Попитайте един счетоводител на неправителствена организация от какво се бои най-много по време на годишния одит и изненадващ брой от тях ще кажат едно и също: отчета за разходите по функционално предназначение. Не равнението на приходите, не проследяването на грантовете — а частта, в която всеки похарчен долар от организацията трябва да бъде разпределен в три кошници и защитен ред по ред.
Ето и неудобната истина зад този страх. Разпределението на разходите по функционално предназначение не е трудно счетоводство. Това е проблем с документацията, маскиран като счетоводен проблем. Организациите, които срещат трудности, почти винаги са тези, които чакат до юни, за да възстановят как изпълнителният директор е прекарал времето си през предходния януари. Тези, които преминават през това с лекота, са заложили разпределението в своите книги през цялата година.
Това ръководство разглежда какво всъщност изисква разпределението на функционалните разходи, методите, които одиторите приемат, грешките, които предизвикват неудобни въпроси, и как да спрете да се отнасяте към него като към спешна акция в края на годината.
Какво всъщност означава разпределение на разходите по функционално предназначение
Търговските дружества отчитат разходите по един начин: по икономически характер. Заплати, наеми, консумативи, амортизация. Всеки разход получава категория въз основа на това какво представлява.
Неправителствените организации трябва да отчитат разходите по два начина едновременно — по икономически характер и по функционално предназначение. Функцията отговаря на различен въпрос: не какъв е този разход, а каква цел е обслужил той. Плащане на наем от 4000 долара е наем по своя характер. Но част от този наем е поддържала осветлението в класната стая, където се провежда вашата програма за обучение, част от него е покрила офиса на счетоводителя, а друга част е покрила бюрото, където вашият директор по развитието пише предложения за грантове. Функционалното разпределение разделя това единствено плащане на наем между тези цели.
Това двойно отчитане не е пожелателно. Съгласно Актуализацията на счетоводните стандарти 2016-14 на FASB, всяка неправителствена организация, която изготвя финансови отчети съгласно GAAP на САЩ, трябва да представи анализ на разходите както по характер, така и по функция. Преди тази актуализация това се изискваше само от определени организации. Сега то се прилага за всички, независимо дали го представяте като отделен отчет, бележка или приложение.
Трите функционални категории
Всеки долар разход попада в една от трите функционални класификации.
Програмни услуги
Програмните разходи пряко допринасят за вашата мисия. Ако управлявате хранителна банка, цената на храната, складът, в който се съхранява, и заплатите на персонала, който я разпределя, са програмни разходи. Ако дарител попита „какво постигна моят дар“, програмните разходи са честният отговор.
Повечето организации имат една програма, но по-големите разделят тази категория на няколко програмни линии — програма за младежки услуги, програма за общностно здраве, програма за застъпничество — всяка от които се отчита отделно.
Административни и общи разходи
Административните и общи разходи (често наричани M&G или „административни“) покриват разходите за самото съществуване на организацията. Разходите на борда, таксата за одит, счетоводството, времето за надзор на изпълнителния директор, застраховката за обща отговорност и офис пространството, използвано от административния персонал, попадат тук.
Често срещано погрешно схващане е, че административните разходи са „изгубени“ пари. Това не е вярно. Организация без административни и общи разходи няма финансови контроли, няма управление и никой не се грижи за бизнеса. Одиторите и регулаторите изрично оттеглиха идеята, че колкото по-ниски са те, толкова по-добре — повече за това по-късно.
Набиране на средства (Фъндрейзинг)
Разходите за набиране на средства са цената на привличането на вноски: заплатата на директора по развитието, кетърингът и залата за годишната гала вечеря, софтуерът за база данни с дарители, кампаниите по пощата и писането на проекти за грантове. Обърнете внимание, че писането на грантове е набиране на средства, но спазването на изискванията и отчитането след пристигането на парите обикновено е административен или програмен разход, в зависимост от работата.
Нюанс: специалните събития имат както разходи за набиране на средства, така и понякога програмен компонент. Гала вечеря, която е чисто благотворителна с цел набиране на средства, е изцяло за набиране на средства. Гала вечеря, която същевременно изпълнява вашата мисия — например събитие за повишаване на осведомеността — може да бъде разделена.
Къде се появява това: Отчетът за функционалните разходи и Формуляр 990, Част IX
Разпределението се вижда на две места.
Първото е във вашите одитирани финансови отчети, в отчета за разходите по функционално предназначение. Той представлява таблица: редовете са икономическите категории (заплати, наеми, консумативи), колоните са функциите (програмни, административни, набиране на средства), а клетките показват как всеки икономически разход се разделя по функции. Долният десен ъгъл се равнява с общите разходи във вашия отчет за дейността.
Второто място е Формуляр 990 на IRS, Част IX. Организациите, които подават пълния Формуляр 990 — а не 990-EZ или краткото известие 990-N — трябва да попълнят същата тази таблица за данъчните служби. Добрата новина е, че не трябва да изграждате две различни разпределения. Системата за разпределение на разходите във вашите счетоводни записи трябва да захранва и двете. Ако вашите книги и вашият 990 разказват различни истории за това как са похарчени парите, това е проблем.
