Дарител разглежда последния ви годишен отчет. Преди да прочете изявлението за мисията ви, преди да прегледа историите за вашето въздействие, погледът му се спира на едно число: какъв процент от всеки долар отива за програми? Служител на фондация превърта покрай красивата заглавна страница на вашия Формуляр 990 направо към Част IX, за да провери същото. Член на управителния съвет цитира рейтинг от Charity Navigator на следващата ви среща и пита защо съотношението на управленските ви разходи е скочило с четири пункта миналата година.
Това е светът на разпределението на функционалните разходи — счетоводната практика, която превръща вашата разхвърляна главна книга в трите числа, по които всички ви съдят. Направено правилно, то разказва вярна и защитима история за това как вашата организация с нестопанска цел (НПО) използва ресурсите си. Направено небрежно, то или подценява реалните ви административни разходи и кани одитно разкритие, или ги надценява и тихомълком ви коства грантове.
Това ръководство разглежда какво всъщност изисква функционалната класификация на разходите, методите, които одиторите очакват да видят, и грешките, които вкарват малките и средни НПО в беда.
Какво всъщност представлява разпределението на функционалните разходи
Повечето търговски счетоводства групират разходите по естество — заплати, наем, консумативи, софтуер, комунални услуги. Счетоводството на организациите с нестопанска цел изисква втори слой: всеки долар също трябва да бъде маркиран по функция, т.е. целта, на която е послужил. Данъчната служба (IRS) признава три основни категории:
- Програмни услуги — разходи, пряко свързани с изпълнението на мисията. Програмата за след училищно обучение, хранителните стоки за социалната кухня, медицинските консумативи за клиниката, експонатите на музея.
- Управление и общи (M&G) — разходите за самото функциониране на организацията. Счетоводство, одит, времето за лидерство на изпълнителния директор, заседанията на управителния съвет, човешки ресурси, застраховка на юридическото лице.
- Набиране на средства (Fundraising) — всеки долар, похарчен в опит за привличане на вноски. Директна поща, събития за привличане на дарители, писане на проекти за грантове, заплатата на директора по развитие, CRM системата, която проследява ангажиментите за дарения.
ASU 2016-14, в сила за фискални години, започващи след 15 декември 2017 г., направи анализа на разходите по функция и естествена класификация задължителен за всички субекти с нестопанска цел (преди това само доброволните здравни и социални организации трябваше да представят пълен отчет за функционалните разходи). IRS независимо изисква същото разпределение в трите категории във Формуляр 990 Част IX за всяка организация по 501(c)(3) и 501(c)(4), подаваща пълен 990 (Формуляри 990-EZ и 990-N пропускат Част IX).
Нямате право да избягвате този въпрос. Ако подавате Формуляр 990, вие вече класифицирате разходите си функционално — единственият избор е дали го правите целенасочено или случайно.
Трите категории в детайли
Граничните линии изглеждат очевидни на хартия, но стават неясни на практика. Точното познаване на това къде принадлежи всеки разход предотвратява най-честите одиторски разкрития за рекласификация.
Програмни услуги
Програмните услуги са директното изпълнение на мисията. Тестът обикновено е: би ли съществувал този разход, ако затворим всичко освен тази конкретна програма? Ако отговорът е да, той принадлежи към програмните услуги. Типичните елементи включват:
- Заплати и обезщетения на персонала, предоставящ услуги директно на бенефициентите
- Материали, храна, медицински артикули, учебни материали, използвани в програмите
- Наем за пространство, посветено на програмни дейности
- Пътувания за предоставяне на услуги или за участие в обучение, свързано с мисията
- Подгрантове и прехвърлени грантове към други организации, развиващи вашата мисия
Една НПО може — и често трябва — да отчита няколко програмни колони в Част III и да ги обобщи в програмната колона в Част IX. Общностен център със след училищно обучение, социална кухня и услуги за възрастни хора може да покаже три програмни реда, всеки със собствени разпределени разходи.
Управление и общи
УО (M&G) са разходите за съществуването на самата организация, отделно от всяка конкретна програма. Представете си работата, която пак би се извършвала, дори ако имахте само една работеща програма. Общи елементи:
- Счетоводство и годишен одит
- Правни услуги, застраховки и управление на риска за организацията
- Времето на главния изпълнителен директор/изпълнителния директор за управление, стратегия и надзор (не за изпълнение на програми)
- Заседания на управителния съвет, управление и съответствие
- Човешки ресурси, обработка на заплати, администриране на доходите на служителите
- Наем на офис и комунални услуги, разпределени към административните функции
- Общо финансово отчитане, включително подготовката на самия Формуляр 990
Малко или необичайно ниско число за УО често е "червен флаг", а не повод за гордост. Ако НПО с бюджет от 5 милиона долара отчете 2% за управление и общи разходи, опитен одитор или информиран финансиращ орган ще попита времето на кой мениджър, коя застрахователна полица и кои часове на финансовия персонал са били "прехвърлени" към програмите.
