / Glow
- 4015 Приходи от лигов боулинг (признати седмично, а не при записване)
- 4020 Приходи от наем на обувки
- 4030 Погасяване на аркадни карти — геймплей (признати при таксуване на картата)
- 4040 Продажби на дребно в специализирания магазин (Pro Shop)
- 4050 Приходи от храна
- 4051 Приходи от безалкохолни напитки
- 4052 Приходи от бира и вино (щатските данъци върху алкохола често се различават)
- 4053 Приходи от алкохолни напитки
- 4060 Приходи от парти пакети (признати на датата на събитието)
- 4070 Приходи от корпоративни събития
- 4080 Приходи от вендинг и билярдни маси
- 4090 Доходи от наем на шкафчета
- 4099 Приходи от неизползвани суми — Breakage (отделни, за да могат одиторите да ги виждат)
Сметки за пасиви (отложени)
- 2110 Пасив за съхранена стойност в аркадни карти
- 2120 Пасив за карти за подарък (Gift Cards)
- 2130 Депозити за участие в лига (авансови)
- 2140 Депозити за парти пакети
- 2150 Отложени приходи от наем на шкафчета
- 2160 Задържани такси за участие в турнири
Сметки за разходи, които огледално отразяват приходите
- 5010 Части и поддръжка на пинсетъри
- 5020 Масло и балсам за писти
- 5025 Резерв за подмяна на обувки под наем
- 5030 Стоки за аркадни награди (Себестойност на погасяването)
- 5031 Инвентар от плюшени играчки, бонбони и малки награди
- 5040 Себестойност на продадените стоки в Pro Shop
- 5050 Себестойност на храната
- 5051 Себестойност на напитките
- 5060 Парти консумативи, декорации и прехвърляне на разходи за пица
Разделянето се отплаща в момента, в който попитате „какъв е реалният ми марж на космическия боулинг спрямо свободната игра през седмицата?“ или първия път, когато щатски одитор по алкохола поиска да види продажбите на бира, съпоставени с фактурите от вашия търговец на едро.
Карти за игри със съхранена стойност и ASC 606 Breakage
Преминаването от физически билети към RFID аркадни карти (Embed, Intercard, Sacoa, CenterEdge) направи изчисленията по-трудни, а не по-лесни. Всеки долар, зареден в карта, съгласно ASC 606 е договорен пасив, докато клиентът или не използва стойността, или вероятността за погасяване не стане минимална.
Двата метода за breakage
ASC 606 ви дава два начина да признаете стойността, която клиентите никога не използват:
- Пропорционален метод (очаквано неизползване). Ако имате исторически доказателства — обикновено данни за повече от 24 месеца карта по карта от вашата система за игри — че предвидим процент от заредената стойност никога не се погасява, можете да признавате breakage едновременно с погасяването на картите. Ако исторически 8% от заредената стойност остава неизползвана, тогава за всеки $100, погасени от гостите, можете също да признаете около $8.70 като breakage по същото време (изчислението: $100/0.92 × 0.08).
- Метод на отдалечената вероятност. Ако нямате надеждни исторически данни, трябва да изчакате, докато вероятността за погасяване стане „отдалечена“ — за повечето развлекателни центрове това обикновено е от 18 до 36 месеца неактивност на картата, в зависимост от вашите условия и щатските правила за непотърсена собственост (escheat).
Много по-малки центрове избират метода на отдалечената вероятност по подразбиране, защото нямат достатъчно чисти данни за погасяването. Това е по-безопасно, но подценява приходите в ранните години и създава неравномерно „изравняване на breakage“ по-късно. Ако можете да подкрепите пропорционалния метод, направете го — но документирайте анализа и го актуализирайте ежегодно.
