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当你经营一家小企业时，管理你的财务是不可忽视的任务之一。你需要准确的账簿来报税、做出明智的决策，并了解你的企业的真实表现。但是，你应该使用会计软件自己处理簿记，还是投资于专业的帮助？

这是许多企业家都在努力解决的问题，尤其是在早期阶段。答案并非千篇一律——这取决于你的预算、时间、技能和业务复杂性。让我们分解这两种选择，以便你可以为你的情况做出最佳选择。

DIY会计软件方法​

QuickBooks、Xero、FreshBooks和Wave等DIY会计软件在小型企业主中变得非常受欢迎。这些平台承诺让你无需会计学位即可掌控财务管理。在很多方面，它们都兑现了这一承诺。

你可以通过DIY软件获得什么​

自动交易导入

大多数现代会计软件直接连接到你的银行账户和信用卡。交易自动流入，这比手动将所有内容输入到电子表格中要好得多。一些平台甚至连接到PayPal、Stripe和Square等支付处理器。

分类工具

该软件提供了对你的收入和支出进行分类的框架。你将设置一个会计科目表——本质上是你财务交易的归档系统。许多平台提供行业特定的模板来帮助你入门。

财务报表

只需点击几下，你就可以生成利润和损失表、资产负债表和现金流量表。这让你可以在需要时了解你的企业的财务状况。

发票和支付功能

除了簿记之外，许多解决方案还包括发票、费用跟踪、收据捕获，甚至工资单功能。这是一个用于管理业务财务的一体化工具包。

DIY的实际成本​

虽然DIY软件乍一看似乎很经济，但需要考虑隐藏的成本。

你的时间很有价值

这是最重要的一点。是的，该软件可能每月花费15-70美元，但你将花费多少小时使用它？如果你每月花费6-10小时进行簿记，并且你的时间价值50美元/小时，那么你将花费300-500美元的劳动力成本加上订阅费。

对于许多企业主来说，这些时间最好花在服务客户、开发产品或发展业务上。

学习曲线

如果你没有财务背景，会计软件并不直观。预计会花费大量时间：

• 观看教程视频
• 正确设置你的会计科目表
• 学习会计术语
• 排除问题（当事情不平衡时）
• 弄清楚哪些报告真正重要

当你宁愿专注于经营你的业务时，这个学习曲线可能会令人沮丧。

出错的风险

这是一个令人不安的事实：如果你不了解会计原则，你很容易犯错误。常见的错误包括：

• 错误分类费用
• 遗漏未能导入的交易
• 错误设置你的会计科目表
• 没有定期对账
• 混合个人和企业交易

这些错误会随着时间的推移而累积。到了报税季节，你可能会发现你的账簿一团糟——需要昂贵的专业帮助来解决。

有限的支持

大多数会计软件为技术问题提供客户支持，但他们不会帮助你理解簿记原则或修复会计错误。你必须自己完成实际的会计工作。

DIY何时有意义​

如果符合以下条件，DIY会计软件可能是一个绝佳的选择：

• 你具有会计或簿记知识
• 你的企业财务简单明了
• 你的日程安排中有时间进行定期簿记
• 你有纪律地掌握财务任务
• 你处于非常早期的阶段，需要最大限度地降低成本
• 你真正喜欢使用数字和财务数据

专业簿记服务​

专业簿记意味着聘请某人来处理你的账簿——无论是内部的簿记员、当地的专业人士还是在线簿记服务。

专业服务提供什么​

专家分类

专业的簿记员确切地知道如何根据会计准则对交易进行分类。他们将从一开始就正确设置你的会计科目表，并确保每笔交易都得到正确记录。

节省时间

这很明显但至关重要。外包簿记可以从你的每月日程中删除5-15个小时的工作。对于大多数企业主来说，这是最有价值的好处。

准确的财务报告

当专业人士处理你的账簿时，你可以信任你的财务报表中的数字。这意味着你可以自信地根据你的报告做出业务决策，并放心地报税。

持续支持

需要了解你的现金流量吗？想知道为什么上个月的费用更高吗？专业的簿记员可以回答问题并提供对你的财务状况的见解。

及早发现问题

专业人士会在问题变得严重之前发现问题——不寻常的交易、遗漏的收据、税务问题或现金流量问题。及早发现可以节省金钱和压力。

需要的投资​

专业簿记服务的成本差异很大：

• 自由职业簿记员：每小时30-100美元以上，或每月200-800美元以上用于持续服务
• 当地簿记公司：每月500-2,000美元以上，具体取决于交易量
• 在线簿记服务：每月300-1,500美元以上，采用基于企业规模的分级定价

