如果你会追踪员工的登录时间、他们使用的应用程序、公司车辆的行踪,或是他们每小时的击键次数,那么新一波的州法律规定你必须提前告知他们——以书面形式,在开始监控之前进行,而在部分州,此后每年都要重新告知一次。缅因州的新规刚刚生效。康涅狄格州扩展后的规定将于10月生效。而一项本可能走得更远的加州法案则在委员会阶段夭折,这本身也释放出一个有用的信号,预示着这一趋势的走向。
对于因为远程团队难以仅凭感觉来判断信任度、而不得不使用监控软件的小企业主来说,"只要告诉员工一声"听起来很简单。但实际上,通知要求已经具体到员工手册里一句含糊的话再也无法蒙混过关的程度,而且各州的规定并不统一——满足纽约州要求的做法,未必能自动满足康涅狄格州的要求。
以下是实际发生了哪些变化、哪些州已经有了正式(而非仅仅是提案中)的要求,以及如何撰写一份能同时满足所有这些要求的政策。
为什么这突然成了一个真正的合规问题
职场监控过去是一个相对小众的法律议题,主要与呼叫中心和物流车队有关。远程和混合办公改变了这一切。工时追踪软件、击键记录器、屏幕截图工具、公司车辆上的GPS,以及由人工智能驱动的"生产力评分"工具,如今已成为员工人数不足20人的企业的标准采购项目——而且往往是通过运行薪资系统的同一个平台购买的。
立法者注意到,这类监控变得如此普遍,而员工对此却知之甚少,这中间存在明显的落差。目前有四个州已经立法,要求雇主在监控电子活动之前必须提供具体的书面披露:康涅狄格州、特拉华州、纽约州和科罗拉多州(其中科罗拉多州是通过《科罗拉多州隐私法》而非专门的监控法规来规定的)。缅因州是最新加入的一员,而且值得注意的是,它也是要求最严格的州之一——其法律《雇主监控监管法案》(An Act to Regulate Employer Surveillance to Protect Workers)于2026年1月11日正式成为法律,并将于今年夏天生效。
加州的一项法案AB 1221本可能走得更远——它要求在部署任何新监控工具之前提前30天通知,并彻底禁止面部识别、步态识别和情绪识别技术,每次违规罚款$500。该法案在2026年2月初未能在委员会阶段获得通过。但这并不意味着加州的雇主可以从此高枕无忧;类似的法案往往会在催生它们的政治和公众压力尚未消退的情况下,于下一届会期卷土重来。不妨把AB 1221的失败看作是你明年可能面临的要求的一次预演,而不是放松警惕的理由。
缅因州新法律的具体要求
缅因州的法规(26 M.R.S. § 620-A)是最值得仔细研究的一部,因为它既是最新的,也是其他州接下来最可能效仿的最详尽范本。
监控开始之前。 雇主不得在未事先通知相关员工的情况下使用"雇主监控"——该术语的定义很宽泛,涵盖对通讯、电脑或网络活动以及位置追踪的电子监控。这里没有30天的宽限期;通知必须在监控开始之前发出。
招聘过程中。 如果你会进行监控,就必须在面试过程中向候选人披露这一事实——是在他们接受职位之前,而不是在他们入职第一天之后。
每年一次。 即使你的监控做法没有任何变化,缅因州也要求每个日历年至少向所有在职员工重新发送一份书面通知。一份三年前埋藏在入职资料包里的政策,并不能满足这项年度要求。
无论是否通知,都有硬性限制。 缅因州不仅要求披露——它还直接禁止某些类型的监控。除非确属工作所必需,否则雇主不得监控员工的住所、私人车辆或个人财产,员工也有权拒绝在个人设备上安装雇主要求的追踪软件。通知并不能凌驾于这些限制之上;你不能靠"已经告知"就获得监控员工私家车的权利。
执法由缅因州劳工部负责,每次违规罚款$100至$500——单笔金额看似不高,但会按员工和事件分别累计,对于员工人数稍多一些的公司来说,很快就会累积成一笔不小的数目。
你还需要关注的其他州
