Счетоводство на организации с нестопанска цел: Пълно ръководство за фондово счетоводство, финансови отчети и съответствие

С близо 1,9 милиона регистрирани организации с нестопанска цел в Съединените щати, генериращи над 3,7 трилиона долара годишни приходи, нестопанският сектор е огромна сила в американската икономика. И все пак много учредители и членове на управителни съвети на НПО откриват една изненадваща истина още в началото: счетоводството на организация с нестопанска цел е фундаментално различно от счетоводството на търговско дружество.

Ако управлявате НПО или сте член на нейния управителен съвет, разбирането на тези разлики не е по избор. Лошото управление на средствата, неправилното класифициране на дарителските ограничения или подаването на некоректни данъчни декларации могат да застрашат вашия статут на освободени от данъци и да подкопаят доверието на дарителите, което поддържа организацията ви жива.

Това ръководство ще ви преведе през основните елементи на нестопанското счетоводство – от фондовото счетоводство и финансовите отчети до данъчното съответствие и най-добрите практики.

Какво прави счетоводството на организациите с нестопанска цел различно?

Основната разлика между счетоводството с нестопанска цел и счетоводството с цел печалба се свежда до целта. Търговското дружество проследява приходите и разходите, за да измери рентабилността. Организацията с нестопанска цел проследява приходите и разходите, за да демонстрира отчетност – показвайки на дарителите, грантодателите и регулаторите, че средствата се използват по предназначение.

Тази разлика в целта води до няколко практически отличия:

• Нетни активи вместо собствен капитал. Организациите с нестопанска цел нямат собственици или акционери. Вместо да проследяват собствения капитал на собственика, те проследяват нетните активи.
• Фондово счетоводство. Приходите се разделят в отделни „фондове“ въз основа на ограниченията от дарителите, вместо да се обединяват в един общ набор от счетоводни книги.
• Различни финансови отчети. Организациите с нестопанска цел използват специализирани отчети, които отразяват фокуса им върху отчетността.
• Статут на освободен от данъци. Повечето НПО са освободени от федерален данък върху дохода, но все пак трябва да подават годишни информационни декларации.

Фондово счетоводство: Основата на финансите на НПО

Фондовото счетоводство е най-важната концепция, която отличава счетоводството на организациите с нестопанска цел от това на търговските дружества. Вместо да третира всички входящи пари като един общ пул, фондовото счетоводство изисква организациите да разделят ресурсите си в отделни „кошници“ въз основа на това как дарителите и грантодателите са посочили, че парите трябва да бъдат използвани.

Трите вида нетни активи

Съгласно настоящите счетоводни стандарти (FASB ASC 958), нетните активи на НПО попадат в две категории, въпреки че на практика много организации все още мислят в рамките на три:

1. Без ограничения от дарители (Неограничени)

Това са средства, които организацията може да използва по свое усмотрение за всяка цел, която подпомага нейната мисия. Това включва общи дарения, членски внос и приходи от услуги. Неограничените средства покриват ежедневните операции, административните разходи и програмните разходи.

2. С ограничения от дарители (Временно ограничени)

Това са дарения или грантове, които идват със специфични условия. Дарителят може да уточни, че неговият дар трябва да се използва за конкретна програма, да бъде изразходван в рамките на определен период от време или да бъде приложен към капиталова кампания. След като ограничението бъде изпълнено (програмата се изпълни, времето изтече, сградата бъде построена), тези средства се „освобождават“ и се прекласифицират като неограничени.

3. С ограничения от дарители (Постоянно ограничени)

Това са дарения от типа „ендаумент“ (дарителски фонд), при които главницата трябва да се поддържа вечно. Могат да се харчат само инвестиционните приходи, генерирани от тези средства, като дори тези приходи могат да имат свои собствени ограничения.

Защо фондовото счетоводство е важно

Една от най-честите и опасни грешки в нестопанското счетоводство е третирането на всички входящи приходи по един и същ начин. Ако дарител даде 50 000 долара специално за вашата програма за извънкласно обучение, изразходването на тези пари за наем на офис е нарушение на доверието на дарителя – и потенциално правно нарушение.

Правилното фондово счетоводство гарантира:

• Съответствие с волята на дарителите. Ограничените средства се харчат точно по предназначение.
• Точно отчитане. Финансовите отчети отразяват реалното финансово състояние на всяка програма и на организацията като цяло.
• Отчетност по грантове. Грантодателите могат да видят точно как е било използвано тяхното финансиране.
• Готовност за одит. Чистото разделяне на фондовете прави одитите по-лесни и по-евтини.