是的，这比DIY软件花费更多。但请记住要考虑你的时间的价值和潜在错误的成本。

专业服务何时有意义​

如果符合以下条件，请考虑聘请专业人士：

• 你的时间最好花在核心业务活动上
• 你发现簿记有压力或令人困惑
• 你的企业有复杂的交易
• 你正在经历增长和交易量增加
• 你在使用DIY簿记时犯了代价高昂的错误
• 你需要可靠的财务数据来获得贷款、投资者或做出重大决策
• 你的账簿落后了，需要赶上

做出正确的选择​

这是一个用于做出决定的实用框架：

如果符合以下条件，请从DIY开始：

• 你的年收入低于50,000美元
• 你每月交易少于50笔
• 你了解基本的会计原则
• 你有时间和意愿学习

当符合以下条件时，考虑过渡到专业帮助：

• 你的年收入超过100,000美元
• 你每月花费超过10个小时进行簿记
• 你正在重复犯错
• 你因财务任务而失眠
• 你的业务正在增长并变得更加复杂

混合方法

一些企业使用一种组合：DIY软件用于日常交易记录，专业人士每季度或每年审查账簿。这可以提供两全其美——较低的成本和专业的监督。

底线​

没有普遍“正确”的答案。最佳选择取决于你的独特情况、技能和优先级。

DIY软件非常适合由注重细节且喜欢财务管理的企业家经营的简单企业。当你的时间最好花在其他地方、你的业务复杂或你需要保证准确性时，专业服务才有意义。

最重要的事情是什么？不要让簿记掉队。无论你是自己处理还是聘请帮助，掌握你的账簿对于企业的成功至关重要。糟糕的簿记会产生压力，导致税务问题，并使你无法做出明智的决策。

诚实地评估你的情况。你的时间价值多少？你对财务管理有多自信？你的业务有多复杂？回答这些问题，正确的选择就会变得清晰。

请记住：你总是可以从一种方法开始，然后在你的业务发展时切换。许多成功的企业家从DIY软件开始，并随着业务的增长过渡到专业帮助。这不是失败——这是一个明智的商业决策。

了解你的资金来源和去向是成功运营业务的基础。 尽管许多企业主专注于其损益表，但现金流量表通常会揭示公司财务健康的真实情况。 毕竟，你可以在账面上盈利，但仍然可能耗尽现金来支付账单。

什么是现金流量表？​

现金流量表（也称为现金流量表）是一种财务文件，用于跟踪特定时期内（无论是月度、季度还是年度）流入和流出你企业的所有资金。 与显示收入何时赚取（即使尚未收到付款）的损益表不同，现金流量表仅关注实际的现金流动。