Директни разходи срещу споделени разходи
Разпределението става лесно или трудно в зависимост от естеството на разхода.
Директните разходи принадлежат към една конкретна функция, без да е необходима субективна преценка. Храната, която хранителната банка купува, е 100% за програмата. Фактурата от одитора е 100% за управление и общи разходи. Кетърингът за благотворителна гала вечер е 100% за набиране на средства. Запишете ги директно към съответната им функция при въвеждане на трансакцията и повече няма да се налага да мислите за тях.
Споделените разходи — понякога наричани косвени или съвместни разходи — носят полза за повече от една функция и трябва да бъдат разпределени. Обичайните заподозрени са:
- Ползване на помещения: наем, комунални услуги, застраховка на сградата, амортизация на сградата
- Заплати и възнаграждения на служители, които работят в различни функции (изпълнителните директори са класически пример)
- Технологии: софтуерни лицензи, ИТ поддръжка, телефонна система
- Офис консумативи и обща застраховка
Именно от тези споделени разходи произлиза всеки метод на разпределение, всяка грешка и всеки въпрос при одит. Останалата част от това ръководство е посветена именно на тях.
Методи за разпределение, които издържат на одит
IRS и FASB ви дават гъвкавост. Те обаче не ви дават разрешение да гадаете. Одиторът ще приеме почти всеки разумен, последователно прилаган и документиран метод. Те ще оспорят всяко число, което сте измислили „на око“. Ето методите, които издържат на проверка.
Време и усилия (златният стандарт за заплати)
За хората, които работят в няколко функции, разпределяйте възнаграждението им според това как действително прекарват времето си. Най-защитимата версия е график на работното време (timesheet): служителите записват часовете по функции и вие разпределяте заплатата, данъците върху заплатите и осигуровките според тези проценти.
Ако пълните графици са нереалистични за малък екип, следващият добър вариант е периодично изследване на времето — служителите проследяват времето си по функции за две представителни седмици на тримесечие — или писмена, подписана оценка от служителя. Подписана записка от изпълнителния директор, в която се посочва: „Прекарах приблизително 60% от времето си за програми, 25% за управление и 15% за набиране на средства през тази година“, е много по-добра от число, измислено от счетоводителя. Одиторите рядко оспорват последователно прилаган график на времето. Те често оспорват предположенията.
Квадратура (златният стандарт за помещения)
Разпределяйте наема, комуналните услуги и разходите за сградата според площта, която всяка функция използва. Ако програмните дейности заемат 70% от вашето пространство, 70% от разходите за помещения са програмен разход. Измерете го веднъж, документирайте изчислението с прост архитектурен план и го използвайте повторно, докато не се преместите или не преустроите пространството.
Брой служители или еквивалент на пълно работно време
За разходи, които се мащабират спрямо броя на хората — обща застраховка „Гражданска отговорност“, някои технологии, разходи за човешки ресурси — разпределението според броя на служителите (или FTE) във всяка функция е разумно и лесно за обосноваване.
Метрики, базирани на потреблението
Някои разходи имат естествен двигател на потреблението. Разпределяйте пощенските разходи според броя на изпратените пратки, разпределяйте база данни според броя записи или потребителски места за всяка функция, разпределяйте разходите за превозни средства според дневниците за пробег. Когато съществува ясна метрика за потребление, използвайте я.
Обединяващият принцип: изберете метода, който най-точно отразява причината за разхода, запишете го и го прилагайте по един и същ начин всяка година. Ако промените метода, оповестете промяната и причината за нея.
Примерен казус
Да приемем, че малка неправителствена организация за грамотност плаща 4 000 долара месечен наем. Измерването на площта показва, че програмните класни стаи използват 65% от пространството, администрацията използва 20%, а отделът за набиране на средства използва 15%.
Месечното разпределение:
- Програма: $4,000 × 65% = $2,600
- Управление и общи разходи: $4,000 × 20% = $800
- Набиране на средства: $4,000 × 15% = $600
Сега да разгледаме изпълнителния директор, който печели 90 000 долара годишно. Нейните подписани тримесечни оценки на времето средно са 55% за програмата, 30% за управление и 15% за набиране на средства:
- Програма: $90,000 × 55% = $49,500
- Управление и общи разходи: $90,000 × 30% = $27,000
- Набиране на средства: $90,000 × 15% = $13,500
Направете това за всеки споделен разход, добавете директните разходи, вече отнесени към една функция, и общите суми ще попълнят отчета за функционалните разходи. Математиката е елементарна. Трудната част е да имате плана на етажа и оценките на времето преди одиторът да ги поиска.
Капанът на програмното съотношение
В продължение на две десетилетия донорите и сайтовете за наблюдение учеха обществеността да съди за организациите с нестопанска цел по едно число: коефициентът на програмните разходи — разходите за програми, разделени на общите разходи. Неписаното правило гласеше, че всичко под 65% до 75% е подозрително.
