Първият път, когато директор по развитието осъзнае, че организацията му е навлязла в територията на единичния одит, обикновено не е регулаторът, който съобщава новината. Това е финансовият директор, който на заседание на борда през октомври прави сметки „на коляно“ за финансиран от федералния бюджет договор, който се е оказал по-голям от очакваното, плюс транзитна държавна субсидия, която никой не е отбелязал като произхождаща от федерален източник, плюс възстановяване на разходи от FEMA в края на годината, което никой не е планирал. Изведнъж субектът е разходвал малко над 1 милион долара федерални средства в рамките на една фискална година и стандартният одит на финансовите отчети, който винаги са правили, вече не е достатъчен.
Единичният одит — официално известен като одит по Подчаст F съгласно Дял 2 от Кодекса на федералните разпоредби (CFR), Част 200 — е различно „животно“ от рутинния одит на финансовите отчети, който организациите с нестопанска цел или местните власти обикновено подават. Това е одит за съответствие, който проверява дали федералните пари са били изразходвани по начина, изискван от Конгреса и предоставящите ги агенции, и може да бъде задействан без никой да се е регистрирал за него. Преминаването на прага е неволно. Неспазването му е скъпо.
Това е практическото ръководство, което всеки контрольор, изпълнителен директор и председател на финансова комисия трябва да прочете преди края на фискалната година.
Какво всъщност представлява единичният одит
Единичният одит съчетава две неща в един ангажимент:
- Одит на финансовите отчети на субекта в съответствие с Общоприетите държавни одиторски стандарти (GAGAS, „Жълтата книга“).
- Одит за съответствие с изискванията, приложими за всяка федерална програма, в която субектът е участвал през годината.
Той съществува, защото преди Закона за единичния одит от 1984 г., всяка федерална агенция е могла да изисква собствен одит за всяка програма, която е финансирала. Една организация с нестопанска цел, черпеща средства от четири федерални агенции, е можела да бъде изправена пред четири отделни одита, всеки от които дублира работата на другите. Единичният одит консолидира това в един ефективен ангажимент, предназначен да задоволи едновременно всеки федерален финансиращ орган. Единните насоки съгласно 2 CFR Част 200 управляват как работи той днес, включително изискванията за одит в Подчаст F.
Резултатът е пакет за отчитане, съдържащ:
- Одитирани финансови отчети и Опис на разходите за федерални помощи (SEFA)
- Мнението на независимия одитор върху финансовите отчети и върху вътрешния контрол върху финансовото отчитане
- Доклада на одитора за съответствие за всяка основна програма
- График на констатациите и оспорените разходи
- Обобщен график на констатациите от предходни одити, показващ статуса на коригиращите действия
- План за коригиращи действия, подписан от ръководството
Всичко това се подава по електронен път към Федералния център за събиране на одити (FAC), където става публичен запис, който всяка федерална агенция, предоставяща средства, посредническа организация и донор, преглеждащ бъдещи заявления, може да изтегли.
Новият праг от 1 милион долара и защо той е важен
Прагът за единичен одит в продължение на години беше 750 000 долара федерални разходи. На 1 октомври 2024 г. Службата за управление и бюджет ревизира 2 CFR Част 200 и го повиши на 1 000 000 долара разходвани федерални помощи в рамките на една фискална година. Промяната се прилага за одити за периоди, започващи на или след 1 октомври 2024 г., така че повечето нефедерални субекти първо усещат ефекта ѝ при одитите на фискалните години, приключващи на 30 септември 2025 г. и по-късно. Субектите с календарна година видяха първото въздействие при одита си за 2025 г., а фискалните години, приключващи на 30 юни 2026 г., вече са в обхвата.
Няколко механизма, които често подвеждат хората:
- „Разходвани“, а не „получени“. Прагът се основава на това, което вашата организация е похарчила през фискалната година, а не на това, което е било отпуснато, изтеглено или начислено за парични цели. Програмите за заеми, гаранциите по заеми и непаричната помощ като дарени стоки имат свои собствени правила съгласно 2 CFR 200.502 за това как да се изчисляват разходите.