可以将其视为你企业的财务脉搏。 它显示你是否有足够的现金来支付工资、支付供应商、投资增长并维持运营。

为什么你的企业需要现金流量表​

现金流问题是小企业倒闭的主要原因之一。 即使盈利的企业，如果没有足够的现金来履行其即时义务，也可能会失败。 以下是跟踪现金流的重要性：

揭示真实的流动性： 你的损益表可能显示利润，但如果客户尚未支付发票，你可能没有可用的实际现金。

实现更好的规划： 通过跟踪现金模式，你可以在短缺变成危机之前预测到，并为重大支出或投资做好计划。

吸引投资者和贷款人： 利益相关者希望看到你的企业产生正现金流并负责任地管理其资源。

识别问题区域： 你可能会发现过多的现金被捆绑在库存中，或者收款期太长。

支持增长决策： 你应该雇用新员工吗？ 租赁新设备？ 你的现金流量表有助于回答这些问题。

现金流量表的三个部分​

每个现金流量表都分为三个主要类别，每个类别都讲述了你企业的不同故事：

1. 经营活动​

本部分涵盖你的日常业务运营——产生主要收入的活动。 经营活动包括：

• 从客户处收到的产品或服务现金
• 支付给供应商和厂商的现金
• 工资和员工福利
• 租金、水电费和其他运营费用
• 利息支出
• 所得税支出

来自经营活动的净现金流可以说是你报表上最重要的行。 它显示你的核心业务活动是否产生正现金流。 如果这个数字持续为负数，则表明你的商业模式可能需要调整。

2. 投资活动​

本部分跟踪与长期资产和投资相关的现金流：

• 购买或出售财产、厂房和设备
• 收购或处置其他业务
• 购买或出售投资证券
• 向其他实体提供的贷款（以及收到的还款）

对于成长型公司来说，这部分通常显示负现金流，因为他们正在投资于未来。 这不一定是坏事——它表明你正在为明天做准备。 但是，你需要来自经营活动或融资活动的正现金流来支持这些投资。

3. 融资活动​

本部分显示你的企业如何筹集资金并偿还资金：

• 来自贷款或发行债券的收益
• 偿还债务本金
• 所有者或股东投资的资金
• 股票回购
• 股息支付

本部分揭示了你如何为你的企业融资，以及你是严重依赖外部融资还是在内部产生足够的现金。

如何创建现金流量表​

编制现金流量表有两种方法：直接法和间接法。 大多数小型企业发现间接法更容易实施。

间接法（推荐给小型企业）​

第 1 步：从净利润开始 从你当期的损益表中的净利润开始。

第 2 步：调整非现金项目 加回不涉及现金支付的费用：

• 折旧和摊销
• 资产出售的损失（或减去收益）

第 3 步：调整营运资本变动

• 增加应收账款的减少（或减少增加）
• 减少库存的增加（或增加减少）
• 增加应付账款的增加（或减少减少）

例如，如果应收账款增加了 2,000 美元，则从净利润中减去这笔款项，因为你记录了收入但尚未收到现金。

第 4 步：添加投资活动 列出所有购买或出售长期资产和投资的现金流。

第 5 步：添加融资活动 记录所有来自债务、股权和股息交易的现金流。

第 6 步：计算现金净变化额 将所有三个部分的净现金加起来。 这应该等于期初和期末之间你的现金余额的变化。

直接法​

直接法在概念上更直接，但需要更详细的记录。 你只需列出所有现金收入和支出：

现金收入：

• 从客户处收取的款项
• 收到的利息
• 其他经营现金收入

现金支出：

• 支付给供应商的款项
• 支付给员工的款项
• 支付的利息
• 支付的所得税
• 其他经营现金支出

从总收入中减去总支出，以获得来自经营活动的净现金，然后如上所述添加投资和融资部分。

真实案例：一家小型面包店​

假设你拥有一家社区面包店。 以下是一个简单的月度现金流量表的示例：

经营活动：

• 净利润：4,000 美元
• 加：折旧：500 美元
• 应收账款增加：-1,000 美元（客户赊购）
• 库存减少：800 美元（用完的物资）
• 应付账款增加：600 美元（延迟支付一些供应商款项）
• 来自经营活动的净现金：4,900 美元