Този натиск нанесе реални щети. Организациите лишаваха собствената си инфраструктура — плащайки малко на служителите, спестявайки от технологии, отлагайки одити — само за да повишат изкуствено коефициента. Секторът дори измисли име за това изкривяване: „митът за административните разходи“ (overhead myth).
През 2013 г. трите най-големи рейтингови организации публикуваха съвместно писмо, осъждащо прекомерното разчитане на коефициентите за административни разходи. А в актуализацията на своята методология от септември 2023 г. Charity Navigator премахна изцяло три метрики, базирани на разходите — коефициент на административните разходи, коефициент на разходите за набиране на средства и ръст на програмните разходи — от своите рейтинги.
Урокът за вашето счетоводство не е „направете така, че коефициентът да изглежда добре“. Напротив. Разпределяйте честно. Ако вашият изпълнителен директор действително прекарва 30% от времето си в управление, отчетете 30%. Изкуствено ниската цифра за управление не е признак за ефективност; това е погрешно представяне на фактите и всеки опитен донор, четящ вашия Формуляр 990, ще забележи организация, която твърди, че работи почти без администрация. Точното разпределение изгражда повече доверие, отколкото който и да е разкрасен коефициент би могъл.
Чести грешки, които предизвикват въпроси при одит
Няколко грешки се повтарят непрекъснато:
- Прехвърляне на всички споделени разходи в административни и общи. Наемът, застраховката и амортизацията не са административни по подразбиране. Разходите, които са в полза на програмите, трябва да носят програмна тежест. Третирането на всеки споделен разход като административен подценява програмните разходи и надценява административните и общи разходи.
- Прекомерно разпределяне към набиране на средства — или неговото укриване. И двете посоки будят подозрение. Агресивното пренасочване на разходи далеч от набирането на средства изглежда като опит за прикриване; одиторите и донорите следят внимателно колоната за набиране на средства.
- Използване на миналогодишни проценти без обосновка. „Винаги сме използвали 60/25/15“ не е метод. Ако обстоятелствата са се променили, а числата ви – не, това е сигурна предпоставка за констатация при одит.
- Произволни закръглени числа. Чисто разпределение 50/50 без план на помещенията, без отчет за работното време и без метрика за ползване предизвиква въпроса: „Откъде дойде това?“.
- Липса на документация. Това е най-важното. Можете да имате напълно разумен метод и пак да се провалите при одита, ако не можете да представите плана на помещенията, проучването на времето или подписаната оценка. Разпределението не съществува, докато не бъде документирано.
- Несъответствие между счетоводните книги, финансовите отчети и Формуляр 990. И трите трябва да произтичат от една и съща система за разпределение.
Вградете разпределението в счетоводството си, а не в бързането в края на годината
Всичко по-горе става по-лесно с една промяна в навиците: записвайте функцията в момента на отразяване на трансакцията, а не единадесет месеца по-късно.
Кодирайте всеки пряк разход към неговата функция в момента, в който той влезе в книгите – фактурата от одитора като административен и общ разход, програмните материали като програмен разход. За споделените разходи настройте счетоводната си система така, че всеки от тях да носи функционално измерение, след което прилагайте процентите на разпределение по редовен график, а не с един запис в края на годината. Събирайте оценки за времето тримесечно, докато спомените на всички са още пресни, а не по неясни спомени през юни.
Това е мястото, където счетоводството в обикновен текстов формат с множество измерения блести. В система, в която всяка трансакция може да носи тагове или метаданни, „функцията“ се превръща в просто още едно измерение на записа – наред със сметката, програмата и безвъзмездната помощ (гранта). Плащането за споделен наем може да бъде разделено чрез функционални тагове в момента на осчетоводяване, а отчетът за функционалните разходи се превръща в заявка към данни, които вече имате, а не в електронна таблица, която изграждате от нулата всяка пролет.
Поддържайте счетоводството на вашата неправителствена организация готово за одит
Функционалното разпределение на разходите възнаграждава организациите, които го третират като целогодишна дисциплина, и наказва тези, които го приемат като краен срок. Разликата рядко е в счетоводните умения – тя е в това дали функцията на всеки долар е била уловена и документирана в момента на неговото изразходване.
Beancount.io внася счетоводството в обикновен текстов формат в тази дейност: всяка трансакция е прозрачна, с контролирана версия и лесна за тагване по функция, программа или грант, така че вашият отчет за функционалните разходи и Формуляр 990, част IX, да произтичат от данни, на които вече вярвате – без „черни кутии“ и без зависимост от конкретен доставчик. Започнете безплатно и вижте защо финансовите екипи, които държат на обоснованите числа, преминават към счетоводство в обикновен текстов формат.
Източници: Council of Nonprofits — Functional Expenses, IRS Instructions for Form 990, Wegner CPAs — Cost Allocation on the IRS Form 990, HeinfeldMeech — The Art of Expense Allocation, Foundation Group — Debunking the Overhead Myth, PBMares — The Importance of the Program Expense Ratio.