- Федералните транзитни средства също се броят. Субсидия от щатския отдел по образование за училищен район може да бъде финансирана изцяло с федерални пари. Училищният район отчита тези разходи под номера на федералната помощ, а не под този на щатската. Това е една от най-честите грешки в SEFA при единичните одити.
- Множество програми се сумират. Прагът е общата сума на всички разходвани федерални помощи, събрани за всяка програма от всеки федерален източник.
- Един и същ праг, едни и същи правила, независимо от типа на субекта. Организации с нестопанска цел, щатски и местни власти, племенни управления, висши учебни заведения и търговски субреципиенти (където е приложимо) подлежат на една и съща граница от 1 милион долара.
Ако сте под 1 милион долара, но над по-малък праг за конкретна програма, все пак може да се сблъскате със специфичен за програмата одит вместо пълен единичен одит, но принципът е същият: федералните пари задействат тестване за федерално съответствие.
SEFA: Документът, на който се крепи всичко останало
Графикът на разходите за федерални безвъзмездни средства (Schedule of Expenditures of Federal Awards - SEFA) е най-важният документ в един единичен одит (single audit). Одиторът го използва, за да определи кои програми да тества, федералното правителство го използва, за да следи съответствието, а откриването на грешки в него само по себе си е една от най-честите констатации при одит.
Пълният SEFA включва за всяка федерална програма:
- Име на федералната агенция, предоставяща финансирането
- Име на посредническата организация (pass-through entity), ако е приложимо
- Номер в Списъка за федерална помощ (ALN, по-рано известен като CFDA номер)
- Идентификационен номер и година на федералното финансиране
- Общ размер на федералните средства, изразходвани през периода
- Сумата, предоставена на субреципиенти
- Всички клъстери от програми, обединени под общо име на клъстер (научни изследвания и развойна дейност, финансова помощ за студенти и др.)
- Задължителен раздел с бележки, разкриващ счетоводната база, използваните коефициенти за непреки разходи и избора на минимални (de minimis) ставки
SEFA, който пропуска федерални средства, преминали през посредник (pass-through), е най-честият съществен недостатък. Програмите, произхождащи от федерална агенция, но получени от щат, окръг или друга посредническа организация, трябва да фигурират под оригиналната федерална програма. Посредническата организация е длъжна съгласно 2 CFR 200.332 да идентифицира федералния източник и ALN, когато предоставя субсидия, но на практика субреципиентът често трябва сам да издирва тази информация. Не разчитайте само на писмото за предоставяне на безвъзмездна помощ — ако средствата са били във федерални ръце в който и да е момент, проучете, докато не потвърдите ALN.
Как одиторът избира кои програми да одитира
Няма да бъдете тествани за всяка федерална програма във вашия SEFA. Одиторът използва четиристепенно определяне на основни програми въз основа на риска съгласно 2 CFR 200.518, за да реши кои програми ще преминат през детайлно тестване за съответствие. Разбирането на този процес е разликата между това да се подготвите за една целенасочена проверка и това да се подготвите за погрешната.
Стъпка 1: Идентифициране на програми от Тип А
Програмата от Тип А е голяма програма по парична стойност. За организации с общи федерални разходи между 1 милион и около 34 милиона долара, прагът за Тип А обикновено е по-голямата сума между 1 000 000 долара или три процента от общите изразходвани федерални средства, но точните граници се увеличават пропорционално на общите разходи и са определени в нормативната уредба. Всичко под прага е програма от Тип Б.
Стъпка 2: Оценка на програмите от Тип А за нисък риск
Одиторът оценява всяка програма от Тип А спрямо специфични критерии. Програма от Тип А се счита за високорискова и трябва да бъде одитирана, ако в последния одитен период е била:
- Идентифицирана със съществен недостатък във вътрешния контрол върху съответствието
- Докладвана с модифицирано мнение относно съответствието
- Установена с известни или вероятни оспорени разходи, надвишаващи 5 процента от федералните разходи за тази програма
Програма от Тип А, която не задейства нито един от тези показатели, може да бъде оценена като нискорискова и пропусната в този цикъл — но нито една програма от Тип А не може да се счита за нискорискова, ако не е била одитирана като основна програма в поне един от двата най-скорошни одитни периода.