投资活动：

• 购买新烤箱：-3,000 美元
• 来自投资活动的净现金：-3,000 美元

融资活动：

• 面包店贷款本金支付：-500 美元
• 来自融资活动的净现金：-500 美元

现金净增加额：1,400 美元

如果你月初在银行有 5,000 美元，那么月底你将有 6,400 美元。

使用现金流量表的最佳实践​

1. 定期审核​

不要仅仅为了你的会计师每年创建一次现金流量表。 至少每月审核一次，如果你的业务利润微薄或快速增长，则每周审核一次。 你审核的频率越高，你就能越快发现并解决问题。

2. 创建现金流预测​

使用历史数据来预测未来的现金流。 这有助于你预测季节性变化，计划重大支出，并避免现金短缺。 大多数企业都会创建 12 个月的滚动预测，并每月更新一次。

3. 关注关键指标​

特别注意：

• 经营现金流：应始终为正数
• 自由现金流：经营现金流减去资本支出
• 现金转换周期：将库存投资转化为现金所需的时间

4. 比较期间​

查看月度环比和年度同比趋势。 你的经营现金流是否在增长？ 你是否越来越依赖融资？ 这些趋势揭示了你的业务轨迹。

5. 与其他报表核对​

你的现金流量表应与你的资产负债表和损益表讲述一个一致的故事。 你的现金流量表上的现金变化应与你资产负债表上的现金账户变化相匹配。

要避免的常见错误​

将利润与现金流混淆： 仅仅因为你盈利并不意味着你有现金。 今天 60 天付款期的 10,000 美元销售额有助于你的损益表，但两个月内对你的现金流没有帮助。

忽略经营部分： 一些企业主只关注底线（现金的总变化），而不分析来源。 你希望从经营活动中获得正现金流，而不仅仅是从承担更多债务中获得。

忘记非现金交易： 折旧不使用现金，但它会减少你的净利润。 使用间接法时，请确保将其加回。

不规划季节性变化： 许多企业都有季节性现金流模式。 在充足的月份里规划好贫乏的月份。

混淆本金和利息： 利息支出是经营活动； 贷款本金支付是融资活动。 将它们分开。

下载你的免费现金流量表模板​

为了帮助你开始跟踪你企业的现金流，我们创建了一个免费的、易于使用的 Excel 模板，其中包括：

• 预先格式化的经营、投资和融资活动部分
• 自动计算
• 月度和年度视图
• 针对你的特定业务的可自定义行项目
• 用于向贷款人或投资者进行演示的专业格式

该模板使用间接法，该方法适用于大多数小型企业。 只需输入你的财务数据，模板就会自动计算你的现金流。

采取行动：你的下一步​

理解和监控现金流不仅仅是为了生存——更是为了做出推动增长的明智决策。 以下是如何将这些知识付诸实践：

1. 立即开始跟踪： 不要等到下个月或下个季度。 下载模板并在本周创建你的第一个现金流量表。

2. 设置审核时间表： 在你的日历上安排时间，至少每月审核一次现金流。

3. 建立现金缓冲： 目标是保持 3-6 个月的运营费用现金储备。

4. 收紧收款： 如果应收账款正在消耗现金，请实施更严格的付款条件或后续程序。

5. 明智地管理库存： 过多的库存会占用现金。 尽可能使用准时制订购。

6. 协商付款条件： 你可以在不损害供应商关系的情况下延长应付账款吗？ 你可以激励客户更快地付款吗？

底线​

现金流管理并不吸引人，但至关重要。 你的现金流量表是你拥有的最强大的工具之一，可以了解你企业的财务健康状况并做出明智的决策。 通过跟踪你的资金来源和去向，你可以避免现金危机、计划增长并建立更具弹性的企业。

记住：收入是虚荣，利润是理智，但现金为王。 今天就开始跟踪你的现金吧。

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对创建或解释你的现金流量表有疑问吗？ 在下面留下评论，我们将帮助你找到答案。

无论你是自由平面设计师、独立电影制作人、摄影师、作家，还是任何其他类型的创意人士，管理财务都可能让你感到分心，无法专注于你的创作。但是，可靠的记账实践不仅仅是为了保持合规性，对于建立可持续的创意业务也至关重要。

为什么创意人士需要专门的记账方法​

创意工作带来独特的财务挑战。与具有可预测的每月收入的传统企业不同，创意人士通常需要处理：

• 非固定收入来源：项目可能在完成后付款，演出之间存在间隔
• 可变费用：设备购买、软件订阅、工作室租金和差旅费用波动剧烈
• 多种收入来源：结合客户工作、版税、许可费和被动收入
• 基于项目的会计：按项目或客户跟踪盈利能力，而不仅仅是整体业务健康状况

这些因素使得标准的记账方法不太有效。你需要一个专为创意工作的实际情况而设计的系统。

创意人士的必备记账实践​

1. 分离商业和个人财务​

这是不容商量的。开设一个专门的商业支票账户，并仅将其用于商业交易。这个简单的步骤：

• 极大地简化了税务准备
• 为你的个人资产提供法律保护
• 使跟踪实际业务盈利能力变得容易
• 创造与客户的专业印象

即使你是独资经营者，保持这种分离也可以防止在报税时理清个人和企业费用的噩梦。

2. 跟踪每一笔费用（是的，每一笔）​

创意人士经常错过有价值的扣除额，因为他们没有跟踪小额费用。与客户的咖啡会议？可扣除。拍照地点的停车费？可扣除。专业发展课程？可扣除。

需要仔细跟踪的类别：

• 设备和装备：相机、电脑、绘图板、乐器
• 软件和订阅：Adobe Creative Cloud、项目管理工具、网站托管
• 材料和用品：艺术用品、胶片、印刷成本
• 工作场所成本：家庭办公室、工作室租金、共享办公会员资格
• 专业服务：律师、会计师、顾问
• 营销和推广：网站开发、名片、作品集印刷
• 差旅和娱乐：客户会议、行业会议、地点考察
• 保险：责任险、设备险、健康保险（如果是个体经营者）
• 专业发展：研讨会、课程、行业会员资格

