周五下午，你把一个装满钞票的信封递给一名员工。这感觉简单、快速、一了百了。但有一个问题决定了这个信封是完全合法的发薪方式，还是麻烦缠身的开始：你是否预扣了税款、记录了这笔支付，并进行了申报——就像你开支票一样？
国税局不在乎工资是通过直接存款、纸质支票还是现金支付的。现金工资就是工资。第15号出版物（E通函）《雇主税务指南》中的每一条预扣、存款和申报规则都完全适用于现金工资。法律惩罚的不是现金本身——而是缺失的书面记录。
现金支付是一种支付方式；不入账则是一种违法行为
这两个概念经常被混为一谈，因为它们常常出现在同一家企业。把它们理清楚：
- 现金支付意味着支付媒介是货币。只要履行了所有纳税义务，就是合法的。
- 不入账支付（有时称为"桌下支付"）意味着不预扣、不记录、不申报。无论媒介是什么，都是非法的。一笔没有预扣和申报的直接存款，和一笔现金支付一样属于不入账。
法律责任完全落在你作为雇主的肩上。如果员工要求不入账支付——为了逃避工资扣押、保住福利或避税——你同意并不会把风险转移给他们。你仍然要对未预扣的税款以及罚款和利息负责。"是员工要求的"不是国税局认可的抗辩理由。
第15号出版物对现金工资的仍然要求
把合规的现金工资视为常规工资，只是最后多了一步（交接现金）。前面的流程没有任何变化。
1. 在首次现金发薪前收集W-4表
每位新员工——无论是否现金支付——都应在入职时给你一份签名的W-4表。你用它配合第15号出版物-T中的预扣表来计算联邦所得税预扣额。没有W-4表在案并不意味着不需要预扣；而是意味着你按从未提交表格的人的默认税率预扣。
2. 就像从支票中预扣一样预扣
从每笔现金支付中，在钱到员工手里之前预留：
- 联邦所得税，根据W-4表和预扣表计算。
- 员工应承担的FICA份额：6.2%的社会安全税（最高至年度工资基数）加上1.45%的医疗保险税，合计7.65%。高收入者还需对超过20万美元的工资缴纳额外的0.9%医疗保险税，这部分由雇主预扣但不匹配缴纳。
- 州和地方所得税预扣，如果你的州有要求的话。
然后再加上你作为雇主一方的义务：匹配缴纳7.65%的FICA，加上联邦失业税（FUTA）——每位员工工资前7000美元的6%，通常因州失业税抵免而降至0.6%——再加上州失业保险以及任何州残疾或带薪休假缴款。
业主们常常忽略的一个实际后果：如果你答应某人"现金800美元，一口价"，那800美元是总工资，不是到手工资。你必须做倒推计算——按800美元计算预扣额，交出净额，并从自己口袋里补上差额加上雇主份额。不做这个计算就承诺整数现金金额，是企业悄悄落后的方式。
3. 按期存款预扣税款——通过银行，而不是现金
预扣的所得税和FICA的两半都是"信托基金"税款：从你支付工资的那一刻起，你就是在代政府保管这笔钱。你通过电子方式（通常通过EFTPS）按月度或半月度时间表缴纳，具体取决于你的回溯期负债。季度负债低于2500美元的极小雇主可以随季度申报表一起缴纳。
注意这带来的纪律要求：你不能用纯现金思维来运营现金工资。存款环节是电子化、按日历安排的，错过存款会触发未存款罚款，根据延迟程度从2%到15%不等。
4. 像其他人一样按季度和年度申报
- 941表每季度提交，核对支付的工资、预扣的所得税以及社会安全和医疗保险税的两方份额。
- W-2和W-3表在年底后：在1月31日前向员工提供W-2表，并在1月31日前向社会保障局申报。
- 保存所有雇佣税记录——金额、日期、W-4表、存款确认——在税款到期或缴付后（以较晚者为准）至少四年。
没人预料到的工资单问题
这是现金工资在实践中最常见的失败点，而且与国税局无关。大多数州要求你在每个发薪日提供一份逐项工资单——显示总工资、工时、费率、扣除项和净工资——而且这一要求明确涵盖现金。