Стъпка 3: Идентифициране на високорискови програми от Тип Б
Одиторът извършва оценки на риска за програми от Тип Б, но само за тези, които надвишават 25 процента от прага за Тип А. Ако всички програми от Тип Б са под тази граница, нито една не се оценява. За тези над нея одиторът претегля текущия и предишния опит, сложността, федералния мониторинг, предишни констатации и присъщия риск на програмата.
Стъпка 4: Одит до изпълнение на правилото за обхват
Одиторът трябва да одитира достатъчно програми, за да покрие определен процент от общите изразходвани федерални средства:
- 40 процента от общите федерални разходи за одитирани субекти, които не са с нисък риск
- 20 процента от общите федерални разходи за одитирани субекти с нисък риск
За да се квалифицира като одитиран субект с нисък риск, организацията трябва да е подала единичните си одити навреме за предходните две години с немодифицирани мнения, без съществени недостатъци и с оспорени разходи под специфични прагове. Статутът на нисък риск намалява обхвата на тестването за съответствие наполовина. Това е цел, към която си струва да се стремите.
Допълнението за съответствие: Вашият наръчник за одита
Всяка година OMB издава Допълнението за съответствие (Compliance Supplement) — документ от няколко хиляди страници, който казва на одиторите какво точно да тестват за всяка федерална програма. Той идентифицира до дванадесет изисквания за съответствие, които могат да бъдат приложени, като най-съществените са:
- Разрешени или неразрешени дейности — Дали разходите съответстват на целта на програмата?
- Допустими разходи / Принципи на разходите — Дали разходите отговарят на принципите за разходите в 2 CFR 200, подчаст E?
- Управление на паричните средства — Сведено ли е до минимум времето между тегленето на средствата и тяхното изплащане?
- Допустимост — Били ли са бенефициентите допустими за програмата?
- Управление на оборудване и недвижима собственост — Били ли са федерално финансираните активи правилно проследявани, използвани и извеждани от експлоатация?
- Съфинансиране, ниво на усилията, целево разпределение — Изпълнени ли са изискванията за споделяне на разходите?
- Период на изпълнение — Направени ли са разходите само в рамките на разрешения период?
- Обществени поръчки и временно отстраняване/лишаване от права — Били ли са доставчиците избрани на конкурентен принцип и проверени спрямо федералния списък за изключване?
- Приходи по програмата — Правилно ли са осчетоводени приходите, спечелени от програмата?
- Отчитане — Били ли са изискваните финансови отчети и отчети за изпълнението подадени точно и навреме?
- Мониторинг на субреципиентите — Наблюдавал ли е основният получател разходите, преминали през посредници?
- Специални тестове и разпоредби — Специфични за програмата изисквания, уникални за финансирането.
Допълнението за съответствие указва кои от тях се прилагат за всяка програма според нейния ALN. Четенето на съответния раздел преди одита — а не по време на него — е едно от най-ефективните неща, които финансовите екипи могат да направят. То ви казва точно какви доказателства ще поиска одиторът.
Къде най-често грешат единичните одити
След години преглед на данни от FAC и наблюдения на одитори, едни и същи констатации се повтарят:
Документация за обществени поръчки. Договор с доставчик над прага за обществени поръчки на организацията е възложен без доказателства за конкурентна процедура или без проверка в SAM.gov, за да се потвърди, че доставчикът не е временно отстранен или лишен от право на участие. Решението е централизирана функция за обществени поръчки, писмени прагове и процедури, задължителна проверка в SAM.gov за всеки доставчик, получаващ федерални средства, и съхранение на документацията за целия изискуем период.