3. 实施基于项目的跟踪系统​

不要只关注每月的收入和支出，而是按项目跟踪盈利能力。 这揭示了：

• 哪些类型的项目最有利可图
• 哪些客户始终提供良好的回报
• 你在哪里收费过低或支出过多
• 如何更准确地为未来的项目定价

创建一个简单的电子表格或使用会计软件记录：

• 项目名称和客户
• 估计与实际工时
• 所有直接成本（材料、分包商、特定软件）
• 总收入
• 净利润率

这些数据对于业务规划和定价策略变得非常宝贵。

4. 掌握开具发票的艺术​

现金流管理始于有效的发票开具。 最佳实践包括：

时间：在项目里程碑或完成后及时开具发票。延迟开具发票意味着延迟付款。

清晰度：清楚地列出你的服务项目。包括项目详细信息、可交付成果和付款条件。

付款条件：净额 30 天是标准，但考虑为立即付款提供小幅折扣（例如，10 天内付款可享受 2% 的折扣）。

跟进系统：为未付发票实施自动提醒。大多数会计软件都可以自动处理此问题。

定金：对于较大的项目，需要预先支付 25-50% 的定金。这可以保护你免受不付款的影响，并有助于现金流。

5. 规划非固定收入​

对于创意人士来说，盛宴或饥荒周期是真实存在的。建立财务稳定需要：

收入平滑：将每次付款的一定百分比存入单独的“收入储备”帐户。在较慢的月份，从该储备金中支付自己的工资，以维持一致的个人收入。

应急基金：在易于访问的帐户中，目标是达到 3-6 个月的业务运营费用。

税收储蓄：留出每次付款的 25-35% 用于预估税款。根据你的实际税率调整此百分比。

再投资基金：分配一部分利润用于设备升级、营销或专业发展。

6. 了解你的纳税义务​

创意人士面临特定的税务考虑：

季度预估税：如果你预计欠税超过 1,000 美元，则需要按季度缴纳预估税款。错过这些可能会导致罚款。

自雇税：你将支付社会保障和医疗保险税的雇主和雇员部分——约占净收入的 15.3%。

家庭办公室扣除额：如果你仅将房屋的一部分用于商业用途，则可以扣除部分租金、水电费、保险费和维护费。

退休金缴款：自雇退休计划（SEP-IRA、Solo 401(k)）提供税收减免，同时建立你的财务未来。

7. 尽可能自动化​

现代记账不需要手动分类帐条目。利用技术：

• 银行信息流集成：大多数会计软件会自动导入和分类交易
• 收据扫描：移动应用程序可让你拍摄收据照片并将其附加到交易中
• 定期交易：为定期费用（如订阅）设置自动记录
• 自动开票：为保留客户安排定期发票
• 费用跟踪：使用与你的银行同步的应用程序来实时对费用进行分类

要避免的常见记账错误​

等到报税季：至少每月更新一次你的账簿。追赶会产生压力，并增加错误或错过扣除额的机会。

混合业务模式：如果你同时有产品销售和服务收入，请将它们分开跟踪。它们具有不同的成本结构和盈利能力指标。

忽略应收账款：未付发票是你已赚取但尚未收取的收入。主动管理你的应收账款以维持健康的现金流。

忘记折旧：大型设备购买应在几年内折旧，而不是在购买年份完全费用化。这提供了更一致的税收优惠。

不备份数据：定期在本地和云中备份你的财务记录。丢失多年的财务数据将是灾难性的。

建立更好的财务习惯​

成功的记账不在于完美，而在于一致性。从以下实用习惯开始：

每周金钱日：每周花费 30 分钟审查交易、对费用进行分类并跟进未付发票。

每月审查：生成损益表并与前几个月进行比较。寻找趋势和异常。

季度计划：审查你的财务状况、支付预估税款，并根据实际业绩调整你的定价或业务策略。

年度评估：关闭你全年的账簿，审查整体盈利能力，并为来年设定财务目标。

何时获得专业帮助​

虽然许多创意人士可以处理基本的记账工作，但在以下情况下请考虑寻求专业帮助：

• 你的企业年收入超过 75,000 美元
• 你正在增加员工或分包商
• 你正在组建有限责任公司或公司
• 你正在处理复杂情况，例如多州收入或国际客户
• 你发现自己总是落后于记账任务
• 你每周花费超过 5 个小时进行财务管理