Трите основни финансови отчета на организациите с нестопанска цел

Организациите с нестопанска цел изготвят три основни финансови отчета, всеки от които обслужва специфична цел. Въпреки че те са паралелни на отчетите на търговските дружества, терминологията и структурата се различават по важен начин.

1. Отчет за финансовото състояние

Това е нестопанският еквивалент на счетоводния баланс. Той показва какво притежава организацията (активи), какво дължи (пасиви) и разликата между двете (нетни активи) към определен момент от време.

Основната разлика от баланса на търговско дружество е долната секция. Вместо да показва собствения капитал на собствениците или на акционерите, този отчет разделя нетните активи на:

• Нетни активи без ограничения от дарители
• Нетни активи с ограничения от дарители

Това разделение дава на заинтересованите страни ясна представа за това с каква финансова гъвкавост всъщност разполага организацията.

2. Отчет за дейността

Мислете за това като за нестопанската версия на отчета за приходите и разходите. Той показва приходите, разходите и произтичащата промяна в нетните активи за определен период от време (обикновено фискална година).

Ключовите характеристики включват:

• Приходите са категоризирани по източник: вноски, грантове, такси за програмни услуги, инвестиционни приходи и постъпления от събития за набиране на средства.
• Разходите се отчитат както по функция (програмни услуги, управление и общи разходи, набиране на средства), така и по характер (заплати, наем, консумативи).
• Крайният резултат показва „промяна в нетните активи“, а не „нетна печалба“ или „профит“.

Функционалното разбиване на разходите е особено важно. Дарителите и организациите за надзор внимателно проучват съотношението на програмните разходи към общите разходи. Организация с нестопанска цел, която харчи 85% за програми и 15% за администрация и набиране на средства, обикновено се разглежда по-благоприятно от такава със съотношение 60/40.

3. Отчет за паричните потоци

Този отчет функционира по същество по същия начин, както при организациите с цел печалба. Той проследява действителното движение на парични средства чрез три категории:

• Оперативна дейност: Парични средства от ежедневни операции
• Инвестиционна дейност: Парични средства, използвани за покупка или продажба на дълготрайни активи
• Финансова дейност: Парични средства от заемане или погасяване на дългове

За организациите с нестопанска цел (НПО) този отчет е особено полезен за откриване на проблеми с паричния поток, които могат да останат скрити при счетоводството на базата на текущо начисляване. Една организация може да показва стабилни нетни активи на хартия, докато всъщност разполага с опасно малко парични средства.

Статут на освободен от данъци и изисквания за подаване на документи

Получаване на статут на освободен от данъци

Ставането на НПО, освободена от данъци, е процес от две стъпки:

1. Регистрация като организация с нестопанска цел на щатско ниво. Това обикновено включва подаване на учредителен акт до Секретаря на съответния щат и изготвяне на устав.
2. Кандидатстване за федерално освобождаване от данъци пред IRS. Най-често срещаната форма е Формуляр 1023 за организации по раздел 501(c)(3), въпреки че по-малките организации (брутни приходи под $50,000 и активи под $250,000) могат да използват по-краткия Формуляр 1023-EZ.

Други видове организации, освободени от данъци — като организации за социално подпомагане (501(c)(4)) или търговски асоциации (501(c)(6)) — използват Формуляри 1024-A или 1024.

Годишно подаване: Формуляр 990

Въпреки че организациите с нестопанска цел не плащат федерален данък върху доходите, повечето от тях трябва да подават годишна информационна декларация пред IRS. Това е Формуляр 990 и той е публично достъпен — което означава, че всеки може да види финансовите данни на вашата организация, подробности за възнагражденията и информация за управлението.

Съществуват три версии:

• Формуляр 990-N (e-Postcard): За организации с брутни приходи под $50,000
• Формуляр 990-EZ: За организации с брутни приходи под $200,000 и общи активи под $500,000
• Формуляр 990: За всички останали организации, освободени от данъци

Неподаването на Формуляр 990 за три последователни години ще доведе до автоматично отнемане на вашия статут на освободен от данъци — без предупреждения и без гратисен период.