Внимавайте със законите за преминаване на непотърсено имущество в полза на държавата (escheat)
В няколко щата (особено Ню Джърси, Мейн и части от Нова Англия), неизползваните салда по карти с предплатена стойност се считат за изоставена собственост, която трябва да бъде предадена на щатската хазна, а не да се признава за приход. Преди да признаете какъвто и да е приход от неизползвани суми (breakage), проверете дали законът за непотърсена собственост във вашия щат освобождава гейминг картите и картите за подарък или ги третира като подлежащи на прехвърляне към държавата. Грешният отговор тук е вид грешка, която излиза наяве шест години по-късно при одит на непотърсено имущество в множество щати.
Бонус игри и промоционални кредити
Когато гост плати $20 и вие заредите $25 ($20 платени + $5 бонус), пасивът е само $20. Промоционалният кредит от $5 е отделна контра-приходна позиция за стимулиране на продажбите, а не отсрочен приход. Признайте го като намаление на приходите (или като разход за маркетинг, в зависимост от вашата счетоводна политика) в момента на използване, пропорционално на използването на платената част от картата. Не осчетоводявайте случайно тези $5 като пасив — така ще поддържате салдо, което законово никога не можете да дължите.
Вноски за лиги, допълнителни игри (sweepers) и такси за турнири
Зимна лига от 32 седмици, която започва през септември, генерира парични средства през август и признава приходи през тези 32 седмици — а не при записването. Стандартното третиране:
- Играчът плаща $480 за сезонна вноска, покриваща 32 седмици с такса за игра от $15 на седмица
- Тези $480 отиват в 2130 League Buy-In Deposits
- Всяка седмица от играта дебитирайте депозита и кредитирайте 4015 League Bowling Revenue с $15
- Частите от наградния фонд, съхранявани доверително за изплащане в края на сезона, не са ваш приход — те са или отделен пасив (контра-сметка на 4015), или се управляват във фидуциарна сметка, в зависимост от условията на договорите на вашата лига
Частта с наградния фонд обърква новите оператори постоянно. Ако правилата на лигата гласят, че „всички пари от наградния фонд се изплащат обратно на играчите“, тези пари никога не са били ваши. Осчетоводяването им като приход и последващото отчитане на изплащанията като разход в края на годината може да доведе до нулев нетен резултат, но изкуствено раздува двете страни на вашия отчет за приходите и разходите и изкривява анализа на маржа. Още по-лошо, ако смесите наградния фонд с оперативните парични средства и лигата се разпадне по средата на сезона, ще имате проблем със задълженията и евентуално фидуциарен такъв.
Допълнителните игри (sweepers) и еднодневните турнири работят по същия начин: таксите за участие са пасив, докато събитието не се проведе, след което се разделят между приходи (вашата част) и изплащания от наградния фонд.
Рождени дни и корпоративни събития
Типичен пакет за рожден ден от $400 — два часа време на пистата, обувки, пица, газирано, домакин на партито и 10 гости — обикновено изисква депозит от $100 при резервация. До провеждането на събитието тези $100 са отсрочен пасив, а не приход:
- Дата на резервация: Дт Парични средства $100, Кт 2140 Party Package Deposits $100
- Дата на събитието: Дт Депозити за партита $100, Кт 4060 Party Package Revenue $400 (и Дт Вземания или Парични средства за останалите $300)
- Анулиране с конфискуван депозит: Дт Депозити за партита $100, Кт 4099 Breakage Revenue (или специална сметка „Приходи от конфискувани депозити“)
Ако вашата система за резервации отчита пълните $400 като приход на датата на резервация, вие признавате приход от задължение за изпълнение, което още не сте доставили. За едно парти това няма голямо значение. Но при 600 партита годишно това може да прехвърли стотици хиляди долари между месеците — и да обърка всеки, който се опитва да разчете месечния ви отчет за приходите и разходите (P&L).
Храни, напитки и капанът на данъка върху продажбите
Повечето щати облагат боулинга (развлечения), храната, алкохола и аркадните игри с различни ставки — или освобождават едното, а другото не. Няколко специфични модела, които трябва да знаете:
- Развлечения срещу материални стоки. Някои щати третират таксата за игра на боулинг като необлагаема услуга; други я облагат с данък върху развлеченията или входна такса с различна ставка от данъка върху продажбите.
