Всяка година хиляди нестопански организации подават на дарителите си число, което всъщност не са изчислили — а са предположили. „Изразходваме 82% от всеки долар за програми“ звучи прецизно. Често обаче това е резултат от електронна таблица, в която някой е погледнал процентите от миналата година, леко ги е коригирал и е приел резултата за готов. Когато одитор или прокурор на щата попита как е получено това 82%, „струваше ни се приблизително вярно“ не е приемлив отговор.
Отчетът за функционалните разходи — Част IX от Form 990 — е една от най-внимателно проверяваните страници, които подава дадена нестопанска организация. Дарителите я използват при подбор. Наблюдателите на благотворителни организации ѝ придават тежест. Донорите за грантове я използват като база за сравнение. И заради приета преди десетилетие счетоводна норма, всяка организация, която подава пълна Form 990, е длъжна да я изготви — независимо дали някой от персонала е бил обучаван в разпределение на разходи.
Ето как да изградите този отчет върху защитима методология, а не върху институционална памет.
Естествена срещу функционална: два различни въпроса за един и същ долар
Всеки разход, направен от нестопанска организация, може да бъде описан по два начина.
Естествената класификация отговаря на въпроса „какво купихме?“ — заплати, наем, комунални услуги, консумативи, професионални хонорари, амортизация, пътни разходи. Това е гледната точка на сметкоплана. Именно така протича ежедневното счетоводство: пристига фактура, тя се кодира в категория разходи, готово.
Функционалната класификация отговаря на друг въпрос: „какво постигна тази покупка?“ Всеки долар от естествения разход се разпределя в една от три категории:
- Програмни услуги — дейностите, които пряко реализират мисията. Разходите по програми на хранителна банка са храната, складовият персонал, който я сортира, и камионите, които я доставят. Разходите по програми на нестопанска организация за менторство на младежи са заплатите на координаторите на менторски програми и помещенията, в които се провежда менторството.
- Управление и общи разходи — разходите, които поддържат функционирането на организацията, но не са свързани с конкретна програма или кампания за набиране на средства: времето за надзор от изпълнителния директор, човешките ресурси, годишният одит, застраховката за обща отговорност, разходите за управление на борда.
- Набиране на средства — всичко, изразходвано за привличане на дарения: заплатите на екипа за развитие, разходите за директна поща, разходите за галавечери, времето за писане на грантови предложения.
Четвърта категория — развитие на членството — се прилага само за организации с членска структура, обвързана с членски внос, и дори тогава, ако членството не носи съществени ползи извън подкрепата на мисията, инструкциите на IRS насочват тези разходи към набирането на средства вместо това.
Напрежението между тези две системи е в това, че те не се съотнасят точно една с друга. Единичен естествен разход — например заплатата на изпълнителния директор — почти никога не е 100% свързан само с една функция. Тя прекарва част от седмицата си в надзор на програми, част — в разговори с дарители, а част — в общо управление. Именно тук идва разпределението.
Защо всеки подаващ отчет вече трябва да прави това
До 2016 г. отчетът за функционалните разходи беше задължителен само за „доброволни здравни и социални организации“ — тясна юридическа категория, обхващаща групи, финансирани основно от обществени дарения за облекчаване на човешкото страдание (Американският червен кръст, благотворителни организации за изследване на болести и подобни). Всички останали можеха да се задоволят единствено с естествена класификация.
Стандартът ASU 2016-14 на Съвета по стандарти за финансово счетоводство (FASB) промени това. В сила за финансови години, започващи след 15 декември 2017 г., той изисква всички нестопански организации — независимо от сектор, размер или източник на финансиране — да оповестяват разходите както по естество, така и по функция, било то в самите финансови отчети, в самостоятелен отчет или в бележките към отчетите. Съчетано с вече съществуващото изискване на IRS всяка организация, подаваща пълна Form 990 (не 990-EZ или 990-N), да попълва Част IX, функционалното отчитане вече е почти повсеместно за организации с реален размер.
Това означава, че въпросът за методологията на разпределение стигна до бюрата на хиляди малки и средни нестопански организации, които никога преди не са се налагало да мислят за него.