Сертифициране на времето и усилията. Служители, разпределящи времето си между множество федерални субсидии (или между федерални и нефедерални фондове) без методология, която разпределя разходите за заплати въз основа на действително отработеното време. 2 CFR 200.430 определя изискванията; типичното решение е месечни отчети за дейността на персонала, заверени от служителя и прекия ръководител.
Мониторинг на субреципиенти. Средствата са били прехвърлени към подполучател (subaward), а първичният получател никога не е извършил оценка на риска, никога не е прегледал единичния одит на субреципиента (или не е потвърдил, че той е под прага) и никога не е проследил констатациите. Решението е официална политика за мониторинг на субреципиенти с процедури, базирани на нивата на риск, годишна оценка на риска за всеки активен субреципиент и документиран преглед на всеки одиторски доклад на субреципиент.
Пълнота на SEFA. Федерални транзитни средства (pass-through dollars) са пропуснати изцяло или са отчетени под държавния идентификатор на безвъзмездната помощ вместо под федералния ALN (номер в списъка за подпомагане). Това обикновено е съществен недостатък, тъй като SEFA (График на разходите за федерални субсидии) е основата на одита.
Късно или неточно отчитане. Федералните финансови отчети (SF-425), отчетите за изпълнението или други документи са подадени със закъснение, с несъответствия между отчетите и главната книга или без преглед от ръководител.
Управление на паричните средства. Изтегляне на парични средства много преди плащането им, което води до големи федерални касови наличности, трупащи лихви, които е трябвало да бъдат върнати. Решението е средствата да се усвояват само когато са необходими за незабавно изплащане и да се превеждат всички излишни лихви ежегодно.
Една констатация обикновено идва с „оспорен разход“ — сума от разходите, която одиторът определя като потенциално недопустима. Оспорени разходи над 25 000 долара трябва да бъдат докладвани на федералната агенция, предоставяща финансирането, която след това може да потвърди недопустимостта и да изиска парите обратно.
Пакетът за отчетност и деветмесечният срок
След като одитът приключи, имате краен срок, който в повечето случаи не подлежи на договаряне. Съгласно 2 CFR 200.512, пакетът с одиторски отчети трябва да бъде подаден във Федералния клирингов център за одити (FAC) до по-ранната от двете дати:
- 30 календарни дни след получаване на одиторския доклад, или
- Девет месеца след края на одитирания период.
За фискална година, приключваща на 30 юни, това означава краен срок 31 март. За фискална година, приключваща на 30 септември — 30 юни. Пропускането му има последствия: организацията губи статута си на одитиран субект с нисък риск, което раздува обхвата на одита за следващата година; федералните агенции могат да спрат възстановяването на разходи или да поставят организацията в списък за наблюдение с висок риск; а прехвърлящите средства субекти могат да спрат плащанията.
Подаването е изцяло електронно чрез администрирания от GSA Федерален клирингов център за одити (FAC се премести от Бюрото по преброяване на населението към GSA през октомври 2023 г.). Пакетът за отчетност и формулярът за събиране на данни, подписани както от одитора, така и от определения представител на одитирания субект, трябва да бъдат подадени едновременно. Пакетът става публичен регистър.
Федерална когнитивна или надзорна агенция може да даде удължаване съгласно ревизирания 2 CFR § 200.512(a)(2), когато деветмесечният срок би създал неоправдана тежест, но летвата е висока и удължавания не се предоставят със задна дата. Планирайте така, сякаш крайният срок е твърд.
Ставане на одитиран субект с нисък риск: Ползата от дисциплината
Квалификацията за одитиран субект с нисък риск намалява процента на федералните разходи, които одиторът трябва да покрие, от 40 процента на 20 процента, което значително намалява одиторските часове и такси. За да се класира, организацията трябва в двата предходни одиторски периода:
- Да е подала единичния одит и пакета за отчетност навреме
- Да е получила немодифицирано мнение както за финансовите отчети, така и за SEFA
- Да няма съществени недостатъци във вътрешния контрол върху финансовата отчетност
- Да няма съществени недостатъци или значителни дефицити във вътрешния контрол върху съответствието за нито една основна програма
- Да няма съмнения относно действащото предприятие (going concern)
- Оспорените разходи да са под 5 процента от общите федерални разходи
Изискваната дисциплина е по същество дисциплината на всяка добре управлявана неправителствена организация или местна власт: чисти счетоводни книги, добре документирани обществени поръчки, писмени политики и своевременно отчитане. Наградата е приблизително наполовина по-малък обхват на одита всяка година, в която поддържате този статус. Наказанието за загубата му е повече от просто една лоша година — нужни са два чисти цикъла, за да бъде възстановен.