- Разделяне на алкохола. Бирата, виното и твърдият алкохол почти винаги се проследяват отделно, както защото правилата на щатската комисия за алкохолни напитки (ABC) го изискват, така и защото анализът на брутната печалба от алкохол е безсмислен без това.
- Комбинирани пакети за партита. Ако парти от $400 включва облагаема храна и необлагаем боулинг, няколко щати изискват от вас или да обложите целия пакет, или да го разбиете по позиции. Изберете политика, документирайте я и я прилагайте последователно — внезапните одити не приемат „обикновено го правим по втория начин“.
Вашият POS софтуер трябва да бъде конфигуриран така, че всяка стокова единица (PLU) да съответства на правилната данъчна юрисдикция и правилната сметка в Главната книга (GL). Наследяването на сметкоплан по подразбиране от POS системата почти винаги създава хаотични данни, защото обединява приходни потоци, които трябва да бъдат разделени.
Себестойност на наградите в аркадните игри (COGS) и цена на билет
Ако вашият център управлява аркадни игри с награди — билети, награди, стена с плюшени играчки — имате нужда от процес за отчитане себестойността на наградите (COGS). Типичните оперативни норми са от 18% до 25% от приходите от игри за разходите за награди. Механиката, която повечето оператори използват:
- Заприходяване на пратките с награди в 5031 Plush, Candy, and Small Prize Inventory по цена на едро
- Ежемесечно извършване на физическа инвентаризация на шкафа с награди и склада
- Изчисляване на себестойността (COGS) като: Начален инвентар + Покупки − Краен инвентар
- Сравняване на COGS като % от приходите от аркадни игри с вашия целеви диапазон; разследване на отклонения над 3 процентни пункта
Най-честата грешка тук е третирането на покупките на награди като текущ разход за периода („купихме награди за $4,000 през март, така че това са $4,000 разход“). Това работи само ако случайно раздадете точно това, което сте купили всеки месец. На практика инвентарът от награди се натрупва преди натоварените сезони и се изчерпва след тях, а пропускането на месечната инвентаризация означава, че вашият месечен отчет за приходите и разходите е грешен и в двете посоки.
Поддръжка на пистите, амортизация на машините за подреждане на кегли и решения за капиталови разходи
Оборудването за боулинг е сред най-дълготрайните капиталови активи (capex) в счетоводните книги на всеки малък бизнес. Синтетичните писти могат да издържат над 25 години, а модерните машини за подреждане на кегли (пинсетери) – още 30. За данъчни цели повечето оборудване за писти попада в 7-годишния MACRS клас като машини и оборудване; самата сграда е 39-годишен нежилищен недвижим имот. Подобренията на земята отвън (паркинг, осветление) са 15-годишна собственост.
Няколко решения за капитализиране срещу разходване възникват постоянно:
- Обновяване на покритието на пистите. Рутинното нанасяне на ново покритие е ремонт, подлежащ на приспадане съгласно регулациите за материални активи. Пълната подмяна на писта е капиталово подобрение, което се амортизира.
- Основен ремонт на пинсетери. Периодичните основни ремонти (шаси, конвейерни ленти, възли на масата) обикновено се квалифицират като рутинна поддръжка съгласно „safe harbor“ правилото за рутинна поддръжка, ако се извършват повече от веднъж по време на полезния живот на класа и просто възстановяват работното състояние на оборудването.
- Подмяна на системата за отчитане. Пълната замяна на системата за отчитане е капиталов разход; актуализациите на софтуера и подмяната на отделни монитори под вашия праг de minimis са текущ разход.
Документирайте политиката писмено. Правилата за ремонт на материални активи ви дават реална гъвкавост — но само ако можете да посочите писмена политика за капитализация, която действително спазвате.