Методите за разпределение, които наистина издържат
За разходите, които очевидно принадлежат само на една функция — грант с програмно ограничение, изразходван изцяло за пряко предоставяни услуги, разход за пряка пощенска кампания, изцяло приписваем на набирането на средства — просто ги отнасяте директно. По-трудната работа е при споделените разходи: наем, комунални услуги, ИТ, застраховки, заплатата на изпълнителния директор, амортизацията на сграда, използвана от всички. Четири метода покриват по-голямата част от очакваното от одиторите:
- Проучвания на времето. Персоналът отбелязва (или периодично удостоверява) как часовете му се разпределят между програмна, управленска дейност и дейност по набиране на средства. Това е златният стандарт за разходите за персонал, които обикновено са 60–75% от общата разходна база на нестопанската организация — сгрешите ли разпределението на персонала, всичко надолу по веригата също е сгрешено. Простото тримесечно удостоверение за време и усилия, подписано от всеки служител и неговия ръководител, е достатъчно, за да удовлетвори повечето одитори; не са необходими графици по минути.
- Квадратура. Разходите за помещения — наем, комунални услуги, амортизация на сграда, почистване — се разпределят според процента полезна площ, заемана от всяка функция. Ако зоната за програмна дейност заема 6000 от общо 8000 квадратни фута на сградата, 75% от разходите за помещения се разпределят към програмите.
- Брой персонал. Разходи, от които персоналът се възползва приблизително еднакво, независимо от ролята — абонамент за споделена HR платформа, общи офис консумативи, бюджет за обучение на целия персонал — могат да се разпределят по броя пълни щатни бройки във всяка функция.
- Пряко отнасяне с документиран списък на изключения. Някои разходи наистина принадлежат само на една функция и изобщо не трябва да се разпределят — специфично за програма оборудване, софтуерна такса за платформа за набиране на средства. Документирайте защо всеки от тях е 100% свързан само с една функция, така че рецензент да не пита защо не е разпределен като всичко останало.
Независимо кои методи изберете, стандартът, който прилагат IRS и вашият одитор, е един и същ: разумност и последователност. Не ви трябва перфектен метод — трябва ви такъв, който можете да обясните, да прилагате по един и същ начин всяка година и да актуализирате съзнателно (а не тихомълком), когато обстоятелствата се променят.
Пет грешки, които се срещат в почти всеки преглед
- Прехвърляне на цялата амортизация в „управление и общи разходи“. Ако амортизираният актив — сграда, превозно средство, копирна машина — се използва и от програмния персонал, амортизацията му трябва да се разпределя по същия начин, по който се разпределят съответното помещение или оборудване, а не да се оставя изцяло в непреките разходи, защото така е по-лесно.
- Отнасяне на 100% от застраховките към управлението и общите разходи. Застраховката за обща отговорност, тази за директори и служители, както и имуществената застраховка защитават цялата организация, включително програмите. Разпределяйте ги по същия начин, по който разпределяте риска, който покриват — обикновено по квадратура или по брой персонал, огледално на начина, по който се разпределя наемът.
- Отнасяне на всички разходи за лихви към управлението и общите разходи. Ако постъпленията от заем са финансирали програмно помещение или програмно оборудване, лихвата следва актива, а не организационната структура.
- Занижаване на разходите за набиране на средства. Някои организации, притеснени как ще изглежда процентът за набиране на средства до твърдение от рода на „90% отиват за програми“, тихомълком прехвърлят времето на екипа за развитие към програмите или към управлението и общите разходи. Ако дарения представляват съществен източник на приходи, IRS и вашият одитор очакват да видят разходи за набиране на средства, които правдоподобно съответстват на тези приходи. Почти нулев ред за набиране на средства до шестцифрени приходи от дарения е сигнал за тревога, а не добър знак.
- Нетиране на разходите за специални събития вместо функционалното им отчитане. Изкушаващо е да се отчитат само нетните постъпления от галавечеря. Преките разходи за специални събития (зала, кетъринг, развлечения) трябва да фигурират във функционалния отчет, обикновено разпределени между набирането на средства и, където е приложимо, преките разходи за стоки/услуги, предоставени на участниците — а не тихомълком нетирани спрямо приходите и изчезващи от разходната страна.