康涅狄格州此前就已经要求提供电子监控通知,而一项修正案(第26-73号公共法案)将于2026年10月1日生效,进一步提高了要求。通知现在不仅要说明监控什么,还要说明监控发生在场所内的哪些位置,并且在生效日期之后被雇用的每一位员工,都必须在开始工作之前收到一份书面的、通俗易懂的说明——而不是把它埋没在一本40页的员工手册里。
纽约州要求在监控开始之前提供书面通知、员工签署的确认书,并且在工作场所显著位置张贴实体告示。三项要求各自独立,且全部为强制性。
特拉华州的规定相对灵活:雇主既可以发送一次性的书面通知并要求确认,也可以在员工每次登录受监控系统时发送每日电子提醒。
科罗拉多州把监控披露纳入了更广泛的隐私法之中,而不是单独立法,因此其通知义务的规定相对没那么详尽,但依然是实实在在的要求——并且它还与该州通用的数据处理同意要求相互关联。
如果你的企业在这几个州中不止一个州有员工——即便是一家只有10名员工、带着几位远程雇员的公司,这种情况也越来越常见——那么你不能只是挑选其中要求最严格的那个州的政策,然后就算完事。你需要把各项要求叠加起来:缅因州的年度重新通知、康涅狄格州对监控位置的具体说明、纽约州的张贴告示,以及特拉华州的确认追踪,针对每条规则实际覆盖的员工同时满足。
打造一份能通过所有州要求的统一政策
你不需要为每个州都制定一份不同的监控政策。你需要的是一份足够详尽的政策,在每个类别上都满足适用范围内最严格的要求,然后将其应用到所有地方——这既是因为管理起来更简单,也是因为在未来的纠纷中,一份不一致的政策看起来会比一份统一从严的政策更糟糕。
具体说明监控方式,而不只是笼统的类别。 "我们可能会监控电脑使用情况"这种表述,在任何认真对待此事的地方都已经不再过关。要明确说明你是否追踪应用程序使用情况、截取屏幕截图、记录击键、监控邮件内容、录制视频,或追踪GPS位置——并说明每一项的使用原因。
在监控开始之前以书面形式发出通知,并留存签名或确认记录。 仅凭这一项做法,就能同时满足缅因州的"事前"要求、康涅狄格州和特拉华州的书面通知要求,以及纽约州的确认要求。
张贴实体或内部网络告示,即便你所在的州并未严格要求这么做。这几乎不需要任何成本,却能在未来有纽约籍员工加入,或某个州新增张贴要求时(这正是当前趋势的走向)为你提供保障。
把年度重新通知列入日程,并不是因为每个州目前都有此要求,而是因为缅因州有,而在所有地方统一执行,要比逐一追踪哪个员工适用哪条规则容易得多。
默认将个人设备和非工作时间的行为排除在监控范围之外。 无论是缅因州的豁免条款,还是整体隐私法的发展趋势,都表明监控个人财产是风险最高的一类行为。如果确实有必要监控自带设备(BYOD),要单独获取明确的书面同意,并将其严格限定在工作相关应用范围内——不要把它并入你的一般监控通知里。
为每一位员工保留签署记录,而不只是一份总政策文件。一旦有违规投诉出现,监管机构和法院要问的问题不是"公司是否有一份政策",而是"这名特定员工在监控开始之前是否收到了通知"。
这与你的账目有什么关系
合规是要花钱的,而且如果你不单独记录,这些花费很容易被忽略——监控软件本身的订阅费用、对政策进行的任何法律审查,以及在不断壮大的远程团队中收集签署确认书所花费的行政时间。这些单独看都算不上什么大数目,但一旦被并入笼统的"软件"或"法律费用"科目,当你想弄清楚合规每年每位员工究竟花了你多少钱时,这个数字就会变得看不见。把这些成本在账目中单独标记出来——就像你会标记其他任何监管或人力资源方面的开销一样——能让这个数字在你下次判断一款监控工具是否值得为合规运行付出这样的成本时,变得清晰可见。
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