Набиране на средства
Набирането на средства включва всичко, насочено основно към осигуряване на вноски, независимо дали кампанията действително е събрала средства. Обърнете внимание на:
- Заплати на персонала по развитие, писане на проекти и работа с основни дарители
- Събития за дарители, вечери за привличане на спонсори и разходи за поддържане на взаимоотношенията
- Директна поща и кампании за привличане на дарители (печат, пощенски разходи, списъци)
- Консултанти по набиране на средства и организация на събития
- CRM софтуер, използван за проследяване на дарители
- Частта от уебсайта и комуникациите, посветена на даренията
IRS (Данъчната служба на САЩ) изрично изключва разходите за набиране на средства за неблаготворителни цели (рядко срещано при типичните благотворителни организации тип 501(c)(3)) и генерирането на доход от стопанска дейност, несвързана с основната цел, които се отчитат на друго място.
Как всъщност работи разпределението
Повечето разходи не попадат чисто в една категория. Изпълнителният директор на организация с нестопанска цел управлява програми, подписва одита и е водещо лице на официалната гала вечер. Наемът за офис покрива бюрото на програмния координатор, работното място на счетоводителя и офиса на директора по развитието. Разпределението е дисциплината за разделяне на тези споделени разходи между функциите, на които те действително служат.
Методът на разпределение трябва да бъде разумен, последователен през периодите и документиран. Освен това, IRS и FASB дават на организациите свобода да избират методи, които съответстват на разходите. Най-често срещаните — и най-лесно защитими — са изброени по-долу.
Изследвания на времето за разходите за персонал
Разходите за персонал обикновено съставляват 60–80% от общите разходи на една организация с нестопанска цел, така че правилното разпределение на заплатите е по-важно от всички останали пера взети заедно. Доминират два подхода:
-
Периодични изследвания на времето. Служителите записват как се разпределя времето им между различните функции за представителен период — често две седмици на тримесечие или един пълен месец годишно. Получените проценти се прилагат към заплатите и обезщетенията за целия период. IRS и повечето одитори приемат това, ако извадковият период е действително представителен и документацията е съставена своевременно.
-
Разпределение въз основа на длъжността. Длъжностните характеристики определят процентно разпределение (напр. „Програмен директор — 80% програма, 15% УО, 5% набиране на средства“) въз основа на действителните задължения. Това е приемливо, ако отразява реалността и преразглеждате процентите ежегодно при промяна на ролите.
Грешката, която трябва да се избягва, е определянето на изпълнителния директор на 100% за програмата. Дори един изпълнителен директор, силно отдаден на мисията, отделя реално време за управление, финансов преглед, заседания на борда и надзор на ниво организация. Типичното разпределение за изпълнителен директор може да бъде 30–50% програма, 30–50% УО (Управление и общи разходи), 10–30% набиране на средства. Разпределянето на пълната заплата на изпълнителен директор към програмите е една от най-често отбелязваните констатации при одит в сектора.
Площ за разходите за помещения
Наемът, комуналните услуги, застраховката на сградата, амортизацията на сградата и разходите за почистване обикновено се разпределят въз основа на площта, която всяка функция заема. Преминете през офиса, обозначете всяко помещение (програмно пространство, административен офис, офис за набиране на средства, споделена конферентна зала), измерете квадратурата и изчислете процентите. Споделените пространства като фоайето и санитарните възли могат да бъдат разпределени пропорционално на околните функции.
Документирайте това с проста схема на етажа и правете нови измервания, когато се местите или променяте конфигурацията на пространството.
Брой служители или еквиваленти на пълно работно време (FTE)
За разходи, които се мащабират според броя на хората, използващи дадена услуга — HR софтуер, администриране на доходите на служителите, обучение — разпределението на база FTE често е най-чистият метод. Ако 6 от вашите 10 FTE работят по програми, 6/10 от разходите за администриране на доходите на служителите отиват за програми.