Полезна проверка за здравия разум: ако редът ви „Други/Разни“ надхвърля около 10% от общите разходи, рецензент ще предположи, че го използвате, за да избегнете решения за класификация, а не защото наистина имате разнородни разходи.
Защо числото на тази страница получава толкова много внимание
Оценителите на благотворителни организации изградиха цели рейтингови системи около коефициента, произведен от този отчет — програмни разходи, разделени на общи разходи. Години наред „ниски непреки разходи“ се превърна в заместител на „добра благотворителна организация“, а дарителите бяха обучени да отхвърлят организации под някакъв неофициален праг, често 75–80% програмни разходи.
Оттогава секторът силно се противопостави на тази рамка. GuideStar, Charity Navigator и BBB Wise Giving Alliance съвместно предупредиха дарителите в отворено писмо, че коефициентите на непреки разходи са слаб измерител на ефективността — организация, инвестираща в обучение на персонала, финансови системи или професионална функция за набиране на средства, може да изглежда „по-зле“ по коефициента, докато на практика е по-добре управлявана. Собствената методологична реформа на Charity Navigator от 2023 г. премахна коефициентите на административните разходи и разходите за набиране на средства като самостоятелни рейтингови показатели, отразявайки тази промяна.
Нищо от това не намалява прецизността, с която се разглеждат данните — напротив, повишава летвата, защото рецензентите, разбиращи „мита за непреките разходи“, гледат отвъд заглавния коефициент, за да преценят дали самата методология на разпределение е стабилна. Защитим, документиран процес на разпределение сигнализира финансова зрялост по начин, по който подозрително кръгло 90% програмен коефициент не го прави.
Изграждане на процес, който не се налага да преизграждате всяка година
Организациите, които се справят добре с това, третират разпределението като система, а не като годишна авантюра в последния момент:
- Задавайте процентите за разпределение веднъж годишно, въз основа на реални данни, а не чрез копиране на миналогодишните числа напред. Тримесечно проучване на времето или преглед на използването на помещенията са достатъчни, за да опресните процентите; не е нужно да го правите всеки месец.
- Автоматизирайте разпределението в счетоводния си софтуер. Повечето системи за фондово счетоводство и главна книга могат автоматично да прилагат запазен процент на разпределение върху сметка за естествен разход, разделяйки единична фактура за наем на записи по програми/управление и общи разходи/набиране на средства в момента на осчетоводяването ѝ — вместо ръчно съгласуване в електронна таблица в края на годината.
- Документирайте методологията в кратка политическа бележка: кои разходи се разпределят, по какъв метод, колко често се актуализира и кой я е одобрил. Това е документът, който вашият одитор, а при проверка — и IRS, реално ще поискат да видят.
- Използвайте повторно работата по Form 990 за одитираните си финансови отчети и обратно. Тъй като ASU 2016-14 изисква приблизително същата функционална разбивка във вашите финансови отчети по GAAP, каквато Част IX изисква във Form 990, няма причина да провеждате това упражнение два пъти с различни числа. Съгласувайте ги — или още по-добре, изчислете веднъж и подхранвайте и двете.
Тук значение има и форматът на счетоводните ви книги. Ако всяка транзакция е маркирана едновременно с естествена категория и с функция още в момента на въвеждане — вместо да се реконструира впоследствие от разписки и памет — разпределението престава да бъде годишен проект и се превръща в отчет, който можете да генерирате по всяко време, когато член на борда, донор за грант или писмо от IRS го поиска. Текстовите счетоводни книги с контрол на версиите правят тази структура на маркиране и нейната история напълно проверими: всяка промяна в процента на разпределение е разлика (diff), а не предположение какво се е променило от миналата година. Beancount.io прилага същия прозрачен, подлежащ на одит подход към финансовите записи като цяло — заслужава поглед, ако „обяснете точно как получихте това число“ е въпрос, на който организацията ви трябва често да отговаря. Започнете безплатно.