Изисквания на щатско ниво

Освен федералното подаване, повечето щати изискват допълнителни регистрации и документи, особено ако набирате дарения. Те могат да включват:

• Регистрация за набиране на дарения
• Заявления за освобождаване от щатски данъци (отделно от федералните)
• Годишни отчети пред Секретаря на щата
• Специфична за щата финансова отчетност

Чести счетоводни грешки при организациите с нестопанска цел

Разбирането на това какво може да се обърка ви помага да предотвратите проблемите, преди да са започнали. Ето най-честите капани:

1. Игнориране на ограниченията на фондовете

Изразходването на ограничени (целеви) средства за общи нужди е най-честият случай на неспазване на правилата. Внедрете системи, които проследяват ограниченията от момента на получаване на дарението до крайното му разходване.

2. Неправилно разпределение на разходите

Разпределянето на твърде много разходи към „програмни услуги“, за да изглеждат по-добре коефициентите на административните разходи, е едновременно нечестно и риск за съответствието. Разработете ясни, последователни методологии за разпределение и ги документирайте.

3. Рядко извършване на равнение

Изчакването до края на годината, за да се равнят банковите извлечения, е рецепта за неоткрити грешки и скрити проблеми с паричния поток. Месечното равнение трябва да бъде задължително.

4. Неадекватен вътрешен контрол

В по-малките НПО често един човек управлява всички финансови задачи — приемане на дарения, писане на чекове и равнение на сметки. Тази липса на разделение на задълженията увеличава риска както от грешки, така и от измами. Дори при ограничен персонал, основни контроли като изискване на два подписа за чекове над определена сума могат да имат значителен ефект.

5. Непълни финансови оповестявания

Бележките към финансовите отчети често се разглеждат като формалност, но непълните или неясни оповестявания относно трансакции с свързани лица, условни задължения или концентрация на риск могат да предизвикат подозрения по време на одит.

Най-добри практики в счетоводството на организациите с нестопанска цел

Внедрете процедури за месечно приключване

Не чакайте годишния одит, за да приведете документите си в ред. Месечното приключване трябва да включва:

• Равнение на банкови сметки и кредитни карти
• Преглед на неизплатените вземания и задължения
• Проверка дали трансакциите са правилно кодирани към съответния фонд
• Сравнение между бюджет и реални разходи за всяка програма

Инвестирайте в правилния софтуер

Универсалният счетоводен софтуер, предназначен за търговски дружества, може да работи за много малки НПО, но с нарастването на вашата организация ще ви е необходим софтуер, който поддържа фондово счетоводство, проследяване на дарители и управление на грантове. Търсете инструменти, които могат да генерират специализираните финансови отчети, необходими за НПО.

Създайте годишен бюджет по фондове

Вашият бюджет трябва да отразява структурата на вашите фондове. Създайте отделни бюджети за всеки ограничен фонд и за неограничените операции. Това прави много по-лесно проследяването на съответствието с ограниченията на дарителите през годината, вместо да откривате проблеми в края ѝ.

Установете политика за съхранение на документи

Организациите с нестопанска цел са изправени пред уникални изисквания за съхранение на записи. Споразумения за грантове, кореспонденция с дарители, уточняваща ограниченията, протоколи от заседания на управителния съвет за одобряване на разходи и данъчни документи — всичко това трябва да се съхранява за определени периоди. Ясната политика за съхранение предотвратява както преждевременното унищожаване, така и ненужното натрупване на документи.

Планирайте редовни финансови прегледи от управителния съвет

Вашият управителен съвет има фидуциарно задължение да упражнява надзор върху финансите на организацията. Предоставяйте на членовете на съвета месечни или тримесечни финансови отчети, които включват:

• Отчет за финансовото състояние
• Отчет за дейността със сравнение с бюджета
• Обобщение на паричните потоци
• Ключови финансови показатели (коефициент на програмните разходи, месеци оперативен резерв)

Планирайте годишния си одит

Много организации с нестопанска цел са длъжни да преминат през независим одит, независимо дали поради държавното законодателство, изискванията на грантовете или собствения им устав. Дори и да не се изисква, одитът може да изгради доверие у дарителите и да идентифицира слабите места във вашите финансови системи. Започнете планирането отрано — одиторите са силно търсени, а чакането до последния момент може да доведе до забавяния и по-високи такси.

Поддържайте финансите на вашата организация с нестопанска цел организирани

Управлението на финансите на организация с нестопанска цел означава балансиране между работата, насочена към мисията, и стриктната финансова отчетност. Независимо дали проследявате целеви грантове, подготвяте се за одит или подавате годишния си Формуляр 990, ясните и организирани финансови записи са от съществено значение. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — с контрол на версиите, който създава ясна одитна пътека за всяка транзакция. Започнете безплатно и въведете същото ниво на прецизност във финансите на вашата организация, което вашите дарители и донори очакват.