专业的簿记员或会计师可以处理技术细节，而你可以专注于创意工作。节省的时间、减轻的压力和优化的税务策略通常可以抵消成本。

底线​

良好的记账会将你的创意业务从爱好转变为可持续的职业。它提供了做出战略决策所需的财务清晰度，确保了税务合规性，并为长期增长奠定了基础。

从简单开始：分离你的财务、跟踪每一笔费用并及时开具发票。随着你的业务增长，以此为基础进行构建。你今天在适当的记账上投入的时间将在未来几年获得回报——既能减轻压力，又能提高盈利能力。

你的创意才华让你进入了商业领域。 聪明的记账将使你留在那里。

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本文仅供参考，不应被视为财务、法律或税务建议。 请咨询合格的专业人士，了解你的具体情况。

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还记得你创办企业的初衷吗？可能不是因为你梦想着花晚上时间对费用进行分类或追逐收据。然而，你现在却深陷在电子表格中，并将宝贵的时间浪费在可以自动化的管理任务上。

好消息是？现代技术让自动化会计的繁琐部分比以往任何时候都容易，让你可以专注于真正重要的事情：发展你的业务并服务你的客户。

让我们探讨八种强大的方法来自动化你的会计工作流程并重新掌控你的时间。

1. 设置自动银行对账单​

停止手动输入交易。将你的企业银行账户和信用卡直接连接到你的会计软件。大多数现代平台可以根据它们从你过去的行为中学习到的模式自动导入和分类交易。

节省时间： 每月 3-5 小时

如何实施： 选择提供银行对账单集成的会计软件（大多数都提供）。通过安全的 OAuth 连接连接你的账户，并花一些时间训练系统以正确分类你的常用供应商。

2. 自动化发票创建和发送​

如果你仍在 Word 或 Excel 中手动创建发票，那么你就太辛苦了。自动发票系统可以根据你的模板生成专业的发票，在预定的日期自动发送，甚至可以跟进逾期付款。

节省时间： 每月 2-4 小时

如何实施： 使用允许你为固定客户设置定期发票的发票软件。配置自动付款提醒，使其在到期日前 3 天、到期日当天和到期日后 7 天发送。

3. 启用自动账单支付​

滞纳金既昂贵又完全可以避免。为租金、水电费、软件订阅和保险等定期账单设置自动付款。对于可变账单，至少设置自动提醒，这样你就不会错过付款。

节省时间： 每月 1-2 小时

如何实施： 使用你银行的账单支付服务或会计软件的账单管理功能。对于接受 ACH 或信用卡付款的供应商，安排自动付款。对于其他供应商，设置日历提醒，并留出足够的提前时间来审核和批准付款。

4. 数字化收据收集​

装满皱巴巴收据的鞋盒已成为过去。使用移动应用程序，让你可以在购买后立即拍摄收据。最好的应用程序使用 OCR（光学字符识别）来提取关键详细信息，如商户名称、日期、金额，甚至税款。

节省时间： 每月 2-3 小时

如何实施： 选择一个与你的会计系统集成的收据扫描应用程序。养成在交易后立即拍摄收据的习惯。许多应用程序可以自动将收据与信用卡交易进行匹配。

5. 自动化里程跟踪​

如果你开车用于商业目的，自动化的里程跟踪可以为你节省数千美元的税收减免，否则你可能会忘记申报。基于 GPS 的应用程序在后台运行并自动记录你的行程。

节省时间： 每月 1-2 小时（加上增加的扣除额）

如何实施： 下载一个使用 GPS 自动检测驾驶的里程跟踪应用程序。滑动以将每次行程分类为商业或个人。在月底，导出准备好用于你的税务记录的报告。

6. 简化工资处理​

工资单不必成为每月的噩梦。现代工资服务处理从计算预扣款到提交税务表格的所有事情。许多服务直接与时间跟踪系统集成，因此工作时间会自动流入工资单。

节省时间： 每月 3-6 小时

如何实施： 选择一个处理税务申报和直接存款的全方位工资服务提供商。如果你有小时工，请将其连接到你的时间跟踪系统。设置自动付款计划，以便工资单在没有你干预的情况下运行。