Проследяване на прякото използване
Разходи като разговори на дълги разстояния, куриерски услуги или печат понякога могат да бъдат проследени директно до функцията, която ги е направила. Това е най-защитимият метод, когато е приложим, но добавя административна тежест към счетоводството. Много малки организации с нестопанска цел запазват прякото проследяване за скъпи пера и използват по-прости показатели за останалите.
Разпределение на база дейност за специални случаи
Технологичният стек често се нуждае от собствена логика. CRM, използван 90% за управление на дарители и 10% за проследяване на бенефициенти по програми, получава разпределение 90% набиране на средства / 10% програма. Счетоводният софтуер получава много по-висока тежест за УО. Документирайте обосновката.
Писменият план за разпределение на разходите
Ако предприемете една практическа стъпка от това ръководство, нека тя бъде следната: запишете методологията си за разпределение на разходите и я представете за одобрение от управителния съвет. Официалният план за разпределение на разходите — документ от една до три страници — трябва да обхваща:
- Кои категории разходи се начисляват директно (и как)
- Кои категории се разпределят и конкретния метод (изследване на времето, площ, FTE, брой служители и т.н.)
- Процентите на разпределение или формулите, които се използват в момента
- Как и кога се преразглеждат методите (ежегодният преглед е стандарт)
- Кой одобрява промените
Липсата на писмен план е най-често срещаната констатация при одит при отчитането на функционалните разходи. Правилното разпределение без документация пак води до забележки в управленските писма. Обратното — план, който е леко несъвършен, но е писмен, последователен и се преразглежда ежегодно, е много по-лесен за защита от неписаното „ние просто знаем“.
За получателите на федерални субсидии писменият план не е по избор — Единните насоки (2 CFR Part 200) изискват методология за разпределение на косвените разходи, която отговаря на специфични стандарти, често включваща федерално договорена ставка за косвени разходи или 10% de minimis ставка.
Капанът на коефициента за програмни разходи
Повечето организации за надзор считат 65–75% разходи за програми за базова линия за финансово отговорна неправителствена организация. Обновената система за рейтинг на Charity Navigator обикновено дава пълен кредит на организации, чийто коефициент на програмни разходи е 70% или повече от общите разходи. Натискът за достигане на това число е реален и води до предвидимо лошо поведение.
Как се раздуват програмните коефициенти
Някои организации преминават границата по начини, които не издържат на проверка:
- Наричане на набирането на средства „образование“. Материали за директна поща, които изискват дарения, се прекласифицират като „обществено образование“, защото случайно включват информация за каузата. IRS и FASB позволяват разпределяне на съвместни разходи между набирането на средства и програмите само когато са изпълнени много специфични критерии (тестове за цел, аудитория и съдържание съгласно ASC 958-720). Неуспехът при тези тестове означава, че 100% от разходите са за набиране на средства.
- Прикриване на управленски и общи разходи (M&G) в програмите. Разпределянето на времето на счетоводството, одита и финансовия директор към програмите, защото „цялата ни работа подкрепя мисията“, раздува програмите и е точно моделът, който одиторите търсят.
- Третиране на управлението като програма. Разходите за заседания на управителния съвет, таксата за изготвяне на Формуляр 990 и правната работа на ниво организация са управленски разходи (M&G) по дефиниция, независимо кои програми контролира съветът.
Защо прекомерната корекция също вреди
Обратната грешка – твърде агресивна класификация като управленски разходи – също не е честна. Ако директорът по развитието действително изпълнява комуникационна функция, свързана с програмите, през 30% от времето си, поставянето му на 100% в набиране на средства подценява въздействието на програмата и може излишно да обезсърчи донорите. Целта е точност, а не целево число.
Разпределяне на съвместни разходи
Ако провеждате събитие или изпращате кореспонденция, която действително има както програмна цел (образоване на обществеността за вашата кауза), така и цел за набиране на средства (искане на пари), ASC 958-720 ви позволява да разделите разходите – но само ако преминете три теста:
- Цел. Дейността трябва да бъде мотивирана от програмна цел, независима от набирането на средства.
- Аудитория. Аудиторията трябва да бъде избрана въз основа на програмни критерии, а не според вероятността да дари.
- Съдържание. Съдържанието трябва да призовава за специфично действие, свързано с програмата, от страна на получателя, освен самото дарение.
Неуспехът при който и да е от тестовете прехвърля целия съвместен разход към набиране на средства. Документирайте анализа си всеки път, когато прилагате разпределяне на съвместни разходи.