- 加利福尼亚州要求在以现金或个人支票支付工资时，单独以书面形式提供准确的逐项工资单。
- 纽约州要求每个发薪日提供工资单，无论是以现金还是支票支付，显示总工资和净工资、扣除项、工时和费率。
没有工资单的现金支付表面上看就违反了这些法律，而且让你在现金引发的纠纷中毫无防御能力："上周五你少给了我100美元。"没有签名的逐项收据，那就是你们各执一词——面对一个本来就已经怀疑最坏情况的劳工专员。每次现金交接都应附带书面工资单和签名的收款确认，归档到你的工资记录中。
"不入账"最终的实际代价
企业之所以滑向不入账，是因为当下感觉更省钱——没有雇主工资税、没有申报、没有文书工作。但最终的账单方向完全相反：
- 你本应预扣和匹配缴纳的补缴税款。 国税局可以向你评估全部雇佣税负债，包括你未能预扣的员工份额。
- 叠加罚款。 未申报、未缴纳和未存款各有各的罚款，加上按日复利计算的利息，直到余额付清。
- 信托基金追偿罚金。 根据《国内税收法》第6672条，任何故意不收取或不上缴信托基金税款的责任人，对**未缴金额的100%**承担个人责任。这是设计上就穿透公司面纱的——所有者、高管和支票签署人可能要用个人资产来承担。
- 州层面的平行后果。 未缴的失业保险、未申报工资带来的工伤赔偿风险（审计员通常按最高风险等级重新分类），以及州工资支付罚款。
- 对被发现毫无控制力。 你只需要一个触发点：员工申请失业或工伤赔偿、在工作中受伤、为了申请贷款或劳动所得税抵免而在自己的申报表上申报收入，或者闹翻后直接举报你。错误分类和现金工资审计也会让雇主以为隐形的员工浮出水面。
而在极端情况下，刑事风险是真实存在的：故意不收取或不上缴税款是联邦罪行，各州也将工资欺诈作为盗窃预扣工资来起诉。常规案件以罚款而非手铐告终——但法条允许更严重的后果，这就是为什么"大家都这么做"不是合规策略。
一个合规的现金工资系统，六步搞定
如果你的劳动力确实需要现金——没有银行账户的工人、偏远工地、日结工——建立这套系统：
- 纸质入职。 签名的W-4表、州预扣表和I-9表，和任何其他雇佣一样。无论支付方式如何，都要核实工作授权。
- 做真正的工资计算。 使用工资软件或第15号出版物-T的表格，按每笔支付计算预扣额。永远不要从整数倒推而不做倒推计算。
- 发薪日前分开现金。 把员工的净工资和你代管的税款分开。信托的钱永远不属于你，哪怕只是短暂地。
- 按期电子存款。 注册EFTPS，按月度或半月度时间表缴纳。把每个日期都记在日历上。
- 交钱带工资单；要签名。 每次、每位工人都要逐项工资单加签名收据。两者都归档。
- 申报一切。 季度941表、年度W-2表、州申报表、新员工报告。年底将四份941表与W-3表核对——不匹配通知就是安静的现金补发变大声的方式。
还有一个边界要尊重：本指南涵盖员工。家庭雇员（Schedule H领域）和真正的独立承包商（1099-NEC表申报，大多情况下不预扣）适用不同规则。把员工错误分类为承包商并支付现金，是叠加两项违规，而不是漏洞。
从第一天起就让你的工资记录经得起审计
现金工资的成败取决于文档记录。能挺过工资审计的企业不是那些有巧妙说辞的——而是账本上每一分钱都清清楚楚的：计算的总工资、预扣的税款、完成的存款、提交的申报表、签名的收据。从第一天起就做准确的簿记，能把现金从一项负债变成另一种支付方式，而每季度将工资登记簿与银行取款和已申报的申报表核对，能在差异还小的时候发现它们。
简化你的财务管理
用现金支付团队不会免除你任何一条工资规则——它只是提高了文档要求。保持清晰、完整的财务记录，才能让合法的支付方式看起来不像非法的。Beancount.io提供透明、版本控制、AI就绪的纯文本记账。免费开始，看看为什么开发者和财务专业人士正在转向纯文本记账。