7. 创建自动财务报告​

不要再花几个小时来编译你的会计软件可以立即生成的报告。设置自动月度报告，显示损益、现金流量和关键指标。将它们自动通过电子邮件发送给你（以及你的会计师或业务合作伙伴）。

节省时间： 每月 2-4 小时

如何实施： 在你的会计软件中，创建包含你最关心的指标的自定义报告或仪表板。安排它们在每个月的第一天自动生成和发送。

8. 自动化全年税务准备​

组织财务的最糟糕时间是 4 月 14 日。相反，通过全年正确分类费用、保留所有收据的数字副本以及自动生成季度报告来自动化税务准备。

节省时间： 报税时 10-15 小时

如何实施： 使用按税收类别跟踪费用的会计软件。设置季度提醒以审查和清理任何未分类的交易。与你的会计师合作创建一个你需要的文档清单，然后设置系统以全年收集它们。

开始使用：你的自动化行动计划​

自动化你的会计工作流程不会一蹴而就，但你无需一次性实施所有内容。这是一种实用的方法：

第 1 周： 设置银行对账单并开始数字化收据。仅这两项更改就可以每月为你节省数小时。

第 2-3 周： 为你的固定客户实施自动发票，并为定期费用设置自动账单支付。

第 4 周： 如果适用，设置里程跟踪并评估工资自动化选项。

第 2 个月： 微调你的自动化、添加财务报告，并处理你的税务准备系统。

手工会计的实际成本​

让我们做一些快速计算。如果你目前每月花费 20 小时在会计任务上，并且自动化可以将该时间减少到 5 小时，那么你每月将节省 15 小时——每年 180 小时。

你可以利用额外的 180 小时做什么？获得三个新客户？开发一种新产品？终于可以休你一直在推迟的假期了吗？

即使你按每小时 50 美元的适中价格计算你的时间，你也会获得价值 9,000 美元的时间。这还不包括错误、错过截止日期或不断有这些任务悬在你头上所造成的精神损耗。

选择合适的工具​

成功自动化的关键是选择协同工作的工具。寻找：

• 集成能力： 你的工具可以相互通信吗？还是最终会得到断开连接的孤岛？
• 可扩展性： 此解决方案是否会随着你的业务增长而增长？或者你是否需要在一年内迁移？
• 支持质量： 当出现问题时（最终会出现问题），你能多快获得帮助？
• 安全性： 你的财务数据和客户信息是否受到适当的保护？

要避免的常见自动化错误​

虽然自动化你的会计通常是积极的，但要注意以下陷阱：

过度自动化而没有监督： 自动化并不意味着你从不审查你的账簿。每周留出 30 分钟来审查自动分类并发现任何错误。

选择过多的工具： 拥有八个不相互通信的不同应用程序不是自动化——而是混乱。目标是使用集成的套件或具有强大 API 的工具。

忽略设置时间： 是的，自动化可以节省时间，但它需要前期投资。留出专门的时间来正确设置。

忘记维护： 每季度审查你的自动化。规则还在工作吗？你需要添加新的类别或供应商吗？

你的会计自由在等待着你​

蓬勃发展的企业不是拥有最佳手动文件系统的企业——而是利用技术来消除琐碎工作并专注于战略增长的企业。

从小处着手，一次自动化一个流程，并看着那些繁琐的会计时间消失。你未来的自己（和你的底线）会感谢你。

你将首先自动化哪项会计任务？你开始得越早，就越早能够重新获得那些宝贵的时间，并重新开始做你喜欢的事情：经营和发展你的业务。

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希望进一步实现你的财务自动化吗？首先审核你当前的流程。列出你手动执行的每一项会计任务，估计每项任务所需的时间，并根据哪些自动化将为你带来最大的时间节省来进行优先级排序。然后逐个解决它们，并观察你的效率飙升。