Практически пример
Представете си организация с нестопанска цел в сферата на изкуствата с бюджет от 1,2 милиона долара. Заплатите и осигуровките са 750 000 долара. Наемът и комуналните услуги са 90 000 долара. Таксите за счетоводство и одит са 25 000 долара. Материалите и консумативите за програми са 180 000 долара. Застраховката е 15 000 долара. Остатъкът покрива софтуер, пътувания и други разходи.
Техният план за разпределение изглежда така:
- Изпълнителен директор (110 хил. долара общо възнаграждение): 40% програма, 35% управленски (M&G), 25% набиране на средства → 44 хил. / 38,5 хил. / 27,5 хил.
- Програмен персонал (380 хил. долара): 95% програма, 5% управленски (M&G) → 361 хил. / 19 хил. / 0
- Директор по развитието (85 хил. долара): 5% програма, 10% управленски (M&G), 85% набиране на средства → 4,25 хил. / 8,5 хил. / 72,25 хил.
- Счетоводител (55 хил. долара): 10% програма, 90% управленски (M&G) → 5,5 хил. / 49,5 хил. / 0
- Друг персонал (120 хил. долара): въз основа на индивидуални проучвания на времето
- Наем и комунални услуги, разпределени по квадратни метри: 70% програма, 20% управленски (M&G), 10% набиране на средства
- Такси за одит и счетоводство: 100% управленски (M&G)
- Програмни материали: 100% програма
- Застраховка: разделена 60% програма, 30% управленски (M&G), 10% набиране на средства въз основа на анализ на покритието
След изчисленията тази организация постига около 73% програмни разходи, 17% управленски (M&G) и 10% набиране на средства. Числата са защитими, методологията е разписана и изпълнителният директор не се преструва, че прекарва нула време в управление.
Къде се отплаща дисциплината в счетоводството
Стабилното отчитане на функционалните разходи започва месеци преди пристигането на одитора. Главната книга трябва да поддържа разпределението, а не да му пречи. Това обикновено означава:
- Проследяване по класове или функции в счетоводната система, с последователни дефиниции, които всеки служител използва
- Обособени кодове за преки програмни разходи, преки управленски (M&G) разходи и преки разходи за набиране на средства – плюс ясен пул за косвени разходи, които се разпределят по формула
- Тримесечен преглед на разпределенията спрямо плана за разпределение на разходите, вместо бързане в края на годината
- Първична документация (графици за време, квадратни метри, брой служители), съхранявана на едно и също място всяка година за лесен преглед от одитора
Проследяването на разходите с тази структура от началото на всяка фискална година предотвратява болезнения проект за реконструкция през декември, когато персоналът се опитва да си спомни колко време е прекарал във всяка функция преди девет месеца.
Често срещани клопки, които да избягвате
- Липса на писмен план за разпределение на разходите. Най-често срещаният пропуск. Коригирайте първо това.
- Изпълнителен директор на 100% програма. Освен ако наистина нямате отделен платен лидер за управление и финансов надзор, изпълнителният директор носи част от управленските разходи и обикновено част от разходите за набиране на средства.
- Под 5% управленски разходи (M&G) за средни организации. Или го отпразнувайте шумно, защото е реално (и се подгответе за въпроси), или тихо коригирайте разпределенията.
- Разпределяне на съвместни разходи без анализ на трите теста. Документирайте тестовете за цел, аудитория и съдържание всеки път или насочете целия разход към набиране на средства.
- Промяна на методите всяка година. Последователността е толкова важна, колкото и точността. Обосновете всяка промяна на метода в бележките под линия към вашия одит.
- Объркване на функционална и натурална класификация. И двете са задължителни. Отчет, който показва само „заплати, наем, материали“ без функционални колони – или само „програма, M&G, набиране на средства“ без разбивка по икономически елементи – не отговаря на ASU 2016-14.
- Третиране на разходите за приходи от набиране на средства като програмни. Събитията за привличане на донори са за набиране на средства, дори ако програмният директор присъства.
Поддържайте финансите на вашата организация с нестопанска цел прозрачни и готови за одит
Солидното функционално разпределение на разходите се основава на главна книга, на която действително можете да се доверите, с класификации и оправдателни документи, които издържат на външна проверка. Beancount.io пренася счетоводството в обикновен текст (plain-text accounting) в отчетността на организациите с нестопанска цел — всяка трансакция, клас и разпределение се съхраняват в четими от човек текстови файлове с контрол на версиите, които са проверими ред по ред и са лишени от зависимост от конкретен доставчик. Започнете безплатно и осигурете на вашия одитор (и на вашия управителен съвет) записи, които превръщат попълването на следващия формуляр 990 в работа за един ден, вместо в проект за цял месец.