Дванадесетмесечен календар за успешно преминаване на одита
За организации, които са нови в единичния одит, или за тези, които едва са преминали през миналата година и не искат да повтарят преживяването, ето ритъмът, който работи:
Три месеца преди края на фискалната година. Прогнозирайте общите федерални разходи. Ако наближавате или сте преминали 1 милион долара, уведомете одитната комисия и одитора. Потвърдете, че вашият одитор е независим (правилата за независимост в „Жълтата книга“ са по-строги от стандартите на AICPA) и че има опит в единичните одити. По-малките фирми понякога нямат такъв, а грешният избор създава констатации.
Край на фискалната година. Изгответе проекта на SEFA паралелно с приключването на книгите. Равнете федералните разходи с главната книга по ALN. Идентифицирайте всяко федерално транзитно финансиране и потвърдете ALN писмено с прехвърлящия субект.
Два месеца след края на фискалната година. Изтеглете разделите от Допълнението за съответствие (Compliance Supplement) за всяка програма, която е вероятно да бъде основна програма. Създайте папка — физическа или цифрова — с доказателствата, които одиторът ще изиска: досиета за обществени поръчки, документация за време и усилия, споразумения със субреципиенти и отчети за мониторинг, равнения на тегленията на средства, федерални финансови отчети.
Одитна работа на терен (обикновено четири до шест месеца след края на годината). Одитният екип ще тества основните програми, които са избрали чрез горното определяне въз основа на риска. Бъдете отзивчиви. Документирайте коригиращите действия за всички констатации от предходни години, преди да започне работата на терен, така че констатацията от предходната година да може да бъде отчетена като разрешена.
Подаване на пакета за отчетност и FAC. Подпишете формуляра за събиране на данни, финализирайте плана за коригиращи действия и го подайте в рамките на деветмесечния прозорец. Отбележете крайния срок в календара два пъти: на шестия и на осмия месец.
Цялата година между одитите. Третирайте съответствието като непрекъснат контрол, а не като ежегодно бързане. Преглеждайте обществените поръчки, досиетата на субреципиентите и времето и усилията на всяко тримесечие. Ако нещо ще се превърне в констатация, по-добре е да го идентифицирате и поправите преди пристигането на одитора.
Поддържайте счетоводството на вашите федерални субсидии чисто от първия ден
Единните одити се крепят изцяло на качеството на вашето счетоводство. Всеки федерален разход трябва да бъде проследим от SEFA обратно до първичния документ — фактурата, отчета за работното време, протокола за приемане — и одиторът може да поиска тази следа за всяка трансакция. Организациите, които третират своите счетоводни записи като защитим архив с контрол на версиите, преминават през единните одити с увереност; тези, които ги третират като черна кутия, плащат за това с констатации, оспорени разходи и загубен статус на нисък риск.
Beancount.io предлага счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което дава на неправителствените организации, държавните органи и федералните изпълнители пълна прозрачност и контрол върху техните финансови данни — всяка трансакция е четима от човека, всяка промяна е с версия и нищо не е заключено в затворена база данни на доставчик. Когато федерален одитор или междинно звено поиска документация, можете да я представите за секунди. Започнете безплатно и изградете отчетност за федералните си субсидии, която превръща следващия ви единен одит в рутинно събитие, а не в извънредна ситуация. Комбинирайте го с дашборда Fava, за да виждате готови за SEFA салда по програми и ALN през цялата година.