Ключови показатели за ефективност (KPI), които наистина имат значение за центровете за семейни развлечения (FEC)
Седмично табло с KPI за развлекателен център, базиран на боулинг, трябва да проследява поне:
- RevPALH (Приход на свободен час на писта). Общи приходи от боулинг ÷ (брой писти × часове работа). Много центрове се стремят към $30–$50 RevPALH в стандартни часове и много по-високи нива по време на „космически“ боулинг и пикови часове през уикенда.
- Степен на използване на пистите. % заети писти по време на пиковите часове. Здравословните нива на натовареност са 70%–85%.
- Разход на човек (PCS). Общи приходи ÷ брой гости. PCS показва дали вашите вторични разходи — храна, аркадни игри, търговия на дребно — допринасят достатъчно за общия резултат.
- Храни и напитки (F&B) като % от общите приходи. Често това е разликата между 12% и 22% EBITDA марж. При стабилните центрове храните и напитките са 30%–45%.
- Себестойност (COGS) % за аркадни игри. Разход за предметни награди ÷ приходи от аркадни игри. Целеви диапазон 18%–25%.
- Процент на резервации за събития. Резервирани слотове за събития ÷ налични слотове за събития. 60%–70% е типично.
- Процент на неусвоени средства по карти (Breakage). Признати годишни неусвоени средства ÷ годишна заредена стойност. Полезно както за анализ на приходите, така и за валидиране на оценките по ASC 606.
Целта на проследяването им не е просто създаване на красиви графики. Кредиторите и екипите за развитие на франчайз ги изискват. Купувачите определят цената на вашия бизнес въз основа на тях. И те ви казват, по-бързо от всеки отчет за приходите и разходите (P&L), къде се крие следващият долар марж.
Къде се греши най-често в счетоводството на развлекателните центрове
Модели, за които да следите, ако подреждате счетоводните книги на център:
- Зареждането на карти се отчита като приход. Най-голямата грешка в главната книга в индустрията. Сторнирайте към пасив за съхранена стойност и признавайте прихода едва при използване на картите.
- Записванията за лиги се отчитат като приход при записване. Преместете ги в депозити и ги амортизирайте през сезона на лигата.
- Депозитите за партита се отчитат като приход при резервация. Преместете ги в 2140 Депозити за парти пакети.
- Покупките на награди се отчитат като разход в месеца на покупка. Извършвайте месечна инвентаризация и изчислявайте реалната себестойност на продадените стоки (COGS).
- Разходите за основен ремонт на пинсетери се капитализират. Често те принадлежат към ремонтите съгласно „safe harbor“ правилото за рутинна поддръжка — проверете политиката и прекласифицирайте.
- Приходите от алкохол се смесват с храната. Разделете ги незабавно; одитите на органите за контрол на алкохола няма да бъдат снизходителни.
- Липса на каквато и да е политика за неусвоени средства (breakage). Изберете метод, документирайте го и осчетоводявайте в 4099 Приходи от неусвоени средства, така че всеки, който преглежда файла, да види какво сте направили.
Поддържайте счетоводните си книги в пълна готовност
Независимо дали се подготвяте за SBA заем, преговори за разширяване на франчайз или проверка на качеството на печалбите от страна на купувач, печелившите оператори са тези, чието счетоводство вече говори правилния език: отсрочени приходи, където им е мястото, отделно проследени неусвоени средства, ежемесечно изравнени себестойности (COGS) и разбити потоци от приходи, така че историята на маржа да е очевидна. Beancount.io предлага текстово счетоводство с контрол на версиите, което дава на операторите на развлекателни центрове пълна прозрачност за всяко записване в дневника — без „черни кутии“ при експорт от софтуера за продажби (POS), без обвързване с доставчик и с одитна следа, която издържа и на най-стриктната проверка. Започнете безплатно и вижте защо операторите, които държат на чистите сметки, преминават към текстово счетоводство.